Au fur et à mesure que vous étendez votre entreprise en Pologne, vous constituerez des équipes d’employés dévoués qui vous aideront à mener à bien vos activités quotidiennes. Ces équipes constituent la colonne vertébrale de vos opérations, travaillant constamment pour aider votre entreprise à atteindre ses objectifs. Le nombre d’employés polonais a augmenté régulièrement au cours des deux dernières décennies, passant de 9.9 millions en 2003 à 13 millions en 2020. Chaque année, les travailleurs indépendants et les sous-traitants ajoutent un 3 million de personnes à la main-d’œuvre.
Si votre entreprise travaille avec des sous-traitants en plus des employés, vous devrez remplir quelques responsabilités essentielles. Le premier est de vous assurer de classer correctement vos sous-traitants, en recherchant la loi pour déterminer quels critères qualifient les travailleurs en tant que sous-traitants. Une fois que vous aurez établi une relation avec vos sous-traitants, vous devrez également savoir comment les payer correctement, car les processus de paie standard que vous utilisez pour vos employés ne s’appliqueront pas. Payer correctement vos sous-traitants permet d’assurer une relation de travail harmonieuse à long terme qui permet à votre nouvelle équipe polonaise de s’épanouir. Heureusement, payer un sous-traitant polonais est relativement simple une fois que vous savez comment ces paiements doivent fonctionner.
Quelle est la différence entre les employés et les entrepreneurs indépendants ?
Les différences entre l’embauche d’un employé et le travail avec un sous-traitant sont principalement dues à la paie et aux impôts. Lorsque votre entreprise embauche des employés, vous êtes responsable de la retenue des impôts sur la paie et des cotisations de sécurité sociale sur leurs chèques de paie et du paiement des impôts de l’employeur dans les fonds gouvernementaux de sécurité sociale. Vous offrez également généralement des avantages tels que des vacances, des régimes de retraite et des congés payés. D’autre part, lorsque vous collaborez avec des prestataires indépendants, vous ne retenez ni ne payez aucune taxe ou cotisation à la sécurité sociale, ni ne fournissez aucun avantage lié à l’emploi aux prestataires.
En outre, le droit du travail polonais s’applique aux employés, mais ne s’applique généralement pas aux sous-traitants. Les entrepreneurs sont susceptibles d’être exemptés des lois sur les heures supplémentaires et le salaire minimum, par exemple.
En général, bien que ce ne soit pas toujours le cas, les entrepreneurs indépendants peuvent exiger des salaires beaucoup plus élevés que les employés, en partie pour compenser le fait qu’ils doivent payer leurs propres impôts sur la paie et ne pas avoir à payer d’assurance maladie, de congés payés, de pensions de retraite et d’autres avantages sociaux fournis par l’employeur.
Critères de classification des employés par rapport aux sous-traitants
Comme dans la plupart des pays, la Pologne a des exigences strictes qui déterminent si une entreprise peut classer les travailleurs en tant qu’employés ou sous-traitants. Cela concerne généralement le niveau de contrôle de l’entreprise sur le travail, comme ce que font les travailleurs et comment ils le font, ainsi que la manière dont les travailleurs sont payés, qui fournit les fournitures et si l’entreprise offre des avantages.
Que signifient ces critères dans la pratique ? En général, ils signifient que les employés travaillent à temps plein ou à temps partiel pour une seule entreprise, reçoivent des instructions et de la direction de cette entreprise, travaillent les heures prescrites par l’employeur par semaine, font partie de la paie de l’employeur et reçoivent les avantages sociaux requis. D’autre part, les entrepreneurs indépendants opèrent sur la base d’un projet ou d’une offre, gèrent leur propre travail et leur temps, ne font pas partie de la paie de l’entreprise, paient leurs propres impôts et travaillent souvent pour plusieurs clients sur des projets spécifiques. Les entrepreneurs soumettent généralement des factures pour les travaux terminés plutôt que de recevoir des chèques de paie, et ils paient leurs propres impôts et cotisations de sécurité sociale.
