Comment rémunérer les prestataires au Royaume-Uni

Il existe trois classifications différentes de l’emploi au Royaume-Uni : les employés permanents, les prestataires indépendants et les travailleurs. Chaque type d’ouvrier peut jouer un rôle essentiel dans vos opérations, mais il est essentiel de comprendre la différence entre eux avant de signer un contrat écrit.

Si vous embauchez un entrepreneur indépendant au Royaume-Uni, vous devez prendre en compte plusieurs facteurs, y compris les nouvelles IR35 réglementations, pour éviter une mauvaise classification. Apprenez-en plus sur la manière d’obtenir des entrepreneurs britanniques et sur les différentes options de paiement.

Employés vs sous-traitants vs travailleurs

Si votre entreprise souhaite pénétrer un nouveau marché, s’étendre à l’échelle mondiale ou embaucher à l’international, la méthode que vous choisissez détermine le fonctionnement du processus et vos exigences légales :

• Entrez sur un nouveau marché : L’entrée sur un nouveau marché donne à votre entreprise l’accès à de nouvelles ressources, à des incitations financières et à des travailleurs talentueux ayant suivi une formation ou une formation spéciale. Étant donné que la plupart des pays exigent un emplacement physique dans le pays que vous avez choisi avant d’y embaucher, le partenariat avec un employeur officiel (EOR) peut faciliter l’acquisition de talents.
• Expansion mondiale : pour de nombreuses entreprises, l’expansion mondiale fait partie d’un plan à long terme visant à obtenir la reconnaissance internationale de la marque et à augmenter les bénéfices globaux en établissant plusieurs sites réussis dans différents pays. Les entreprises comptent sur des employés permanents et parfois des sous-traitants et des travailleurs pour créer un flux de travail qui répond à leurs besoins spécifiques au secteur.
• Embaucher à l’international : embaucher à l’international permet à votre entreprise de s’associer à des sous-traitants à distance pour obtenir des talents de pointe sans restrictions géographiques. Au Royaume-Uni, ce processus nécessite généralement de travailler avec une agence de recrutement ou une société de sous-traitance pour trouver la meilleure solution pour votre projet à venir.

Un EOR peut vous aider à établir une présence sur un nouveau marché international et à embaucher des employés permanents sans avoir besoin d’un site physique ou d’une filiale locale.

1. Employés

Les employés au Royaume-Uni sont des travailleurs à temps plein et à temps partiel qui occupent un poste permanent dans votre entreprise. Ils font partie de votre paie et vous êtes légalement tenu de contribuer à leur régime d’avantages sociaux, y compris l’assurance nationale, les congés payés et les régimes de retraite, le cas échéant. Les travailleurs sont considérés comme des employés si :

• Vous êtes tenu de leur fournir du travail, et ils sont tenus de l’accepter pendant la durée de leur temps avec vous.
• Votre entreprise détermine comment elle effectue les tâches qui lui sont assignées, y compris quand et où.
• La direction conserve le contrôle sur le calendrier, la formation et l’évolution de carrière des employés.
• L’employé est rémunéré à l’heure, à la semaine ou au mois selon un salaire ou un taux horaire convenu.

Étant donné que les employés comptent sur votre entreprise pour un travail, un paiement et des avantages réguliers, ils sont souvent fidèles et incités à bien exécuter les tâches qui leur sont assignées. C’est le choix idéal si vous recherchez des partenaires à long terme dans lesquels vous pouvez investir grâce à la formation, à l’équipement et aux connaissances acquises au fil du temps.

2. Sous-traitants

Les entrepreneurs indépendants, parfois appelés consultants, entrepreneurs indépendants ou contrat de service, peuvent ou non faire partie de leur propre entité commerciale établie qui réalise un projet pour une entreprise sous contrat à durée déterminée. Les entreprises comptent sur les sous-traitants pour des tâches à court terme, en fonction des besoins, qui ne font pas partie des opérations commerciales de base.

