נקודות מפתח
- מהם הסכמי עיבוד נתונים: הסכמי עיבוד נתונים (DPA) מגדירים כיצד בקרים ומעבדים מטפלים במידע אישי, כולל אבטחה, סודיות ותפקידו של כל צד.
- מתי נדרש הסכם הגנה על מידע: חברות זקוקות להסכם הגנה על מידע כאשר ספק צד שלישי מעבד נתונים אישיים מטעמן.
- מדוע הסכמי עיבוד נתונים חשובים: הסכמי עיבוד נתונים עוזרים לחברות לקבוע ציפיות ליחסי עיבוד הנתונים.
- שיקולי ציות: חברות גלובליות צריכות לשקול חוקי פרטיות, כולל האסדרה הכללית להגנה על דרישות מידע, בעת ניהול קשרים עם ספקי שירותים צד שלישי שמעבדים נתונים אישיים
ככל שהחברה שלכם מתרחבת לשווקים חדשים, סביר שתעבדו עם מספר הולך וגדל של ספקי צד שלישי שתומכים בפעילות שלכם. קשרים אלה כרוכים בגישה למידע אישי, לכן חשוב להבין:
-
- מי יכול לגשת למידע הזה
- כיצד צדדים שלישיים מעבדים אותו
- אילו הגנות קיימות כדי להגן עליה
הסכם עיבוד נתונים (DPA) מסייע בקביעת ציפיות בין בקרי נתונים למעבדי נתונים. חוזה משפטי ומחייב זה מתאר כיצד הצדדים מטפלים במידע אישי, לרבות היקף העיבוד, אמצעי האבטחה והחובות שכל צד חייב לעמוד בהן.
בעוד שרבים מקשרים את ה-DPA עם האסדרה הכללית להגנה על מידע של האיחוד האירופי (האסדרה הכללית להגנה על מידע), חוקי פרטיות אחרים ברחבי העולם יכולים לכלול דרישות דומות להגנה וניהול של נתונים אישיים. הבנה מתי אתה צריך DPA יכולה לעזור לחברה שלך לבנות אסטרטגיות הגנה חזקות יותר ולתמוך בחובות הפרטיות שלך באזורים שבהם אתה פועל. במדריך זה, תלמדו מהו DPA, מה הוא כרוך, מתי אתם זקוקים לו ועוד.
מהו הסכם עיבוד נתונים?
- סוגי הנתונים האישיים שהמעבד יכול לגשת אליהם: הסכם עיבוד נתונים מזהה את המידע הכרוך ביחסי העיבוד ומפרט כיצד המעבד רשאי להשתמש בו.
- אמצעי האבטחה שעל המעבד לפעול לפיה: הסכמים יכולים לפרט דרישות להגנה על נתונים, כגון נוהלי סודיות, בקרות גישה ואמצעי הגנה אחרים.
- תפקידיהם של שני הצדדים: הסכם DPA קובע ציפיות ברורות לכל צד לאורך מערכת הטיפול, כולל אלו הנוגעות לאבטחה, סודיות ותאימות.
חברות משתמשות ב-DPA כאשר הן עובדות עם ספקים חיצוניים שמעבדים נתונים אישיים בשמם, תומכים בפעולות עסקיות שונות, וזקוקים לגישה למידע אישי. דוגמאות כוללות:
- משאבי אנוש טכנולוגיה: משאבי אנוש הפלטפורמות מעבדות מידע הקשור לחברי חברים, מועמדים ופעילויות ניהול כוח עבודה.
- מיקור חוץ לניהול דוא"ל: ספקי שירותי דואר אלקטרוני יכולים לעבד פרטי קשר ותקשורת.
- חשבונאות פיננסית: פלטפורמות וספקי חשבונאות יכולים לגשת לרשומות פיננסיות, מידע על עובדים ונתונים עסקיים נוספים תוך תמיכה בתפעול הפיננסי.
