Comment devenir une entreprise orientée télétravail

Votre entreprise est-elle une entreprise axée sur l’accès à distance ? La plupart des entreprises  de la planète travaillent à distance, donc l’hypothèse pourrait être que la plupart des entreprises sont effectivement axées sur l’accès à distance. Or, ce n’est pas le cas. Travailler à distance  de manière temporaire  est différent de  celui d’une entreprise axée sur la télétravail. Passer à un état d’esprit axé sur la télétravail signifie  adopter une nouvelle approche.

Le concept de travail à distance n’est pas  seulement  une  conséquence de la pandémie  mondiale : au préalable, les  entreprises expérimentaient déjà  des stratégies d’acquisition de talents sans  frontières et des politiques de recrutement « travailler de n’importe où ». Mais tout n’était pas parfait. Lorsque les entreprises ont commencé à embaucher à l’échelle mondiale, leurs équipes internationales ne se sentaient pas toujours en phase avec les employés locaux.

Selon la  Harvard Business Review, « les collègues qui sont géographiquement séparés ne peuvent pas facilement se connecter et s’aligner ». S’attaquer à ce problème et créer un environnement propice à la collaboration et à la connectivité, même en présence d’une distance physique, tel est le défi que doivent relever les chefs d’entreprise.

C’est là qu’intervient le concept d’orienté télétravail. Une entreprise qui a une mentalité orientée télétravail peut augmenter considérablement l’engagement et la productivité.

Qu’est-ce qu’une entreprise orientée télétravail ?

Dans une entreprise orientée télétravail, le travail à distance est la norme. Cela ne signifie pas nécessairement que tous les employés travaillent à distance, mais plutôt que toutes les activités sont adaptées à la communication à distance.

Dans une entreprise orientée télétravail, les employés répartis ont la même priorité que ceux qui travaillent au siège social. Les entreprises qui  ne considèrent pas le travail à distance comme un travail par défaut  sont connues sous le nom d’  entreprises à distance.

Pourquoi les  entreprises  à distance et les entreprises à distance ne sont-elles  pas les mêmes que les entreprises à distance ?

Les entreprises favorables au travail à distance et les entreprises de télétravail hybride disposent d’un personnel à distance, mais doivent encore adapter leurs pratiques pour les travailleurs à distance.

Selon  Doist, la société qui privilégie la télétravail, « les équipes de télétravailleurs sont confrontées à encore plus de défis en matière de communication et de collaboration que les équipes entièrement distantes. Dans ces équipes hybrides, les informations sont cloisonnées dans les bureaux tandis que les employés à distance sont laissés dans l’ignorance. » Cela peut conduire à ce que les employés de bureau soient plus valorisés que les travailleurs à distance.

Par exemple, si votre entreprise  autorise les employés à travailler à domicile, mais exige que  toutes les réunions aient lieu au bureau avec tout le monde dans la même pièce, vous ne  créez  pas de règles du jeu  équitables. Dans ce scénario, les employés locaux  qui souhaitent travailler à domicile seront obligés de venir au bureau, et les équipes à distance mondiales pourraient devoir  renoncer à leur temps libre.

Les  entreprises de télétravail traitent principalement dans la   communication synchrone. Ce type de communication favorise ceux qui se trouvent  directement devant vous, ce qui se traduit par la plupart des décisions prises au siège social où les employés interagissent  en personne.

Dans les  entreprises à distance :

• Toute la gestion a lieu au siège social.
• La communication synchrone est la forme de communication la plus pratiquée.
• Le travail au bureau est considéré comme un travail important.
• Des décisions cruciales sont prises lors d’interactions formelles et informelles en personne.
• Toutes les réunions ont lieu pendant les heures de bureau du siège social.
• Les performances sont  directement liées aux heures de travail au bureau.

Dans les entreprises orientées télétravail :

• La direction travaille à distance et dans le monde entier.
• La communication asynchrone est préférable.
• Tout le travail peut être effectué à distance, y compris les réunions essentielles.
• Les décisions critiques sont prises par communication à distance.
• Les réunions en personne sont limitées et enregistrées pour tous les fuseaux horaires.
• La performance est mesurée par les résultats et non par le temps passé au bureau ou en ligne.

