Les raisons pour lesquelles les employés quittent une entreprise sont nombreuses : ils prennent leur retraite, trouvent un nouvel emploi ou partent involontairement en raison de licenciements ou de cessations d’activité. Quelles que soient ces raisons, les entreprises doivent se préparer à faire de la sortie une transition facile.
La sortie d’un employé fait partie du parcours d’expérience des employés à distance et les entreprises doivent se préparer à l’avance au processus de départ. Cela comprend l’investissement de ressources pour rendre le processus transparent, car le fait de négliger le processus de départ peut endommager la marque de l’employeur longtemps après le départ de l’employé. En fait, selon une enquête menée par Fractl , un tiers des employés américains attendent un mois complet avant de quitter un examen de leur entreprise.
Le départ est aussi important que l’intégration et constitue un élément clé du cycle de l’employé. Muryel Dias, responsable des opérations RH pour l’Amérique du Sud et centrale chez Globalization Partners, déclare : « Le départ commence dès la minute où vous intégrez un employé, et sans un processus de départ approprié, les entreprises peuvent détruire l’expérience globale des employés. » Préparer les départs des employés peut être difficile lorsque vous travaillez dans un bureau, mais dans un environnement de travail à distance, le départ nécessite encore plus de temps et d’attention.
4 raisons pour lesquelles un départ efficace est essentiel pour votre entreprise
Il a été prouvé qu’un processus de départ détaillé et efficace permet une meilleure rétention des talents. Un départ structuré et bien pensé permet également aux équipes RH de faciliter le processus pour les employeurs et les employés.
La création d’un processus de départ est cruciale pour :
#1 : Éviter les problèmes juridiques et financiers
La collecte et la signature de tous les documents nécessaires dans le cadre du processus de départ réduiront le risque de plaintes ou de poursuites de l’employeur. Cela est particulièrement vrai lors des départs involontaires, tels que les licenciements, lorsqu’il existe des lois spécifiques au pays que les employeurs doivent suivre pour s’assurer que leurs actions sont légales.
# 2 : Prévenir les violations de données
Les équipes RH doivent s’assurer qu’elles disposent de suffisamment de temps pour déconnecter les employés du système, désactiver leurs comptes et réduire l’accès aux plateformes et aux informations dont elles n’ont plus besoin. Si les employés ont accès aux données de l’entreprise après leur départ, cela pourrait entraîner la diffusion d’informations confidentielles qui mettent l’entreprise en danger.
# 3 : Améliorer la réputation de l’entreprise
Mettre fin à la relation employé-employeur de la meilleure manière possible garantit que les employés quittent l’entreprise en se sentant respectés et valorisés pour le temps qu’ils ont passé dans l’entreprise. Les opinions des employés ont un impact sur la réputation de l’entreprise. En fait, les évaluations sont importantes pour 95 % des demandeurs d’emploi, ce qui signifie que les évaluations négatives de l’entreprise peuvent affecter les décisions des candidats potentiels quant à leur candidature ou non à un poste.
# 4 : Obtenez des commentaires précieux
Les employés qui quittent volontairement l’entreprise sont une source incroyable de commentaires. Entendre les raisons de leur départ ou simplement leur opinion honnête aidera l’entreprise à s’améliorer à l’avenir.
Selon Snapsurveys, « non seulement les entreprises les plus performantes sont douées pour accepter les commentaires, mais elles demandent également délibérément des commentaires. Et ils savent que le feedback n’est utile que lorsqu’il met en évidence les faiblesses et les points forts. »
Débarquement dans un environnement de travail à distance
Le travail à distance présente de nombreux avantages, mais il peut encore y avoir des inconvénients. Sans la possibilité d’avoir des interactions en face à face, les obstacles à la connexion et à la communication peuvent devenir un énorme défi lorsqu’il s’agit du départ à distance.
« Le manque de proximité physique rend particulièrement important la mise en œuvre d’un processus de départ réfléchi dans lequel une communication claire est essentielle pour établir la confiance et éviter les malentendus au moment du départ des employés », a déclaré Camila Torres, spécialiste RH chez Globalization Partners.
