Conseils pour gérer un effectif à l’international

La gestion des employés internationaux est une réalité de plus en plus présente pour les entreprises du monde entier, et non plus le domaine réservé des grandes multinationales.

Selon les récentes prévisions d’emploi du Forum économique mondial, les équipes virtuelles diversifiées à l’échelle mondiale seront au cœur de la transformation du monde du travail de demain. Actuellement, près de 70 % des professionnels du monde entier travaillent à distance pour leur société mère au moins une fois par semaine. Dans certains pays, on s’attend à ce que les activités d’embauche à l’échelle mondiale ciblant leur personnel augmentent jusqu’à 76 %.

Les frontières ne déterminent plus les limites d’une carrière. Elles présentent toutefois de nouveaux ensembles de pratiques et de stratégies de gestion pour ceux qui recrutent à l’échelle mondiale.

Gérez avec succès votre effectif à l’international grâce à ces conseils et astuces, puis récoltez les avantages d’un mode de fonctionnement sans frontières.

Table des matières

• Défis de la gestion d’un effectif à l’international
• Comment traiter équitablement les employés travaillant sur plusieurs sites
• Comment faire en sorte que les employés à l’étranger se sentent connectés
• Tactiques de gestion pour une entreprise qui se développe dans plusieurs pays
• Globalization Partners : votre ressource de bout en bout pour la gestion de la main-d’œuvre internationale

Défis de la gestion d’un effectif à l’international

La gestion de l’effectif à l’international implique des parcours d’apprentissage que les responsables et les chefs d’entreprise créatifs doivent apprendre à maîtriser.

1. Intégration des talents

L’intégration des employés aide les nouveaux travailleurs à comprendre les aspects sociaux, administratifs et professionnels de leur nouvel environnement de travail. Une fois l’intégration terminée, le candidat à l’embauche doit être en mesure de contribuer de manière transparente aux activités et de comprendre parfaitement son rôle au sein de votre entreprise.

Ces programmes sont autant axés sur l’apprentissage que sur l’engagement. L’intégration permet de comprendre les principales activités commerciales, les tâches quotidiennes et les pratiques essentielles en matière de conformité ou de réglementation dans votre secteur.

Les employés internationaux posent de nouveaux défis et complexités au processus d’intégration traditionnel. Les modules de formation doivent être entièrement réalisés par voie électronique. Il se peut que les questions ou les préoccupations du candidat à l’embauche ne puissent être traitées en temps réel. De plus, des éléments tels que la langue et la culture peuvent constituer des obstacles à la création et à la mise en œuvre de modules d’intégration transparents.

2. Classification des employés internationaux

Les erreurs de classification des travailleurs constituent un sérieux problème de conformité. Les catégories d’employés varient selon les pays, ce qui implique des responsabilités différentes en matière de gestion de la paie, de fiscalité et d’avantages sociaux.

Il peut être difficile de comprendre ces classifications internationales du personnel. Des rapports montrent que les entreprises mondiales gèrent désormais en moyenne 22 paies sur 31 systèmes de ressources humaines. Pour rester en conformité, la plupart des entreprises choisissent de s’entourer d’experts en classification par pays au sein de leur structure. Les départements des ressources humaines sont alors débordés et mal préparés, et ne disposent pas des connaissances nécessaires pour classifier, documenter et gérer correctement les travailleurs internationaux.

3. Détermination des salaires et des régimes de rémunération

La négociation des salaires ou des régimes liés à la rémunération fait partie intégrante de l’embauche. Les nouvelles recrues de votre équipe, ainsi que les employés expérimentés et désireux de progresser, vous solliciteront probablement à un moment ou à un autre pour obtenir des primes de compensation, ce qui vous donnera l’occasion de faire le point sur leur contribution au service et à l’entreprise dans son ensemble.

Cependant, les effectifs à l’international peuvent être complexes dans la détermination des salaires et autres récompenses financières. Tout d’abord, la culture influence la perception de l’argent, du statut et du rang. Les employés d’un pays peuvent avoir des attentes différentes en matière de salaires de base. Il peut y avoir des lois sur le salaire minimum dans un pays qui influencent le montant que vous pouvez payer aux employés.

Dans certaines parties du monde, la négociation peut faire partie du processus d’acceptation d’un nouvel emploi. Certains candidats peuvent être prêts à parler clairement lorsqu’il s’agit de combien ils s’attendent à gagner.  Ou le contraire peut se produire, la culture dictant qu’un nouvel employé ne négociera pas du tout la rémunération.