- איסוף או דיגיטציה של נתונים: ספקים חיצוניים יכולים לסייע באיסוף, ארגון או המרת נתונים לפורמטים דיגיטליים נגישים יותר.
- אחסון ענן: ספקי ענן יכולים לאחסן נתונים אישיים וגיבויים עסקיים מטעם חברות ועליהם לעמוד בדרישות אבטחה מוסכמות כדי להגן על מידע זה.
- תמיכה בשכר: ספקי שכר מעבדים מידע רגיש על מס ופיצוי הנדרש לתמיכה בתשלום ופעילויות הקשורות לעובדים.
- פלטפורמות ניהול קשרי לקוחות (CRM): ספקי CRM יכולים לעבד מידע על לקוחות כדי לתמוך במכירות, שירות ותקשורת.
הסכם עיבוד נתונים יוצר הבנה משותפת של אופן העיבוד. היא יכולה לזהות את היקף הקשר, לקבוע דרישות אבטחה ולהבהיר כיצד כל ארגון צריך לגשת לחובות הפרטיות שלו.
למה DPA חשובים?
הסכם הגנה על מידע (DPA) מסייע לחברות להבין טוב יותר כיצד צדדים משתפים נתונים ולקבוע את האחריות להגנה עליהם. על ידי קביעת תחומי אחריות לפני תחילת מערכת יחסים בין בקר/מעבד, חברות בונות בסיס חזק יותר לניהול דרישות הפרטיות ולהפחתת אי הוודאות.
הסכם הגנה על מידע (DPA) יכול לסייע לעסקים לפעול בצורה יעילה יותר כשהם מתרחבים מעבר לגבולות, על ידי יצירת ציפיות עקביות לגבי האופן שבו צדדים שלישיים מטפלים במידע אישי. במקום להחליף את מדיניות הפרטיות והאחריות הרחבה של חברה, DPA הוא חלק מגישה רחבה יותר להגנה על מידע אישי.
כיצד האסדרה הכללית להגנה על מידע משפיעה על הסכמי עיבוד נתונים
האסדרה הכללית של האיחוד האירופי שמה דגש רב יותר על הסכמי DPA על ידי קביעת דרישות ספציפיות להסכמים בין בקרי נתונים למעבדי נתונים. על פי סעיף 28 של האסדרה הכללית להגנה על מידע, על הבקרים לעבוד עם מעבדים שמספקים ערבויות מספקות להגנה על נתונים וצריכים להקים חוזים שמטפלים באחריות של שני הצדדים.
דרישות אלו חלות כאשר האסדרה הכללית להגנה על מידע מכסה פעילויות עיבוד. בעוד האסדרה הכללית להגנה על מידע שמקורה באיחוד האירופי, היא יכולה לחול גם על תרחישים שבהם חברות מחוץ לאיחוד האירופי מעבדות מידע אישי של אנשים באזור.
הסכמי עיבוד נתונים בזירה הגלובלית
האסדרה הכללית להגנה על מידע היא אחת ממסגרות פרטיות המידע המוכרות ביותר בעולם. חברות עשויות להידרש לשקול התחייבויות חוזיות דומות כאשר הן עובדות עם ספקי צד שלישי המעבדים נתונים אישיים, גם כאשר הם אינם פועלים בתוך האיחוד האירופי. חוקי הפרטיות משתנים בין מדינות, וחובותיו של ארגון תלויות ב:
-
- היכן הוא פועל
- את הנתונים שהוא מעבד
- אילו שירותים הוא מספק
הידיעה מתי החברה שלך זקוקה ל-DPA יכולה לעזור לך ליצור תהליכים ברורים יותר להגנה על נתונים אישיים ולתמוך בדרישות הפרטיות שלך בכל מקום בו אתה עובד.
מתי נדרש הסכם עיבוד נתונים?
