Hal-hal penting yang dapat diambil
- Apa Bentuk W-9 : Formulir W-9 digunakan untuk mengumpulkan informasi pajak kontraktor. Ini memungkinkan Anda mengajukan Formulir 1099 yang akurat dan menghindari penalti dan penalti yang mencabar.
- Bagaimana9 Formulir W- dibandingkan dengan bentuk lain: Formulir W-9 hanya untuk pencatatan dan berlaku bagi kontraktor AS. Formulir W-8 ditujukan untuk non-AS. warga. Formulir W-2 digunakan oleh karyawan untuk menyiapkan pajak mereka. 1099 Formulir digunakan untuk melaporkan berbagai jenis pendapatan, seperti pembayaran lain kepada kontraktor.
- Di mana mendapatkan Formulir W-9: Anda dapat mengunduh Formulir W-9 di situs web IRS atau membuatnya bersama G-P Contractor™.
- Siapa yang diwajibkan mengisi W-9: Individu dan bisnis yang bekerja dengan perusahaan Anda, seperti kontraktor independen dan vendor, harus mengisi Formulir W-9.
Mempekerjakan kontraktor independen memudahkan Anda untuk meningkatkan atau menurunkan skala bisnis Anda seiring dengan perubahan kebutuhan Anda. Meskipun kontraktor tidak termasuk dalam daftar gaji perusahaan Anda, Anda tetap perlu mengikuti persyaratan tertentu untuk menggunakan jasa pekerja jenis ini.
Di AS, karyawan penuh waktu mengisi Formulir I-9 , sedangkan kontraktor independen atau pekerja 1099 mengisi Formulir W-9 . Formulir-formulir ini membantu memastikan kepatuhan pajak dan mengurangi risiko denda karena informasi yang salah atau tidak lengkap.
Mari kita uraikan apa itu formulir pajak W-9, kegunaannya, cara mengisinya, dan kesalahan umum yang harus dihindari.
Apa yang dimaksud dengan Formulir W-9?
Formulir W-9 adalah untuk mengumpulkan informasi wajib pajak dari kontraktor independen dan entitas bisnis, sehingga Anda dapat mengajukan pengembalian yang akurat. Anda tidak mengajukan W-9 ke Internal Revenue Service (IRS). Tetapi Anda menggunakan informasi pada formulir ini untuk menyiapkan Formulir 1099 yang Anda kirimkan ke IRS pada akhir tahun.
W-9 mengumpulkan nomor identifikasi pajak (TIN) dari individu dan entitas. Bagi individu, ini biasanya adalah Nomor Jaminan Sosial (SSN), dan bagi bisnis, ini adalah Nomor Identifikasi Pemberi Kerja (EIN).
Catatan: Tidak ada Formulir W-9 untuk karyawan. A W-9 hanya untuk kontraktor atau bisnis independen.
Bagaimana Bentuk W-9 dibandingkan dengan bentuk lainnya
Formulir W-9 untuk bisnis hanya untuk pencatatan. Inilah perbedaan W-9 dengan formulir IRS lainnya:
W-9 vs W-2 Formulir
Sementara kontraktor independen mengisi Formulir W-9, perusahaan melengkapi dan mengirimkan Formulir W-2 ke IRS.
Karyawan menggunakan Formulir W-2 untuk menyiapkan pajak. Sebelum menerima W-2, karyawan perlu mengisi Formulir W-4 dan menunjukkan informasi pajak mereka, status pengajuan pajak, dan pekerjaan lain, jika ada. Anda akan menghitung pajak yang harus dipotong berdasarkan Formulir W-4, sedangkan Formulir W-2 harus mencerminkan pajak-pajak tersebut.
Formulir W-9 adalah untuk menyiapkan Formulir1099 . W-9 berisi nama, alamat, dan TIN kontraktor. Tidak seperti karyawan, kontraktor bertanggung jawab untuk melaporkan dan membayar pajak mereka. Umumnya, tidak ada pemotongan pajak untuk kontraktor, kecuali dalam situasi tertentu, seperti jika mereka gagal memberikan atau mengesahkan TIN yang benar.
