טיפים של מומחים לגבי הכלים הטובים ביותר לתמיכה בצוותים גלובליים מרוחקים

כאשר חברות מנסות להסתגל לעולם שלאחר המגפה ולענות על הצרכים המשתנים של הצוות המרוחק שלהן, השקעה בכלים הטובים ביותר היא קריטית. הדבר יבטיח לחברות לשמור על תקשורת ברורה ולעודד שיתוף פעולה הדוק, החיוני לשמירה ולמשיכת כישרונות מובילים המחפשים חוויית עובד חיובית.

למרות שהטכנולוגיה מאפשרת לעובדים לשעבר מבוססי משרד לבצע את אותה עבודה בכל מקום, עם פרודוקטיביות מוגברת, לא כל כלי העבודה מרחוק נוצרים שווים. בואו נסתכל על כמה כלים דיגיטליים חיוניים שיעזרו לעובדים ולצוותים המרוחקים שלכם לשגשג.

מהו האתגר הגדול ביותר של עבודה מרחוק?

אחד האתגרים העומדים בפני צוותים מרוחקים הוא להישאר מחוברים. כדי להתמודד עם זה, חברות חייבות למצוא את הכלים הטובים ביותר ולהשתמש בהם כדי להפוך את שילוב העבודה מרחוק לחלק ככל האפשר.  עם זאת, עבודה מרחוק הובילה לרוויה של שירותי תוכנה. אז, אילו כלים אתה צריך כדי שהצוות המרוחק שלך יוכל לשגשג תוך כדי עבודה במקומות שונים ברחבי העולם? ביקשנו מ-Globalization Partners (G-P) מומחה, סגן נשיא טכנולוגיית מידע סטיבן מקורמק, לדבר איתנו על הבחירות המובילות שלו בנוגע לקישוריות והעצמת צוות מרוחק.

להלן הוא מדגיש כמה מהכלים המרוחקים הטובים מסוגם, מגיוס ועד קליטה ועד שיחות ועידה בווידאו.

מהם הכלים הטובים ביותר לגיוס בניסיון של G-P?

סטיבן: כשמדברים על כלים מרוחקים, חשוב להכיר בהשפעתם ובתועלתם עוד לפני שהעובד מצטרף.

• אנאפלן: לדוגמה, אנו משתמשים ב-Anaplan כדי לספק חיזוי אוטומטי מונחה נתונים המאפשר לנו לתקצב במדויק את צורכי הגיוס שלנו.
• חממה: Greenhouse הוא כלי מרוחק המאפשר לנו לתעד את תהליך הראיון שלנו ולעקוב אחר מסעו של מועמד מתחילתו ועד סופו. מנהלי הגיוס והשותפים שלנו לרכישת כישרונות משתמשים בו כדי לעבוד על כל תפקיד רלוונטי ועל המועמדים לסינון לפני שלב הריאיון. לאחר ביצוע ראיון, המשוב מעובד בחממה, אשר יהיה גלוי לכל הגורמים הפנימיים המתאימים הקשורים למשרה הפתוחה.
• Crosschq: Crosschq משמש כאשר החלטנו על מועמד, ואת ההפניות של המרואיין המוצלח צריך לבדוק. Crosschq היא דוגמה מצוינת לכלי מקוון שהחליף את שיחת הטלפון המסורתית כדי לקבל משוב רלוונטי על מועמד. זה מאפשר לשופט לקחת את זמנו לתת את המשוב ולעשות זאת בקצב ובלוח הזמנים שלהם, ומאפשר למשוב שלהם להיות מדויק ובעל ערך רב יותר.
• DocuSign : DocuSign הוא כלי מרוחק סופי ששווה להזכיר בתהליך הגיוס. לאחר ביצוע הצעה וקבלתה, החוזה מונפק לעובד הפוטנציאלי. DocuSign מאפשר למועמד הנבחר לחתום על החוזה שלו מרחוק ולהחזירו למנהל הגיוס בלחיצת כפתור.

איזה סוג טכנולוגיות מסייעות בקליטה מרחוק?

סטיבן: חלק חיוני בבניית כל צוות מרוחק הוא בעל מערכת ניהול למידה יעילה. ב G-P , אנו משתמשים Lessonly.

להיות חברה ראשונה מרחוק פירושו שכל העובדים החדשים בדרך כלל מתחילים את חייהם ב-G-P מהמשרד הביתי שלהם. לכן, LessOnly ממלא תפקיד מכריע בעזרה להבין:

• החברה כולה
• המחלקה הרלוונטית שלהם
• מדיניות ונהלי החברה
• תרשימים ארגוניים
• בנוסף, כל הכלים המרוחקים השונים בפעולה

LessOnly הוא המפתח לקליטת העובדים שלנו בהצלחה. המנהל הרלוונטי ואנשי משאבי אנוש עובדים בשיתוף פעולה הדוק עם העובד החדש כדי לקבוע כל מודול הדרכה של Lessonly במהלך השבועיים הראשונים של הקריירה החדשה שלהם ב-G-P .

אילו כלים דיגיטליים מסייעים בביצוע סקירת ביצועים מרחוק?

סטיבן:  בעת ניהול צוות מרוחק, חיוני שיהיה לך כלי בארסנל שלך המספק לעובד גישה קבועה ומובנית למנהל שלו. 15Five מאפשר לעובדים לבצע עדכון בכל שבוע על פעילותם ולהדגיש מה הם מתכננים להשיג במהלך שבעת הימים הבאים. בנוסף, הם יכולים לעקוב אחר התקדמותם לעבר המטרות האישיות, המחלקתיות ומטרות החברה שלהם.

