Cara Membayar Kontraktor di Inggris Raya

Ada tiga klasifikasi berbeda untuk pekerjaan di Inggris Raya — karyawan tetap, kontraktor independen, dan pekerja. Setiap jenis pekerja dapat menjalankan peran integral dalam operasi Anda, tetapi sangat penting untuk memahami perbedaan di antara mereka sebelum menandatangani kontrak tertulis.

Jika Anda merekrut kontraktor independen di Inggris, Anda harus mempertimbangkan beberapa faktor, termasuk IR35 peraturan baru, untuk menghindari kesalahan klasifikasi. Pelajari lebih lanjut tentang cara mendapatkan kontraktor Inggris dan berbagai opsi untuk membayarnya.

Karyawan vs. kontraktor vs. pekerja

Jika perusahaan Anda ingin memasuki pasar baru, memperluas secara global, atau merekrut secara internasional, metode yang Anda pilih menentukan cara kerja proses dan persyaratan hukum Anda:

• Memasuki pasar baru: Memasuki pasar baru memberi perusahaan Anda akses ke sumber daya baru, insentif keuangan, dan pekerja berbakat dengan pendidikan atau pelatihan khusus. Karena sebagian besar negara memerlukan lokasi fisik di negara pilihan Anda sebelum merekrut di negara tersebut, bermitra dengan Perusahaan Catatan ( Employer of Record atau EOR) dapat mempermudah akuisisi talenta.
• Perluasan secara global: Bagi banyak perusahaan, ekspansi global adalah bagian dari rencana jangka panjang untuk mencapai pengakuan merek internasional dan meningkatkan keuntungan keseluruhan dengan membangun beberapa lokasi yang sukses di berbagai negara. Perusahaan mengandalkan karyawan tetap dan terkadang kontraktor dan pekerja untuk membuat alur kerja yang sesuai dengan kebutuhan khusus industri mereka.
• Merekrut secara internasional: Merekrut secara internasional memungkinkan perusahaan Anda bermitra dengan kontraktor jarak jauh untuk mendapatkan talenta terkemuka di industri yang bebas dari batasan geografis. Di Inggris, proses ini biasanya memerlukan kerja sama dengan agen perekrutan atau perusahaan pengalihdayaan kontraktor untuk menemukan yang paling cocok untuk proyek mendatang Anda.

EOR dapat membantu Anda membangun kehadiran di pasar internasional baru dan mempekerjakan karyawan tetap tanpa memerlukan lokasi fisik atau anak perusahaan lokal.

1. Karyawan

Karyawan di Inggris adalah pekerja penuh waktu dan paruh waktu yang memegang posisi permanen di perusahaan Anda. Ini adalah bagian dari gaji Anda, dan Anda secara hukum diwajibkan untuk berkontribusi terhadap paket tunjangan mereka, termasuk Asuransi Nasional, cuti berbayar, dan skema pensiun, jika berlaku. Buruh dianggap sebagai karyawan jika:

• Anda wajib memberikan pekerjaan kepada mereka, dan mereka wajib menerimanya selama mereka bekerja dengan Anda.
• Perusahaan Anda menentukan cara mereka menyelesaikan tugas yang diberikan, termasuk kapan dan di mana.
• Manajemen memegang kendali atas jadwal, pelatihan, dan pertumbuhan karier karyawan.
• Karyawan dibayar per jam, mingguan, atau bulanan sesuai gaji yang disepakati atau tarif per jam.

Karena karyawan mengandalkan perusahaan Anda untuk pekerjaan, pembayaran, dan tunjangan yang stabil, mereka sering kali loyal dan diberi insentif untuk melakukan tugas yang diberikan dengan baik. Ini adalah pilihan yang optimal jika Anda mencari mitra jangka panjang yang dapat Anda investasikan melalui pelatihan, peralatan, dan pengetahuan yang diperoleh dari waktu ke waktu.

2. Kontraktor

Kontraktor independen — terkadang disebut konsultan, kontraktor wiraswasta, atau kontrak untuk layanan — mungkin atau mungkin bukan merupakan bagian dari entitas bisnis mereka sendiri yang telah didirikan dan melaksanakan proyek untuk perusahaan dengan kontrak jangka waktu tertentu. Perusahaan mengandalkan kontraktor untuk tugas jangka pendek sesuai kebutuhan yang bukan merupakan bagian dari operasi bisnis inti.