W- Bentuk9 vs. 1099
1099 adalah seperangkat formulir IRS yang melaporkan berbagai jenis pendapatan. Perusahaan paling sering menggunakan:
- 1099-NEC: Gunakan formulir ini jika Anda membayar kontraktor independen Anda USD 600 atau lebih setiap tahun.
- 1099-MISC: Gunakanformulir ini untuk melaporkan pembayaran lain-lain, seperti royalti, pembayaran perawatan kesehatan, dan sewa, jika jumlahnya mencapai USD 600 atau lebih per tahun.
Perusahaan Anda bertanggung jawab untuk mengisi dan mengirimkan Formulir 1099 ke IRS. Sebaliknya, kontraktor independen mengisi Formulir W-9, yang akan Anda simpan dalam catatan Anda. Anda hanya memerlukan W-9 Formulir sebagai referensi untuk mengisi Formulir 1099.
W-9 vs W-8 Formulir
Apakah Anda akan menggunakan Formulir W-9 atau W-8 tergantung pada status kewarganegaraan kontraktor independen. W-9 Formulir adalah untuk warga negara AS, sedangkan non-AS warga negara membutuhkan W-8.
Hanya ada satu jenis Formulir W-9. Namun demikian, ada lima jenis Formulir W-8. Formulir yang tepat bergantung pada apakah kontraktor tersebut perorangan atau badan usaha, jenis pendapatan, dan apakah mereka memenuhi syarat untuk perlakuan pajak khusus.
Anda harus mengambil Formulir W-8 sebelum melakukan pembayaran pertama. Sebaiknya formulir W-9 dikumpulkan sebelum kontraktor melakukan pekerjaan apa pun.
Di mana mendapatkan Formulir W-9
Kontraktor dapat mengunduh Formulir W-9 langsung dari situs web IRS. Atau Anda dapat menggunakan G-P Contractor untuk menyederhanakan seluruh siklus hidup perekrutan kontraktor — mulai dari pembayaran hingga mengelola dokumen. Buat Formulir W-9 dengan mudah dan akses semua informasi tenaga kerja Anda di satu dasbor.
Jika Anda menskalakan dan membangun tim global, G-P Gia™, AI agen pertama dari jenisnya untuk SUMBER DAYA MANUSIA, menawarkan wawasan terperinci tentang undang-undang ketenagakerjaan, peraturan pajak, dan tunjangan di lebih dari 50 negara dan semua negara bagian 50 AS.
Siapa yang wajib mengisi formulir W-9?
Individu dan badan usaha tertentu yang menerima penghasilan dari perusahaan Anda perlu mengisi Formulir W-9. Ini termasuk, tetapi tidak terbatas pada, kontraktor independen, vendor, kemitraan, perseroan terbatas (LLC), korporasi, perwalian, dan harta warisan.
Berikut adalah beberapa contoh skenario di mana W-9 diperlukan:
- Anda adalah perusahaan kecil yang merekrut kontraktor di AS. Perusahaan kecil tanpa tim internal besar sering kali mempekerjakan kontraktor independen. Misalnya, jika Anda menggunakan G-P Contractor untuk mempekerjakan dan membayar kontraktor untuk proyek desain grafis, pekerja dapat menggunakan fitur pembuatan formulir W-9 untuk melengkapi formulir sebelum mereka mulai bekerja.
- Anda adalah bank dengan pelanggan yang membuka rekening baru. Bank menggunakan Formulir W-9 untuk mengumpulkan informasi wajib pajak yang diperlukan untuk melaporkan bunga dan penghasilan lainnya ke IRS.
- Anda membatalkan hutang. Hutang yang dibatalkan sering dianggap sebagai penghasilan kena pajak. Formulir W-9 membantu dalam mengirimkan informasi yang diperlukan.
- Anda adalah perusahaan investasi. Anda akan mengumpulkan Formulir W-9 dari pelanggan Anda, dan kemudian melaporkan penghasilan Anda ke IRS pada Formulir 1099 yang sesuai.
Kapan dan mengapa W-9 diminta
Formulir W-9 hanya diperlukan untuk vendor yang Anda bayar jasanya. Hal ini tidak termasuk korporasi, karena mereka biasanya dikecualikan dari pelaporan 1099 . Anda juga tidak memerlukan W-9 untuk vendor mana pun yang Anda gunakan untuk membayar dengan kartu, karena pembayaran tersebut dilaporkan oleh pemroses pembayaran.