En d’autres termes, les sous-traitants sont des travailleurs indépendants, tandis que les employés travaillent directement pour l’entreprise. Les entrepreneurs ont généralement un large portefeuille de clients, et votre entreprise n’est qu’un d’entre eux.
Ces distinctions entre les employés et les entrepreneurs indépendants existent pour empêcher les entreprises de tirer parti de leurs travailleurs en les traitant comme des employés, mais en les classant comme des entrepreneurs pour éviter de fournir les avantages sociaux requis.
Pourquoi les entreprises doivent classer et payer leurs sous-traitants avec soin
Si votre entreprise travaille avec des prestataires indépendants, vous ne leur fournirez pas d’avantages sociaux, et vous ne paierez pas d’impôts sur la paie ni ne contribuerez à des programmes sociaux en leur nom. Les restrictions horaires qui s’appliquent à vos employés ne s’appliqueront pas à vos sous-traitants, ils peuvent donc effectuer des heures supplémentaires sans avoir droit à la rémunération des heures supplémentaires. Cet arrangement est très favorable pour de nombreux employeurs, simplifiant leur logistique et réduisant leurs dépenses.
Dans certains cas, les entreprises classent à tort les employés en tant qu’entrepreneurs indépendants. Une mauvaise classification des travailleurs de cette manière comporte des risques graves. Si les tribunaux déterminent que les travailleurs classés comme sous-traitants sont des employés, l’entreprise peut être redevable d’années d’arriérés d’impôts et d’arriérés de salaire pour les heures supplémentaires et les congés payés. Ces dépenses accumulées peuvent ruiner un budget d’exploitation et générer des défis juridiques et logistiques importants.
Cependant, dans de nombreux cas, le travail qu’une entreprise doit faire est véritablement un travail contractuel, et le partenariat avec des entrepreneurs indépendants est le plus logique. Par conséquent, votre entreprise devra savoir comment embaucher et payer les sous-traitants conformément à la loi.
Embaucher un entrepreneur indépendant en Pologne
Comme dans de nombreuses régions du monde, la main-d’œuvre contractuelle en Pologne est en hausse, en particulier dans certaines industries. Les relations de travail dans des domaines tels que les technologies de l’information et l’économie gig nécessitent souvent des contrats interentreprises plutôt que des contrats de travail traditionnels.
En Pologne, alors que les employés traditionnels ont des contrats et des protections du Code du travail en vertu du droit du travail polonais, les entrepreneurs ont des contrats interentreprises connus sous le nom d’accords de droit civil. En vertu des accords de droit civil, les travailleurs fonctionnent en tant que sous-traitants ou travailleurs indépendants. Les contrats engagent les travailleurs à effectuer des tâches spécifiques, et ils opèrent en dehors du droit du travail qui s’applique généralement aux employés polonais.
En Pologne, les critères spécifiés dans le Code du travail sont utiles pour déterminer si un travailleur est un sous-traitant ou un employé. Le Code du travail polonais stipule plusieurs critères différents que les entreprises doivent utiliser pour différencier leurs sous-traitants de leurs employés. Les travailleurs sont généralement des employés plutôt que des sous-traitants s’ils répondent aux critères suivants :
- Ils effectuent un travail d’un type spécifié.
- Ils accomplissent ce travail sous la supervision directe de l’employeur.
- Ils effectuent le travail au lieu et à l’heure que l’employeur dicte.
- La relation de travail est relativement continue.
D’autre part, les travailleurs qui effectuent leur travail avec une supervision directe minimale de l’employeur, choisissent quand et où ils travaillent, et prennent une série de projets à court terme de leur choix sont plus susceptibles d’être classés comme sous-traitants.