Kontraktor dianggap demikian jika mereka:

• Memiliki tanggal mulai dan akhir khusus untuk tugas tersebut
• Tidak memiliki aturan atau manajemen yang sama dengan karyawan, kecuali jika dinyatakan dalam kontrak tertulis
• Bertanggung jawab langsung atas keberhasilan, kegagalan, keuntungan, dan kerugian mereka sendiri
• Bebas untuk terlibat dengan perusahaan lain dalam industri Anda selama mereka memenuhi ketentuan perjanjian larangan pengungkapan (NDA) yang telah disepakati
• Tidak berhak atas tunjangan apa pun, seperti asuransi dan cuti sakit berbayar, dan jumlah pajak mereka tidak dipotong dari gaji mereka
• Bukan merupakan bagian dari penggajian rutin Anda dan dibayarkan per proyek, per jam, atau per perjanjian tetap lainnya

Tergantung dari mana kontraktor berasal, mereka mungkin diwajibkan untuk membayar pajak ganda ke negara tempat mereka bekerja dan negara tempat tinggal mereka secara fisik.

3. Pekerja

Di banyak negara, buruh adalah kontraktor atau karyawan, tergantung pada struktur hubungan dan rincian kontrak tertulis. Inggris menetapkan kategori ketiga: pekerja. Kategori pekerja mencakup semua orang yang tidak memenuhi persyaratan salah satu kategori.

Terkadang disebut pekerja nol jam, pekerja tidak diwajibkan untuk bekerja di perusahaan kecuali mereka memilih demikian. Demikian juga, perusahaan tidak wajib menawarkan pekerjaan kepada mereka. Namun, ketika pekerja setuju untuk bekerja di perusahaan, seperti untuk acara khusus atau jangka pendek, mereka tunduk pada semua pedoman yang sama sebagai karyawan tetap, termasuk upah minimum dan cuti berbayar yang masih harus dibayar. Mereka adalah bagian dari penggajian perusahaan.  Perusahaan mungkin mengandalkan pekerja alih-alih karyawan atau kontraktor untuk acara khusus, saat mereka memerlukan bantuan fisik tambahan, namun tidak harus pekerja dengan keterampilan khusus.

Tempat mempekerjakan kontraktor Inggris

Merekrut kontraktor di Inggris sering kali merupakan bagian penting dari ekspansi ke pasar lokal, karena mereka dapat menawarkan panduan khusus regional untuk melokalkan produk, layanan, dan pemasaran Anda. Anda dapat menemukan kontraktor melalui salah satu cara berikut:

• Lembaga rekrutmen
• Basis data Resume atau CV
• Situs web lepas
• Basis data khusus industri
• Papan pekerjaan virtual
• Media sosial
• Perusahaan alih daya lokal

Keuntungan terbesar bekerja dengan kontraktor adalah memilih orang yang paling memenuhi syarat untuk tugas tersebut. Saat memilih kontraktor untuk proyek, tinjau kualifikasi dan pengalaman mereka secara menyeluruh. Minta untuk melihat contoh pekerjaan sebelumnya dan referensi kontak jika memungkinkan.

Persyaratan hukum untuk mempekerjakan kontraktor Inggris

Baik Anda maupun kontraktor secara hukum diwajibkan untuk menjunjung tinggi segala sesuatu yang disepakati dalam kontrak tertulis. Dalam beberapa kasus, kontraktor mungkin berhak atas perlindungan kesehatan dan keselamatan dasar dan mungkin memiliki hak terhadap diskriminasi. Anda harus mengambil langkah-langkah untuk menghindari kesalahan klasifikasi kontraktor dan menghindari area penting dalam perjanjian Anda, termasuk pedoman pengakhiran dan hak kekayaan intelektual (intellectual property atau IP).

1. IR35 dan kesalahan klasifikasi

IR35adalah perundang-undangan perantara yang bertujuan untuk menghilangkan kemungkinan penghindaran pajak oleh kontraktor independen yang bertindak dalam kapasitas yang sama dengan karyawan standar dan perusahaan yang menggunakannya. Jika perusahaan Anda bersalah karena kesalahan klasifikasi, kontraktor yang salah klasifikasi akan diberi status karyawan dan semua tunjangan yang berhak diterima secara retroaktif. Anda akan diwajibkan untuk memberikan semua kontribusi Bayar Sesuai Penghasilan Anda (Pay As You Earn atau PEMBAYARAN) dan Asuransi Nasional yang diperlukan serta dapat dikenakan bunga dan penalti tambahan atau biaya hukum.

Untuk menentukan apakah Anda terlibat dalam hubungan kontraktor-perusahaan — bukan hubungan karyawan-perusahaan — ajukan pertanyaan berikut:

• Dapatkah individu ini menolak menerima penugasan atau melaksanakan tugas untuk perusahaan saya?
• Dapatkah individu ini menggantikan kontraktor atau subkontraktor lain untuk menyelesaikan sebagian atau semua proyek yang ditugaskan?
• Seberapa besar kendali yang dimiliki perusahaan terhadap jadwal, lokasi, dan metode kerja individu ini?
• Apakah individu ini bertanggung jawab atas komponen inti operasi bisnis?
• Apakah individu ini menerima tunjangan atau penggantian biaya dari perusahaan?
• Posisi apa yang dimiliki individu ini dalam hierarki manajemen?
• Apakah individu ini menerima cuti sakit berbayar, gaji liburan, atau waktu liburan dari perusahaan?
• Dapatkah individu ini bekerja dengan perusahaan, klien, atau pesaing lain dalam industri dan sekitarnya?

