En 2003, la Nouvelle-Zélande a promulgué la loi Holidays Act (2003) pour définir les droits aux congés des employés et créer un équilibre entre vie professionnelle et vie privée plus sain. Mais depuis sa création, de nombreuses entreprises sont restées déconcertées par sa complexité, dont le résultat a été punitif.
En 2016, après un audit d’inspecteur du travail, la police néo-zélandaise a été contrainte de payer plus de millions de dollars33 US au personnel sous-payé. En 2019, les conseils de santé du district ont annoncé qu’ils devaient un montant550- stupéfiant de millions USD650 en raison d’erreurs dans les paiements d’indemnités de congé et de quart compilés depuis 2010.
La dernière victime de la loi ? Plus 1000 de des employés de Heinz-Wattie, datant de 2011, demandent actuellement un paiement de remédiation en raison d’une indemnité incorrecte de congé.
Par la suite, un groupe de travail Holidays Act a été mis en place pour éliminer les irrégularités et fournir une plus grande clarté aux employeurs et aux employés. Maintenant que le gouvernement a approuvé toutes les 22 recommandations, que devez-vous savoir exactement et qu’est-ce que cela signifie pour votre entreprise ? Voici quelques changements notables.
Mises à jour du modèle de paiement à l’utilisation (PAYG)
Une grande partie de la confusion autour de la Loi sur les jours fériés est la définition du travail intermittent ou irrégulier et la manière dont il affecte l’éligibilité des employés à la rémunération annuelle des jours fériés.
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De nouvelles directives indiquent qu’il y aura une définition plus claire de ce que signifie « intermittent ou irrégulier ». Les employeurs ne pourront pas payer PAYG pour les employés ayant un contrat à durée déterminée de moins de 12 mois. Les employés de PAYG devront également être examinés toutes les 13 semaines pour déterminer s’ils sont éligibles à PAYG.
Plus grande flexibilité pour l’éligibilité au FBAPS
L’éligibilité aux violences familiales, au deuil, aux jours alternatifs, aux jours fériés et aux congés maladie (FBAPS) devrait être modifiée.
Au lieu de terminer six mois d’emploi continus, les employés seront bientôt éligibles aux jours FBAPS à compter de leur premier jour de travail. Dans le cadre de leur éligibilité, les professionnels bénéficieront de trois jours supplémentaires de congé de deuil pour couvrir d’autres membres de la famille, en accommodant davantage de « structures familiales modernes ».
Le congé maladie sera également immédiatement disponible pour tous les employés dès leur premier jour de travail, ainsi qu’un jour supplémentaire par mois jusqu’à ce que le droit complet de cinq jours soit atteint. En outre, le comité envisage de mettre en œuvre une législation qui augmente les jours de congé maladie actuels de cinq à 10 jours par an.
Réduire la discrimination contre le congé parental
Il y aura un changement dans la façon dont le congé annuel est calculé pour les nouveaux parents qui sont revenus du congé parental. Actuellement, cela est calculé en utilisant les revenus hebdomadaires moyens pour les 12 mois suivant leur retour au travail. Pour rendre cela plus équitable, les congés annuels seront calculés à l’aide de la méthode « la plus élevée de ».
Congés annuels anticipés
Actuellement, les employés n’ont droit qu’à quatre semaines de congés après avoir atteint 12 mois d’emploi continu. Selon les améliorations suggérées, ils pourront prendre des congés annuels au cours des premiers 12 mois de leur emploi, jusqu’au montant auquel ils seraient éligibles au prorata.
Comment les entreprises peuvent-elles se préparer aux améliorations à venir ?
Le gouvernement néo-zélandais prévoit d’introduire une législation d’ici 2022, ce qui donne aux entreprises qui emploient, opèrent ou sont basées en Nouvelle-Zélande le temps nécessaire pour adhérer et mettre en œuvre les nouvelles directives. Mais dans quelle mesure êtes-vous préparé ?
Tout d’abord, les organisations devront s’assurer que ces nouvelles exigences sont correctement reflétées dans les contrats de travail, les politiques et les processus de paie.
Dans le but d’améliorer la transparence et la clarté des droits aux congés, des fiches de paie seront requises pour chaque période de paie. En outre, ils doivent détailler les droits aux congés utilisés et restants et la manière dont ils ont été calculés.
La nécessité d’une bonne comptabilité a augmenté, et s’appuyer sur des processus papier ne suffit plus. Ces méthodes obsolètes rendent la collecte de données fastidieuse, et la sécurité n’est pas garantie, les dossiers papier présentant un risque plus élevé de mauvais placement.
Les entreprises doivent commencer à adopter la technologie et à adopter des plateformes basées sur le cloud. Pour les entreprises néo-zélandaises et les employeurs qui souhaitent maintenir les opérations de paie en interne, les administrateurs de paie doivent suivre des cours de formation sur la paie au minimum.
Mais l’utilisation d’une plateforme cloud efficace comme KeyPay permettra aux employeurs de rationaliser les données et de remplacer la saisie manuelle des calculs de temps et de taux de rémunération. Grâce aux feuilles de temps et aux tableaux de service intégrés directement dans la paie, les données des employés restent à jour pour s'assurer que les congés et les droits sont calculés correctement. KeyPay sera également en mesure de calculer et d’appliquer avec précision les jours fériés annuels à l’avance et d’afficher clairement les soldes de congés sur les fiches de paie.
Les entreprises doivent rester conformes pendant l’expansion internationale
Libérer la capacité d’embaucher des talents rentables et sans frontières est tentant. Mais les entreprises doivent rester vigilantes quant à la loi Holidays Act récemment modifiée lorsqu’elles cherchent à mettre en place des équipes internationales en Nouvelle-Zélande.
L’aide d’un employeur de référence comme Globalization Partners peut simplifier la création d’équipes à distance à l’échelle mondiale en facilitant le recrutement de n’importe qui, n’importe où, en quelques minutes et sans avoir à créer de filiales. Une plateforme SaaS Employer of Record conforme à la loi et une équipe de support client de classe mondiale peuvent vous aider à aller plus vite que vos concurrents.