15 אסטרטגיות לשיפור התקשורת עבור צוותים מרוחקים

עבודה מרחוק מאפשרת  לצוותים  לשתף פעולה בין גבולות. אבל  תקשורת יכולה להיות אתגר עצום עבור כוח עבודה מרוחק. עם  מעסיק הטוב מסוגו של שיא (EOR) במקום - ואסטרטגיית תקשורת טובה - אתה יכול לספק  חוויה מחוברת לצוותים הגלובליים  שלך. 

בואו נבחן אסטרטגיות מפתח לשיפור התקשורת של עובדים מרחוק היום.

מדוע אסטרטגיות תקשורת חיוניות לצוותים מרוחקים?

עם חברות רבות המאמצות מודלים של עבודה היברידית והסדרים גמישים, עבודה  מרחוק כאן כדי להישאר.מעבר  זה לצוותים  מפוזרים עלול להקשות על בניית קשרים משמעותיים. לדברי Gallup, עובדים מרוחקים לחלוטין נוטים  יותר להרגיש בודדים מאשר עובדים היברידיים או באתר. לכן תקשורת צוות  יעילה חיונית למורל העובדים ולהצלחה העסקית.

להלן מספר דרכים שבהן אסטרטגיית תקשורת חזקה יכולה להגביר את הביצועים עבור צוותים מרוחקים:

• משפר את תחושת הקהילה: קרן תקשורת מוצקה מעודדת שיתוף פעולה, גיבוש צוות ואמון כללי בחברה שלך.

• שומר על מעורבות העובדים: עד 85% מהעובדים אומרים שהם מרגישים יותר מוטיבציה כאשר הם מתעדכנים באופן קבוע לגבי חדשות ומידע של החברה. תקשורת פתוחה יכולה לגרום לחברי הצוות להרגיש נוח יותר לשתף רעיונות ודעות.

• ביצועים גבוהים יותר: עובדים שמרגישים תחושת שייכות בעבודה הם בעלי סיכוי גבוה פי 4.4 להיות בריאים נפשית, וזה המפתח לרווחתם הכללית ולפרודוקטיביות שלהם.

• מקדם חדשנות: שיתוף פעולה במקום העבודה מעורר השראה לרעיונות חדשים שיכולים לשפר את איכות העבודה. תקשורת ברורה מקלה על כל חוסר הבנה וחוסר הבנה כדי לשמור על פרויקטים על המסלול.

• מטפחים קשר בין-תרבותי: על פי דו"ח מגמות כוח העבודה העולמי לשנת 2025, מנהיגים אומרים ששמירה על תרבות החברה באזורים שונים היא אתגר מרכזי בבניית צוותים גלובליים. תקשורת חזקה בין כל העובדים הגלובליים, כולל 1099 עובדים וחברי צוות מרוחקים, היא המפתח ליצירת כוח עבודה מוצלח.

15 שיטות עבודה מומלצות לתקשורת מרחוק עבור צוותים גלובליים

כ-14% מהעובדים בארה"ב עובדים מרחוק. 75% מהעובדים שיכולים לעבוד מהבית עושים זאת חלק מהזמן. הפורום הכלכלי העולמי צופה 92 מיליון משרות מרוחקות לחלוטין עד שנת 2030. כאשר חברות ועובדים מתרחקים מהגדרות משרד מסורתיות, חיוני להתאים שיטות תקשורת.

בואו נבחן 15 אסטרטגיות תקשורת עבור צוותים מרוחקים.

1. בניית ערוצי תקשורת מרכזיים

הצעד הראשון בבניית אסטרטגיית תקשורת מוצלחת הוא לדעת אילו ערוצים פועלים בצורה הטובה ביותר עבור עובדים מפוזרים. כלים המייעלים תקשורת בכתב מסייעים לחברי הצוות להגיב באופן מיידי להודעות ובקשות.

פלטפורמות כמו Slack, Microsoft Teams ו-Discord יכולות להועיל לתקשורת מרחוק. לדוגמה, עובדים המשתמשים ב-Slack יכולים לשלוח הודעות מיידיות, לשתף מסמכים ולשלב את פתרונות ה-CRM וניהול הפרויקטים שלהם כדי לשפר שיתוף פעולה מרחוק.