הסכמי עיבוד נתונים נחוצים בכל פעם שארגון אחד מעבד מידע אישי מטעם אחר. תחת האסדרה הכללית להגנה על מידע, חברות זקוקות ל-DPA כאשר שיתוף נתונים אישיים יוצר יחסי בקר-מעבד. במצבים אלה, ההסכם מסייע להגדיר:
-
- כיצד ספק יכול להשתמש במידע
- אילו הגנות חלות
- כיצד שני הצדדים צריכים לגשת להסדר.
כמה דוגמאות נפוצות למקרים בהם חברות זקוקות ל-DPA כוללות שימוש ב:
-
- ספק שכר
- פלטפורמת משאבי אנוש
- אחסון ענן
- טכנולוגיות מוכרות אחרות שיכולות לעבד נתוני עובד, לקוח או עסקים
חוק הגנת המידע קובע ציפיות ברורות לפני תחילת העיבוד.
מתי אין צורך בהסכם עיבוד נתונים
לא כל מערכת יחסים הכוללת מידע אישי דורשת הסכם הגנה על מידע. תרחישים נפוצים כוללים:
- בקרים עצמאיים: צדדים שלישיים עצמאיים יכולים לקבוע כיצד ומדוע הם מעבדים נתונים אישיים. משמעות הדבר היא שהם פועלים תחת אחריות הפרטיות שלהם במקום לשמש כמעבדי נתונים.
- ספקי שירותים מקצועיים: לספקים מסוימים, כולל כאלה המציעים שירותי ייעוץ משפטי, חשבונאי ופיננסי, יש אחריות נפרדת בנוגע לסודיות ופרטיות בהתבסס על אופי עסקיהם.
- יחסי גישה מוגבלים לנתונים: ספק יכול לגשת לנתונים באופן אקראי מבלי לעבד אותם מטעם ארגון אחר.
- רשויות ציבוריות וגופים רגולטוריים: חברות המעבדות נתונים במסגרת סמכותן החוקית אינן יכולות לפעול כמעבדות ואינן זקוקות לאישור עיבוד נתונים.
כשאתם קובעים האם אתם זקוקים לאישור הגנה על מידע (DPA), קחו בחשבון:
-
- מי קובע את מטרת העיבוד
- מי ניגש למידע
- איזה תפקיד כל ארגון ממלא במערכת היחסים
הבנת התפקידים בהסכם עיבוד נתונים
בהסכם עיבוד נתונים, שני צדדים ממלאים תפקידים נפרדים: בעל הנתונים ומעבד הנתונים. הבנת ההבדל ביניהם יכולה לעזור לכם לקבוע את חובותיו של כל צד כאשר נתונים אישיים מועברים בין שתי חברות.
מהו בקר נתונים?
בקר נתונים הוא ארגון שקובע מדוע וכיצד נתונים מעובדים. המפלגה היא זו שמחליטה:
-
- איזה מידע הוא אוסף
- למה זה אוסף את זה
- כיצד המעבד יכול להשתמש בנתונים מטעמו
נניח שהחברה שלך פועלת כבקרת נתונים כאשר היא אוספת מידע אישי מלקוחות, חברי צוות או גורמים אחרים לתמיכה בפעילות עסקית. אם אתה עובד עם ספק צד שלישי כדי לעבד את המידע הזה, החברה שלך קובעת מדוע הספק מעבד אותו.
מהו מעבד נתונים?
מעבד הוא הארגון המעבד מידע אישי מטעם הבקר. זה לא קובע את מטרת העיבוד או כיצד ייעשה שימוש בנתונים מעבר להוראות הבקר. עליו לפעול לפי ההוראות הספציפיות של הבקר לעיבוד.
מעבד נתונים יכול לכלול:
-
- ספקי טכנולוגיה
- חברות שירותי ענן
- פלטפורמות שכר
- ספקים אחרים שמעבדים נתונים אישיים בעת מתן שירות
עבודתם כרוכה בקיום הוראות עיבוד מפורשות תוך שמירה על אמצעי זהירות מתאימים.
מה כולל הסכם עיבוד נתונים?