Les entrepreneurs sont considérés comme tels s’ils :

• Avoir une date de début et de fin spécifique pour la tâche
• Ne sont pas tenus aux mêmes règles ou à la même gestion que les employés, sauf indication contraire dans le contrat écrit
• Sont directement responsables de leurs propres réussites, échecs, bénéfices et pertes
• Sont libres de s’engager avec d’autres sociétés de votre secteur tant qu’elles respectent les conditions de tout accord de non-divulgation (NDA) convenu
• N’ont droit à aucun avantage, comme une assurance et un congé maladie payé, et leur montant d’impôt n’est pas retenu de leur salaire
• Ne font pas partie de votre paie habituelle et sont plutôt payés par projet, par heure ou par tout autre accord fixe

Selon l’origine des sous-traitants, ils peuvent être tenus de payer des taxes doubles au pays dans lequel ils travaillent et au pays dans lequel ils vivent physiquement.

3. Travailleurs

Dans de nombreux pays, les travailleurs sont des sous-traitants ou des employés, en fonction de la structure de la relation et des détails du contrat écrit. Le Royaume-Uni a établi une troisième catégorie : les travailleurs. La catégorie de travailleurs englobe tous ceux qui ne répondent pas aux conditions de l’une ou l’autre catégorie.

Parfois appelés travailleurs « zéro heure », les travailleurs ne sont pas obligés de travailler pour une entreprise à moins qu’ils ne choisissent de le faire. De même, les entreprises ne sont pas tenues de leur offrir du travail. Toutefois, lorsque le travailleur accepte de travailler pour une entreprise, par exemple pour un événement spécial ou à court terme, il est soumis aux mêmes directives qu’un employé permanent, y compris le salaire minimum et les congés payés accumulés. Ils font partie de la paie de l’entreprise. Une  entreprise peut s’appuyer sur un travailleur plutôt que sur un employé ou un sous-traitant pour des événements spéciaux, où elle a besoin d’une assistance physique supplémentaire, mais pas nécessairement sur des travailleurs ayant une compétence spécialisée.

Où embaucher des sous-traitants au Royaume-Uni

Le recrutement de sous-traitants au Royaume-Uni est souvent un élément nécessaire de l’expansion sur le marché local, car ils peuvent offrir des conseils spécifiques à chaque région pour localiser vos produits, services et marketing. Vous pouvez trouver des entrepreneurs par l’une des voies suivantes :

• Les agences de recrutement
• Bases de données CV
• Sites Web de freelancing
• Bases de données spécifiques au secteur
• Tableaux d’offres d’emploi virtuels
• Médias sociaux
• Sociétés d’externalisation locales

Le plus grand avantage de travailler avec un sous-traitant est de choisir la personne la plus qualifiée pour la tâche. Lors de la sélection de sous-traitants pour un projet, examinez soigneusement leurs qualifications et leur expérience. Demandez à voir des exemples de travaux antérieurs et des références de contact lorsque cela est possible.

Exigences légales pour l’embauche de sous-traitants au Royaume-Uni

Vous et l’entrepreneur êtes légalement tenus de respecter tout ce qui est convenu dans le contrat écrit. Dans certains cas, les sous-traitants peuvent avoir droit à une protection de base en matière de santé et de sécurité et peuvent avoir des droits contre la discrimination. Vous devez prendre des mesures pour éviter de classer l’entrepreneur de manière erronée et être préemptif sur les domaines critiques de votre contrat, y compris les droits de propriété intellectuelle (PI) et les directives de résiliation.

1. IR35 et mauvaise classification

IR35 est une législation des intermédiaires qui vise à éliminer la possibilité d’évitement fiscal par les entrepreneurs indépendants agissant en qualité d’employé standard et les entreprises les employant. Si votre entreprise est coupable d’une erreur de classification, l’entrepreneur mal classé recevra le statut d’employé et tous les avantages sociaux autorisés rétroactivement. Vous serez tenu d’effectuer toutes les contributions nécessaires au programme Pay As You Earn (PAYE) et à l’assurance nationale, et vous pourrez faire l’objet d’intérêts et de pénalités supplémentaires ou de frais juridiques.

Pour déterminer si vous êtes engagé dans une relation entrepreneur-employeur, plutôt que dans une relation employé-employeur, posez les questions suivantes :

• Cette personne peut-elle refuser d’accepter une mission ou d’effectuer une tâche pour mon entreprise ?
• Cette personne pourrait-elle substituer un autre sous-traitant ou sous-traitant pour réaliser tout ou partie du projet attribué ?
• Quel est le contrôle de l’entreprise sur le calendrier, le lieu et la méthode de travail de cette personne ?
• Cette personne est-elle responsable d’une composante essentielle des opérations commerciales ?
• Cette personne reçoit-elle des avantages ou un remboursement de la part de la société ?
• Quel poste cette personne occupe-t-elle dans la hiérarchie de gestion ?
• Cette personne reçoit-elle des congés maladie payés, des congés payés ou des congés payés de la part de l’entreprise ?
• Cette personne peut-elle travailler avec une autre entreprise, un autre client ou un autre concurrent au sein du secteur et au-delà ?

