Pour que le travail à distance devienne un atout pour votre entreprise, il est essentiel de mettre en place une politique de travail à distance claire et détaillée. C’est également essentiel pour améliorer la productivité et le succès global de votre équipe.
Que l’état actuel du monde ait contraint votre entreprise à travailler à distance ou non, la préparation d’une politique de travail à distance aidera votre entreprise à être plus agile et plus adaptable.
Il est important de savoir que le travail à distance n’est pas seulement un concept né lors d’une pandémie mondiale ; il était courant avant et continuera à être une modalité que les entreprises devront adopter.
Les données du Bureau du recensement des États-Unis et du Bureau des statistiques du travail ont montré que de 2017 à 2018, 4.7 millions de personnes, soit environ 3.4 pour cent du personnel américain, travaillaient à distance. Il s’agit d’une augmentation de 1 %, ou de 800 000 personnes, par rapport à 2015.
D’après Global Workplace Analytics (GWA), entre 2005 et 2018, le nombre de travailleurs à distance a augmenté de 173 pour cent. Le GWA a également constaté qu’à l’échelle mondiale, même avant la pandémie, « les enquêtes ont montré à plusieurs reprises que 80 % des employés souhaitent travailler à domicile au moins de temps en temps. »
Une politique de télétravail donne à vos employés une compréhension claire des attentes de votre entreprise en matière de télétravail. Créer votre politique vous aidera à consolider les directives, à transformer vos équipes à distance et à attirer les talents.
Qu’est-ce qu’une politique de travail à distance ?
Une politique de travail à distance est un ensemble de directives destinées aux employés qui travaillent à domicile ou en dehors du bureau.
L’ objectif d’une politique de travail à distance est de gérer les attentes des employés dès le départ et de faciliter la promotion de l’ engagement et de la productivité.
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Quelles informations doivent être incluses dans une politique de travail à distance ?
Selon le site d’offres d’emploi Betterteam, une politique de travail à distance devrait inclure les informations suivantes :
- Éligibilité
Est-ce que tout le monde dans votre entreprise peut travailler à domicile ? Quelques équipes seulement ? Il est essentiel de définir clairement quels départements, équipes ou types de travailleurs peuvent travailler à domicile et à quelle fréquence ils sont autorisés à le faire. Le travail à domicile devrait augmenter de 8 % entre aujourd’hui et 2025. Lorsque vous définissez votre politique en matière de travail à distance ou télétravail, tenez compte des postes qui ne peuvent être occupés qu’au bureau. Soyez prêt à fournir des exemples de politique de travail à distance sur demande. - Règles et politique de l’entreprise
Le travail à domicile n’exonère personne, quel que soit son poste ou sa responsabilité, de suivre les mêmes règles et politiques qu’il respecterait au bureau. Il est important de rappeler aux employés qu’ils doivent respecter le manuel de l’employé, même lorsqu’ils travaillent à distance. Toutes les règles et politiques de l’entreprise, telles que les congés maladie et les jours de vacances, doivent continuer à s’appliquer lorsque vous travaillez à distance. Providing a new copy of the employee handbook might not be necessary, but it is an essential part of building a work from home policy document. - Attentes
Cette section vous expliquera ce que vous attendez de vos employés en termes de performance, de qualité, de productivité et de résultats. Vous devez également expliquer les outils et les ressources que vous fournirez pour les aider à respecter les normes de l’entreprise. Il doit inclure les heures de travail et les attentes en matière de performances. Il peut être nécessaire de faire preuve d’une certaine souplesse et de modérer vos attentes pendant que les employés habitués à une interface de bureau s’adaptent au travail à domicile. - Communication
Clarifiez comment les employés doivent communiquer. Expliquez quels outils seront disponibles pour la communication et comment ils doivent être utilisés. Détaillez la manière dont les réunions se dérouleront et sur quelles plateformes elles doivent avoir lieu. C’est également le moment où vous pouvez expliquer si vous allez utiliser une communication synchrone ou asynchrone. Les employeurs doivent également prévoir un moyen de communication d’urgence en cas de difficultés techniques, de coupures de courant ou d’autres complications imprévues.