Formulir W-9 memungkinkan Anda melaporkan pembayaran kontraktor kepada IRS secara akurat. Meskipun Anda tidak perlu mengarsipkan dokumen ini, menyimpannya di tangan akan mempermudah persiapan 1099 Formulir. Anda juga akan terhindar dari denda karena ketidakpatuhan dan sanksi perdata atau pidana karena gagal mengambil formulir tersebut.
Cara mengisi Formulir W-9
Kontraktor harus mengisi Formulir W-9 dengan akurat untuk memastikan kepatuhan. Mereka dapat mengikuti petunjuk W-9 ini:
- Sebutkan nama kontraktor atau bisnis: Kontraktor mencantumkan nama mereka di 1 Line sesuai dengan laporan pajak mereka. Entitas hukum, seperti kemitraan, LLC, atau korporasi, mencantumkan nama mereka di Line 2, menggunakan informasi "berbisnis sebagai" mereka. Jika kontraktor beroperasi dengan nama bisnis tertentu, mereka harus memasukkan informasi ini pada baris "Nama bisnis".
- Pilih klasifikasi pajak federal: Kontraktor mencentang kotak yang relevan untuk klasifikasi pajak. Beberapa opsi termasuk individu, perusahaan C, perusahaan S, kemitraan, perwalian atau perkebunan, atau LLC.
- Tambahkan TIN: Kontraktor sebaiknya menambahkan SSN mereka jika mereka individu. Bisnis sebaiknya menambahkan EIN mereka. Tergantung pada status kewarganegaraan atau entitas mereka, kontraktor dapat mengajukan TIN dan menulis "diajukan" di bawah Bagian I. Mereka akan dikenakan pemotongan cadangan sampai menerima TIN mereka. Setelah itu, mereka harus mengajukan W-9yang diperbarui.
- Masukkan alamat: Di bawah baris “alamat”, tambahkan alamat yang terkait dengan TIN.
- Sertifikasi formulir: Semua informasi harus akurat dan cocok dengan catatan IRS. Orang yang mengisi formulir harus menandatangani dan memberi tanggal pada area yang ditunjuk untuk disertifikasi. Anda dapat menggunakan program Pencocokan TIN IRS untuk memverifikasi catatan.
G-P Contractor memudahkan pengisian dan pengambilan formulir. Kontraktor dapat membuat formulir di platform, yang dapat Anda akses kapan saja.
Bagaimana cara mengirimkan dan menyimpan Formulir W-9
Kontraktor atau entitas independen harus mengirimkan formulir yang telah diisi untuk pencatatan. Anda harus menyimpan Formulir W-9 setidaknya selama empat tahun. Pencatatan yang lebih lama juga membantu periode audit yang diperpanjang.
3 kesalahan umum W-9 dan cara menghindarinya
Meskipun Anda tidak perlu mengirimkan Formulir W-9 ke IRS, formulir tersebut tetap harus akurat untuk menghindari masalah hukum dan keuangan. Waspadai kesalahan umum ini:
- Menambahkan informasi yang salah: Kesalahan termasuk menggunakan TIN dan tipe entitas yang salah. TIN yang salah dapat menyebabkan pemberitahuan IRS, sementara jenis bisnis yang tepat memastikan laporan 1099 Anda akurat.
- Mengumpulkan formulir terlambat: Anda perlu mengumpulkan Formulir W-9 sebelum kontraktor atau entitas mulai bekerja dan sebelum Anda melakukan pembayaran pertama Anda. Dengan cara ini, Anda siap untuk pelaporan akhir tahun.
- Gagal memperbarui: Buat sistem untuk secara rutin meninjau dan memperbarui informasi W-9 . Gunakan metode di mana kontraktor dapat dengan mudah memperbarui informasi mereka.
Rekrut karyawan dan kontraktor dengan G-P
Lebih dari 80% pemimpin bisnis berjuang untuk menemukan talenta terampil di pasar mereka yang ada. G-P menawarkan solusi cepat dan yang mematuhi hukum untuk mempekerjakan karyawan dan kontraktor global, tanpa mendirikan entitas baru.