L’objectif de la définition du processus de départ est de créer une transition en douceur pour l’employé et de protéger l’entreprise contre les violations de données et les risques de sécurité.
Facteurs qui définissent le processus de départ
Deux facteurs déterminent les étapes à suivre dans le processus de départ : la raison du départ et le poste de l’employé.
Motif du départ
Selon la raison du départ, certaines étapes du processus peuvent devenir plus importantes que d’autres. C’est pourquoi le processus de départ doit être adapté aux conditions de chaque cas. Il y a quatre raisons principales pour le départ :
1. Démission
Il est important pour les équipes RH de définir un processus qui permet d’éviter les départs imprévus et donne suffisamment de temps pour pourvoir le poste vacant. Les employés doivent recevoir des directives qui établissent les exigences pour assurer une sortie facile. Ces directives peuvent rendre nécessaire un délai de préavis minimum, des notes de transfert, des rapports et un accès aux données.
2. Les équipes RH de retraite
doivent planifier la retraite des employés à l’avance. Ils doivent s’assurer de la conformité aux régimes de retraite et déterminer le paiement final aux employés. Une bonne pratique pour garantir un départ agréable est de donner aux employés à la retraite une fête d’adieu et une reconnaissance appropriées sous la forme d’une récompense ou d’un cadeau, en particulier s’ils travaillent pour l’entreprise depuis longtemps.
3. Le licenciement
des employés est difficile, mais parfois inévitable. Dans ces cas, il est préférable de traiter l’employé avec respect et empathie et de préciser clairement pourquoi il est licencié.
4. Les
licenciements sont l’une des tâches les plus difficiles des RH, et dans ces cas, le processus de départ doit être méticuleusement planifié. L’employé doit recevoir un avis écrit indiquant les faits qui motivent le licenciement et les articles juridiques sur lesquels la société s’appuie pour prendre cette décision afin d’éviter toute question.
Gardez à l’esprit que les composants essentiels de la conformité, tels que les documents requis et la période d’essai, varient selon les pays. Permettre aux employés de dire au revoir à leurs collègues, de répondre à leurs dernières demandes et de montrer une image de l’unité d’entreprise tout au long du processus sont quelques-unes des clés pour assurer un licenciement sans faille.
Selon Dias et Torres, quelle que soit la raison du départ, il est essentiel que les employés se sentent à l’aise. Les RH ne doivent jamais oublier qu’elles ont affaire à des êtres humains, de sorte que l’empathie, la communication et la solidarité sont fondamentales, en particulier lorsque vous avez affaire à un processus de départ à distance.
Il est également essentiel de s’assurer que les employés reçoivent tous les paiements et indemnités de départ auxquels ils ont droit. Les employeurs doivent être conscients que les lois et réglementations locales concernant les indemnités de départ et les paiements pendant les licenciements varient selon le pays ou la région.
Type de poste
Les étapes impliquées dans le processus de départ varient également en fonction du poste occupé par l’employé. Par exemple, le licenciement des employés comptables peut nécessiter une vérification des dossiers financiers avant leur départ, tandis que des contrôles de sécurité peuvent être nécessaires pour que les membres du service informatique les empêchent d’emporter des données sensibles avec eux.
Comment créer un processus de départ à distance efficace
Les équipes RH doivent créer un processus de départ personnalisé en fonction des besoins spécifiques de leur entreprise. Le processus dépendra fortement du type de départ, en particulier si l’employé part volontairement ou involontairement, ainsi que des éléments de base comme la taille de l’entreprise.
Dans un environnement de travail à distance, le processus de départ exige que les entreprises effectuent des communications de base dans un environnement virtuel, ce qui nécessitera probablement de nouvelles étapes et des considérations prudentes. Voici quelques conseils pour vous assurer que le processus de départ à distance est effectué légalement et avec succès.
1. Rédiger un plan de communication
Le processus de départ commence dès que l’équipe RH prend connaissance d’un départ, qu’il s’agisse d’un licenciement ou d’une démission. Il est particulièrement important de rédiger un plan de communication à distance qui décrit comment le reste de l’équipe sera informé. Établir un canal commun pour la communication et planifier des réunions et des appels vidéo à l’avance. Selon Edwina Tan, directrice des opérations mondiales pour la région APAC chez Globalization Partners, il est essentiel de prêter attention au ton utilisé dans les e-mails et les conversations avec les employés.
