תאימות בעבודה מרחוק חשובה יותר מאי פעם. מאז תחילת המגיפה, חברות רבות אימצו מדיניות עבודה קבועה המתעדפת עבודה מרחוק שסביר שתהפוך במהירה לנורמה. למעשה, עד 2025, %75 מכוח העבודה יעבוד מרחוק לפחות חמישה ימים בחודש.
בעוד שקיימים מספר חוקים החלים על הסדרים זמניים של עבודה מהבית, מדינות רבות החלו להכניס חקיקה הנוגעת לעבודה מרחוק.
הנה כמה מהנושאים המשפטיים שחברות צריכות לקחת בחשבון כאשר הן פועלות ליישום מדיניות עבודה ראשונה מרחוק תואמת.
בעיה מס' 1: תאימות לנתונים (פרטיות ואבטחה)
תאימות נתונים צריכה להיות בראש סדר העדיפויות של חברות. כשעוסקים במידע רגיש – לרבות מידע של לקוחות – הכרחי להבטיח את פרטיות ואבטחת המידע שעובדים יכולים לגשת אליו ולעשות בו שימוש. בעיה נוספת היא כאשר נתונים מועברים באופן בינלאומי. האם החברה שלכם דואגת לתאימות עם רגולציות האסדרה הכללית להגנה על מידע?
מה אתה יכול לעשות:
- להגדיר מדיניות פרטיות ואבטחה המכסה את תחומי התוכנה, החומרה, המידע והשליטה בגישה.
- בקש מהעובדים להשתמש בשירות Virtual Private Network (VPN) ששומר על אבטחת גלישה באינטרנט, במיוחד עבור עובדים מרוחקים המשתמשים ב-Wi-Fi ציבורי.
- הצפינו מידע חסוי.
- הגדירו אימות דו-גורמי עבור כל מכשיר.
[bctt ציוץ = "בעת התמודדות עם נתונים רגישים - כולל מידע על לקוחות - חיוני להבטיח את הפרטיות והאבטחה של המידע לעובדים יש גישה ושימוש." שם משתמש = "גלובלפיו"]
בעיה מס'2: ציות למשכורות
תאימות שכר היא אתגר נפוץ עמו מתמודדות חברות כאשר יש להן עובדים מרוחקים. חברות חייבות להבין את חוקי ההעסקה והעבודה בכל מדינה שבה הן מעסיקות עובדים כדי להבטיח שהן משלמות לעובדיהן בהתאם לחוקים אלה.
מה אתם יכולים לעשות:
בדקו את הדרישות הנוגעות לדברים הבאים בכל מדינה:
- שכר מינימום. שכר מינימום הוא המשכורת הנמוכה ביותר שמעסיקים יכולים לפצות בה את עובדיהם על פי החוק. הוא משתנה ממדינה למדינה – וממדינה למדינה בתוך ארה"ב – ובזמן שברוב המדינות קיים שכר מינימום, חלק מהמדינות ויתרו על יישום שכר מינימום רשמי. לכן, חיוני לעקוב אחר דרישות השכר במדינה שבה פועלים. חברות שאינן עומדות בדרישות אלה, עלולות להיות חשופות לקנסות ולתביעות.
- חוקי שעות נוספות ושעות עבודה. למרות שישנו תקן לשעות עבודה ברחבי העולם, יש וריאציות במדינות שונות.חוקי העבודה המקומיים קובעים את שעות העבודה המרביות והמינימליות ואת שעות נוספות לעובדים, וחברות חייבות לציית.
- חופשות. חוקי העבודה המקומיים קובעים תוכנית העלים בתשלום משלהם. עלי חופשה שונים באמריקה מאשר באירופה או באפריקה, וכך גם עלי יולדות ואבהות. הישארות על גבי תקנות אלה תמנע מחברות להתמודד עם התחייבויות.
- תדירות התשלום. תדירות השכר מגדירה באיזו תדירות יש לשלם לעובדים (כלומר, מדי שבוע, מדי חצי חודש, מדי חודש) והיא שונה בכל מדינה. חשוב לזכור זאת כדי לציית לתקנות של כל מדינה ולהימנע מבעיות ציות.
- הטבות. העובדים זכאים להטבות חובה מסוימות המחויבות על פי חוקי העבודה במדינתם. אמנם ישנם יתרונות בסיסיים כגון ביטוח לאומי בכל מדינה, רבים אחרים קבעו כי המעסיקים צריכים גם להציע אבטלה והטבות פרישה.
- ביטוח. מדינות רבות מחייבות ביטוח בריאות, ביטוח פרישה וביטוח אבטלה. על חברות לזכור דבר זה כאשר הן מעסיקות עובדים במדינות אלה.