De nombreux pays accordent des avantages compensatoires supplémentaires qui augmentent considérablement les coûts globaux des employés pour l’entreprise. Les indemnités de loyer ou de logement, les indemnités de véhicule, les indemnités médicales, et même l’argent pour soutenir les parents âgés ou la famille élargie font partie des attentes dans certains pays, et ne sont pas des prestations accessoires. Une masse salariale insatisfaite peut être à l’origine de sérieux problèmes de rétention des employés, voire de poursuites judiciaires.

4. Maintenir la conformité juridique

Le droit du travail et les droits des employés sont spécifiques à chaque pays.

Par exemple, de nombreux pays européens disposent de lois protégeant le « droit à la déconnexion » des employés. On ne peut attendre des travailleurs de l’UE qu’ils travaillent plus de 48 heures par semaine. En France, les employés ne peuvent pas être pénalisés s’ils ne consultent pas leur courrier électronique ou s’ils ne répondent pas à des appels téléphoniques en dehors des heures de travail. Au Japon et au Brésil, le licenciement d’un employé est une question juridique, l’entreprise devant prouver l’existence d’un motif valable. D’autres doctrines juridiques, comme les clauses d’indisponibilité et la définition de la discrimination à l’embauche ou des pratiques discriminatoires, varient considérablement.

Les dirigeants qui ont des employés de différents niveaux situés dans différents pays peuvent croiser les doigts, en espérant que tout fonctionne correctement, ou du moins que personne ne vérifie. Cela peut être risqué, il est donc important que les dirigeants comprennent les exigences de leurs équipes.

5. Créer et maintenir des flux de travail

Les flux de travail fluides, homogènes et productifs sont un défi, même pour les activités réalisées en interne et sur un seul site. L’alignement des projets, la coordination des activités, la communication des objectifs et la vérification des points de référence des projets, puis leur transmission fluide au prochain employé, exigent un dialogue approfondi et des ressources technologiques encore plus efficaces. Veiller à ce que chacun suive un flux de travail, et à ce que ce flux ait un sens, est souvent une source de préoccupation pour les responsables de l’effectif à l’international.

6. Faire face aux différences de fuseaux horaires

Lorsque votre entreprise se développe à l’international, il se peut que vous n’ayez pas le temps à votre disposition. Alors que votre équipe en Europe commence sa journée, votre équipe sur la côte ouest des États-Unis est susceptible d’être endormie. Cette différence de temps signifie que s’il y a un problème en Europe qui nécessite l’avis de l’équipe de la côte ouest, l’équipe européenne pourrait devoir attendre huit à 10 heures pour obtenir une réponse. À ce moment-là, il se peut qu’ils aient signé la journée. Les différences de fuseau horaire peuvent affecter la productivité et entraîner des retards considérables.

Lorsque vous vous développez à l’étranger, vous devez garder les fuseaux horaires à l’esprit. Vous pouvez demander à votre équipe européenne de commencer plus tard dans la journée, par exemple en fin d’après-midi, ou à l’équipe américaine de commencer plus tôt ou de travailler pendant la nuit afin que ses horaires soient alignés. Une autre option consiste à trouver un moment qui se chevauche, comme la première chose aux États-Unis et à la fin de la journée en Europe, pour que les équipes fassent le point entre elles.

7. Différentes attentes et normes culturelles

Ce qui est considéré comme de « bonnes manières » dans une partie du monde peut être impoli dans une autre. Dans certaines cultures, être direct et direct est considéré comme de bons attributs, mais ils peuvent sembler rudes ou agressifs pour les autres. Au fur et à mesure que votre équipe se développe à l’échelle mondiale, vous devrez apprendre à gérer différents styles et attentes de communication. Demander à vos employés de discuter de leurs attentes culturelles les uns avec les autres peut aider tout le monde à se mettre sur la même longueur d’onde et à trouver un terrain d’entente.

Comment traiter équitablement les employés travaillant sur plusieurs sites

La gestion d’une équipe internationale implique des méthodes et des approches adaptées. Tirez parti des meilleures pratiques suivantes pour optimiser le potentiel de votre effectif à l’international et répondre aux besoins des employés sur place :

1. Offrir des avantages équitables

Les avantages sociaux sont un moyen d’attirer les meilleurs talents et de rester compétitif dans votre secteur. Les ensembles d’avantages sociaux sont souvent complexes et coûteux, et ceux destinés aux travailleurs internationaux ne font pas exception.

Pour votre équipe internationale, établissez des avantages sociaux équitables qui permettent à vos employés de bénéficier d’une qualité de vie maximale dans le cadre de leur propre culture. En d’autres termes, les avantages offerts ne sont pas universels. Il convient de se renseigner sur les avantages les plus appréciés culturellement et géographiquement, puis de les proposer en conséquence.