2. קבע ציפיות ברורות וקבע נורמות

היו פתוחים והגדירו ציפיות כדי להעניק לעובדים מרחוק הבנה ברורה של תפקידיהם, תחומי האחריות שלהם ותנאי ההעסקה שלהם. המחקר שלנו מצא כי 30% מהעובדים מהססים לעבוד עבור חברות גלובליות מכיוון שהשיקולים המסיים והמשפטיים אינם ברורים להם. תקשורת ברורה מטפלת בחששות, מקדמת אחריות ומתאימה את המאמצים ליעדים ארגוניים. 

תאר את יעדי הצוות, תאריכי היעד והתפקידים כדי להבטיח שכולם נמצאים באותו דף. בעוד שתוכנית שיתוף הפעולה שלך עשויה להשתנות בהתאם לצורכי הצוות שלך, הקפד ליצור סביבה שבה כולם מרגישים ששומעים אותם.

3. בצעו צ'ק-אין רגיל

לקיים ישיבות צוות יומיות, שבועיות או אפילו דו-שבועיות כדי לדון בהתקדמות, לטפל בכל מחסומים ספציפיים בפרויקט, ולעדכן את כולם.

האישיות משתנה בהגדרות הקבוצה. חלק מחברי הצוות להוטים יותר לדבר, לשתף את הנושאים עמם הם מתמודדים ולבקש תמיכה, בעוד שאחרים שמורים יותר.

אמפתיה היא המפתח לוודא שלכולם ניתנת ההזדמנות להביע את עצמם. קבע פגישות קבועות של אחד על אחד כדי להקל על כל סוגי האישיות להיפתח.

4. שימו לב לניואנסים בין-תרבותיים

אם אתה עובד מעבר לגבולות, רוב הסיכויים שיש לך צוות מגוון מבחינה תרבותית. צוות בינלאומי הוא נכס לכל חברה. הקפד להכיר בכל הניואנסים התרבותיים של כוח העבודה שלך.

הדרכה וניסיון בתקשורת בין-תרבותית משפרים את שיתוף הפעולה והביצועים של העובדים. אסטרטגיית תקשורת מעוגלת היטב מסייעת במניעת אי הבנות, מבטיחה התאמה של סדרי העדיפויות והיעדים, מקדמת שקיפות, בונה אמון ויוצרת תרבות ארגונית מלוכדת יותר.

בנוסף, אל תשכחו לשקול כיצד תקשורת מילולית עשויה להשתנות בין אזורים שונים. תרבויות מסוימות הן ישירות וגלויות יותר, בעוד שתרבויות אחרות שמורות יותר.

5. קח בחשבון את הנורמות והחוקים המקומיים

בעת בניית צוותים גלובליים, יש לשים לב לחוקים ולנורמות של תעסוקה מקומית. מנהיגים גלובליים אומרים שחוקי תעסוקה (47%) ותקנות מס (47%) הם חסמים מובילים להעסקה בינלאומית.

במקרים רבים, לצוותים הגלובליים שלכם יש חופשות חובה שונות מהצוותים המקומיים שלכם. חקרו זכויות ספציפיות למדינה כדי לעמוד בדרישות. אם אינכם בטוחים מאיפה להתחיל, G-P Gia™ יכול לעזור. קבל תשובות מיידיות לשאלות הציות הקשות ביותר שלך ב-50 מדינות וב-50 מדינות בארה"ב. הבינה המלאכותית הסוכן שלנו יכולה לעזור לך לנווט בחוקי התעסוקה המקומיים, בחופשה הנדרשת ובציות, כך שתוכל להתמקד בבניית אסטרטגיית תקשורת מוצלחת.

6. תעדף זמן לשיתוף פעולה וירטואלי

בעוד שכלי תקשורת אסינכרוניים נהדרים לשיתוף פעולה בין צוותים, אל תסמכו עליהם לחלוטין. 69% מהעובדים מרחוק מדווחים על שחיקה מכלי תקשורת דיגיטליים כמו אפליקציות להעברת הודעות.