- מיסוי. בחלק מהמדינות יש מערכת מיסוי מורכבת יותר מאשר באחרות. הבנת מערכות אלה היא המפתח לציות לחוקי ותקנות המס.
מצאו מומחים שיעזרו לחברה שלכם להישאר מעודכנת אודות הרגולציות והחוקים המקומיים.
נושא #3: בריאות ובטיחות
הגנה על בריאותם ובטיחותם של העובדים הפכה לקשה יותר עבור חברות מאז המעבר לעבודה מרחוק. עם זאת, גם אם העובדים אינם עובדים פיזית במשרד, החברה עדיין אחראית לשמירה על בריאותם ובטיחותם.
מה אתם יכולים לעשות:
- זהו סיכונים פוטנציאליים ונקטו צעדים לשליטה בסיכון ומיתונו.
- הקימו מערכת לדיווח על פציעות או תקריות, וודאו שהעובדים יודעים כיצד להשתמש בה.
- ספקו הדרכה בנושא בריאות ובטיחות ועודדו את העובדים לנקוט באמצעי הזהירות הדרושים.
- בריאות הנפש גם חשוב לשים לב. על המעסיקים לוודא שהעובדים עושים הפסקות בעבודה ויוצאים לתקופות מנוחה.
בעיה מס'4: ציוד
חשוב לצייד את העובדים בכלים ובציוד ההכרחיים לצורך ביצוע עבודתם. במדינות מסוימות, על המעסיקים לספק לעובדים החזרים או קצבה עבור עלויות שנגרמות בעת העבודה מהבית.
מה אתם יכולים לעשות:
- ספקו את המשאבים להם העובדים זקוקים כדי לעבוד מהבית.
- כאשר החברה אינה יכולה לספק את הציוד, הכרחי ליצור הסכם עם העובד ולהעניק לו החזר עבור כל הוצאה שנגרמה.
- עמדו בחוקי העבודה מרחוק המקומיים הדורשים פיצוי נוסף עבור שירותי חשמל, טלפון ואינטרנט.
נושא #5: קניין רוחני
בנוסף להגנה על מידע רגיש, על החברות גם לתעדף את ההגנה על העבודה שמייצרים עובדיהן, כולל מחברות, המצאות ועיצובים. הגנה על קניין רוחני (IP) בינלאומי היא גורם מרכזי שיש להביא בחשבון בעת העסקת עובדים מרחוק.
מה אתה יכול לעשות:
- רשמו IP במדינות בהן העובדים שלכם ממוקמים.
- הוסיפו סעיף סודיות כחלק מחוזה העסקת העובד וודאו שהמונחים ברורים ומובנים.
כדי להימנע מבעיות אלה, חברות צריכות להקים וליישם מדיניות עבודה רשמית מרחוק.
מדיניות עבודה מרחוק
חשוב ביותר להגדיר מערכת חוקים וקווים מנחים לצורך הסדרת עובדים מרחוק וניהולם.
על מדיניות עבודה מרחוק לכלול:
- כללי החברה
בעבודה מהבית אינם פוטרים עובדים מהתנאים והמדיניות החלים עליהם במקום העבודה. כדי למנוע בלבול, מומלץ לקבוע זאת בבירור במסגרת הקווים המנחים של החברה בנוגע לעבודה מרחוק. - ציפיות בעבודה וביצועי העובד
הגדר הנחיות בנוגע ללוחות זמנים, לוחות זמנים, דוחות ומשימות. חשוב גם להסביר כיצד אתה מתכוון למדוד ביצועים ופרודוקטיביות, כמו גם את המדדים החשובים לכל תפקיד. - סעיפי פרטיות המידע והקניין הרוחני מבטיחים שהעובדים יחתמו על הסכם סודיות ומבינים את חשיבות ההגנה על המידע של החברה.
- תגמולים והטבות
מבהירים כי העובדים זכאים לאותן פיצויים והטבות כמו במקום העבודה. כמו כן, ציינו אם יהיו פיצויים נוספים עבור עלויות חשמל או אינטרנט. - הנחיות תקשורת
מבטיחות שהעובדים מכירים את כלי התקשורת שבהם הצוות שלך משתמש. הגדירו כל ציפיות לזמינות מקוונת במהלך שעות העבודה והדגישו את חשיבות הצ 'ק-אין והפגישות כדי לשמור על תקשורת חלקה עם הצוות שלכם.
בונים צוות בינלאומי מרוחק?
אם אתם זקוקים לעזרה בתאימות עבודה מרחוק, Globalization Partners יכולה לעזור. בתור Employer of Record, אנו לוקחים את אחריות משפטית על חברי הצוות הגלובלי שלכם ומאפשרים לחברה שלכם להעסיק ב-187 מדינות – ללא צורך בהקמת ישות עסקית משפטית.
קרא עוד: מה זה מעסיק?