Voici certains des avantages les plus appréciés :

• Les prestations de santé, surtout dans les pays qui n’ont pas de système de santé publique.
• Les avantages liés aux voyages ou aux vacances, en particulier dans les cultures ou les pays où les voyages internationaux sont monnaie courante, par exemple dans les petits pays de l’UE.
• Les allocations de loyer ou de logement, dans les régions où le coût de la vie est élevé.
• Et des avantages sociaux plus axés sur la culture.

2. Standardiser les classements de performance basés sur les rôles

En effet, le classement des performances devrait être adapté aux différents rôles. En d’autres termes, leurs paramètres et leurs échelles d’évaluation doivent être formulés en fonction des besoins internes convenus, afin de rendre les évaluations simples et évolutives. La qualification d’un développeur de logiciels performant diffère de celle d’un comptable chargé des comptes créditeurs.

Toutefois, les développeurs de logiciels et les comptables, où qu’ils se trouvent, doivent disposer de références claires et cohérentes en matière de performance. Adaptez les performances du modèle pair-à-pair pour qu’elles soient aussi unilatérales que possible. Utilisez des critères transparents et normalisés. Veillez à ce que tous les membres de l’équipe sachent comment leurs performances sont évaluées, qu’ils aient accès à ces critères de qualification et qu’ils comprennent que les autres rôles similaires sont comparés de manière identique.

3. Accorder une autonomie en matière de programmation

Un effectif à l’international implique souvent que vos employés travaillent dans des fuseaux horaires différents. Cela peut être à l’origine de difficultés de communication, qu’il s’agisse de planifier des réunions, de passer des appels ou de mener à bien des projets de collaboration. Lorsque votre matin correspond au soir de quelqu’un d’autre, il peut être difficile de coordonner les transferts ou les délais.

La solution réside dans la flexibilité et l’équité. Les travailleurs internationaux seront plus productifs s’ils travaillent selon leur propre horaire, en accord avec leurs rythmes naturels. Lorsque vous planifiez des réunions, essayez de communiquer la répartition des engagements en dehors des heures de travail à l’ensemble de la société, plutôt que de toujours demander aux équipes de s’adapter à un seul fuseau horaire.

Les conférences téléphoniques en dehors des heures de travail sont inévitables, bien sûr, mais permettre aux travailleurs internationaux à distance de déterminer la plus grande partie de leurs heures de travail est fondamental pour avoir une équipe épanouie et performante.

4. Offrir des primes et des avantages

Des études ont montré qu’une augmentation de seulement 10 % du budget consacré aux avantages liés à la satisfaction et à l’engagement des employés peut être à l’origine d’une augmentation des bénéfices de l’entreprise de près de 2 500 $ par employé.

Ce taux de rendement est probant. Investir dans vos employés internationaux, c’est investir en retour dans votre entreprise. Vous êtes à court d’idées d’incitation ? Il existe de nombreuses primes et avantages créatifs pour les employés que vous pouvez proposer à votre équipe décentralisée :

• Vacances payées
• Journées maladie payées
• Livraison gratuite de repas ou de friandises
• Primes de vacances ou de rendement
• Abonnements à des publications professionnelles ou à des salles de sport
• Indemnités de transport, comme les tickets de bus ou de métro
• Congés sabbatiques ou « idéations »
• Billets pour des événements locaux, des attractions, des spectacles et bien plus encore

5. Instaurer la confiance et la transparence

Les spécialistes de la gestion à distance estiment que si vous ne faites pas confiance à vos employés pour travailler à distance, vous devriez vous demander pourquoi vous les avez embauchés.

Des outils de suivi des activités ou des références de productivité complémentaires peuvent sembler essentiels dans la gestion de l’effectif à l’international. Pourtant, ces techniques peuvent rapidement se retourner contre les employés internationaux qui ont l’impression de faire l’objet d’une micro-gestion ou, pire encore, de se sentir surveillés en permanence par leur « supérieur ».

Donnez à votre personnel international à distance les outils et les ressources nécessaires pour s’épanouir dans leur fonction, puis laissez-les exercer leur activité. Les membres de l’équipe à la traîne ou peu productifs se manifesteront rapidement d’eux-mêmes.

Comment  augmenter l’engagement international des  employés

L’un des inconvénients les plus fréquemment cités pour les équipes internationales est la perte de la convivialité au bureau.

