Qu'est-ce qu'un accord sur le traitement des données (ATD) ?​​ 

Principaux enseignements​​ 

• Qu’est-ce que les DPA : Les accords de traitement des données (DPA) définissent la manière dont les responsables de traitement et les traiteurs traitent les données personnelles, y compris la sécurité, la confidentialité et le rôle de chaque partie.​​ 
• Quand un DPA est nécessaire : Les entreprises ont besoin d’un DPA lorsqu’un prestataire tiers traite des données personnelles en leur nom.​​ 
• Pourquoi les DPA sont-ils importants : Les DPA aident les entreprises à définir les attentes concernant la relation de traitement des données.​​ 
• Considérations de conformité : Les entreprises mondiales doivent prendre en compte les lois sur la vie privée, y compris le Règlement général sur la protection des données requirements, lorsqu’elles gèrent leurs relations avec des prestataires tiers traitant des données personnelles​​ 

À mesure que votre entreprise s’étendra sur de nouveaux marchés, vous travaillerez probablement avec un nombre croissant de prestataires tiers qui soutiennent vos opérations. Ces relations impliquent l’accès aux données personnelles, il est donc important de comprendre :​​ 

• • qui peut accéder à ces informations​​ 
  • Comment les tiers le traitent​​ 
  • quelles protections sont en place pour le protéger​​ 

Un accord de traitement des données (DPA) aide à établir les attentes entre les responsables de traitement et les prestataires. Ce contrat légal et contraignant décrit la manière dont les parties gèrent les données personnelles, y compris le champ de traitement des données, les mesures de sécurité et les obligations que chaque partie doit respecter.​​ 

Bien que beaucoup associent les DPA au Règlement général sur la protection des données de l’UE (Règlement général sur la protection des données), d’autres lois sur la vie privée dans le monde peuvent inclure des exigences similaires pour la protection et la gestion des données personnelles. Comprendre quand vous avez besoin d’un DPA peut aider votre entreprise à élaborer des stratégies de protection des données plus solides et à soutenir vos obligations de confidentialité dans les régions où vous opérez. Dans ce guide, vous apprendrez ce qu’est un DPA, ce qu’il implique, quand vous en avez besoin, et bien plus encore.​​ 

Qu’est-ce qu’un accord de traitement des données ?​​ 

Une DPA est un contrat légal entre les responsables de traitement des données et les prestataires de traitement qui définit la manière dont les données personnelles seront traitées. Il explique les responsabilités de chaque partie, notamment :​​ 

• Les types de données personnelles auxquelles le processeur peut accéder : un DPA identifie les informations impliquées dans la relation de traitement et spécifie comment le processeur peut les utiliser.​​ 
• Les mesures de sécurité que le processeur doit suivre : Les accords peuvent détailler les exigences de protection des données, telles que les pratiques de confidentialité, les contrôles d’accès et d’autres garanties.​​ 
• Les devoirs des deux parties : Une DPA établit des attentes claires pour chaque partie tout au long de la relation de traitement, y compris celles liées à la sécurité, la confidentialité et la conformité.​​ 

Les entreprises utilisent les DPA lorsqu’elles collaborent avec des prestataires tiers qui traitent les données personnelles en leur nom, soutiennent diverses activités commerciales et ont besoin d’accéder à des informations personnelles. Exemples :​​ 

• Technologie RESSOURCES HUMAINES : Les plateformes RESSOURCES HUMAINES traitent les informations relatives aux membres de l’équipe, aux candidats et aux activités de gestion du personnel.​​ 
• Sous-traitance de gestion des e-mails : Les prestataires de services de messagerie électronique peuvent traiter les informations de contact et les communications.​​ 
• Comptabilité financière : Les plateformes et fournisseurs comptables peuvent accéder aux documents financiers, aux informations d’employé et à d’autres données commerciales tout en soutenant les opérations financières.​​ 
• Collecte de données ou numérisation : Les prestataires externes peuvent aider à collecter, organiser ou convertir les données en formats numériques plus accessibles.​​ 
• Stockage dans le cloud : Les fournisseurs cloud peuvent stocker des données personnelles et des sauvegardes professionnelles au nom des entreprises et doivent respecter les exigences de sécurité convenues pour protéger ces informations.​​ 
• Soutien à la paie : Les prestataires de paie traitent les informations fiscales sensibles et les salaires Masse nécessaires pour soutenir les paiements et les activités liées aux employés.​​ 
• Plateformes de gestion de la relation client (CRM) : Les fournisseurs CRM peuvent traiter les informations clients pour soutenir les ventes, le service et la communication.​​ 

Une DPA crée une compréhension partagée de la manière dont les activités de traitement vont se dérouler. Il peut identifier la portée de la relation, établir des exigences de sécurité et clarifier comment chaque organisation doit aborder ses obligations en matière de vie privée.​​ 