שוב, בחברה ראשונה מרחוק כמו G-P, כלי כמו 15Five הוא דוגמה מצוינת של איך לשמור על כולם מחוברים, הן למעלה והן למטה שרשרת הפיקוד. כמובן, מנהל צריך גם לנהל 1:1 פגישות לפחות פעם בשבוע ולספק עדכונים לצוות שלו.

אבל העבודה היא תמיד כל כך עסוקה, והזמן נוטה לעוף על ידי. 15Five מקדם תקופה אוטומטית של השתקפות בדרך כלל בסוף השבוע, שבו אנו יכולים לשקול את המטרות שלנו וכיצד נפגוש אותם בשבוע הבא. ברור שזה מאוד חשוב.

ומה לגבי כלים לניהול פיננסי?

סטיבן: השקנו את Workday ב-G-P ביולי השנה. Workday היא מערכת ניהול ההון האנושי והפיננסי העיקרית שלנו בשילוב. זהו למעשה הכלי שלנו לתכנון משאבים ארגוניים.

בעבר היו לנו מספר יישומים נפרדים שביצעו את המשימות האלה. מאז פריסת Workday, איחדנו את כל אלה תחת מטריה אחת.

לסיכום, Workday משמשת כמקור רשומה עבור עובד במונחים של חגים, הוצאות, שכר וכל מיני מידע על משאבי אנוש. הוא משמש גם כמקור פיננסי לשיא בהפקת סדרת הספרים הפיננסיים שלנו בכל חודש בשנה.

מהו הכלי הטוב ביותר לשיחת ועידה בווידאו?

סטיבן: G-P משתמש בזום לפגישות הווידאו שלנו. הוא משמש הן פנימית והן עם שותפים חיצוניים. אנו משתמשים ב- Zoom עבור כל פגישות הוועידה שלנו, אירועים משמעותיים, וובינרים וכו', ותמיד הוכיחו את עצמם כהצלחה משמעותית.

מהו כלי התקשורת הטוב ביותר עבור צוותים מרוחקים?

סטיבן: בנוגע להודעות מיידיות, Slack הוא כלי שיתוף הפעולה המוביל המועדף על ידי עמיתים ב- G-P . מניסיוננו, Slack מצטיין בפעילות שיתופית בין יחידים וצוותים. ל-Slack יש הזדמנויות שונות לשיתוף פעולה ותקשורת, החל מערוצים כלליים ועד לערוצי פרויקט ספציפיים ועד לערוצי צוות ועד להודעות ישירות אישיות בין עמיתים.

מה עדיף עבור תיעוד ואחסון קבצים?

סטיבן: אנו משתמשים בכלים רבים לאחסון קבצים מובנה, מ- Confluence ו- SharePoint ל- OneDrive . SharePoint ו- OneDrive הם חלק 365 מחבילת המוצרים של Microsoft ודורשים היכרות מועטה.

המפגש הוא חלק מחבילת המוצרים האטלאסית. אנו משתמשים ב-Confluence ב-G-P כפורום תיעוד אד הוק שהוא גמיש מאוד בהתבסס על דרישות הצוות הספציפי.

באילו כלים מרוחקים משתמש G-P לאבטחת סייבר?

סטיבן: אחת המשימות העיקריות שלי ב-G-P היא ניהול אבטחת מידע. להיות חברה ראשונה מרחוק מביא אתגרים בתחום זה.

כאשר הצוות שלך מבוסס משרד, יש לך שליטה רבה במונחים של אבטחת מידע. אבל מנקודת מבט ראשונה מרחוק, הרשת שלנו היא למעשה כל אחד מבתי 1,300 העובדים שלנו. לכן, זו יכולה להיות סביבה מאתגרת כדי להבטיח שהמשתמשים והמערכות שלנו בטוחים מנקודת מבט של אבטחת מידע. כדי לעזור להשיג זאת, אנו פורסים מספר כלים מרוחקים שיכולים להתריע בפנינו על כל בעיה פוטנציאלית ולאפשר לנו להגיב בהתאם ובדיוק בעת הצורך. אלה כוללים Barracuda, Inky , Crowdstrike , ו Netskope כדי שם כמה.

מלבד חבילת הכלים המרוחקים שעוזרים לנו לשמור על בטיחותנו, חינוך המשתמשים שלנו הוא גם חיוני. אנו מבצעים תרגילי פישינג פנימיים כדי לפתח בגרות במרחב אבטחת הסייבר עבור הצוות שלנו. אנו בונים מודעות באמצעות תוכניות הכשרה הזמינות באופן קבוע ב-LastOnly ובאמצעות Knowbe4.

האקרים יכולים לפעול יחד, כדי לנטרל זאת, חיוני שצוות החברה יעבוד יחד גם כן – צריך רשת כדי לנצח רשת.

בניית צוות גלובלי מרחוק היום

בעת בניית צוות מרוחק, קשה יותר להבטיח שכולם יישארו מחוברים. אבל כאשר אתה מיישם את התקשורת הטובה ביותר וכלים דיגיטליים, אתה יכול להבטיח כי בסיס מוצק הוא במקום. כאשר הם מסופקים עם הכלים הנכונים לעבודה משותפת, צוות מרוחק הגדיל את הפרודוקטיביות בהשוואה לצוות הפנימי, אשר מוסיף למסע המוצלח של החברה.

לקבלת טיפים ואסטרטגיות אחרים, הורד את הספר האלקטרוני שלנו, המדריך המלא לבניית צוות גלובלי מרוחק, כדי ללמוד:

• איך למצוא את הכישרון הבינלאומי הטוב ביותר
• כיצד ליצור מערכת יעילה לניהול מרחוק.
• כיצד להגביר את הפרודוקטיביות על ידי בניית תרבות עבודה מוצקה שתאפשר לחברה שלך לצמוח מרחוק.