Le respect des obligations relatives au travail à distance est plus important que jamais. Depuis le début de la pandémie, de nombreuses entreprises ont adopté une politique durable de travail à distance qui devrait bientôt devenir la norme. En effet, d’ici 2025, 75 pour cent du personnel travaillera à distance au moins cinq jours par mois.
Bien que peu de lois existent en matière de travail temporaire à domicile, de nombreux pays ont commencé à mettre en place une législation sur le travail à distance.
Voici quelques-unes des questions juridiques que les entreprises doivent prendre en compte lorsqu’elles s’efforcent de mettre en œuvre une politique de travail à distance conforme.
Problème n° 1 : Conformité des données (confidentialité et sécurité)
La conformité des données devrait figurer en tête des priorités d’une entreprise. Lorsqu’on traite des données sensibles (y compris des informations sur les clients), il est essentiel de garantir la confidentialité et la sécurité des informations auxquelles les employés ont accès et qu’ils utilisent. Un autre problème se pose lorsque les données sont transférées au niveau international. Votre entreprise est-elle en conformité avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ?
Ce que vous pouvez faire :
- Définir des politiques de confidentialité et de sécurité qui couvrent les logiciels, le matériel, les informations et le contrôle d’accès.
- Demandez aux employés d’utiliser un service de réseau privé virtuel (VPN) qui assure la sécurité de la navigation Web, en particulier pour les travailleurs à distance qui utilisent le Wi-Fi public.
- Crypter les informations confidentielles.
- Mettre en place une authentification à deux facteurs pour chaque appareil.
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Problème n° 2 : Conformité de la paie
La conformité de la gestion de la paie est un défi commun auquel les entreprises sont confrontées lorsqu’elles ont des employés à distance. Les entreprises doivent comprendre le droit du travail et les lois sur l’emploi dans chaque pays où elles embauchent afin de s’assurer qu’elles paient les employés conformément à ces lois.
Ce que vous pouvez faire :
Vérifiez les exigences de chaque État ou pays en ce qui concerne :
- Le salaire minimum. Le salaire minimum est le salaire ou la rémunération la plus basse que les employeurs peuvent légalement verser à leurs travailleurs. Il varie d’un pays à l’autre (et d’un État à l’autre aux États-Unis) et, si la plupart des pays en ont un, certains ont renoncé à mettre en place un salaire minimum officiel. Il est donc essentiel de connaître les exigences salariales du pays dans lequel vous exercez vos activités. Les entreprises qui ne respectent pas ces exigences s’exposent à des amendes et à des poursuites judiciaires.
- Lois sur les heures supplémentaires et les heures de travail. Même s’il existe une norme pour les heures de travail dans le monde entier, il existe des variations dans différents pays.Le droit du travail local établit les heures de travail et les heures supplémentaires maximales et minimales pour les employés, et les entreprises doivent s’ y conformer.
- Congés. Le droit du travail local établit son propre régime de congés payés. Les congés de vacances sont différents en Amérique qu ’en Europe ou en Afrique, tout comme les congés de maternité et de paternité. Se tenir au courant de ces réglementations empêchera les entreprises de faire face à des responsabilités.
- Fréquence de paie. La fréquence de paie définit la fréquence à laquelle les employés doivent être payés (c.-à-d., hebdomadaire, bihebdomadaire, semestrielle, mensuelle) et diffère dans chaque pays. Il est essentiel de garder cela à l’esprit pour se conformer aux réglementations de chaque pays et éviter les problèmes de conformité.
- Avantages Les employés ont droit à certains avantages obligatoires imposés par le droit du travail de leur pays. Bien qu’il existe des avantages de base tels que la sécurité sociale dans chaque pays, beaucoup d’autres ont établi que les employeurs devraient également offrir des prestations de chômage et de retraite.
- Assurance. De nombreux pays rendent obligatoires les soins de santé, la retraite et l’assurance chômage. C’est un élément que les entreprises doivent garder à l’esprit lorsqu’elles embauchent des employés dans ces pays.