- Sécurité
Assurez-vous que vos employés comprennent à quel point votre entreprise prend la cybersécurité au sérieux. Les rapports montrent que les violations de données peuvent coûter aux États-Unis 3.92 million $ chaque année. En travaillant à distance, des informations et des données confidentielles seront partagées en ligne. Vos employés doivent savoir que leurs données seront sécurisées et de quelle manière ils doivent traiter les documents sensibles et confidentiels. Expliquez les mesures que vous prendrez pour assurer la sécurité des informations protégées, des VPN aux réseaux sécurisés en passant par les mots de passe forts et l’authentification à deux facteurs pour les connexions. Expliquez si vos employés peuvent utiliser leurs appareils pour travailler à domicile ou s’ils doivent utiliser les appareils de l’entreprise. - Assurance et responsabilité
Que se passe-t-il si vos employés subissent un accident en travaillant à distance ? Vous devez savoir, et eux aussi. Comment fonctionnent les réclamations d’assurance, et qui est responsable en vertu des politiques de travail à distance ? Comment gérez-vous la charge de la preuve lorsque tout se fait à distance ? Les employés blessés lors d’un travail à distance devront prouver qu’ils ont contracté leur blessure pendant les heures de travail, dans le cadre des fonctions qui leur sont assignées. Indiquez les étapes qu’ils doivent suivre et les personnes qu’ils doivent contacter.
En plus de ces informations, votre entreprise peut également vouloir aborder des sujets tels que :
- Droits des employés
Un excellent moyen de s’assurer que les employés heureux définissent clairement leurs temps de pause, leurs heures de repas, le processus de demande de jours de congé, etc. Les individus doivent comprendre quels sont leurs droits, en tant qu’employés comme en tant que travailleurs à distance, et où il peut y avoir des différences entre les deux États. - La mission et la vision de l’entreprise
Même le travail à domicile, votre équipe et le travail qu’elle effectue représentent toujours votre entreprise. Vos employés connaissent peut-être déjà la mission et la vision de votre entreprise, mais il se peut aussi qu’elles soient oubliées lors de la majorité de leur formation d’intégration. Ce n’est jamais une mauvaise idée de leur rappeler les objectifs de l’entreprise et de prendre le temps d’adapter cette déclaration à un modèle de travail à distance. - Résolution des conflits
Lorsque les personnes n’interagissent pas en face à face, les conflits peuvent être réduits car les frictions sont réduites. D’autre part, la distance fait qu’il est difficile pour les gens de se lire les uns les autres, ce qui crée une nouvelle série de défis. Plus de 80 % des professionnels à distance font état de conflits sur le lieu de travail, susceptibles d’avoir un impact sur leurs pratiques quotidiennes. Faites savoir à vos employés à qui ils peuvent s’adresser et comment ils doivent procéder en cas de conflit. L’avantage de la résolution des conflits entre travailleurs à distance est qu’il est plus facile de maintenir les parties en conflit séparées sans nuire à la dynamique de travail. - Équipement
Expliquez l’équipement requis pour chaque rôle et si l’entreprise fournira ces outils. Les employés seront-ils remboursés pour leurs achats, ou devront-ils attendre de recevoir leur équipement avant de commencer à travailler ? Lorsque vous élaborez une politique de travail à distance, une certaine flexibilité peut être nécessaire si votre équipe rencontre des difficultés techniques. Une équipe informatique spécialisée peut avoir les réponses, mais il est plus difficile de diagnostiquer les problèmes à distance.
Comment créer une politique de travail à distance adaptée à votre entreprise ?
Chaque entreprise est différente, et il n’existe pas de solution unique. Pour adapter votre politique de travail à distance, vous devez tenir compte des points clés suivants :
1. Objectifs de l’entreprise
La création d’une politique qui reflète la mission et la vision de votre entreprise contribuera à rendre votre approche du travail à distance unique. Vous pouvez profiter de cette occasion pour rappeler aux employés ce qu’ils visent en travaillant et leur expliquer comment atteindre ces objectifs en tant qu’entreprise à distance.
2. La culture de votre entreprise
Prenez le temps de vous assurer que votre culture se reflète dans votre politique de travail à distance et veillez à ce que les employés puissent vivre cette culture, même en travaillant à distance. Des avantages tels que des événements en ligne, des jeux, des conseils, etc., peuvent contribuer à améliorer le bien-être général de vos employés et ajouter de la valeur à votre culture.