Pourquoi les DPA sont-ils importants ?​​ 

Un DPA aide les entreprises à mieux comprendre comment les parties partagent les données et à établir leur responsabilité pour les protéger. En établissant des responsabilités avant le début d’une relation contrôleur/traiteur, les entreprises construisent une base plus solide pour gérer les exigences en matière de confidentialité et réduire l’incertitude.​​  

Un DPA peut aider les entreprises à fonctionner plus efficacement lorsqu’elles s’étendent au-delà des frontières en créant des attentes cohérentes quant à la manière dont les tiers gèrent les données personnelles. Plutôt que de remplacer la politique de confidentialité plus large et les obligations de conformité d’une entreprise, une DPA constitue une partie d’une approche plus large pour protéger les données personnelles.​​ 

Comment le Règlement général sur la protection des données affecte les accords de traitement des données​​ 

Le Règlement général sur la protection des données de l’UE met davantage l’accent sur les DPA en établissant des exigences spécifiques pour les accords entre les responsables des droits de données et les traiteurs de données. En vertu de l’article 28 du Règlement général sur la protection des données, les responsables doivent travailler avec des traitants qui offrent des garanties suffisantes pour la protection des données et doivent établir des contrats traitant des responsabilités pour les deux parties.​​ 

Ces exigences s’appliquent lorsque le Règlement général sur la protection des données couvre les activités de traitement. Bien que le Règlement général sur la protection des données soit originaire de l’UE, il peut également s’appliquer aux situations où des entreprises hors de l’UE traitent des données personnelles de personnes dans la région.​​ 

Accords de traitement des données sur la scène mondiale​​ 

Le règlement général sur la protection des données est l’un des cadres de protection des données les plus reconnus au monde. Les entreprises peuvent devoir prendre en compte des engagements contractuels similaires lorsqu’elles travaillent avec des prestataires tiers traitant des données personnelles, même lorsqu’elles n’opèrent pas dans l’UE. Les lois sur la vie privée varient selon les pays, et les obligations d’une organisation dépendent de :​​ 

• • où elle opère​​ 
  • dont les données sont traitées​​ 
  • Quels services il offre​​ 

Savoir quand votre entreprise a besoin d’un DPA peut vous aider à créer des processus plus clairs pour protéger les données personnelles et à soutenir vos besoins en vie privée, où que vous ayez opéré.​​ 

Quand un accord de traitement des données est-il nécessaire ?​​ 

Les DPA sont nécessaires chaque fois qu’une organisation traite des données personnelles au nom d’une autre. En vertu du Règlement général sur la protection des données, les entreprises ont besoin d’un DPA lorsque le partage de données personnelles crée une relation contrôleur-traiteur. Dans ces situations, l’accord aide à définir :​​ 

• • Comment un prestataire peut utiliser ces informations​​ 
  • Quelles protections s’appliquent​​ 
  • Comment les deux parties devraient aborder cet arrangement.​​ 

Quelques exemples courants où les entreprises ont besoin d’un DPA incluent l’utilisation de :​​ 

• • Un fournisseur de paie​​ 
  • une plateforme RESSOURCES HUMAINES​​ 
  • Stockage en nuage​​ 
  • Autres vendeurs technologiques capables de traiter les données des employés, clients ou entreprises​​ 

La DPA définit des attentes claires avant le début du traitement.​​ 

Quand un accord de traitement des données n’est-il pas nécessaire​​  

Toutes les relations impliquant des données personnelles ne nécessitent pas de DPA. Les scénarios courants incluent :​​ 

• Contrôleurs indépendants : Des tiers indépendants peuvent déterminer comment et pourquoi ils traitent les données personnelles. Cela signifie qu’ils opèrent sous leurs propres responsabilités de confidentialité plutôt que d’agir en tant que traiteurs.​​ 
• Prestataires de services professionnels : Certains prestataires, y compris ceux qui proposent des services juridiques, comptables et de conseil financier, ont des responsabilités distinctes en matière de confidentialité et de confidentialité en fonction de la nature de leur activité.​​ 
• Relations d’accès limitées aux données : Un fournisseur peut accéder aux données de manière accessoire sans les traiter au nom d’une autre organisation.​​ 
• Autorités publiques et organismes de régulation : Les entreprises qui traitent des données sous leur propre autorité légale ne peuvent pas opérer en tant que responsables et n’ont pas besoin d’un DPA.​​ 

Lorsque vous déterminez si vous avez besoin d’un DPA, considérez :​​ 

• • qui détermine l’objet du traitement​​ 
  • qui accède à l’information​​ 
  • Quel rôle joue chaque organisation dans la relation​​ 