Quels  sont les avantages d’aller d’abord à distance ?

• Réduction des coûts

Lorsque vous développez une culture orientée télétravail, vous pouvez réduire, voire éliminer, les coûts locaux tels que le loyer des bureaux, les dépenses générées pour les employés par les déplacements et la vie à proximité du bureau, et même les salaires.

Des enquêtes menées par Global Workplace Analytics ont montré que 80 pour cent des employés aimeraient travailler à domicile de temps en temps. Plus d’un tiers accepterait une baisse de salaire en échange de l’option. La même enquête a montré qu’un employeur typique pouvait économiser environ $11 000/an pour chaque personne qui travaille à distance la moitié du temps.

• Augmentation de la rétention et de l’engagement des employés

Une  approche axée sur le télétravail  peut  promouvoir un environnement de  travail plus inclusif qui donne à tous les employés l’impression  qu’ils font tous partie intégrante de votre entreprise, quel que soit leur lieu de  résidence.

Doist  affiche un taux de rétention des employés de 97 % , avec 50 un pourcentage de ses employés  travaillant dans l’entreprise depuis plus de quatre ans. Ce n’est pas exclusivement le résultat de la pandémie. En 2016, Stack Overflow  a mené une enquête à l’échelle de l’entreprise  qui  a montré que 88 % des travailleurs à distance  étaient fortement engagés.

Une approche axée sur le  télétravail est également l’occasion de réinventer une grande partie de la dynamique qui  était auparavant un épuisement  pour les employés. En établissant une culture axée sur l’utilisation à  distance, votre entreprise peut également accroître l’ engagement des employés.  Selon Forbes,  « les étapes clés de l’expérience des employés, telles que l’intégration ou la connaissance de votre équipe immédiate, ont été largement considérées comme acquises par le passé. »

Il y avait cette idée omniprésente selon laquelle « apprendre à connaître son équipe supposait que la proximité était synonyme de proximité. Aujourd’hui, les entreprises deviennent beaucoup plus délibérées et créatives en ce qui concerne l’expérience des employés. »

• Un plus grand vivier de talents

Lorsque votre entreprise est conçue pour que les employés puissent travailler de n’importe où, vous pouvez embaucher partout. Ne vous contentez pas de choisir parmi les candidats locaux. Vous pouvez désormais trouver les meilleurs candidats à l’échelle mondiale.

• Meilleures performances et productivité accrue 

Les résultats sont là : les travailleurs à distance sont plus productifs que leurs homologues de bureau. Si l’une de vos  principales  préoccupations  est que le fait d’avoir une main-d’œuvre entièrement distante affectera la productivité de votre organisation, ce n’est pas le cas.

Une  enquête  menée par  Airtasker  en 2020 a montré que les employés à distance  passaient 15 % moins de temps à éviter le travail et 1.4 plus de jours à travailler chaque mois tout en prenant plus de pauses. La même  enquête a également montré que les  travailleurs à  distance sont moins distraits par leurs collègues. En moyenne, les travailleurs à distance passent environ 30 minutes de moins à discuter de  sujets  non liés au travail.

[bctt tweet=« Une  enquête  menée par  Airtasker  en 2020 a montré que les employés à distance  passaient 15 % moins de temps à éviter le travail et 1.4 plus de jours à travailler chaque mois tout en prenant plus de pauses. » nom d’utilisateur=« globalpeo »]

• Augmentation du potentiel et de l’adaptabilité

Nous n’avons  pas  besoin d’aller à l’avenir pour savoir que les entreprises axées sur la télécommande  ont une plus grande adaptabilité que les entreprises sans main-d’œuvre à distance ou  entreprises de télétravail. Il nous suffit de regarder comment les entreprises axées sur la télécommande ont pu s’adapter pendant et après 2020.

Pour les entreprises axées sur la  télécommande, la pandémie a prouvé qu’elles  avaient une longueur d’avance. Si  tous les processus de  votre entreprise  sont conçus pour travailler à distance,  vos employés sont automatiquement préparés à toute éventualité.