Dans certaines situations, l’IR35 may exige que les entreprises internationales basées en dehors du Royaume-Uni avec une présence locale limitée s’inscrivent à PAYE et gèrent la paie au Royaume-Uni, même lorsqu’elles emploient des sous-traitants. Travaillez avec un EOR pour savoir si votre situation est admissible à des considérations spéciales.

2. Contrat écrit

Les contrats écrits sont le meilleur moyen d’établir des attentes claires pour votre relation employeur-entrepreneur et pourraient être un élément crucial pour prouver que vous n’enfreignez pas IR35, si vous faites l’objet d’un audit. Les accords écrits doivent inclure :

• Détails sur le projet, y compris son champ d’application et les tâches impliquées
• Lorsque le contrat commence et se termine, le cas échéant
• Montant de la rémunération, fréquence de la rémunération et structure de paiement
• Qui est responsable d’accomplir quelles tâches et de fournir les ressources nécessaires
• Les accords de non-concurrence et les clauses de non-concurrence, le cas échéant
• Directives pour la résiliation mutuelle et pénalités associées

Le propriétaire initial d’une œuvre, d’un droit d’auteur, d’un dessin, d’une invention ou d’un secret commercial est généralement le propriétaire légitime, mais des termes spécifiques peuvent être exprimés dans votre accord écrit pour transférer ces droits de PI à l’employeur.

3. Résiliation et indemnité de départ

Les sous-traitants travaillent projet par projet, de sorte que la résiliation n’est généralement pas nécessaire, sauf si l’entrepreneur ou l’entreprise ne respecte pas une partie du contrat écrit ou si votre entreprise décide d’annuler un projet ou une tâche au milieu d’un contrat. Votre accord écrit doit inclure une section sur les politiques de résiliation et l’avis requis. En fonction de votre accord, vous pourriez toujours être responsable du paiement d’une partie ou de la totalité d’un acompte convenu.

Le système du secteur de la construction

Le gouvernement britannique a des réglementations spécifiques pour les entrepreneurs travaillant dans le secteur de la construction, connues sous le nom de Construction Industry Scheme (CIS). Les sous-traitants de la CEI s’inscrivent au régime, déduisent de l’argent des paiements de leurs sous-traitants et le soumettent au HM Revenue and Customs (HMRC), qui compte comme un paiement anticipé pour les paiements de l’impôt et de l’assurance nationale de ce sous-traitant.

Les entrepreneurs s’inscrivent à CIS en tant qu’entrepreneur standard s’ils paient des sous-traitants pour des travaux et des activités liés à la construction, mais n’effectuent pas eux-mêmes les travaux. Les sous-traitants s’enregistrent en tant que tels s’ils effectuent des travaux de construction pour l’entrepreneur qui les embauche. Un sous-traitant peut s’inscrire à la fois en tant que sous-traitant et sous-traitant.

Pratiques et considérations fiscales

Vous ne payez pas un sous-traitant individuel par le biais de PAYE, sauf si vous avez été trouvé en violation de IR35. Le Prestataire est responsable de la retenue et de la soumission de ses propres taxes et assurances, et il peut avoir besoin de s’inscrire à une taxe sur la valeur ajoutée (TVA) dans certaines situations. Les paiements pour les services d’entrepreneurs indépendants ne sont pas des revenus à déclarer pour l’impôt sur le revenu.