הסכם עיבוד נתונים מגדיר בבירור כיצד חברות מטפלות במידע אישי כאשר בקר עובד עם מעבד. הפרטים המדויקים עשויים להשתנות בהתאם לחוקי הפרטיות הרלוונטיים. רוב הסמכות לעיבוד נתונים עוסקות בתחומים מרכזיים הקשורים לפעילויות עיבוד נתונים, אמצעי אבטחה ואחריות הצדדים.
1. פרטים על פעילויות עיבוד נתונים
הסכמי עיבוד נתונים עוזרים לשני הצדדים להבין איזה מידע הוא חלק מההסכם וכיצד מעבדים יכולים להשתמש בו. ההסכם מסביר את היקף יחסי העיבוד ומפרט מה המעבד רשאי לעשות עם הנתונים המעורבים.
הפרטים כוללים:
-
- סוגי המידע האישי הכפוף לעיבוד
- קטגוריות של אנשים שהמידע שלהם מעובד
- מטרת ואופי פעילויות העיבוד
- משך הזמן הכולל של קשרי העיבוד
- הוראות ברורות כיצד המעבד יכול להשתמש בנתונים
- דרישות להחזרה או מחיקה של נתונים אישיים לאחר סיום הקשר.
תיעוד פרטים אלה עוזר לחברות לקבוע ציפיות לפני תחילת כל עיבוד. הצדדים יכולים להשתמש בפרטים כנקודת התייחסות לאורך כל מערכת היחסים.
2. זכויות, אחריות והוראות עיבוד
הסכמים צריכים לפרט מה כל צד צריך לעשות בעת עיבוד נתונים אישיים. בקרים מספקים הוראות שהמעבדים צריכים לפעול לפיהן. על מעבדים לבצע פעילויות עיבוד מוסכמות. הסכם עיבוד נתונים צריך לציין כי הבקר, ולא המעבד, שומר על השליטה על הנתונים ועל מה שקורה להם.
רשויות הגנת המידע (DPA) יכולות לטפל ב:
-
- הוראות הבקר לגבי אופן השימוש של המעבד בנתונים
- אחריות המעבד בעת ביצוע פעילויות עיבוד
- זכותו של הבקר לקבל מידע על פעילויות
- חובות כל צד נגעו לפרטיות, ביטחון ותאימות
כאשר הסכם הגנה על מידע (DPA) נערך כהלכה, הוא יכול לעזור לשני הצדדים להבין את חובותיהם ולמנוע בלבול.
3. סודיות ואבטחה
הוראות הנוגעות לסודיות ואמצעי אבטחה יכולות לקבוע ציפיות להגנה על נתונים אישיים. הסכם עיבוד נתונים צריך לפרט באילו אמצעים ישתמש מעבד המידע.
בהתאם לשירותים המעורבים, אמצעים רלוונטיים יכולים לכלול:
-
- יישום הסכמי סודיות עבור אנשים הניגשים למידע
- בקרות גישה מחמירות המגבילות את מי שיכול לצפות במידע
- הצפנת נתונים ושיטות פסאודו-ניזציה
- תהליכים התומכים בזמינות נתונים, חוסן ושחזור
- ביקורות שגרתיות ובדיקות אבטחה
האמצעים הספציפיים הכלולים בהסכם עיבוד נתונים צריכים לשקף את סוג המידע המעורב ואת הסיכון הכרוך בפעילויות עיבוד.
4. דרישות למעבדי משנה
חלק מהמעבדים עובדים עם ספקים אחרים כדי לתמוך בשירותיהם. חברות אלו, המכונות מעבדי משנה, עשויות להידרש לעמוד בדרישות נוספות. על מסמך עיבוד נתונים לכלול הוראות לניהול קשרים אלה ולכסות כל כלל נוסף שחלים כאשר ארגון אחר מעבד נתונים אישיים.