- Fiscalité. Certains pays ont des systèmes de fiscalité plus complexes que d’autres. Comprendre ces systèmes est essentiel pour se conformer aux lois et réglementations fiscales.
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Numéro de problème 3 : Santé et sécurité
La protection de la santé et de la sécurité des employés devient de plus en plus complexe pour les entreprises depuis qu’elles travaillent à distance. Même si les employés ne travaillent pas physiquement dans un bureau, l’entreprise est néanmoins responsable de leur santé et de leur sécurité.
Ce que vous pouvez faire :
- Identifier les dangers potentiels et instaurer des mesures pour contrôler et atténuer les risques.
- Établissez une procédure de signalement des blessures ou des incidents et veillez à ce que les travailleurs sachent comment l’utiliser.
- Dispensez des formations en matière de santé et de sécurité et encouragez les employés à prendre les précautions nécessaires.
- Il est également important de faire attention à la santé mentale . Les employeurs doivent veiller à ce que les employés prennent des pauses et des jours de repos.
Numéro de problème 4 : équipement
Les employés doivent disposer des outils et des équipements nécessaires à l’accomplissement de leur travail. Dans certains pays, les employeurs sont tenus de proposer aux employés un remboursement ou une allocation pour les frais engagés dans le cadre du travail à distance.
Ce que vous pouvez faire :
- Fournissez aux employés les ressources nécessaires pour travailler à domicile.
- Lorsque l’entreprise n’est pas en mesure de fournir l’équipement, il est nécessaire d’établir un accord avec l’employé et de rembourser les frais occasionnés.
- Respectez les lois locales en matière de travail à distance qui prévoient une compensation supplémentaire pour les services d’électricité, de téléphone et d’Internet.
Numéro 5 : Propriété intellectuelle
En plus de la protection des données sensibles, les entreprises doivent également accorder une attention prioritaire à la protection du travail effectué par leurs employés, notamment en ce qui concerne les droits d’auteur, les inventions et les dessins. La protection internationale de la propriété intellectuelle (PI) est un facteur clé à prendre en compte lors de l’embauche de travailleurs à distance.
Ce que vous pouvez faire :
- Enregistrez les droits de propriété intellectuelle dans les pays où se trouvent vos employés.
- Ajoutez une clause de non-divulgation dans le contrat de travail et veillez à ce que les clauses soient clairement définies et comprises.
Pour éviter ces problèmes, les entreprises doivent établir et mettre en œuvre une politique officielle de travail à distance.
Politique de travail à distance
Il est essentiel de définir un ensemble de règles et de lignes directrices pour réglementer et gérer les travailleurs à distance.
Une politique de travail à distance doit inclure :
- Les règles de l’entreprise
Le télétravail ne dispense pas les employés des conditions et politiques qui s’appliquent à eux sur le lieu de travail. Pour prévenir toute confusion, il est préférable de l’indiquer clairement dans les directives à distance de l’entreprise. - Attentes professionnelles et performances des employés
Définissez des directives concernant les horaires, les échéances, les rapports et les tâches. Il est également important d’ expliquer comment vous allez mesurer la performance et la productivité, ainsi que les indicateurs qui sont importants pour chaque rôle. - Clauses relatives à la confidentialité des données et à la propriété intellectuelle Assurez-vous que les employés signent un accord de confidentialité et comprennent l’importance de protéger les informations de l’entreprise.
- Rémunération et avantages
Précisez que les employés ont droit aux mêmes rémunération et avantages que sur le lieu de travail. Indiquez également s’il y aura une rémunération supplémentaire pour les frais d’électricité ou d’Internet. - Directives de communication
Assurez-vous que les employés connaissent les outils de communication utilisés par votre équipe. Définissez toutes les attentes en matière de disponibilité en ligne pendant les heures de travail et soulignez l’importance des points et des réunions pour maintenir une communication fluide avec votre équipe.
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En savoir plus : Qu’est-ce qu’un employeur officiel ?