De plus, une entreprise orientée télétravail aide les employés à nouer des relations avec leurs collègues dans tout le pays, voire dans le monde entier. Cette capacité d’adaptation aux nouvelles situations a un effet important sur le potentiel de votre organisation.

• Opportunités d’explorer de nouveaux marchés

Comme nous l’avons mentionné plus haut, une culture orientée télétravail favorise l’adaptabilité. Une partie de cette adaptabilité est  que vous et vos employés apprendrez à travailler avec  tout le monde,  qu’ils soient situés en ville ou à l’autre bout du monde.

Lorsque les entreprises relient leurs  fonctions à un bureau physique, il  est plus facile de considérer une expansion mondiale comme un  défi  important. Si votre entreprise est censée fonctionner autour d’un bureau, vos  employés peuvent être bloqués dans l’esprit qu’il est nécessaire d’avoir des bureaux physiques dans le monde entier.

Apprendre à travailler à distance garantira que quand et si vous choisissez d’embaucher une équipe mondiale, vous serez tous  deux prêts à courir sur le terrain, quelle que soit la distance.

Comment passer d’une entreprise non favorable au travail à distance ou d’une entreprise de télétravail hybride à une entreprise orientée télétravail ?

1. Créer une politique
de travail à distance Si vous souhaitez passer à une entreprise axée sur le travail à distance, la première chose à faire est de créer une politique de travail à distance.

Qu’est-ce qu’une politique de travail à distance ? 
Une politique de travail à distance est un ensemble de  directives  pour les employés  travaillant  à domicile ou en dehors du bureau.

La création d’une politique vous permet de prendre clairement position sur des sujets tels que :

• Communication
• Productivité
• Équipement
• Attentes
• Disponibilité

Vous  ne pouvez pas  passer à une entreprise axée sur le télétravail à moins que  vos employés aient une idée claire de l’approche de travail  à distance de votre entreprise.

2. Disposer d’une politique de communication

La communication est la base de toute autre action dans votre entreprise. Le principal avantage d’une politique de communication est de fixer les attentes, mais d’autres avantages sont à noter :

• Réduire les conflits et les malentendus.
• Promouvoir une culture de la communication.
• Énoncez votre mission et votre vision.
• Aidez les employés à comprendre comment ils s’intègrent.

La communication est essentielle pour le travail à distance, car elle aide votre entreprise à renforcer la confiance et la crédibilité.

Comme mentionné précédemment, il existe deux types de communication que les entreprises pratiquent, la communication synchrone et la communication asynchrone. Les entreprises orientées télétravail utilisent la communication asynchrone, tandis que les entreprises de télétravail hybride ont tendance à utiliser la communication synchrone.

Qu’est-ce que la communication asynchrone ? 

Selon Doist, « pour le dire simplement, la communication asynchrone consiste à envoyer un message sans attendre de réponse immédiate. En revanche, la communication synchrone consiste à envoyer un message et le destinataire traite l’information et répond immédiatement. »

3. Améliorer l’expérience d’embauche et d’intégration  

La première impression est cruciale, ce n’est un secret pour personne. Quels que soient les efforts que vous consacrez à l’excellence de la culture d’entreprise, si vos prospects et candidats à l’embauche vivent une mauvaise expérience, ils seront moins susceptibles de se sentir motivés et engagés.

Selon l’entreprise orientée télétravail SafeGraph, il existe cinq raisons pour lesquelles un processus d’intégration solide est essentiel :

• Il est important de personnaliser l’expérience de chaque nouvel employé pour qu’il se sente intégré à l’équipe et pour améliorer le moral desemployés .
• Créer une camaraderie pour aider les candidats à l’embauche à développer des relations
• La rétention des employés peut être considérablement améliorée par une bonne expérience d’intégration.
• Les employés qui bénéficient d’une bonne expérience d’intégration pourront commencer à travailler plus rapidement et avec un taux de productivité plus élevé.
• Le processus d’intégration est une excellente occasion de présenter aux candidats à l’embauche la culture de votre entreprise et de montrer l’exemple.

Selon la Society for Human Resource Management (SHRM), les organisations dont les processus d’intégration sont médiocres ne font que préparer les employés à un départ prématuré.