הוראות בנוגע למעבד משנה מכסות:
-
- האם מעבדים זקוקים לאישור לפני יצירת קשר עם מעבדי משנה
- חובות החלות על מעבדי משנה כאשר הם מעבדים נתונים
- איך מעבדים מנטרים תת-מעבד תאימות
- כיצד מעבדים מתקשרים עם שינויים הקשורים למעבדי משנה
דרישות ברורות עבור מעבדי משנה מעניקות לבקרים נראות רבה יותר לגבי האופן שבו נתונים אישיים עוברים על פני רשת רחבה יותר של ספקי שירותים.
תמיכה בפרטיות ובהתחייבויות תאימות
לבסוף, רשות המידע הפרטי (DPA) צריכה להסביר כיצד מעבד יכול לתמוך באחריותו של בעל שליטה בנוגע לפרטיות. פעילויות מעבדים המתמקדות בתמיכה יכולות לכלול:
-
- סיוע בהערכות השפעה על הגנת מידע
- תגובות תומכות לבקשות של נושאי נתונים
- מתן מידע הדרוש לתאימות ביקורות וביקורות
- סיוע בתגובה לפריצות
- שמירת רישומים אודות פעילויות עיבוד בכל עת הרלוונטי
הגדרה מוקדמת של הפרטים הללו יכולה לעזור לחברות להגיב מהר יותר וביעילות רבה יותר אם יתעוררו חששות בנוגע לפרטיות או אבטחה.
מה קורה לאחר פרצת נתונים במסגרת חוק הגנת מידע (DPA)?
אם פרצת מידע אישי עלולה להוות סיכון לזכויותיהם וחירויותיהם של האנשים שנפגעו, על החברות המעורבות לנקוט בפעולות ספציפיות ומיידיות. חברות חייבות להודיע לרשות המפקחת הרלוונטית תוך 72 שעות מרגע היותן מודעות להפרה.
אם הפריצה מהווה סיכון גבוה, חברות חייבות להודיע גם לאותם אנשים. אם לחברה כבר יש פרוטוקולים טכניים וארגוניים יעילים להפחתת סיכון, אין צורך בהודעה.
נניח שחברה משתמשת בספק צד שלישי כדי לאחסן מידע על לקוחות. אם הספק (המעבד) חווה תקרית אבטחה שחושפת מידע אישי, עליו להודיע לחברה (המבקר) כדי שהארגון יוכל להעריך את הפריצה ולקבוע את הצעדים הבאים המתאימים.
בהתאם לנסיבות, החברה צריכה להודיע לרגולטורים, לאנשים שנפגעים או לשניהם. התגובה יכולה להיות תלויה בגורמים כגון:
-
- המידע המעורב
- מספר האנשים שנפגעו
- הגנות שכבר קיימות
מהם הסיכונים באי עמידה בדרישות DPA?
- כאשר חוקי פרטיות מחייבים חברות להחזיק בהסכם עיבוד נתונים, אי הקמת הסכם כזה עלול ליצור סיכונים. על פי האסדרה הכללית להגנה על מידע, בקרים ומעבדים עלולים לעמוד בפני קנסות אם אינם עומדים בהתחייבויות הגנת המידע, כולל דרישות הקשורות להסכמי בקר-מעבד.
- אם מתרחשת פרצת נתונים והרגולטורים מגלים שארגון לא עמד בתקנות, הם יכולים לנקוט בפעולות אכיפה. פעולות אפשריות יכולות לכלול:
-
- אזהרה או נזיפה רשמית
- הגבלות זמניות או קבועות על פעילויות עיבוד נתונים
- קנסות מנהליים של עד 20 מיליון אירו או 4% מסך המחזור השנתי העולמי של החברה, לפי הגבוה מביניהם
-
- ההשלכות הספציפיות תלויות באופי ההפרה, בהשפעה על האנשים הנפגעים ובתגובת הארגון. כך או כך, אי ציות לתקנות עלול ליצור אתגרים תפעוליים ותדמיתיים.
ניהול DPA על פני מספר ספקים, תחומי שיפוט וצוותים פנימיים יכול ליצור אתגרים אדמיניסטרטיביים נוספים עבור חברות צומחות.