Solusi Employer of Record dan Kontraktor AIkami yang didukung oleh TIM terbesar dari SUMBER DAYA MANUSIA, hukum, dan ahli kepatuhan dalam negeri untuk menyederhanakan seluruh siklus hidup ketenagakerjaan global. Tambahkan talenta kelas dunia ke TIM Anda tanpa tekanan kepatuhan pajak internasional.
Pesan demo hari ini.
Pertanyaan Umum Formulir W-9
Apa Bagian I dari Formulir W-9 ?
Bagian I dari Formulir W-9 adalah tempat kontraktor dan entitas menambahkan SSN atau EIN mereka. Individu yang tidak memiliki NPWP harus menggunakan nomor identifikasi pajak perorangan (ITIN) dari IRS.
Apa yang dimaksud dengan Bagian II dari Formulir W-9?
Bagian II dari Formulir W-9 adalah untuk sertifikasi yang berkaitan dengan pemotongan pajak cadangan. Pemotongan cadangan adalah tindakan pencegahan keamanan oleh IRS untuk memastikan mereka menerima pembayaran jika Anda diharuskan untuk memotong pajak dari pembayaran. Sebagai contoh, kontraktor mungkin gagal memberikan atau mengesahkan TIN (Nomor Identifikasi Wajib Pajak). Anda mungkin akan diminta untuk melakukan pemotongan pajak tambahan.
Kontraktor menyatakan bahwa informasi yang mereka berikan akurat setelah mereka menandatangani dan membubuhkan tanggal pada formulir tersebut. Jika seseorang dikenakan pemotongan pajak tambahan karena gagal melaporkan semua bunga dan dividen pada SPT pajaknya, mereka harus mencoret Butir 2 pada sertifikasi sebelum menandatangani.
Apakah ada tenggat waktu untuk mengumpulkan Formulir W-9?
Sebaiknya formulir yang telah diisi dikumpulkan sebelum melakukan pembayaran kepada kontraktor atau saat mereka menandatangani perjanjian kontraktor. Formulir 1099 memang memiliki tenggat waktu. Perusahaan Anda perlu mengirimkan salinan 1099kepada kontraktor dan IRS paling lambat Januari 31 setiap tahunnya. Meminta Formulir W-9 lebih awal memberi Anda banyak waktu untuk mempersiapkan diri.
Apakah saya membayar lebih banyak pajak dengan W-9?
Perusahaan Anda tidak akan membayar pajak lebih banyak dengan meminta Formulir W-9 — ini adalah dokumen informasi. Kontraktor independen bertanggung jawab atas kewajiban pajak mereka sendiri.
Apakah W-9 sama dengan 1099?
Bentuk W-9 tidak sama dengan Bentuk 1099 . Formulir W-9 mengumpulkan informasi wajib pajak yang Anda perlukan untuk mempersiapkan dan mengajukan Formulir 1099 secara akurat. Sementara kontraktor independen dan entitas mengisi Formulir W-9, perusahaan Anda menyiapkan Formulir 1099.
Apa yang terjadi jika saya tidak mengisi formulir W-9?
Anda tidak perlu mengajukan W-9. Namun, jika kontraktor atau entitas gagal memberikan W-9, hal ini dapat menyebabkan:
Pemotongan cadangan: IRS menetapkan tingkat pemotongan cadangan sebesar 24%. Kegagalan untuk mematuhi ketentuan ini dapat membuat Anda bertanggung jawab atas jumlah yang tidak tertagih.
Masalah pelaporan: Formulir W-9 memberikan informasi yang Anda butuhkan untuk mengajukan Formulir 1099. Tanpa formulir ini, Anda berisiko mengalami pelaporan yang tidak akurat dan potensi audit.
Konsekuensi hukum: Anda dapat menghadapi sanksi perdata dan pidana karena ketidakpatuhan. Di 2025, denda untuk pengembalian yang tidak akurat dan terlambat berkisar antara USD 60-660. Denda ini akan meningkat menjadi USD 60-680 pada 2026. IRS juga mengenakan bunga atas denda.