תזמן שיתוף פעולה וירטואלי בזמן אמת עבור הצוותים המרוחקים שלך. כלי שיחות ועידה בווידאו בונים יחסי קרבה ומחזקים קשרים בין חברי הצוות. שיחות ועידה בווידאו מאפשרות לעמיתים לעבודה לראות זה את זה, לקרוא את שפת הגוף ולהתחבר מעבר לדוא"ל פשוט.

7. שימו לב לאזורי זמן

עבודה על פני אזורי זמן תוך שיתוף פעולה בזמן אמת יכולה להוות אתגר עבור צוותים מרוחקים. זכור את הבדלי הזמן בעת קביעת פגישות או שליחת הודעות.

כיצד מנהלים יכולים לבנות סביבת צוות שיתופית מבלי לקבוע פגישות יומיות? שים לב היטב למפגש עם cadence. במידת האפשר, קבע פגישות שאינן דורשות מחברי צוות מרוחקים לעבוד מעבר לשעות הרגילות שלהם. קבע סדר יום ספציפי עבור כל פגישה, כולל נקודות עדיפות עיקריות עבור כל הצוותים.

8. הערך את התהליך שלך באופן קבוע

המשוב חיוני לשיפור. קבע פגישות משוב קבועות כדי לדון בביצועים, לספק ולקבל ביקורת בונה, ולטפל בכל בעיה בתהליך.

שקיפות עוזרת לחברי הצוות להבין את נקודות החוזק שלהם ואת תחומי השיפור של החברה שלך.

9. לעודד חוויות של בניית צוות

עודד תמיד תקשורת לא רשמית בין חברי הצוות לצד דיונים כלשהם הקשורים לעבודה. נקודות מגע לא רשמיות אלה בונות מערכות יחסים, מגבירות את המורל ומטפחות תחושה של אחווה בתוך הצוות שלך. להצית שיחות אלה על ידי ארגון חוויות בניית צוות, כמו שוברי קרח וירטואליים, משחקי טריוויה, או פעילויות watercooler. 

10. תעד הנחיות תקשורת ועדכן לעתים קרובות

צור "איך אנו מתקשרים" חי פלייבוק מתי להשתמש בכלים, ציפיות זמן תגובה, עמידה בנורמות, נימוס אזור זמן, וכיצד לטפל בבעיות תקשורת. הקצה בעלים, הוסף יומן שינויים וסקור הצעות עם קלט הצוות. אחסן מסמך זה במאגר הידע שלך לצורך קליטת עובדים חדשים.

השתמש ב-Gia כדי לנסח מסמכי הנחיות תקשורת מקומיים עבור הצוות הגלובלי שלך.

11. הבהר את מטרת כל ערוץ תקשורת

תהליך תקשורת רב-ערוצי פועל רק כאשר לכל ערוץ יש מטרה ברורה. לדוגמה, השתמש בהודעות ישירות כדי לפתור בעיות דחופות ודוא"ל עבור עדכונים כלליים. הגדר ציפיות זמן תגובה עבור כל ערוץ, וערוצי ארכיון שאינך משתמש בהם. השתמש במילות מפתח ותגים לניתוב תקשורת כך שכל חבר צוות יראה רק את ההודעות הדרושות לו.

12. הכן אמנת תקשורת או נוהלי פעולה מקובלים

צור מסמך עם נוהלי הפעולה המקובלים (SOPs) שלך כדי לתאר:

• שעות עבודה

• חלונות הקפת יתר

• אותות זמינות

• ציפיות זמן תגובה

• עמידה בקצב ובסדרי יום

• תקני תיעוד

• תהליכי הסלמה ולוחות זמנים

סטנדרטיזציה של שיטות עבודה עבור צוותים מבוזרים שומרת על תקשורת יעילה בערוצים ובאזורי זמן.