Exigences qui régissent la rémunération des sous-traitants en Pologne
La loi polonaise n’a pas beaucoup d’exigences sur la manière dont les entreprises doivent payer leurs sous-traitants. Pour comparaison, tenez compte des exigences qui régissent la rémunération des employés.
En Pologne, les employés ont droit à une rémunération, des avantages sociaux et des protections spécifiques en vertu du droit du travail polonais. Ils ne doivent travailler que huit heures par jour, 40 heures par semaine. Ils peuvent faire des heures supplémentaires au-delà de ces heures, bien que l’employeur doive approuver les heures supplémentaires, et les heures supplémentaires ne peuvent pas dépasser 150 heures par an. Les employeurs doivent rémunérer les employés pour leurs heures supplémentaires de 150 à 200 pour cent du salaire standard des employés ou des congés supplémentaires. Les employés doivent également recevoir un salaire minimum d’ au moins PLNzł18.30 par heure ou PLNzł2 800 par mois.
En outre, les employés en Pologne doivent bénéficier 20 de jours de vacances 26 payés, en fonction de la durée de leur emploi ou de leur scolarité. Les heures de congé payé comprennent également quatre jours de maladie que les employés peuvent utiliser si nécessaire, et les employés sont éligibles à un maximum de 33 jours de congé maladie payé s’ils ont un certificat médical. Les employés doivent également recevoir des jours fériés 13 payés et un congé maternité ou paternité pour la naissance d’un enfant.
Si une société en Pologne souhaite licencier ses employés, ces derniers doivent recevoir un préavis et une indemnité de licenciement. Si le contrat est indéfini, la décision exige des motifs de résiliation qui se présenteraient devant le tribunal du travail. La période de préavis dépend du type de contrat et de la durée du service des employés. L’indemnité de licenciement dépend également généralement de la durée de l’ancienneté des employés au sein de l’entreprise.
En outre, les entreprises polonaises doivent payer à l’Institution nationale d’assurance sociale (ZUS) au nom de leurs employés. L’employeur peut effectuer des paiements équivalant à 22.14 % du salaire brut de chaque employé. En revanche, les employés eux-mêmes ne paient qu’environ 14 pour cent de leur rémunération brute.
La plupart de ces exigences s’appliquent uniquement aux employés. Les relations avec les entrepreneurs ne sont pas liées par la plupart des lois du travail et ne sont pas autorisées à recevoir des avantages de ZUS, des congés payés ou une période de préavis avant la résiliation.
Par le passé, de nombreux entrepreneurs indépendants gagnaient également nettement en dessous du salaire minimum. Cependant, un 2017 amendement juridique précise que le salaire minimum de la Pologne pour les employés s’applique également aux sous-traitants. L’objectif de cette loi est de protéger les entrepreneurs indépendants contre l’exploitation, en s’assurant que les entreprises ne classent pas leurs employés comme des entrepreneurs simplement pour économiser de l’argent sur les salaires payés.
Pratiques fiscales pour l’embauche de sous-traitants en Pologne
Lorsque vous travaillez avec des entrepreneurs indépendants en Pologne, vous ne les ajouterez pas à votre paie ou ne paierez pas d’impôts sur la paie. Cependant, vous voudrez peut-être connaître les détails de la législation fiscale afin de comprendre les obligations fiscales de vos sous-traitants.
Des cotisations à la sécurité sociale
La plupart des entrepreneurs indépendants doivent contribuer à ZUS, même si leurs employeurs ne sont pas responsables de contribuer en leur nom. Les cotisations sont versées dans le cadre de l’assurance retraite, de l’assurance invalidité, de l’assurance maladie et parfois de l’assurance accident du travail. Les cotisations d’assurance maladie sont à la charge de l’entrepreneur. Les étudiants de moins de ans 26 n’ont pas à payer dans la caisse d’assurance sociale ou d’assurance maladie obligatoire. Le fait que les entrepreneurs indépendants cotisent à ZUS dépend de l’accord de droit civil spécifique qu’ils ont conclu.