Dalam beberapa situasi, IR35 may mewajibkan perusahaan internasional yang berbasis di luar Inggris dengan keberadaan lokal yang terbatas untuk mendaftar PAYE dan mengoperasikan penggajian Inggris, bahkan ketika mempekerjakan kontraktor. Bekerja dengan EOR untuk mengetahui apakah situasi Anda memenuhi syarat untuk pertimbangan khusus.

2. Kontrak tertulis

Kontrak tertulis adalah cara terbaik untuk menetapkan harapan yang jelas bagi hubungan perusahaan-kontraktor Anda dan dapat menjadi bagian penting untuk membuktikan bahwa Anda tidak melanggar IR35, jika Anda diaudit. Perjanjian tertulis harus mencakup:

• Detail tentang proyek, termasuk cakupan dan tugas yang terlibat
• Saat kontrak dimulai dan berakhir, jika ada
• Jumlah kompensasi, frekuensi pembayaran, dan struktur pembayaran
• Siapa yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas mana dan menyediakan sumber daya yang diperlukan
• NDA dan klausul larangan persaingan, jika ada
• Pedoman untuk pemutusan hubungan kerja bersama dan sanksi terkait

Pemilik asli karya, hak cipta, desain, penemuan, atau rahasia dagang biasanya adalah pemilik yang sah, tetapi ketentuan tertentu dapat dinyatakan dalam perjanjian tertulis Anda untuk mengalihkan hak KI tersebut kepada perusahaan.

3. Pemutusan hubungan kerja dan pesangon

Kontraktor bekerja berdasarkan proyek per proyek, jadi biasanya pemutusan hubungan kerja tidak diperlukan kecuali jika kontraktor atau perusahaan gagal menjunjung tinggi bagian dari kontrak tertulis atau perusahaan Anda memutuskan untuk membatalkan proyek atau tugas di tengah kontrak. Perjanjian tertulis Anda harus mencakup bagian tentang kebijakan pemutusan hubungan kerja dan pemberitahuan yang diperlukan. Tergantung pada perjanjian Anda, Anda mungkin masih bertanggung jawab untuk membayar sebagian atau semua setoran yang telah disetujui.

Skema Industri Konstruksi

Pemerintah Inggris memiliki peraturan khusus untuk kontraktor yang bekerja di industri konstruksi, yang dikenal sebagai Skema Industri Konstruksi (Construction Industry Scheme atau CIS). Kontraktor CIS mendaftarkan skema tersebut, memotong uang dari pembayaran subkontraktornya, dan mengirimkannya ke HM Revenue and Customs (HMRC), yang dihitung sebagai pembayaran di muka untuk pembayaran pajak dan Asuransi Nasional subkontraktor tersebut.

Kontraktor mendaftar CIS sebagai kontraktor standar jika mereka membayar subkontraktor untuk pekerjaan dan bisnis terkait konstruksi tetapi tidak melakukan pekerjaan itu sendiri. Subkontraktor mendaftarkan diri jika mereka menyelesaikan pekerjaan konstruksi untuk kontraktor yang mempekerjakan mereka. Kontraktor dapat mendaftar sebagai kontraktor dan subkontraktor.

Praktik dan pertimbangan pajak

Anda tidak membayar kontraktor perorangan melalui PEMBAYARAN kecuali jika Anda ditemukan melanggar IR35. Kontraktor bertanggung jawab untuk menahan dan menyerahkan pajak dan asuransi mereka sendiri, dan mereka mungkin perlu mendaftar untuk Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dalam beberapa situasi. Pembayaran untuk layanan kontraktor independen bukan pendapatan yang akan dilaporkan untuk pajak penghasilan.