3. Flexibilité
Cela va de pair avec la culture de votre entreprise. Décidez de la flexibilité que vous souhaitez avoir en matière d’heure de travail et de congés payés. Il est plus facile de créer une politique de travail à distance si vous avez déjà décidé du degré de flexibilité que vous souhaitez accorder à vos employés. N’oubliez pas que les employés qui travaillent à distance peuvent avoir du mal à établir et à maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Tenez compte de ce fait lorsque vous décidez du niveau de flexibilité que vous êtes prêt à offrir aux équipes à distance.
4. Connaître son équipe
C’est vous qui connaissez les conditions dans lesquelles votre équipe est la plus performante et les ressources dont elle a besoin pour atteindre ses objectifs. Assurez-vous de garder cela à l’esprit lors de l’élaboration de votre politique et demandez aux managers des informations sur leurs équipes. Cela devient particulièrement important si vous intégrez de nouveaux employés que vous n’avez jamais eu l’occasion de rencontrer en personne en raison des quarantaines, des fermetures et des bureaux fermés. Il peut être difficile de vraiment apprendre à connaître quelqu’un si vos seules interactions se font par SMS et par e-mail.
Chaque équipe travaillant différemment, le fait de disposer de détails sur les flux de travail et les performances de tous les managers permettra de créer une politique adaptée à chaque employé.
Quels sont les avantages d’une politique de travail à distance ?
Selon un rapport d’Upwork, plus de 57 pour cent des entreprises aux États-Unis ne disposent pas d’une politique de travail à distance. Avant la pandémie, ils n’étaient pas vraiment nécessaires : seuls 6 % des employés travaillaient seulement à domicile, et plus de 75 % n’avaient jamais eu cette possibilité. Cependant, la réalité est qu’une politique de travail à distance ne peut qu’aider votre entreprise.
Passons en revue certains de ces avantages ci-dessous.
Clarté
Le fait de ne pas fournir les conseils appropriés sur la façon de procéder dans les processus et les projets quotidiens peut nuire au moral du personnel : personne ne veut avoir à demander constamment des instructions et à attendre des réponses. Lorsque vos employés connaissent clairement votre politique en matière de travail à distance, il devient plus facile de résoudre les problèmes, qu’il s’agisse de l’utilisation de certaines plateformes de communication ou de la gestion des obstacles pendant les projets. La clarté aidera vos employés à se concentrer et à être plus performants ; c’est aussi simple que cela.
Communication simplifiée
Les entreprises qui adoptent des lignes directrices pour la communication à distance s’adaptent et se développent plus rapidement. La communication est la première étape vers le succès dans tous les aspects de votre entreprise, et si elle est rompue, elle peut entraîner des problèmes importants.
La meilleure façon de créer l’inclusion et de stimuler les performances des employés dans un monde d’affaires à distance est de faire sentir à chacun qu’il fait partie intégrante de la machine. Pour ce faire, il faut fournir aux employés les meilleurs outils et lignes directrices pour communiquer efficacement et respectueusement.
Paul Burrin, vice-président de Sage People, explique à Workplace que « la communication bidirectionnelle régulière, ciblée, efficace et personnalisée est essentielle pour que les organisations puissent tenir leurs employés informés. Ainsi, ils savent ce qui se passe, peuvent poser des questions ou donner leur avis en temps réel. »
Lorsque vous donnez à vos employés les moyens de travailler de n’importe où avec des stratégies de communication efficaces en place, vous éliminez les obstacles pour votre organisation et vous assurez que votre entreprise sera en mesure de surmonter les défis futurs.
[bctt tweet=« Selon un rapport d’Upwork, plus de 57 % des entreprises aux États-Unis opèrent sans politique de travail à distance. » nom d’utilisateur=« globalpeo »]
Une flexibilité et une productivité accrues
Selon une enquête mondiale de l’International Workspace Group (IWG), 85 pour cent des travailleurs à distance déclarent que les politiques de flexibilité à distance ont augmenté leur productivité globale.