Comprendre les rôles dans un accord de traitement des données​​ 

Dans une DPA, deux parties jouent des rôles distincts : le contrôleur de données et le traitement de données. Comprendre la différence entre elles peut vous aider à déterminer les devoirs de chaque partie lorsque les données personnelles passent entre deux entreprises.​​ 

Qu’est-ce qu’un responsable de traitement des données ?​​ 

Un responsable de données est une organisation qui détermine pourquoi et comment les données sont traitées. C’est le parti qui décide :​​ 

• • quelles informations il collecte​​ 
  • pourquoi il le collecte​​ 
  • Comment le processeur peut utiliser les données en son nom​​ 

Supposons que votre entreprise agisse en tant que responsable des données lorsqu’elle collecte des informations personnelles auprès de clients, membres d’équipe ou autres parties pour soutenir les activités commerciales. Si vous travaillez avec un prestataire tiers pour traiter ces informations, c’est votre entreprise qui détermine pourquoi le prestataire les traite.​​ 

Qu’est-ce qu’un traitement de données ?​​ 

Un traiteur est l’organisation qui traite les données personnelles au nom du contrôleur. Il ne détermine pas l’objectif du traitement ni la manière dont les données seront utilisées au-delà des instructions du contrôleur. Il doit suivre les instructions spécifiques du contrôleur pour le traitement.​​ 

Un traitement de données peut inclure :​​  

• • Fournisseurs de technologies​​ 
  • Entreprises de services cloud​​ 
  • Plateformes de paie​​ 
  • Autres fournisseurs qui traitent des données personnelles lors de la prestation d’un service​​ 

Leur travail consiste à suivre des instructions de traitement explicites tout en respectant les garanties appropriées.​​ 

Que comprend un accord de traitement des données ?​​ 

Un DPA définit clairement comment les entreprises gèrent les données personnelles lorsqu’un contrôleur travaille avec un traiteur. Les détails exacts peuvent varier selon les lois applicables sur la vie privée. La plupart des DPA traitent des domaines clés liés aux activités de traitement des données, aux mesures de sécurité et aux responsabilités des parties.​​ 

1. Détails sur les activités de traitement des données​​ 

Les DPA aident les deux parties à comprendre quelles informations font partie de l’accord et comment les prestataires peuvent les utiliser. L’accord explique la portée de la relation de traitement et précise ce que le processeur peut faire avec les données concernées.​​ 

Les détails incluent :​​ 

• • Les types de données personnelles soumises à traitement​​ 
  • Les catégories d’individus dont les informations sont traitées​​ 
  • Le but et la nature des activités de traitement​​ 
  • La durée totale de la relation de traitement​​ 
  • Instructions claires sur la manière dont le processeur peut utiliser les données​​ 
  • Exigences pour retourner ou supprimer des données personnelles après la fin de la relation.​​ 

Documenter ces détails aide les entreprises à établir les attentes avant tout traitement de départ. Les parties peuvent utiliser ces détails comme point de référence tout au long de la relation.​​ 

2. Droits, responsabilités et instructions de traitement​​ 

Les accords doivent préciser ce que chaque partie doit faire lors du traitement des données personnelles. Les contrôleurs fournissent des instructions que les processeurs doivent suivre. Les transformateurs doivent effectuer des activités de traitement convenues. Un DPA doit spécifier que c’est le contrôleur, et non le processeur, qui conserve le contrôle sur les données et ce qui leur arrive.​​ 

Les DPA peuvent traiter :​​  

• • Les instructions du contrôleur sur la manière dont le processeur doit utiliser les données​​ 
  • Les responsabilités du processeur lors de l’exécution des activités de traitement​​ 
  • Le droit du contrôleur d’obtenir des informations sur les activités​​ 
  • Les devoirs de chaque partie concernaient la vie privée, la sécurité et la conformité​​ 

Lorsqu’une DPA est correctement préparée, elle peut aider les deux parties à comprendre leurs obligations respectives et éviter toute confusion.​​ 

3. Confidentialité et sécurité​​ 

Les dispositions relatives à la confidentialité et aux mesures de sécurité peuvent fixer des attentes en matière de protection des données personnelles. Un DPA doit spécifier quelles mesures un processeur utilisera.​​ 

Selon les services concernés, les mesures pertinentes peuvent inclure :​​ 

• • Mise en œuvre d’accords de confidentialité pour les personnes ayant accès aux données​​ 
  • Des contrôles d’accès stricts qui limitent qui peut accéder aux informations​​ 
  • Pratiques de chiffrement des données et de pseudonymisation​​ 
  • Processus soutenant la disponibilité, la résilience et la récupération des données​​ 
  • Examens de routine et tests de sécurité​​ 

Les mesures spécifiques incluses dans une DPA doivent refléter le type d’informations impliquées et les risques associés aux activités de traitement.​​ 