Fonctionnement de la paie lors du paiement des sous-traitants au Royaume-Uni

La devise officielle du Royaume-Uni est la livre sterling (GBP). Le  salaire minimum de vie national est de GBP£8.91, et les attentes du secteur varient en fonction de l’expérience et des compétences d’un ouvrier et de la demande actuelle du marché pour ses services. Vous et l’entrepreneur accepterez une structure de paiement qui vous convient à tous les deux, y compris :

• Prépaiement : le prépaiement implique de payer les entrepreneurs pour l’intégralité de leurs services avant la fin du projet. Les contractants peuvent utiliser ce paiement pour couvrir le coût des équipements ou des ressources nécessaires à l’accomplissement de la tâche, et il leur assure que leur temps sera rémunéré. Le paiement anticipé peut présenter un risque pour les entreprises si les entrepreneurs ne respectent pas leur contrat ou si le produit final n’est pas conforme aux normes. Assurez-vous d’inclure des dispositions pour un remboursement dans votre contrat écrit si vous utilisez ce mode de paiement.
• Paiement à la fin : payer un sous-traitant une fois le projet terminé est un moyen sûr de protéger votre investissement et de s’assurer que le résultat final répond aux normes convenues. Cependant, les sous-traitants peuvent souhaiter inclure des dispositions spécifiques dans votre accord écrit qui leur garantissent qu’ils recevront une rémunération minimale pour leur temps.
• Paiement partiel : le paiement partiel implique le paiement à l’entrepreneur d’un acompte avant le projet et le reste du paiement à la réception du produit final ou à l’achèvement des services. C’est un bon moyen de protéger à la fois votre investissement financier et le temps de l’entrepreneur. Établir un calendrier clair pour l’achèvement du projet et les paiements ultérieurs dans votre accord écrit.

Vous pouvez également choisir entre le paiement par projet ou par heure, en fonction de votre accord écrit et du calendrier estimé pour l’achèvement du projet.

1. Devises et taux de change

La livre sterling a l’un des volumes de négociation mondiaux les plus élevés. Les taux de change et les frais de transfert varient en fonction de votre pays d’origine, du mode de paiement, de l’institution financière avec laquelle vous travaillez et du montant que vous payez.

Pour une référence rapide des valeurs d’échange actuelles, GBP£1 est égal à :

• EUR€1.16
• USD1.42
• CNY¥9.07
• MXN$28.37
• INR₹103.31
• JPY¥156.02

2. Méthodes de gestion de la paie

Plusieurs options sont disponibles lors du  paiement d’un sous-traitant britannique :

• Virements bancaires : les virements bancaires vous permettent de transférer des fonds à l'international entre des institutions financières. Bien qu’il s’agisse d’un moyen de paiement rapide et fiable, votre entreprise sera soumise à des frais de transfert.
• Dépôts directs : les dépôts directs sont similaires aux virements bancaires, mais sont mieux adaptés aux paiements récurrents, car vous pouvez déterminer une date spécifique à laquelle vous souhaitez que votre paiement soit déposé sur le compte du sous-traitant. En fonction de votre banque, vous pourriez toujours être soumis à des frais de transfert.
• Chèques papier : les chèques papier étaient autrefois la norme de paiement, mais ils pouvaient être perdus, détruits ou retardés pendant le transport. Dans certaines régions, les chèques papier peuvent être le seul moyen de paiement accepté pour les services des sous-traitants.
• Mandats : les mandats sont un moyen rapide d’envoyer des fonds internationaux, mais ils exigent que vous et le sous-traitant viviez à proximité d’un bureau de poste ou d’une institution financière capable de traiter le paiement. C’est pourquoi il s’agit d’un mode de paiement moins pratique et plus chronophage que les autres options.
• Portefeuilles virtuels : les portefeuilles virtuels offrent une solution de paiement sûre et quasi instantanée pour les entrepreneurs internationaux. Bien que vous soyez toujours soumis à des frais de transfert, les fonds sont généralement protégés par un cryptage virtuel.

Embaucher des employés au Royaume-Uni avec l’aide de Globalization Partners

Travailler avec des entrepreneurs internationaux au Royaume-Uni offre à votre entreprise une alternative flexible aux employés traditionnels tout en vous permettant de sélectionner le candidat le plus qualifié pour votre prochain projet. De nombreuses entreprises font confiance à des entrepreneurs qualifiés pour leurs besoins en matière de projets et embauchent des employés à temps plein pour les principales parties de leurs activités quotidiennes.

Si votre entreprise souhaite embaucher des employés au Royaume-Uni sans créer de filiale, Globalization Partners peut vous aider. Nous sommes un EOR mondial qui gère toutes les embauches internationales, la paie et la gestion des RH pour vos employés permanents, y compris la conformité aux lois régionales du travail, sans avoir besoin d’une succursale ou d’une entité locale.

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