Au fur et à mesure que vous construisez des équipes internationales en Pologne, sachez que vous paierez à vos sous-traitants leur rémunération complète sans retenir aucune partie de leur rémunération pour les contributions de ZUS. Votre organisation ne paiera pas non plus d’impôts sur la paie à l’égard de ZUS au nom de vos sous-traitants.
Impôt sur le revenu
En Pologne, les sous-traitants et les employés calculent leur impôt sur le revenu différemment. L’impôt sur le revenu polonais s’applique uniquement aux employés et sous-traitants âgés 26 de ans ou plus, sauf s’ils en font PLNzł85 528 ou plus par an, soit environ USD23 165 ou environ EUR19 005. Les employés polonais de moins de 26 ans dont les revenus sont jusqu’à PLNzł85 528 un taux d’imposition de 17 %. Ceux dont les revenus dépassent ce seuil sont soumis à un taux d’imposition de 32 %. En revanche, les sous-traitants paient un taux d’imposition fixe de 19 pour cent.
Moyens de paiement des sous-traitants en Pologne
Déterminer la meilleure façon de payer les employés et les sous-traitants internationaux est souvent un défi. Lorsque vous travaillez avec des sous-traitants indépendants, vous devez disposer d’un processus établi pour les payer correctement et à temps. Voici quelques formats de paiement courants et s’ils sont appropriés pour payer vos entrepreneurs indépendants.
- Services de paie : avec les sous-traitants, vous n’effectuerez pas de paiements par le biais de votre paie, car vos sous-traitants ne font pas partie de votre paie. Seuls vos employés font partie de votre paie, où vous supprimez les retenues requises des chèques de paie et payez les taxes de paie nécessaires. Au lieu de traiter les paiements des sous-traitants via votre paie, demandez à vos sous-traitants de soumettre des factures pour leur travail et de traiter leurs paiements via votre service des comptes fournisseurs. Cependant, certaines sociétés de services de paie ont des structures qui vous permettent de payer vos entrepreneurs indépendants en utilisant leurs services. Ces services peuvent être coûteux et ne prennent pas toujours en charge les opérations mondiales.
- Banques : votre entreprise pourrait envisager de travailler avec une banque pour payer des entrepreneurs indépendants. Cependant, certaines banques polonaises peuvent ne pas travailler avec une société qui n’a pas officiellement enregistré en Pologne, et les formalités administratives et les exigences associées à l’ouverture d’un compte bancaire peuvent rendre cette option impossible.
- Services de transfert d'argent : les services de transfert d'argent permettent à votre entreprise d'envoyer des fonds vers les comptes bancaires de vos sous-traitants. Si vous avez créé une filiale en Pologne, vous disposerez déjà d’un compte bancaire à partir duquel transférer des fonds par l’intermédiaire de votre service des comptes fournisseurs. Ce processus est une excellente option pour payer les entrepreneurs en Pologne, car il est relativement rapide et pratique, ce qui vous permet de réduire les retards et de maintenir une bonne relation de travail avec vos entrepreneurs indépendants. Les services de transfert d’argent offrent également souvent plusieurs options de méthode de transfert, des limites de transfert élevées et une sécurité fiable. Cependant, sachez que vous encourrez probablement des frais de transfert de devises si vous payez des sous-traitants dans une devise autre que la złoty polonaise. Ces frais sont généralement des pourcentages, de sorte que les transferts importants peuvent vous coûter plus cher.
- Travailler avec un partenaire de recrutement : si vous travaillez avec un partenaire de recrutement, vous rationalisez souvent considérablement vos processus de paiement des sous-traitants. Un partenaire fiable peut vous aider à embaucher vos sous-traitants légalement et à les payer rapidement, avec précision, dans la devise locale et d’une manière conforme aux réglementations polonaises.
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