Cara kerja penggajian saat membayar kontraktor di Inggris

Mata uang resmi Inggris adalah sterling pound Inggris (GBP). Upah  hidup nasional minimum adalah GBP£8.91, dan harapan industri bervariasi tergantung pada pengalaman dan keterampilan buruh serta permintaan pasar saat ini untuk layanan mereka. Anda dan kontraktor akan menyetujui struktur pembayaran yang nyaman bagi Anda berdua, termasuk:

• Pembayaran di muka: Pembayaran di muka melibatkan pembayaran kepada kontraktor untuk keseluruhan layanan mereka sebelum proyek selesai. Kontraktor dapat menggunakan pembayaran ini untuk menutup biaya peralatan atau sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas, dan hal ini meyakinkan mereka bahwa waktu mereka akan dikompensasi. Pembayaran di muka dapat menimbulkan risiko bagi perusahaan jika kontraktor gagal menjunjung tinggi akhir perjanjian atau produk akhir tidak memenuhi standar. Pastikan untuk menyertakan ketentuan pengembalian dana dalam kontrak tertulis Anda jika menggunakan metode pembayaran ini.
• Pembayaran setelah selesai: Membayar kontraktor setelah proyek selesai adalah cara yang aman untuk melindungi investasi Anda dan memastikan hasil akhirnya memenuhi standar yang telah Anda sepakati. Namun, kontraktor mungkin ingin menyertakan ketentuan tertentu dalam perjanjian tertulis Anda yang meyakinkan mereka bahwa mereka akan menerima kompensasi minimum untuk waktu mereka.
• Pembayaran sebagian: Pembayaran sebagian melibatkan pembayaran deposit kepada kontraktor sebelum proyek dan sisa pembayaran setelah menerima produk akhir atau penyelesaian layanan. Ini adalah cara yang baik untuk melindungi investasi keuangan Anda dan waktu kontraktor. Tetapkan jadwal yang jelas untuk penyelesaian proyek dan pembayaran selanjutnya dalam perjanjian tertulis Anda.

Anda juga dapat memilih antara membayar per proyek atau per jam, tergantung pada perjanjian tertulis Anda dan perkiraan waktu penyelesaian proyek.

1. Mata uang dan nilai tukar

Pound memiliki salah satu volume perdagangan global tertinggi. Nilai tukar dan biaya transfer bervariasi, tergantung pada negara asal Anda, metode pembayaran, lembaga keuangan yang bekerja sama dengan Anda, dan jumlah yang Anda bayarkan.

Untuk referensi cepat nilai tukar saat ini, GBP£1 sama dengan:

• EUR€1.16
• US$1.42
• CNY¥9.07
• MXN$28.37
• INR₹103.31
• JPY¥156.02

2. Metode penanganan penggajian

Beberapa opsi tersedia saat  membayar kontraktor Inggris:

• Transfer kawat: Transfer kawat memungkinkan Anda mentransfer dana secara internasional antar lembaga keuangan. Meskipun ini adalah metode pembayaran yang cepat dan andal, perusahaan Anda akan dikenakan biaya transfer.
• Setoran langsung: Setoran langsung mirip dengan transfer bank tetapi lebih cocok untuk pembayaran berulang karena Anda dapat menentukan tanggal tertentu yang Anda inginkan agar pembayaran Anda disetorkan ke rekening kontraktor. Tergantung pada bank Anda, Anda mungkin masih dikenakan biaya transfer.
• Pemeriksaan kertas: Pemeriksaan kertas dulunya merupakan standar pembayaran tetapi bisa hilang, hancur, atau tertunda saat transit. Di beberapa wilayah, cek kertas mungkin satu-satunya bentuk pembayaran yang diterima untuk layanan kontraktor.
• Money order: Money order adalah cara cepat untuk mengirim dana internasional, tetapi mengharuskan Anda dan kontraktor untuk tinggal di dekat kantor pos atau lembaga keuangan yang mampu memproses pembayaran. Karena alasan ini, metode pembayaran ini kurang nyaman dan lebih memakan waktu daripada opsi lainnya.
• Dompet virtual: Dompet virtual menawarkan solusi pembayaran yang aman dan instan untuk kontraktor internasional. Meskipun Anda masih dikenakan biaya transfer, dana biasanya dilindungi dengan enkripsi virtual.

Mempekerjakan karyawan di Inggris dengan bantuan dari Globalization Partners

Bekerja sama dengan kontraktor internasional di Inggris memberikan alternatif fleksibel bagi karyawan tradisional kepada perusahaan Anda sekaligus memungkinkan Anda memilih kandidat yang paling memenuhi syarat untuk proyek mendatang. Banyak perusahaan mengandalkan kontraktor terampil untuk kebutuhan berbasis proyek dan mempekerjakan karyawan penuh waktu untuk bagian inti operasi sehari-hari.

Jika perusahaan Anda ingin mempekerjakan karyawan di Inggris tanpa mendirikan anak perusahaan, Globalization Partners dapat membantu. Kami adalah EOR global yang menangani semua perekrutan, penggajian, dan manajemen SDM internasional untuk karyawan tetap Anda, termasuk kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan regional, tanpa memerlukan cabang atau entitas setempat.

Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana  solusi komprehensif kami  dapat membantu Anda merekrut talenta terbaik di Inggris dan  meminta peragaan  hari ini.