Saat bisnis Anda berkembang melampaui perbatasan dan batas, kemungkinan Anda telah mengeksplorasi untuk merekrut kontraktor independen. Sementara karyawan penuh waktu mengisi Formulir I-9, kontraktor independen, yang dikenal sebagai 1099 pekerja di A.S., perlu mengisi formulir W-9.
Apa yang dimaksud dengan Formulir W-9? Untuk apa alat ini digunakan? Bagaimana kontraktor independen harus mengisi Formulir W-9? Menavigasi kompleksitas kepatuhan ketenagakerjaan global tidaklah mudah, tetapi dengan panduan dan keahlian dari Pemberi Kerja Catatan (EOR) terbaik di kelasnya, hal tersebut dapat dilakukan.
Apa yang dimaksud dengan Formulir W-9?
Formulir W-9, yang juga disebut sebagai Permohonan Nomor Informasi dan Sertifikasi Wajib Pajak, adalah dokumen pajak oleh Dinas Pendapatan Dalam Negeri A.S. (IRS). Formulir W-9 biasanya digunakan oleh bisnis dan individu yang perlu meminta Nomor Pokok Wajib Pajak (TIN) dari pihak lain untuk tujuan pajak.
TIN digunakan untuk mengidentifikasi individu atau perusahaan yang dapat dikenakan pajak di Amerika Serikat. Nomor Identifikasi Pemberi Kerja (EIN) adalah jenis TIN yang digunakan untuk mengidentifikasi perusahaan, sedangkan Nomor Jaminan Sosial (SSN) digunakan untuk individu.
Formulir W-9 berlaku untuk:
- Pendapatan
- Transaksi real estat
- Bunga hipotek
- Akuisisi atau pengabaian properti berjaminan
- Pembatalan utang
- Kontribusi yang diberikan kepada IRA
Penggunaan yang paling umum adalah ketika perusahaan perlu mengumpulkan informasi dari kontraktor independen atau pekerja lepas untuk melaporkan pembayaran tertentu kepada IRS atas layanan yang diberikan. Selain itu, lembaga keuangan juga dapat menggunakan formulir W-9 untuk memverifikasi identitas pemegang rekening.
Tempat mendapatkan formulir W-9
Anda dapat dengan mudah mengunduh Formulir W-9 langsung dari situs web resmi Internal Revenue Service (IRS). Banyak lembaga keuangan dan bisnis juga dapat menyediakan opsi untuk mengisi formulir W-9 secara elektronik melalui salah satu platform online mereka.
Dengan G-P Contractor, perusahaan tidak hanya dapat melibatkan dan membayar kontraktor di lebih dari 180 negara, dengan cepat dan mudah, tetapi juga mengelola dokumen online termasuk permintaan nomor identifikasi dan sertifikasi wajib pajak.
Selain itu, jika Anda memiliki pertanyaan, G-P Gia™ dapat membantu. Penasihat kepatuhan SDM berbasis AI kami dapat menawarkan wawasan terperinci tentang undang-undang ketenagakerjaan, peraturan pajak, dan tunjangan di lebih dari 50 negara dan 50 negara bagian A.S.
Siapa yang wajib mengisi W-9?
Setiap individu atau entitas yang menerima pembayaran untuk layanan yang diberikan — atau barang yang dijual — mungkin perlu mengirimkan formulir W-9 kepada pembayar. Ini termasuk, namun tidak terbatas pada, kontraktor independen, pekerja lepas, vendor, pemilik tunggal, kemitraan, LLC, perusahaan, wali amanat, properti, dan bahkan individu yang menerima pendapatan sewa.
Secara umum, ada empat keadaan utama ketika perusahaan mungkin mengumpulkan formulir W-9 dari individu:
- Perusahaan merekrut kontraktor independen. Mungkin penggunaan formulir pajak W-9 yang paling umum adalah mengumpulkan informasi tentang pekerja lepas, kontraktor independen, atau individu wiraswasta. Misalnya, jika Anda memanfaatkan G-P Contractor untuk mempekerjakan dan membayar kontraktor untuk proyek desain grafis atau membawa konsultan bisnis wiraswasta, Anda dapat meminta mereka untuk menyediakan formulir W-9 yang telah diisi lengkap sebelum mereka mulai bekerja.
- Perusahaan adalah bank, dan nasabah membuka rekening bank baru. Bank sering kali harus mengirimkan informasi kepada IRS tentang nasabah mereka, seperti jumlah bunga yang diperoleh selama tahun tersebut. Karena alasan itu, bank mungkin meminta W-9 dari nasabah baru. Beberapa bank tidak meminta formulir tetapi meminta nasabah untuk memberikan informasi, seperti Nomor Jaminan Sosial (Social Security Number atau SSN) mereka, saat mereka membuka rekening.