Alors que les équipes à distance se développent, il n’a jamais été aussi important d’entretenir un sentiment de connexion et des interactions interpersonnelles authentiques. Les gestionnaires peuvent y parvenir grâce aux techniques suivantes :

1. S’engager au quotidien

Trouvez un moyen de dialoguer avec vos employés internationaux d’une manière ou d’une autre en utilisant des outils de communication numérique, tels que des chats en ligne ou des fils de discussion. Cela permet de reproduire les conversations informelles et authentiques qui ont lieu dans les bureaux, près des fontaines d’eau, des machines à café et à la table du déjeuner. Vous en apprendrez davantage sur vos employés en tant que personnes à part entière, et ils se sentiront appréciés au-delà de leur simple travail.

2. Utiliser plusieurs canaux de communication

Partage de documents en ligne, appels téléphoniques, appels vidéo, chats en ligne, e-mails, forums de travail ou d’entreprise : il n’y a jamais eu autant d’outils à la disposition d’un dirigeant pour communiquer. Testez-en quelques-uns et voyez comment les membres de l’équipe réagissent. Votre effectif à l’international a probablement des préférences en matière de communication qui reflètent sa culture, sa personnalité et ses expériences. Trouvez ce qui convient le mieux à chacun, sans être trop rigide ou excessif.

3. Prévoir des contrôles réguliers

Les contrôles permettent de résoudre trois problèmes opérationnels courants liés à la gestion d’un effectif à l’international :

• Cela permet aux employés internationaux de disposer d’un temps déterminé pour obtenir des réponses à leurs questions professionnelles.
• Cela offre aux responsables un point de contact unique pour examiner les flux de travail et transmettre les mises à jour des projets ou des tâches.
• Cela permet de consacrer du temps aux conversations importantes et aux investissements interpersonnels décrits précédemment.

Planifiez ces contrôles en temps réel, à une heure qui convient aux deux parties. Utilisez un support vocal ou vidéo. Respectez autant que possible le temps imparti. Cela permet d’établir des responsabilités et de respecter le temps de chacun.

4. Organiser des célébrations

Organisez les mêmes types de célébrations que si votre équipe travaillait en interne. Trouver des moyens de commémorer les anniversaires, les événements importants de l’entreprise ou du service, les récompenses individuelles et les périodes de fêtes de portée mondiale peut demander un peu plus de créativité. Les efforts déployés sont pourtant payants puisqu’ils permettent de créer une communauté et de renforcer les relations au sein de l’équipe au-delà des frontières.

De plus, vous pouvez célébrer avec les membres de votre équipe « juste parce que ». Si les gens travaillent à distance, planifiez des happy hours ou des événements virtuels, tels qu’une soirée de quiz ou une fête mystère du meurtre, afin que tout le monde ait la possibilité de se connecter tout en participant à une activité divertissante. Si les membres de l’équipe sont locaux, vous pouvez organiser des happy hours informelles après le travail, par exemple tous les mois ou tous les deux mois.

Une autre option consiste à organiser des événements familiaux, comme un pique-nique d’entreprise ou une fête de fin d’année. Chaque bureau ou succursale peut planifier et organiser ses propres événements en fonction de la culture et des attentes des employés locaux. Donner à votre équipe l’occasion de se connecter en dehors des heures de travail l’aidera à se sentir plus membre de l’équipe et l’aidera à établir des relations plus solides avec ses collègues.

5. Les informer de leurs progrès

Les gens veulent des retours d’information. Au travail, le retour d’information est essentiel pour connaître les forces et les faiblesses individuelles ainsi que la façon dont les autres perçoivent votre contribution.

Envisagez de mettre en place des sessions d’évaluation annuelles, semestrielles ou trimestrielles avec les membres de votre équipe. Ces sessions vous donneront l’occasion de discuter des points forts et des réussites d’un employé, ainsi que l’opportunité d’explorer les domaines dans lesquels il y a de la place pour évoluer.

Les boucles de retour d’information sont des protocoles établis pour que les employés et les cadres puissent rédiger et communiquer leurs réflexions et suggestions au personnel concerné. Envisagez de créer des boucles de rétroaction formelles pour votre effectif à l’international, mais choisissez une méthode (ou deux, voire trois) qui encourage la participation. Les questionnaires anonymes de retour d’information peuvent être plus adaptés aux travailleurs de certaines cultures que les conversations ouvertes, tandis que d’autres préféreront passer en revue une liste pré-écrite de questions-réponses sur les performances.

Tactiques de gestion pour une entreprise qui se développe dans plusieurs pays

Les frontières ne doivent pas représenter des limites pour les chefs d’entreprise. Le dirigeant moderne dispose aujourd’hui de ressources accrues pour constituer une équipe sur mesure puis la guider vers le succès grâce à ces pratiques clés :

1. Se concentrer sur le progrès continu

Les RH internationales  prennent du temps et de la pratique, plus un peu de flexibilité. Les gestionnaires d’employés internationaux les plus performants comprennent à juste titre que c’est ainsi que les choses fonctionnent.

