Bien que la technologie ait rendu le télétravail plus accessible que jamais, la Covid-19 pandémie a incité les entreprises à se lancer dans des environnements de travail à distance sans avertissement. Alors que les entreprises s’adaptaient au paysage du travail à distance, elles ont découvert qu’elles pouvaient atteindre les demandeurs d’emploi du monde entier et atteindre de nouveaux marchés avec leur mission.
Bien que travailler dans une équipe mondiale puisse entraîner plusieurs avantages pour votre entreprise, cela s’accompagne également de défis en matière de communication. Sans la facilité et l’accessibilité de l’interaction au bureau, la communication virtuelle nécessite plus de structure et de soin que sur un lieu de travail physique.
Si vous êtes responsable de diriger des équipes mondiales, vous avez besoin de la bonne approche pour favoriser la confiance, faciliter l’organisation et encourager la collaboration entre les membres de l’équipe.
Comment la pandémie a-t-elle eu un impact sur les équipes mondiales à distance ?
La Covid-19 pandémie a entraîné des changements importants dans le monde entier, et la présence du travail à distance en fait partie. Alors que le travail à distance et l’utilisation d’équipes mondiales existaient avant la pandémie, le besoin de sécurité et de distanciation sociale le rendait plus courant que jamais.
Dans une étude de Pew Research menée auprès d’5 800adultes américains, seulement 20 % travaillaient à domicile avant la pandémie. À la fin de 2020, cette valeur s’élevait à 71 pour cent. Alors même que de plus en plus d’équipes retournent au bureau en 2021, de nombreuses entreprises veulent faire du travail à distance une installation permanente. Notre étude menée auprès d’employés de différents 15 pays a révélé que 63 % des employés travaillent pour une entreprise qui prévoit de travailler à distance à long terme.
La présence croissante du travail à distance n’est qu’un effet notable de la pandémie. Les modes de vie des gens continuent de changer pour le bien de leur carrière. Notre étude a révélé que 22 % des travailleurs ont déménagé localement ou prévoient de le faire, et 17 % ont déménagé à l’international ou ont l’intention de le faire.
Alors que les employés déménagent dans de nouveaux endroits et adoptent le mode de vie du travail à distance, notre étude a montré que 48 % se sentaient plus heureux qu’avant la pandémie. Les équipes internationales à distance sont devenues courantes dans le monde professionnel, et apprendre à les gérer est essentiel pour aider vos employés à prospérer où qu’ils se trouvent.
Quels sont les défis auxquels les équipes mondiales sont confrontées ?
Travailler au sein d’une équipe mondiale présente de nombreux avantages, comme une productivité maximisée, une structure flexible et un vivier de talents plus important pour vos efforts de recrutement. Bien que ces avantages puissent être la raison pour laquelle votre entreprise opte pour une main-d’œuvre à distance, vous rencontrerez toujours les défis d’une équipe répartie dans plusieurs pays.
1. Logistique
La logistique des équipes à distance mondiales implique les petits détails qui rendent votre organisation fonctionnelle. La centralisation des informations est un bon exemple de défi logistique. Heureusement, un logiciel basé sur le cloud facilite l'accès de chaque employé aux mêmes fichiers et outils. Cependant, il est essentiel de s’assurer que ce logiciel est accessible à vos employés, où qu’ils se trouvent.
D’autres problèmes logistiques peuvent inclure le déménagement des employés et les défis qui accompagnent les nouvelles lois du travail, les heures de travail et les problèmes de connectivité potentiels avec de mauvais signaux Internet. Lorsque l’on considère le côté logistique des équipes distantes, il est essentiel de rester résilient pendant les phases de transition.
2. Culture du lieu de travail
Parmi les obstacles les plus importants dans les équipes distantes, on trouve la création d’une culture d’entreprise. Lorsque vous dirigez votre équipe en personne, il est plus facile d’établir des relations professionnelles avec vos employés et de créer un espace dans lequel les gens se sentent à l’aise pour travailler. Les équipes distantes posent un nouveau défi : un manque d’espace physique partagé.
