Ces derniers mois ont apporté des changements importants dans le monde de l’emploi. La pandémie a obligé les employés et les employeurs à changer leur perception du modèle de travail à distance.
Bien que le télétravail offre de nombreux avantages clairs aux entreprises et à leurs équipes, la transition vers le télétravail s’accompagne également de défis, notamment de moins d’opportunités d’interactions et de gestion en personne.
Cela a conduit les chefs d’entreprise à poser la question clé : comment les responsables peuvent-ils surveiller leurs équipes à distance de manière efficace et conforme ?
Surveillance du travail à distance : trouver un équilibre
Les employeurs sont confrontés à une variété de défis lorsqu’ils envisagent des stratégies de surveillance des équipes à distance. Cela comprend une prévalence croissante de silos organisationnels, un risque accru de fuites de données de l’entreprise, les heures supplémentaires travaillées et la rémunération qui en résulte.
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Il est important que les responsables trouvent un équilibre entre la surveillance et l’orientation de leurs équipes à distance et s’assurer que leurs employés ont l’espace nécessaire pour apprendre et affiner leurs compétences individuellement. Il est nécessaire de respecter la vie privée des salariés et le cadre des réglementations légales relatives au suivi des salariés.
À quelles réglementations les entreprises doivent-elles prêter attention ?
Dans le monde entier, de nombreux pays adoptent des lois qui régissent la manière dont les employeurs doivent aborder la surveillance du travail à distance de manière conforme.
La Pologne en est un exemple. La législation polonaise a mis en œuvre un ensemble de réglementations que les employeurs doivent respecter tout en surveillant leurs équipes dans le nouveau monde des affaires à distance. Selon le Code du travail :
- « Lorsque cela est nécessaire pour assurer la bonne organisation du travail ou pour assurer la pleine utilisation du temps de travail ou la bonne utilisation des outils liés au travail mis à la disposition de l’employé, l’employeur peut introduire une surveillance des e-mails liés au travail de l’employé (surveillance des e-mails) » (article 223 § 1er du Code du travail).
- « La surveillance des e-mails ne peut pas affecter la sécurité de la confidentialité de la correspondance et d’autres droits personnels de l’employé » (Article 223 § 2 du Code du travail).
- « Les dispositions ci-dessus (article 223 § 4 du Code du travail) peuvent s’appliquer aux activités de travail à distance en dehors de la correspondance par e-mail, y compris l’utilisation de logiciels ou de plateformes informatiques liés au travail.
Bien que le Code du travail ait fourni des conseils sur la surveillance du travail à distance, il existe encore de nombreuses zones grises. L’objectif de la surveillance du travail à distance doit être strictement d’assurer l’utilisation appropriée des biens et des heures de travail de l’entreprise.
Les employeurs doivent informer leurs employés avant la mise en œuvre de la surveillance à distance avec des informations détaillées sur ce à quoi ils doivent s’attendre et exactement ce qui sera surveillé. Ces dispositions peuvent être incluses dans un document officiel qui détaille le règlement général de l’entreprise sur le travail à distance. Les employeurs doivent également envisager un document distinct qui parle spécifiquement de la surveillance à distance. Il est également important de garder à l’esprit que selon le Code du travail :
« Les objectifs, la portée et la manière d’ appliquer la surveillance à distance doivent être indiqués dans une convention collective de travail, une réglementation du travail documentée ou la déclaration de l’employeur, si l’employeur n’est pas couvert par la convention collective de travail ou n’est pas obligé de fixer la réglementation du travail. »
Les employeurs peuvent documenter les détails et les réglementations de la surveillance à distance dans une politique officielle de travail à distance ou dans la convention collective, mais des documents distincts couvrant des activités spécifiques telles que la surveillance sont également légalement autorisés.
Les employeurs doivent-ils utiliser un logiciel de surveillance du travail à distance ?
Les employeurs doivent choisir avec soin le logiciel à utiliser pour la surveillance du travail à distance afin de garantir la conformité aux exigences légales. Comme mentionné précédemment, le service informatique utilisé ne doit pas porter atteinte à la vie privée des employés ni mettre en danger les informations confidentielles.
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Cependant, les employeurs peuvent rencontrer des problèmes lors de la mise en œuvre de la surveillance logicielle si les employés (temporairement ou définitivement) effectuent leur travail à l’aide de leurs propres ordinateurs. La surveillance des équipements confiés aux employés par l’employeur est moins compliquée, car les employés ne doivent utiliser ces équipements qu’à des fins professionnelles. Si les employés utilisent leur propre équipement, la surveillance du travail à distance doit être limitée aux activités liées au travail.
Il existe de nombreuses entreprises sur le marché qui proposent des logiciels pour surveiller le travail à distance. Cependant, l’employeur doit se rappeler qu’il est entièrement responsable des risques liés aux solutions informatiques mises en œuvre.
Quelles sont les meilleures pratiques que les employeurs doivent suivre lors de la mise en œuvre de la surveillance du travail à distance ?