ללא פיקוח ברור, רבים מתקשים לזהות פערים בנהלי הגנת המידע שלהם ולהגיב במהירות כאשר מתעוררות בעיות פרטיות.
קביעת גישה מובנית להסכמי עיבוד נתונים יכולה לעזור לעסקים לשפר את הנראות, לשמור על עקביות ולתמוך בצמיחה אחראית מעבר לגבולות.
בניית צוותים גלובליים עם G-P
כשאתם בונים צוותים בינלאומיים, פרטיות נתונים היא שיקול חשוב. עבדו עם G-P כדי לתמוך בצרכי התעסוקה שלכם מעבר לגבולות. פלטפורמת שירותי ההעסקה הגלובלית) שלנו (פלטפורמת שירותי ההעסקה הגלובלית) מסייעת לחברות לגייס, לגייס, לנהל ולשלם לאנשי™ מקצוע ברחבי העולם תוך עמידה בדרישות התעסוקה.
קיום תהליכים ומומחיות נכונים יכול לעזור לארגון שלך לנהל שיקולי פרטיות נתונים בזמן שאתה להרחיב. כמעסיק רישום עולמי, G-P עוזר לך לגייס ולשלם לכישרונות במדינות 180+ מבלי להקים גופים מקומיים. אנו מתייחסים ברצינות לפרטיות נתונים, ועוזרים לעסקים כמו שלך לתמוך בתהליכי העסקה בינלאומיים ולנהל דרישות עבודה מקומיות.
ב-G-P, אנו עוזרים לך לייעל את תהליכי הגיוס שלך על ידי שילוב טכנולוגיה עם מומחיות אנושית. באמצעות פלטפורמת™ התעסוקה הגלובלית שלנו (פלטפורמת שירותי ההעסקה הגלובלית), תוכל לגייס ולשלב את חברי הצוות החדשים שלך בצורה יעילה יותר, לחסוך זמן ולפשט את הגישה שלך לצמיחה.
בקש הצעה עוד היום, או צור איתנו קשר כדי ללמוד כיצד G-P יכול לתמוך באסטרטגיית הגיוס הגלובלית שלך.
שאלות נפוצות
מתי אין צורך ב-DPA עבור חברות גלובליות?
אין צורך ב-DPA כאשר צד שלישי לא מעבד נתונים אישיים מטעם החברה. בקרים עצמאיים, ספקי שירותים מקצועיים מסוימים וחברות הניגשות לנתונים במסגרת סמכותן החוקית עשויות להיות בעלות אחריות נפרדת בנוגע לפרטיות. הצורך ב-DPA תלוי בתפקידו של כל צד ובאופן שבו הוא מטפל בנתונים.
בקר לעומת מעבד: איך יודעים מי אתה?
ההבדל בין שני התפקידים נובע ממי שקובע כיצד ומדוע הנתונים מעובדים. בקרים מחליטים על מטרת העיבוד וכיצד נעשה בו שימוש, בעוד שמעבדים מטפלים בנתונים מטעם הבקר תוך ביצוע הוראותיו.
מהו הסכם עיבוד נתונים (DPA)?
הסכם עיבוד נתונים הוא חוזה בין בקר נתונים לבין מעבד נתונים המגדיר כיצד הצדדים יטפלו במידע אישי. הוא מתאר את היקף העיבוד, מכסה את אמצעי האבטחה ומגדיר את תפקידו של כל צד במערכת היחסים.
מתי נדרשת אישור הגנה על מידע (DPA) עבור חברות גלובליות?
חברות זקוקות להסכם עיבוד נתונים (DPA) כאשר הן משתפות נתונים עם צד שלישי שמעבד אותם מטעמן, ובכך יוצרות יחסי בקר-מעבד. פרטי ההסכם יהיו תלויים בחוקי הפרטיות הרלוונטיים, בחברות המעורבות ובאופי עיבוד הנתונים.