Les gestionnaires doivent accorder la priorité aux petits changements de procédés. Leur approche doit être axée sur l’amélioration continue, et non sur la perfection, afin d’obtenir les meilleures performances et interactions de leurs employés. Et à savoir se pardonner lorsque des problèmes surviennent.

Voici quelques-unes des façons dont vous pouvez vous concentrer sur l’amélioration continue :

• Être flexible : être adaptable signifie que vous voyez où il y a de la place pour changer et que vous êtes prêt à le faire. Votre style de gestion peut être idéal pour un lieu de travail basé aux États-Unis, mais peut ne pas convenir aux employés français ou japonais. Soyez prêt à changer vos façons de répondre aux attentes culturelles et de localisation.
• Accepter le feedback : être prêt à changer implique en partie d’être prêt à écouter les membres de votre équipe. Demandez à vos employés de vous faire part de leurs commentaires, de manière anonyme, si vous le souhaitez. Ensuite, utilisez les commentaires que vous obtenez pour apporter des changements positifs.
• Cherchez des moyens de vous développer : Vous pouvez également regarder autour de vous pour voir où il y a une marge d’amélioration. Être constamment à la recherche d’opportunités de croissance peut aider votre entreprise à prospérer à mesure qu’elle se développe à l’international.

2. Sous-traitez quand vous le pouvez, là où vous êtes le plus à l’aise

Gérer un effectif à l’international signifie inévitablement aborder le recrutement international, les ressources humaines internationales, la gestion de la paie internationale et les réglementations du travail internationales. Cela fait beaucoup pour une seule et même personne.

Examiner vos alternatives. Plutôt que de vous charger du travail habituellement réparti entre quatre départements, vous pourriez vous associer à une entreprise d’externalisation des ressources humaines mondiale. Ces entreprises gèrent de manière professionnelle la paie, les avantages sociaux, la conformité du travail, et plus encore, pour des entités ayant des employés dans le monde entier.

La gestion de bout en bout du personnel international est la mission principale d’une entreprise d’externalisation des ressources humaines. Elles peuvent aider les gestionnaires à :

• Automatiser et gérer les charges salariales, afin que vous puissiez payer n’importe qui, où que vous soyez.
• Préparer, documenter et déclarer les impôts, en évitant des sanctions internationales et d’autres conséquences juridiques en cas de non-conformité.
• Fournir et administrer des ensembles d’avantages sociaux, avec des programmes compétitifs et adaptés à la culture.
• Recruter et intégrer à l’échelle internationale, afin de vous permettre de passer à la vitesse supérieure.

3. Se concentrer sur les objectifs et les résultats

Les meilleurs gestionnaires de personnel à distance ne perdent pas de vue leurs objectifs et ne se soucient pas trop des détails. Ils définissent et communiquent une vision, puis échafaudent les ressources et les flux de travail, la voient aboutir.

En d’autres termes, ils se concentrent sur le maintien et la compréhension des objectifs.

Les gestionnaires de l’effectif à l’international peuvent s’inquiéter du fait que leur personnel ne fait pas « ce qu’il est censé faire ». De plus, il se peut qu’ils n’aient aucun moyen de vérifier immédiatement ou de demander des comptes aux employés à distance. Mais il est important de savoir maîtriser ce type de situation tout en gérant votre équipe. Lorsque vous changez votre manière de penser, de « ce qui est fait » à « ce qui est accompli », vous responsabilisez au lieu de superviser. Le climat de travail et la productivité de l’équipe s’en trouvent améliorés.

4. Se familiariser avec les coutumes locales

La culture générale d’un pays influence la culture des travailleurs. Les deux sont indissociables.

Lorsque vous encadrez des travailleurs dans d’autres pays, vous disposez d’une occasion rare de découvrir directement de nouvelles cultures et personnes. Ces expériences se traduisent ensuite par des pratiques de gestion plus solides et une entreprise plus performante dans son ensemble.

• Une intégration et une formation géographiquement pertinentes pour un meilleur développement professionnel.
• Une meilleure compréhension locale et régionale pour transformer les pratiques et les protocoles commerciaux.
• Des communications personnalisées pour que les employés se sentent appréciés à leur juste valeur, de la manière qui leur convient le mieux.
• Des activités optimisées, pour stimuler les efforts de chacun grâce à des pipelines et des flux de travail qui fonctionnent au-delà des frontières.

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