Voici quelques conseils pour la surveillance du travail à distance :
- Surveillance de la productivité des employés, y compris l’utilisation de certaines applications : Les employeurs doivent déterminer soigneusement quelles applications sont utilisées par les employés à des fins professionnelles et ne surveiller que ces applications.
- Surveillance des activités des employés : cela peut inclure la mise en place de restrictions sur les sites Web auxquels les employés peuvent accéder et la définition d’alertes de sécurité pour des activités spécifiques. Les entreprises limitent souvent les sites Web qui inhibent la productivité, tels que les sites de réseaux sociaux, ou les sites Web qui augmentent le risque de virus informatiques.
- Clarification des heures de travail à distance : cela est essentiel pour surveiller efficacement la productivité des employés et atténuer les risques liés aux demandes d’heures supplémentaires.
- Surveiller les pauses de travail : Les employeurs doivent fournir des détails sur la fréquence et la durée des pauses de travail quotidiennes.
- Assurer la sauvegarde des données : mettre en œuvre un logiciel, tel que le cloud en ligne sécurisé, qui garantit le stockage automatique des données.
- Gérer la confidentialité et la sécurité : protégez les données personnelles et professionnelles grâce à un accès clairement défini et établi aux applications ou documents individuels.
- Surveiller l’utilisation des ports et des périphériques USB : utilisez une vérification d’identité supplémentaire pour limiter les personnes qui peuvent utiliser les ports et les périphériques USB.
Par conséquent, la surveillance du travail à distance peut être utile non seulement pour évaluer les niveaux de productivité, mais également pour garantir l’utilisation appropriée des outils confiés ou, en fin de compte, pour protéger les données personnelles et renforcer la sécurité de l’entreprise.
Qu’en est-il des droits à la vie privée et du RGPD ?
En Pologne, la surveillance des équipements et activités privés (non liés au travail) est irrecevable comme détaillé à l’article 223 § 1er du Code du travail — il est indiqué que la surveillance peut couvrir « les outils liés au travail confiés au salarié par l’employeur ». Cependant, une surveillance peut être mise en place pour « assurer l’organisation du travail permettant l’utilisation complète du temps de travail », ce qui semble justifier un suivi limité des activités de l’employé liées à l’utilisation d’équipements informatiques privés.
Si l’employeur décide de surveiller le travail à distance effectué sur l’équipement personnel des employés, il est essentiel de mettre en œuvre des mesures techniques adéquates. Sinon, les employeurs s’exposent à des allégations liées à des violations de la vie privée et d’autres droits personnels des employés. Une solution simple consiste uniquement à surveiller le logiciel des employés pendant leurs heures de travail. Cela peut être fait en fournissant un VPN (réseau privé virtuel) que les employés peuvent utiliser uniquement pour des activités liées au travail.
Les employeurs doivent se conformer aux réglementations du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et informer leurs employés du processus impliqué dans la surveillance de leurs données à caractère personnel lorsqu’ils travaillent à distance.
Élaborer un plan de surveillance du travail à distance adapté à votre entreprise
Bien que la définition claire du processus et des directives derrière la surveillance du travail à distance puisse être difficile en raison de la complexité des réglementations impliquées, l’objectif sous-jacent doit être d’adapter les directives à l’entreprise, aux conditions d’emploi et même aux postes spécifiques. Les règles générales du RGPD sur le traitement des données s’appliquent également : elles concernent la limitation du stockage des données et les raisons du suivi du travail, ainsi que la responsabilité.
Il est également essentiel de faire un suivi des autres lois législatives sur le travail à distance. En Pologne, la base juridique actuelle de cette règle est toujours l’article 3 de la loi spéciale sur les solutions spécifiques liées à la prévention de Covid-19, qui a été mise en œuvre en Mars 2020, initialement en tant que réglementation temporaire. La législation polonaise a récemment annoncé que les règles actuelles sur le travail à distance sont destinées à agir en tant que nouveau code du travail. Les employeurs doivent accorder une plus grande importance au respect de ces règles par rapport aux dispositions existantes relatives au télétravail.
Outre les considérations purement juridiques, les employeurs doivent tenir compte de toutes les circonstances et du contexte entourant le suivi de leur entreprise. Bien que les réglementations formelles soient essentielles à suivre, elles ne doivent pas remplacer le « bon sens » lors de la mise en œuvre d’une solution efficace et raisonnable.
Même les solutions techniques les plus excellentes ne seront pas efficaces si la surveillance est mise en œuvre sans communication suffisante avec l’équipe et sans compréhension des besoins mutuels. Le non-respect de cette consigne pourrait avoir des effets contre-productifs et nuire à la confiance nécessaire entre l’employeur et les employés. L’introduction de mesures excessives peut entraîner le risque de violer la vie privée et d’autres droits personnels des employés (qui peuvent exposer l’employeur en déposant des réclamations) et entraîner la démobilisation de l’équipe.