4. Exigences pour les sous-processeurs​​ 

Certains processeurs collaborent avec d’autres fournisseurs pour soutenir leurs services. Appelés sous-processeurs, ces entreprises peuvent devoir suivre des exigences supplémentaires. Une DPA doit inclure des instructions pour gérer ces relations et couvrir les règles supplémentaires applicables lorsqu’une autre organisation traite des données personnelles.​​ 

Les dispositions relatives aux sous-processeurs couvrent :​​ 

• • Si les processeurs ont besoin d’autorisation avant d’interagir avec les sous-processeurs​​ 
  • Obligations applicables aux sous-processeurs lorsqu’ils traitent des données​​ 
  • Comment les processeurs surveillent la conformité des sous-processeurs​​ 
  • Comment les processeurs communiquent les changements impliquant les sous-processeurs​​ 

Des exigences claires pour les sous-traiteurs offrent aux contrôleurs une meilleure visibilité sur la manière dont les données personnelles circulent à travers un réseau plus large de fournisseurs de services.​​ 

Soutien aux obligations de confidentialité et de conformité​​ 

Enfin, un DPA doit expliquer comment un processeur peut soutenir les responsabilités de confidentialité d’un contrôleur. Les activités du processeur axées sur le support peuvent inclure :​​ 

• • Assistance aux évaluations d’impact sur la protection des données​​  
  • Réponses de soutien aux demandes de données concernées​​ 
  • Fournir les informations nécessaires aux examens et audits de conformité​​ 
  • Assistance à la réponse à la violation​​ 
  • Tenue de registres des activités de traitement lorsque cela est applicable​​ 

Définir ces détails tôt peut aider les entreprises à réagir plus rapidement et plus efficacement en cas de préoccupations liées à la vie privée ou à la sécurité.​​ 

Que se passe-t-il après une violation de données en vertu d’une DPA ?​​ 

Si une violation de données personnelles risque de mettre en danger les droits et libertés des personnes concernées, les entreprises concernées doivent prendre des mesures concrètes et immédiates. Les entreprises doivent informer l’autorité de surveillance compétente dans les 72 heures suivant la prise connaissance de la violation.​​ 

Si la violation présente un risque élevé, les entreprises doivent également en informer ces personnes. Si l’entreprise dispose déjà de protocoles efficaces de réduction des risques techniques et organisationnelles, une notification n’est pas nécessaire.​​ 

Supposons qu’une entreprise utilise un prestataire tiers pour stocker les informations des clients. Si le fournisseur (traiteur) subit un incident de sécurité exposant des données personnelles, il doit en informer l’entreprise (contrôleur) afin que l’organisation puisse évaluer la violation et déterminer les étapes à suivre appropriées.​​  

Selon les circonstances, l’entreprise doit informer les régulateurs, les personnes concernées, ou les deux. La réponse peut dépendre de facteurs tels que :​​ 

• • informations impliquées​​ 
  • Nombre de personnes touchées​​ 
  • Protections déjà en place​​ 

Quels sont les risques de ne pas respecter les exigences de la DPA ?​​ 

1. Lorsque les lois sur la vie privée exigent que les entreprises disposent d’un accord de traitement des données, ne pas en mettre en place un peut créer des risques de conformité. Selon le Règlement général sur la protection des données, les responsables de traitement et les traitants peuvent faire l’objet de sanctions s’ils ne respectent pas les obligations de protection des données, y compris les exigences relatives aux accords entre les responsables de la charge.​​ 
2. Si une violation de données survient et que les régulateurs constatent qu’une organisation n’est pas conforme, ils peuvent prendre des mesures de contrôle. Les actions potentielles peuvent inclure :​​ 
   
   • • Un avertissement ou une réprimande formelle​​ 
     • Restrictions temporaires ou permanentes sur les activités de traitement des données​​ 
     • Amendes administratives pouvant atteindre 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel mondial total de l’entreprise, selon la date la plus élevée​​ 
3. Les conséquences spécifiques dépendent de la nature de la violation, de l’impact sur les personnes concernées et de la réponse de l’organisation. Dans tous les cas, la non-conformité peut créer des défis opérationnels et réputationnels.​​ 

La gestion des DPA entre plusieurs fournisseurs, juridictions et équipes internes peut créer des défis administratifs supplémentaires pour les entreprises en croissance.​​ 

Sans supervision claire, beaucoup peinent à identifier les lacunes dans leurs pratiques de protection des données et réagissent rapidement lorsque des problèmes de vie privée surviennent.​​ 

Établir une approche structurée des accords de traitement des données peut aider les entreprises à améliorer leur visibilité, à rester cohérentes et à soutenir un développement responsable au-delà des frontières.​​ 

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