- Pemberi pinjaman telah menangani utang. Jika seseorang memiliki pinjaman dengan pemberi pinjaman dan pemberi pinjaman membatalkan utang, utang yang dibatalkan sering dianggap sebagai pendapatan kena pajak. Pemberi pinjaman harus memberikan informasi kepada IRS dan kemungkinan akan meminta orang tersebut untuk menyerahkan Formulir W-9 untuk mendapatkannya.
- Perusahaan ini adalah perusahaan investasi. Demikian pula bagi bank, perusahaan investasi sering kali akan meminta Formulir W-9 dari klien sehingga dapat memberikan detail kepada IRS tentang dividen atau keuntungan yang diperoleh oleh investor.
Ingat: Mengklasifikasi pekerja dengan benar adalah kunci untuk menjaga kepatuhan. Perusahaan biasanya memotong pajak penghasilan dari karyawan penuh waktu, sedangkan kontraktor independen bertanggung jawab untuk membayar pajak mereka sendiri secara langsung kepada otoritas pajak.
Cara mengisi Formulir W-9
Kontraktor harus mengisi formulir W-9 secara akurat untuk memastikan kepatuhan. Meskipun formulir berasal dari IRS dan digunakan untuk mengumpulkan informasi wajib pajak, individu tidak mengirimkan formulir ke IRS. Sebaliknya, perusahaan Anda harus menyimpannya dalam berkas dan menggunakannya untuk mengisi formulir pajak informasi, seperti 1099 Forms (juga dikenal sebagai Form 1099-NEC).
Instruksi W-9: Cara Mengisi Formulir W-9 |
|---|
| Langkah 1: Nama negara atau nama bisnis. |
| Langkah 2: Tentukan jenis bisnis. |
| Langkah 3: Pilih klasifikasi pajak federal. |
| Langkah 4: Tambahkan TIN. |
| Langkah 5: Masukkan alamat. |
| Langkah 6: Sertifikasi formulir. |
| Langkah 7: Kirim formulir. |
1. Nama negara bagian atau nama bisnis.
Formulir W-9 meminta nama wajib pajak, sebagaimana tertera pada laporan pajak individu. Jika individu wiraswasta atau pemilik tunggal mengisi formulir, mengisi baris 1 adalah hal yang sederhana: Mereka hanya perlu mencantumkan nama mereka pada baris seperti yang tertera pada laporan pajak mereka.
Jika seseorang mengisi formulir untuk kemitraan, perseroan terbatas (LLC), atau jenis korporasi lainnya, maka orang tersebut harus mencantumkan nama badan hukum tersebut pada baris 2. Misalnya, kemitraan atau LLC anggota tunggal akan mencantumkan nama “melakukan bisnis sebagaimana” di sini.
2. Tentukan jenis bisnis.
Jika kontraktor beroperasi dengan nama bisnis tertentu, mereka harus memasukkannya pada baris “Nama bisnis”.
3. Pilih klasifikasi pajak federal.
Kontraktor harus mencentang kotak yang relevan untuk klasifikasi pajak. Beberapa opsi meliputi pemilik perorangan/satu-satunya, korporasi C, korporasi S, kemitraan, trust/estate, atau perseroan terbatas.
4. Tambahkan TIN.
Kontraktor harus menambahkan Nomor Jaminan Sosial (Social Security Number atau SSN) jika mereka adalah individu atau pemilik tunggal.
Apabila bisnis tersebut adalah bisnis, Nomor Identifikasi Perusahaan (EIN) berlaku. Individu yang mengisi W-9 mungkin belum memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (TIN). Tergantung pada status kewarganegaraan atau entitas mereka, mereka dapat mengajukan permohonan TIN dan menulis “yang berlaku” di Bagian I W-9. Mereka akan dikenakan penangguhan cadangan hingga menerima TIN dan mengirimkan pembaruan W-9 kepada pembayar.
5. Masukkan alamat.
Selanjutnya, kontraktor harus memasukkan alamat mereka pada baris “Alamat”. Ini harus menjadi alamat yang terkait dengan TIN mereka.
6. Sertifikasi formulir.
Pekerja harus menandatangani dan membubuhkan tanggal pada formulir di area yang ditentukan untuk menyatakan bahwa informasi yang diberikan akurat.
7. Kirimkan formulir.
Formulir W-9 yang telah diisi harus dikirimkan kepada pemohon yang membutuhkannya untuk tujuan pelaporan pajak.
Untuk menghindari masalah dengan pelaporan atau pembayaran pajak, penting untuk menjamin bahwa semua informasi yang diberikan pada formulir W-9 akurat dan sesuai dengan catatan IRS.
