Apa yang dimaksud dengan Formulir W-8BEN?

Perusahaan dapat membuka peluang pertumbuhan baru dengan memperluas tenaga kerja global mereka. Faktanya, 81% pemimpin sudah terlibat aktif dalam perekrutan global. Dengan dukungan Perusahaan Catatan (EOR) terbaik di kelasnya seperti G-P, Anda dapat dengan cepat dan patuh merekrut, menerima, dan mengelola tim global, apa pun status entitasnya.

Namun, bekerja sama dengan karyawan internasional juga dapat berarti perusahaan Anda bertanggung jawab untuk memotong semua pajak terkait yang diwajibkan oleh undang-undang pajak setiap negara asing dalam satu tahun kalender. Karena tarif pajak penghasilan bervariasi tergantung pada negara tempat tinggal karyawan, perusahaan di A.S. yang mengisi formulir W-8BEN untuk karyawan internasional mungkin menganggap proses tersebut sulit jika tidak dipersiapkan.

Apa yang dimaksud dengan Formulir W-8BEN?

Formulir W-8BEN adalah formulir pajak Internal Revenue Service (IRS) yang digunakan oleh penduduk pajak non-A.S. atau orang asing non-penduduk untuk menyatakan status luar negeri mereka dan memastikan tarif pemotongan yang benar diterapkan pada pendapatan dari sumber A.S. Formulir W-8BEN adalah singkatan dari Sertifikat Status Asing Pemilik Manfaat untuk Penangguhan dan Pelaporan Pajak Amerika Serikat (Individu).

Penduduk pajak non-A.S. — termasuk karyawan dan kontraktor global — yang memberikan layanan kepada perusahaan A.S. umumnya diwajibkan untuk melengkapi Formulir W-8BEN dan menyerahkannya ke perusahaan perekrutan.

Untuk apa Formulir W-8BEN digunakan?

Untuk perusahaan yang merekrut secara internasional, Formulir W-8BEN memverifikasi status luar negeri individu dan menentukan kelayakan mereka untuk pengecualian pajak atau pengurangan pemotongan berdasarkan perjanjian pajak. Ini juga mengidentifikasi individu yang dikenakan pajak 30% atas berbagai jenis pendapatan yang berasal dari A.S., termasuk pembayaran tetap dan berkala (FDAP) seperti:

1. Minat.
2. Royalti.
3. Anuitas.
4. Sewa.
5. Premi.
6. Kompensasi untuk layanan.
7. Pembayaran pengganti, jika ada.

Tujuan formulir W-8BEN adalah untuk menentukan apakah individu secara hukum dianggap sebagai orang AS — penduduk atau warga negara — dan untuk menetapkan kepemilikan atas pendapatan yang dirujuk dalam formulir. Formulir W-8BEN juga memungkinkan individu dari negara-negara di luar A.S. yang memiliki perjanjian pajak untuk mengklaim pengurangan tarif pemotongan pada pendapatan yang berasal dari A.S.

Apa yang dimaksud dengan tax treaties?

Tax treaty adalah perjanjian antara dua negara yang menentukan bagaimana pendapatan yang diperoleh penduduk satu negara akan dikenakan pajak oleh negara lain. Menurut situs web IRS, jika suatu negara memiliki perjanjian pajak dengan AS, penduduk negara tersebut mungkin memenuhi syarat untuk pengurangan pajak atau pengecualian atas pendapatan yang diperoleh di AS.

Misalnya, karena Kanada dan A.S. memiliki perjanjian pajak, jika perusahaan A.S. mempekerjakan karyawan di Kanada, mereka dapat mengklaim tunjangan sebagai alien non-penduduk (NRA) saat mengajukan pajak. Individu yang tinggal di negara tanpa perjanjian pajak wajib membayar pajak penghasilan dengan tarif standar, tanpa pengurangan.

Perjanjian pajak penghasilan tidak berlaku untuk situasi tempat tinggal ganda — ketika individu adalah penduduk sah di lebih dari satu negara. Namun, penduduk ganda mungkin masih memenuhi syarat untuk menerima beberapa manfaat tax treaty, tergantung pada lokasi mereka.

Negara-negara Dengan Tax Treaty Dengan AS
Armenia Australia Austria Azerbaijan Bangladesh Barbados Belarus Belgia Bulgaria Kanada Tiongkok Siprus Republik Ceko Denmark Mesir Estonia Finlandia Prancis Georgia Jerman Yunani Hongaria	Islandia India Indonesia Irlandia Israel Italia Jamaika Jepang Kazakhstan Korea Kirgizstan Latvia Lituania Luksemburg Malta Meksiko Moldova Maroko Belanda Selandia Baru Norwegia Pakistan	Filipina Polandia Portugal Rumania Rusia Republik Slowakia Slovenia Afrika Selatan Spanyol Sri Lanka Swedia Swiss Tajikistan Thailand Trinidad Tunisia Turki Turkmenistan Ukraina Inggris Uzbekistan Venezuela

Tax treaties dapat berubah seiring waktu. Bagi perusahaan yang merekrut secara internasional, sangat penting untuk tetap mendapatkan informasi tentang undang-undang yang berkembang di negara target mereka. Alat bantu bertenaga AI seperti G-P Gia™ — penasihat kepatuhan SDM global berbasis AI G-P — dapat memberikan panduan ahli tentang undang-undang ketenagakerjaan global di 50 negara dan 50 negara bagian A.S., sehingga mengurangi biaya dan waktu kepatuhan hingga 95%.

Siapa yang menyediakan formulir W-8BEN?