13. השתמש בשיטות תקשורת חזותית

נסה להשתמש בוויזואלים לרעיונות מורכבים, כולל:

• דיאגרמות

• תהליך זורם

• מפות מסע

• סרטוני הדרכה קצרים

• לוחות וירטואליים דיגיטליים לסדנאות

• תוכנת מצגת לנרטיבים של בעלי עניין

תקן תבניות לשם עקביות והוסף טקסט וכתוביות alt לנגישות.

14. עודד משוב ודיאלוג

ספק ערוצים למשוב שגרתי, כגון  סקרים אנונימיים ושעות עבודה פתוחות וירטואליות. כאשר אתה מיישם שינויים בהתבסס על משוב, שתף אותם עם הצוות שלך כדי לעודד דיונים עתידיים ואחריות. 

15. הגדר זרימות עבודה ומינוח משותף

תעד את זרימות העבודה של הצוות שלך, כולל מי אחראי לכל שלב וכמה זמן זה אמור לקחת. צור מילון מונחים משותף המגדיר מונחים טכניים או ראשי תיבות שבהם הצוות שלך משתמש. כמו כן, תקן את האופן שבו אתה קורא לקבצים, ערוצים וכרטיסים כך שכולם יוכלו למצוא אותם בקלות. זה יקטין את הטעויות ויעזור לחברי צוות חדשים לקום במהירות.

שיטות תקשורת מרחוק עם הצוות

שמור על קשר בין חברי הצוות המרוחקים שלך לשיטות כגון: 

• תוכנה שיתופית:כלי ניהול  פרויקטים ושיתוף מסמכים מאפשרים לצוותים לשתף פעולה, לעקוב אחר ההתקדמות ולרכז משאבים.

• כלים לניהול פרויקטים:פלטפורמות  אלה מסייעות לצוותים לארגן משימות, לקבוע מועדי יעד ולנטר אבני דרך בפרויקט.

• מסרים מיידיים:כלי  צ'אט מאפשרים שיחות מהירות ולא רשמיות ופתרון בעיות.

• דוא"ל: דוא"ל חיוני לתקשורת ותיעוד רשמיים.

• שיחות ועידה בווידאו:שיחות  וידאו עוזרות לצוותים להתחבר, לדון בנושאים מורכבים ולהבין זה את זה טוב יותר באמצעות רמזים חזותיים.

• שיחות שמע:שיחות  קוליות נהדרות לשיחות צ'אט מהירות כאשר אין צורך בווידאו.

• שיתוף קבצים מבוסס ענן:פתרונות אחסון  בענן מאפשרים לחברי הצוות לגשת, לערוך ולשתף מסמכים מכל מקום.

• הקלטות: הקלטת פגישות ומצגות מאפשרת לחברי צוות נעדרים להתעדכן ומספקת התייחסות לסקירה עתידית.

בנו את הצוות הגלובלי שלכם עם G-P™

תהליכים עקביים הם אבן הפינה של תקשורת יעילה בין צוותים גלובליים. מוצרי ההעסקה הגלובליים ופתרונות ה-EOR שלנו המופעלים על ידי בינה מלאכותית עוזרים לך לבנות את הבסיס הזה על ידי הנפקת חוזים מקומיים, מתן חוויית קליטה חלקה, ניהול שכר והטבות והתאמת התגמול לדרישות הציות המקומיות. 

תוכל להשתמש ב-Gia, סוכן משאבי האנוש הגלובלי שלנו, כדי לנסח ולבחון מסמכי משאבי אנוש התואמים באופן מקומי כדי למטב את אסטרטגיית התקשורת שלך, כגון:

• מכתבים וחוזים להצעת תעסוקה

• קליטת מכתבי קבלת פנים

• מכתבי סיום

• הודעות על צעדים משמעתיים

• הודעות מדיניות ועדכונים

• מדריכי עובדים

• תזכירים פנימיים

• מכתבי קידום מכירות

• הודעות על הרשמה או שינוי הטבות

• תקשורת בנושא בטיחות ובריאות

הזמינו הדגמה עוד היום כדי לבנות ולנהל את הצוות הגלובלי שלכם במהירות ובתאימות.

שאלות נפוצות