Comment les employeurs d’équipes distantes peuvent-ils créer un environnement de confiance qui facilite le feedback ? Si les travailleurs n’ont pas le sentiment de pouvoir faire confiance à leurs équipes, ils sont moins susceptibles d’entamer des discussions et de travailler ensemble pour résoudre les problèmes. Ce processus est essentiel à toute entreprise, quel que soit son secteur d’activité, mais la distance physique peut entraver la conduite.
Au-delà des défis de la distance physique dans la culture du lieu de travail, les équipes à distance mondiales s’accompagnent également de diversité culturelle et de différences qui peuvent être difficiles à résoudre depuis votre bureau à domicile. Il est primordial de combler le fossé entre les différentes cultures et de créer un environnement dont tout le monde peut profiter.
La bonne nouvelle est que la diversité et les différences environnementales peuvent améliorer les performances des tâches au travail. Des perspectives diverses soutiennent la prise de décision, la créativité et la résolution de problèmes. Si vous pouvez créer une culture où les employés se sentent à l’aise pour partager leurs réflexions, quels que soient leurs antécédents, vous pouvez développer une équipe à distance efficace sur le long terme.
3. Communication
La communication est étroitement liée à la culture du lieu de travail. Une fois que vous avez favorisé une culture qui facilite la communication, comment y parvenir ? Les équipes distantes doivent relever le défi de trouver des méthodes de communication efficaces et précieuses en fonction des besoins du projet.
Identifier des facteurs tels que le moment où la communication est nécessaire et les outils à utiliser peut être complexe. Selon la nature de votre travail, certains services peuvent nécessiter plus de communication que d’autres. En plus de garder les membres de l’équipe connectés les uns aux autres pour la collaboration, il peut être difficile de savoir sur quels projets vos employés travaillent et quand. Recevoir des mises à jour sur les progrès et les achèvements peut être moins courant dans les équipes à distance, sauf si vous faites en sorte de les inclure dans le flux de travail.
Les équipes mondiales de premier plan sont également confrontées à des barrières linguistiques auxquelles les télétravailleurs locaux n’ont généralement pas à faire face. Si vos employés parlent plusieurs langues, votre choix d’outils de communication est encore plus essentiel. Lorsque vous organisez votre équipe à distance, prendre le temps de prendre en compte vos besoins de communication uniques peut affecter considérablement votre réussite.
Meilleures pratiques pour la gestion des équipes mondiales
La gestion d’une équipe internationale nécessite de l’organisation et de la cohérence. En utilisant les outils à votre disposition et en facilitant la collaboration entre vos employés, vous pouvez créer une main-d’œuvre à distance efficace. Les meilleures pratiques pour diriger des équipes mondiales sont étroitement liées au système et à la structure de votre entreprise.
1. Connaître le droit du travail
Entre la conformité légale, les avantages sociaux et les exigences en matière de paie, le droit du travail jouera toujours un rôle dans la manière dont vous gérez votre entreprise. Travailler avec des équipes mondiales signifie faire face à diverses lois du travail. Que votre entreprise opère dans deux pays ou 20, assurez-vous de savoir ce dont chaque employé a besoin en fonction de la législation.
Les différences courantes à rechercher entre les pays comprennent les jours de vacances requis, le salaire minimum, les cotisations de sécurité sociale et le congé maternité. Certains pays exigent également des avantages tels que des primes de 13e mois et des jours fériés payés. Vos équipes financières, des ressources humaines et juridiques doivent se préparer à ces différences possibles en effectuant des recherches sur le droit du travail et en maintenant un système organisé qui sépare les employés dans leurs pays donnés.