Karyawan internasional dan kontraktor global harus memberikan Formulir W-8BEN kepada perusahaan AS mereka, biasanya selama proses orientasi. Menurut Internal Revenue Service (IRS), karyawan harus memberikan Formulir W-8BEN kepada agen penangguhan atau pembayar jika mereka adalah warga asing yang merupakan pemilik manfaat dari jumlah yang harus ditangguhkan.

Mereka harus menyerahkan Formulir W-8 BEN jika diminta oleh agen penangguhan, baik jika mereka mengklaim pengurangan tarif, atau pengecualian dari, penangguhan atau tidak. Misalnya, W8BEN dapat diselesaikan dan diberikan kepada agen penangguhan atau administrator ekuitas pemberi.

Perusahaan harus mengumpulkan dan memverifikasi keakuratan dan legitimasi formulir yang mereka terima. Namun, formulir W-8 masih dapat valid bahkan dengan kesalahan kecil. Misalnya, jika tanggal tidak tertera pada tanda tangan, perusahaan dapat menambahkan tanggal setelah diterima dan menganggapnya valid sejak saat itu.

Siapa yang perlu mengisi formulir W-8BEN?

Formulir W-8BEN biasanya dilengkapi oleh alien non-penduduk (NRA). Perusahaan yang merekrut secara internasional harus menerima formulir ini dari karyawan internasional atau kontraktor global jika mereka memenuhi kriteria berikut:

1. Mereka adalah warga negara atau penduduk non-AS (NRA).
2. Mereka bekerja untuk perusahaan AS atau mendapatkan pendapatan dari AS.
3. Mereka mengklaim manfaat tax treaty atau potongan yang dikurangi.
4. Mereka memperoleh pendapatan tetap atau berkala dari A.S.

Siapa yang bertanggung jawab untuk menahan pajak penghasilan?

Perusahaan yang membayar penghasilan kepada penduduk pajak non-A.S., yang dikenal sebagai agen penangguhan A.S., bertanggung jawab atas pemotongan pajak pada sumber sebelum membayar individu tersebut. Kegagalan untuk menahan dengan benar dapat mengakibatkan hukuman atau denda ketidakpatuhan. Jika melibatkan beberapa agen penangguhan, pajak hanya perlu dipotong satu kali dari pemilik pendapatan.

Jika perusahaan menahan pajak penghasilan atas nama individu, jangan kirimkan formulir ke IRS setelah diterima. Sebaliknya, mereka harus menyimpan formulir dengan aman dalam catatan mereka selama diperlukan untuk menentukan tanggung jawab mereka.

Cara mengisi Formulir W-8BEN

Saat mengisi Formulir W-8BEN, instruksi bersifat langsung dan disertakan dalam formulir itu sendiri. Untuk melengkapi formulir, karyawan internasional atau kontraktor global harus menyertakan informasi berikut:

1. Nama resmi mereka
2. Tanggal lahir mereka, ditulis dalam format mm-dd-yyyy
3. Negara kewarganegaraan mereka
4. Alamat tempat tinggal permanen mereka di negara tempat tinggal perusahaan mereka
5. Alamat surat mereka jika berbeda dari alamat permanen perusahaan
6. Nomor jaminan sosial (SSN) atau Nomor Identifikasi Pajak Perorangan (ITIN), termasuk TIN Internasional mereka, jika ada
7. Nama negara tempat tinggal mereka untuk tujuan pajak penghasilan negara tersebut, jika berlaku
8. Semua informasi keuangan yang relevan, termasuk pendapatan dan jumlah pembayaran sebelumnya dari pengembalian pajak yang lebih lama.

Apakah ada formulir W-8 lainnya?

Ya, IRS memiliki beberapa formulir W-8, masing-masing berlaku untuk berbagai jenis skenario penangguhan pajak non-A.S. Selain W-8BEN, dokumentasi pajak terkait lainnya meliputi:

• Formulir W-8BEN-E untuk entitas non-A.S. atau entitas internasional, alih-alih perorangan.
• Formulir W-8IMY untuk individu atau entitas yang menerima pembayaran yang dapat ditangguhkan dari penduduk atau warga negara non-A.S. atau entitas flow-through.
• Formulir W-8EXP untuk pemilik manfaat yang ingin mengklaim pengurangan atau pengecualian pajak yang berlaku, termasuk pemerintah non-A.S. dan organisasi bebas pajak.
• Formulir W-8ECI untuk individu atau entitas yang mengklaim pengecualian dari pemotongan pendapatan yang secara efektif terkait dengan pelaksanaan perdagangan atau bisnis di A.S., termasuk mereka yang memperoleh pendapatan dari kegiatan bisnis A.S.

Formulir W-8 vs. Formulir W-9: Apa perbedaannya?

Sementara formulir W-8 berlaku untuk penduduk atau warga negara dan entitas non-pajak A.S. yang memperoleh pendapatan berbasis A.S., formulir W-9 berlaku untuk perusahaan, kontraktor, dan entitas serupa yang beroperasi berdasarkan hukum A.S., termasuk warga negara dan penduduk A.S. Formulir ini dianggap sebagai pengiriman formulir informasi dan tidak kedaluwarsa seperti W-8 formulir.

Menyederhanakan penggajian internasional dengan G-P.

Didukung oleh tim ahli khusus terkait ketenagakerjaan, pajak, tunjangan, dan undang-undang tenaga kerja setempat, solusi Perusahaan Catatan (Employer of Record atau EOR) yang didukung AI dari G-P menangani proses penggajian yang kompleks, memberdayakan bisnis untuk menerima manfaat ekspansi global dengan percaya diri. G-P menyediakan alat bantu dan wawasan yang diperlukan untuk mengatur dan mengelola penggajian untuk karyawan atau kontraktor internasional – tanpa memandang status entitas.

---