Amy Hirsh Robinson, directrice du cabinet de conseil The Interchange Group à Los Angeles, déclare au SHRM : « L’intégration est un moment magique où les nouveaux employés décident de rester engagés ou désengagés. »

4. Faites en sorte que votre siège social soit mobile

L’un des obstacles à surmonter pour devenir une entreprise orientée télétravail est de veiller à ce que vos équipes à distance ne soient pas reléguées au second plan par rapport à votre siège social. Si vos employés locaux fonctionnent différemment de vos employés à distance, vous resterez une entreprise de télétravail hybride.

Dans un environnement réellement orienté télétravail, vos employés locaux fonctionnent de la même manière que vos employés à distance. Cela signifie que vos employés locaux, qu’ils travaillent à domicile ou au bureau, peuvent se connecter virtuellement aux réunions afin de créer une culture à distance plus cohérente.

5. Promouvoir la communication interculturelle 

L’embauche à l’échelle mondiale n’est plus liée à une expansion internationale. Votre entreprise peut disposer d’équipes internationales à distance qui travaillent en tandem avec votre marché local. Comme nous l’avons déjà mentionné, l’un des avantages d’une culture orientée télétravail est d’améliorer la capacité d’adaptation et les performances de votre équipe.

En ce sens, la communication asynchrone présente d’excellents avantages pour le travail avec des équipes internationales à distance. Cette approche permet à tous vos employés de contribuer plus facilement sans se connecter et de travailler en temps réel.

Pourquoi choisir une communication asynchrone pour communiquer à l’échelle mondiale ? 

Si votre siège social se trouve à New York, mais que vous avez une équipe internationale en Asie-Pacifique, la communication synchrone obligera vos employés à l’autre bout du monde à se plier en quatre pour se connecter et rattraper leur retard.

La communication asynchrone est mieux adaptée aux équipes à distance. Ce type de communication permet aux conversations de se dérouler sur des plateformes où le matériel est toujours disponible pour les employés.

Dans le cas des réunions, il est difficile de trouver un moment qui convienne à tout le monde. Toutefois, les réunions peuvent être enregistrées et téléchargées sur le cloud pour que les employés internationaux puissent les regarder à leur rythme.

Pour communiquer à l’échelle mondiale, les entreprises doivent apprendre à éviter les pièges qui accompagnent la scène internationale. Pour y parvenir, il faut trouver les bons outils et partenaires pour embaucher à l’échelle mondiale.

Comment être une entreprise axée sur la  télécommande tout en s’étendant à l’échelle mondiale

Pour devenir et rester une entreprise orientée télétravail tout en se développant à l’échelle mondiale, les entreprises doivent faire tomber les barrières de la communication globale.

[bctt tweet=« Pour devenir et rester une entreprise axée sur la télécommunication tout en se développant à l’échelle mondiale, les entreprises doivent éliminer les obstacles à la communication mondiale. » nom d’utilisateur=« globalpeo »]

La bonne nouvelle est qu’aujourd’hui, les entreprises disposent de divers outils en ligne qui permettent une communication asynchrone et permettent aux équipes mondiales à distance de rester en phase avec les équipes locales.

Les obstacles qui subsistent sont les complexités liées à l’expansion sur de nouveaux marchés et à l’embauche d’employés internationaux. C’est là qu’interviennent les partenaires, tels qu’un portage salarial (Employer of Record, EOR).

Un portage salarial (EOR) aide les entreprises qui souhaitent embaucher des employés internationaux en fonctionnant comme des employeurs légaux.

Le portage salarial (EOR) dispose d’entités dans le monde entier et s’occupe de la gestion de la paie, des avantages sociaux, des taxes et des fonctions ressources humaines. En s’associant à un portage salarial (EOR), les entreprises peuvent se libérer des soucis liés à la création de leurs entités internationales et à la compréhension des complexités juridiques d’un nouveau pays.

Un portage salarial (EOR) dispose également d’experts locaux sur le terrain, ce qui peut aider les entreprises à mieux comprendre les nuances culturelles. Les entreprises peuvent ainsi se concentrer sur l’expérience d’intégration et la création d’une culture à distance.

Nous vous invitons à en savoir plus sur un  EOR  et la  gestion d’équipes internationales à distance.