2. Tirer parti de la technologie
La communication au sein des équipes mondiales est essentielle, et l’exploitation de la technologie est la meilleure façon d’y parvenir. Vous pouvez trouver plusieurs outils de collaboration pour soutenir votre équipe internationale à distance. Il s’agit simplement de trouver celui qui convient à votre personnel. Près de 80 % des travailleurs comptent désormais sur des outils de collaboration pour travailler, ce qui représente une augmentation de 44 % depuis le début de la pandémie. Trouvez-en quelques-uns qui représentent vos besoins et restez avec eux.
En plus de faciliter la communication, les outils de collaboration soutiennent la consolidation de l’information, un défi logistique majeur pour les équipes distantes. La technologie basée sur le cloud rend vos documents et fichiers essentiels accessibles depuis n’importe quel ordinateur, et elle dispose souvent de fonctionnalités de sécurité intensives pour protéger les données sensibles.
Deux facteurs à prendre en compte lors de l’exploitation de la technologie sont le nombre d’outils que vous choisissez et l’accessibilité de ces outils pour votre équipe. Avoir trop d’outils peut être écrasant et perturber le processus de collaboration. En trouver quelques-uns qui représentent vos besoins sera le plus efficace. Vous voulez également vous assurer que vos outils ont une communication bidirectionnelle. La technologie n’est pas précieuse pour votre équipe si elle ne facilite pas la conversation entre les travailleurs.
3. Organiser des réunions virtuelles
Bien que les e-mails, les plateformes de messagerie et les fils de discussion du projet soient des outils de communication précieux, certaines conversations nécessitent une réunion. Organiser des réunions virtuelles régulières pour rattraper vos employés et en savoir plus sur leurs progrès est un moyen facile de suivre vos objectifs.
Vous pouvez choisir d’organiser des réunions de groupe avec des services entiers de temps à autre. Les réunions individuelles sont également utiles. Ces réunions établissent la responsabilité avec les individus et vous aident à établir des relations professionnelles qui contribuent à la culture du lieu de travail. Le temps de réunion en tête-à-tête vous permet également de partager des commentaires significatifs et de féliciter les personnes pour leur travail acharné.
Créer un calendrier régulier pour les réunions de groupe et individuelles est un excellent moyen de rester en contact. Que vous optiez pour des réunions hebdomadaires ou mensuelles, elles constituent une technique de gestion utile à inclure dans votre infrastructure distante.
4. Confirmer les fuseaux horaires
Travailler dans une équipe mondiale implique probablement plusieurs fuseaux horaires, et vous devez trouver un moyen de les parcourir. Encourager vos employés à utiliser des horloges internationales sur leur bureau peut les tenir informés des fuseaux horaires des membres de leur équipe.
Lors de la planification des réunions, il est préférable d’éviter d’utiliser toutes les heures de chevauchement entre les fuseaux horaires des employés. En retirant ce temps, vous limiterez la collaboration entre vos employés en dehors des heures de réunion.
5. Encourager la participation
Assurez-vous que chaque membre de votre équipe se sente à l’aise pour utiliser vos outils et processus de collaboration. Tout le monde mérite une voix dans votre main-d’œuvre à distance, et personne ne devrait avoir l’impression de ne pas pouvoir s’exprimer. Les personnes qui sont en contact avec les membres de leur équipe se sentent plus impliquées dans leur travail que celles qui ne le sont pas.
Conseils de communication pour les responsables des équipes mondiales
Du côté des ressources humaines de la direction, la communication consiste à établir un lien avec votre équipe et à créer un espace où les employés peuvent s’épanouir. Les processus et la structure sont souvent simples, mais établir la confiance est plus nuancé. Bien que vous ne soyez pas là pour aider votre équipe en personne, vous pouvez le rattraper de plusieurs façons.
1. Soyez disponible
En tant que responsable, vous devez être disponible pour vos employés afin qu’ils puissent entamer facilement les conversations. Une main-d’œuvre à distance n’a pas la commodité d’un bureau à proximité dans lequel elle peut se rendre, mais vous pouvez en imiter un. Définissez les heures où vous êtes disponible, en vous assurant qu’elles couvrent plusieurs fuseaux horaires pour maintenir l’accessibilité pour chaque employé.