Apa yang dimaksud dengan Bagian I formulir W-9?
Bagian I adalah tempat individu mengisi TIN W-9 mereka. Nomor tergantung pada siapa yang mengisi formulir. Pemilik tunggal dapat menggunakan Nomor Jaminan Sosial (Social Security Number atau SSN) atau Nomor Identifikasi Pemberi Kerja (EIN) mereka jika memilikinya. Jenis entitas lain harus menggunakan EIN mereka.
Beberapa orang mungkin tidak memiliki SSN atau EIN. Misalnya, penduduk asing mungkin tidak memenuhi syarat untuk mendapatkan SSN. Jika demikian, mereka harus memberikan nomor identifikasi pajak individu (ITIN) dari IRS.
Apa yang dimaksud dengan Bagian II dari formulir W-9?
Bagian II dari Formulir W-9 digunakan untuk sertifikasi yang terkait dengan pemotongan cadangan. Penahanan cadangan mungkin diperlukan dalam situasi tertentu di mana IRS mewajibkan pembayar untuk menahan pajak dari pembayaran yang dilakukan kepada penerima pembayaran. Misalnya, jika penerima pembayaran gagal memberikan TIN yang benar atau gagal memberikan sertifikasi TIN.
Pada Bagian II formulir W-9, penerima pembayaran akan menandatangani dan membubuhkan tanggal pada formulir untuk menyatakan bahwa informasi yang diberikan akurat. Jika penerima pembayaran dikenakan penangguhan karena gagal melaporkan semua bunga dan dividen pada pengembalian pajak mereka, mereka harus mencoret Butir 2 dalam sertifikasi sebelum menandatangani formulir.
Apakah ada tenggat waktu untuk mengumpulkan W-9 formulir?
Tidak. Karena IRS tidak mengumpulkan Formulir W-9, tidak ada tenggat waktu yang pasti; namun, praktik terbaik adalah mengumpulkan W-9 yang telah diselesaikan sebelum melakukan pembayaran kepada kontraktor Anda. Ini adalah cara bagi perusahaan Anda untuk mengumpulkan informasi tentang wajib pajak secara efisien dan akurat. Anda mungkin merasa paling mudah meminta profesional menyerahkan formulir kepada Anda saat mereka menandatangani perjanjian kontraktor sebelum mereka mulai mengerjakan proyek.
Meskipun tidak ada tenggat waktu untuk W-9, ada tenggat waktu untuk Formulir 1099. Perusahaan Anda perlu mengirimkan Formulir 1099-NEC kepada kontraktor pada akhir Januari setelah tahun pajak. Karena alasan itu, Anda mungkin ingin kontraktor mengirimkan mereka W-9 kepada Anda sebelum akhir tahun, sehingga Anda memiliki banyak waktu untuk menyiapkan Formulir 1099-NEC IRS.
Libatkan dan bayar kontraktor dengan G-P hari ini.
Lebih dari 80% pemimpin bisnis melaporkan bahwa menemukan talenta terampil di pasar mereka saat ini adalah hal yang sulit. Itulah sebabnya G-P menawarkan solusi cepat dan sesuai bagi perusahaan dalam semua ukuran untuk mempekerjakan karyawan dan kontraktor global, tanpa mendirikan entitas baru.
Produk ketenagakerjaan global dan solusi EOR terdepan di industri G-P memungkinkan Anda untuk merekrut, menerima, dan mengelola tim global sekaligus menyediakan berbagai layanan untuk merampingkan kepatuhan pajak internasional. Didukung oleh basis pengetahuan dan sistem data eksklusif kami, teknologi kami memastikan Anda memiliki jawaban instan dan wawasan ahli untuk membuat keputusan yang matang dan memperluas dengan patuh di lebih dari 180 negara, tanpa mendirikan entitas baru.
KONTEN INI DIBUAT HANYA UNTUK TUJUAN INFORMASI DAN BUKAN MERUPAKAN NASIHAT HUKUM ATAU PAJAK. G-P tidak menawarkan saran atau dukungan untuk pemrosesan atau pengelolaan formulir W-9. Anda harus selalu berkonsultasi dan bergantung pada penasihat hukum dan/atau pajak. Informasi ini bersifat umum dan tidak disesuaikan untuk perusahaan atau tenaga kerja tertentu dan tidak mencerminkan penyediaan produk G-P di yurisdiksi tertentu. G-P tidak memberikan pernyataan terkait keakuratan, kelengkapan, atau ketepatan waktu informasi ini dan tidak memiliki kewajiban yang timbul darinya atau terkait dengannya, termasuk kerugian disebabkan dengan penggunaan atau ketergantungan terhadap informasi.