Le plan doit également tenir compte des clients de l’employé et de la manière de les informer correctement. Ce plan de communication doit contenir des informations claires sur le départ pour éviter les malentendus.
2. Préparer les documents
Les documents pour le départ d’un employé à distance ne sont pas différents du processus pour les départs en face à face, sauf qu’ils doivent être effectués numériquement. Les équipes RH doivent rassembler toute la documentation nécessaire pour s’assurer que tout est en ordre et mené légalement. Il est nécessaire d’examiner les contrats et les accords de non-divulgation pour clarifier les conditions de départ et répondre à toutes les questions. Les RH doivent également préparer des documents concernant les régimes de rémunération, les avantages sociaux, les remboursements et les taxes. Tous ces documents peuvent être partagés par le biais de systèmes de gestion des documents et de signature numérique pour garantir que le processus est fluide et sécurisé.
3. Planifier le processus de transition
L’étape la plus importante à ce stade du processus est de créer un plan pour assurer la transition du travail et des responsabilités après le départ de l’employé à distance. Ce plan doit impliquer des contrôles en ligne réguliers pour examiner le statut des projets, réaffecter les tâches qui ont déjà été commencées par l’employé et mettre en place les bases afin que le nouvel employé puisse reprendre les tâches nécessaires. Les RH doivent être claires avec les équipes concernées sur ce à quoi cette transition ressemblera et sur l’endroit où le travail de l’employé se terminera.
4. Programmer des sessions
de transfert de connaissances en ligne C’est l’une des parties les plus essentielles d’un départ à distance efficace pour les départs volontaires. Pendant les sessions de transfert de connaissances en ligne, les employés quittant l’entreprise partagent des informations avec leurs collègues ou leurs subordonnés directs, et avec le nouvel employé, si possible. Ces informations doivent inclure un enregistrement des responsabilités et des tâches, l’état des projets et l’accès aux informations, aux logiciels et aux documents.
5. Récupérer les actifs
de la société Si la société a fourni des équipements et des actifs aux employés pendant leur mandat, il est important qu’ils soient renvoyés à l’employeur avant le départ. Les équipes RH doivent faire une liste de contrôle numérique et prendre des dispositions pour collecter ces actifs dans les derniers jours avant le départ de l’employé. Cette liste de contrôle peut inclure des éléments tels que des ordinateurs, des téléphones portables, des clés, des badges d’identification et des cartes de crédit d’entreprise et doit être envoyée à l’employé qui quitte l’entreprise avec une lettre de retour numérique des biens de l’entreprise.
6. Supprimer les comptes
utilisateur Le travail à distance exige le partage d’informations en ligne. Par conséquent, les employés ont accès à des outils internes tels que des comptes de messagerie, des lecteurs, des bases de données et des sources d’informations sensibles. La suppression de l’accès des employés à distance à ces informations et la récupération de tout actif numérique, y compris les mots de passe et les codes clés, aident à prévenir les violations de sécurité. Quelle que soit la qualité de la relation employeur-employé, les employés quittant l’entreprise ne doivent pas avoir accès à des informations une fois qu’ils ne font plus partie de l’équipe.
7. Mener un entretien
de départ virtuel Bien qu’applicable uniquement pour les départs volontaires, les entretiens de départ virtuels sont essentiels pour garantir un départ efficace. L’objectif de ces entretiens est d’obtenir des commentaires précieux sur l’expérience des employés au sein de l’entreprise. Ce sera la dernière occasion de laisser aux employés une impression positive avant leur départ. C’est également un excellent moyen de recueillir des informations qui aideront le service RH à prendre de meilleures décisions à l’avenir. Profitez de l’occasion pour mieux comprendre le rôle, leur point de vue sur le travail à distance et leur expérience globale.
La création d’un processus de départ à distance efficace est aussi bénéfique pour les entreprises que pour les employés. Cependant, il peut être difficile de gérer les complexités impliquées dans le départ d’un employé, en particulier lorsque les communications en personne ne sont pas une option.
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