Votre disponibilité dépend également des outils que vous utilisez pour la communication. Il est préférable de tirer parti de plusieurs canaux à cette fin. Assurez-vous que les employés savent que vous êtes disponible par e-mail, chat vidéo et téléphone afin qu’ils puissent vous joindre au moment où ils ont besoin de vous.
2. Reconnaître la valeur de l’employé
Travailler à l’extérieur d’un bureau peut entraîner un sentiment de déconnexion, mais prendre le temps de reconnaître la valeur de vos travailleurs peut aider. Lorsque les employés se sentent importants pour une entreprise et sa mission, ils sont plus susceptibles de contribuer et de s’engager dans le travail.
Vous pouvez utiliser des réunions individuelles pour féliciter les efforts de vos employés. Vous pouvez également envoyer de petits cadeaux, offrir des récompenses pour les points de référence et créer un fonds de reconnaissance qui permet aux employés de se célébrer mutuellement. Toutes ces approches peuvent stimuler le moral, améliorer la culture sur le lieu de travail et encourager la communication entre vos employés.
3. S’informer sur les coutumes et la culture locales
Chaque pays aura des coutumes et des cultures différentes, et vous devez vous efforcer de les comprendre. Les styles de travail et les perceptions de la hiérarchie du lieu de travail sont différents dans le monde entier. Vous devez également tenir compte des sujets sensibles parmi les employés spécifiques et des perceptions de politesse dans une région particulière.
Apprendre à connaître les cultures de vos employés peut leur faire se sentir plus précieux et rendre vos communications plus efficaces. Entamer des conversations avec vos travailleurs internationaux au sujet de ces différences montre que vous respectez leurs points de vue et que vous vous souciez de leur confort.
4. Suivre des normes cohérentes
Définir des normes cohérentes sur les canaux de communication et d’autres aspects de votre entreprise peut apporter de la clarté à votre équipe. Pendant la pandémie, 74 % des Américains en activité ont déclaré que les valeurs organisationnelles de leur entreprise les aidaient à les guider. La définition de normes fournira un sentiment de structure dans l’incertitude, en particulier pour les travailleurs à distance qui pourraient ne pas être en mesure de joindre la direction immédiatement.
Les normes que vous définissez dépendront de votre flux de travail. Par exemple, si un employé a une question sur le projet sur lequel il travaille, doit-il vous envoyer un e-mail ou vous appeler ? Y a-t-il une plateforme différente qu’ils devraient utiliser ? En cas de problème, comment les employés doivent-ils réagir ?
La création de ces normes de communication élimine l’incertitude et rend votre équipe plus efficace.
5. Programmer des exercices de renforcement de l’esprit d’équipe
Créer un sentiment de camaraderie au sein d’une main-d’œuvre à distance peut sembler difficile, mais vous pouvez utiliser quelques méthodes pour renforcer la confiance et encourager la communication entre vos employés. Par exemple, la création d’une salle de pause virtuelle sur une plateforme de chat vidéo peut donner à vos employés la possibilité de discuter pendant le déjeuner.
Les exercices de team building potentiels comprennent des happy hours virtuelles et des soirées de jeux. Encourager la socialisation au sein de votre équipe en dehors des heures de travail permet aux employés d’interagir plus facilement au travail. Vous pouvez également créer des ateliers de développement professionnel ou des cours auxquels vos travailleurs peuvent assister en ligne. Ils peuvent interagir dans un environnement plus décontracté tout en apprenant de nouvelles compétences pour le poste.
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Perfectionner la communication dans les équipes mondiales peut être difficile, mais la bonne structure et l’approche appropriée peuvent fournir aux membres de votre équipe à distance le soutien dont ils ont besoin pour réussir.
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