Comme nous l’avons déjà mentionné, si vos employés connaissent clairement les règles de votre entreprise en matière de flexibilité concernant des facteurs tels que les horaires de travail et les congés payés, ils seront plus performants. Par exemple, les parents qui travaillent et qui comprennent bien la politique de leur entreprise en matière de travail à distance pourront planifier leur journée avec moins de stress, ce qui signifie des employés plus heureux et plus productifs.
Meilleure implication des employés
Le fait d’avoir une politique de travail à distance montre à vos employés que vous vous engagez à créer un meilleur environnement de travail. Lorsque les employés le constatent, ils sont plus enclins à faire de même et à faire un effort supplémentaire chaque jour.
Les entreprises négligent souvent l’importance de l’engagement des employés. Choisir de promouvoir l’engagement signifie réduire le chiffre d’affaires de l’employé, ce qui se traduit par une diminution des dépenses à long terme.
Une étude réalisée par USI Insurance Services a révélé que le chiffre d’affaires des employés coûte en moyenne six à neuf mois de salaire. Chaque fois qu’une entreprise remplace un employé gagnant 60 000 dollars américains par an, par exemple, elle peut dépenser entre 30 000 $ et 45 000 $ en recrutement et en formation.
Amélioration du processus d’intégration
Dans un monde où l’on travaille d’abord à distance, le processus d’intégration est devenu une partie cruciale (et plus difficile) du cycle de vie des employés. Vous devez disposer d’un cadre solide pour assurer la réussite de vos employés à distance, et l’établissement d’une politique de travail à distance simplifiera grandement la création de ce cadre.
Selon la Society for Human Resource Management (SHRM), les organisations dont les processus d’intégration sont médiocres ne font que préparer les employés à un départ prématuré.
Amy Hirsh Robinson, directrice du cabinet de conseil The Interchange Group à Los Angeles, explique au SHRM : « L’intégration est un moment magique où les nouveaux employés décident de rester engagés ou de se désengager. » Si cela peut s’avérer difficile dans un environnement à distance, c’est encore plus crucial sans interaction en personne pour compléter.
Attirer les meilleurs talents mondiaux
Avoir une politique de travail à distance est le signe d’une entreprise sérieuse et engagée envers ses employés. Ces détails font toute la différence lorsque les meilleurs talents s’intéressent à votre entreprise.
Les talents internationaux peuvent se méfier des entreprises internationales à distance, car leur carrière et leur réussite dépendent de l’existence d’une approche structurée et formelle du travail à distance dans votre entreprise.
La mise en place d’une politique de travail à distance n’est qu’une des étapes à franchir pour réussir à embaucher des employés internationaux et à se développer à l’échelle mondiale. Une bonne approche du travail à distance peut vous permettre de créer une organisation sans frontières, confiante et réputée.
Une politique de travail à distance peut-elle aider votre entreprise à se développer à l’échelle mondiale ?
La réponse courte est oui. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises tirent parti de notre monde entièrement à distance en embauchant des employés internationaux, même pour des emplois locaux. Ne considérez pas une politique de travail à distance comme un moyen de survivre à la pandémie, mais plutôt comme un plan pour l’avenir de votre entreprise.
La création d’un cadre pour les travailleurs à distance peut être le premier pas vers une organisation plus agile et plus adaptable, où les activités peuvent se dérouler n’importe où dans le monde, quel que soit le décalage horaire.
Quelle est la meilleure façon de créer une entreprise à distance conforme ?
De nombreuses entreprises considèrent toujours l’expansion mondiale comme une série d’obstacles qui impliquent de s’enregistrer auprès des autorités locales, de mettre en place une entité juridique internationale et de gérer la conformité mondiale. Cependant, il existe des solutions qui peuvent permettre une croissance mondiale à distance et rationaliser le processus, comme un employeur officiel (EOR).
Le modèle du portage salarial (EOR) a été créé pour aider les entreprises comme la vôtre à se développer à l’échelle mondiale en éliminant les obstacles qui se dressent entre votre potentiel local et mondial. Le portage salarial (EOR) dispose d’entités internationales qui gèrent la paie, les taxes, les avantages et les 100 pour cent de ressources humaines de manière conforme.
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