Merekrut tim internasional dan menyiapkan penggajian global merupakan langkah definitif bagi perusahaan Anda – Anda meningkatkan potensi jangkauan, pendapatan, dan pertumbuhan masa depan Anda. Namun demikian, beberapa perusahaan memilih untuk belajar daripada membayar karyawan internasional dengan patuh sejak awal.
Menurut Global Payroll Management Institute (GPMI), menjalankan penggajian global adalah salah satu “tugas paling kompleks terkait ekspansi ke luar negeri.”
Kemenangan menyukai persiapan, dan bagian dari kemenangan saat merekrut karyawan global berarti mencapai kepatuhan. Untuk mencapai kepatuhan, Anda harus mempelajari:
- Perbedaan antara membayar karyawan lokal dan internasional.
- Tantangan penggajian global.
- Cara mengelola penggajian global.
- Opsi Anda untuk menjalankan penggajian global.
- Luangkan waktu untuk meninjau setiap langkah sebelum membuat daftar gaji global. Memahami semua yang terlibat dan mengetahui semua pilihan Anda adalah perbedaan antara kesuksesan dan kegagalan perusahaan di tingkat internasional.
Apa yang dimaksud dengan penggajian global?
Global payroll membayar karyawan internasional Anda dengan patuh di negara mereka masing-masing. Karyawan yang melakukan pekerjaan yang sama di berbagai negara akan menerima kompensasi yang berbeda. Tergantung pada wilayahnya, penggajian global yang sesuai melibatkan:
Melakukan pemotongan pajak wajib
Pajak pendapatan adalah norma di sebagian besar negara, termasuk pajak pendapatan federal dan pajak pendapatan regional/negara bagian. Salah satu aspek terpenting dalam menjalankan penggajian global adalah memastikan bahwa Anda memahami semua undang-undang pajak setempat.
Ketika Anda menghindari penyelidikan, audit, dan penalti, Anda menjaga citra yang baik dengan otoritas setempat dan memastikan bahwa warga negara mengetahui bahwa Anda adalah pemberi kerja yang serius untuk menarik talenta terbaik.
[bctt tweet=”Karyawan yang melakukan pekerjaan yang sama di berbagai negara akan menerima kompensasi yang berbeda.” nama pengguna=”globalpeo”]
Membayar jaminan sosial
Persyaratan bagi karyawan di sebagian besar negara, biaya jaminan sosial bervariasi dari satu negara ke negara lain. Di Prancis, misalnya, biaya rata-rata adalah 45 persen, sementara Afrika Selatan tidak mengenakan biaya kepada perusahaan untuk jaminan sosial apa pun.
Di beberapa negara, baik pemberi kerja maupun karyawan harus melakukan pembayaran untuk jaminan sosial. Di Austria, di sisi lain, kontribusi jaminan sosial dibayar sebagian oleh perusahaan dan karyawan.
Menyediakan tunjangan wajib
Selain manfaat yang ingin Anda tawarkan kepada karyawan internasional Anda, perusahaan harus memberikan manfaat wajib di beberapa negara. Di Meksiko, perusahaan harus membayar jaminan sosial karyawan dan perawatan kesehatan pemerintah.
Di Jerman, kontribusi pensiun termasuk 18.6 persen dari gaji kotor karyawan, dengan perusahaan dan karyawan masing-masing membayar setengahnya.
Bagaimana perusahaan Anda dapat mengelola penggajian global?
Menurut GPMI, ada empat langkah mendasar untuk mengelola penggajian global.
1. Strategi penggajian global
Menetapkan strategi yang jelas harus menjadi langkah pertama dalam proses, karena ini akan memastikan keberhasilan. Saat membuat strategi, Anda harus membahas:
- Kepatuhan
- Teknologi dan proses
- Keefektifan
- Skalabilitas
Memiliki strategi memastikan seluruh tim penggajian Anda mengetahui hal yang harus dilakukan dan posisi perusahaan.
2. Tata kelola penggajian global
Setelah Anda memiliki strategi, saatnya membuat serangkaian aturan dan batasan. Menurut GPMI, “Gaji global memerlukan tata kelola yang kuat untuk memastikan kontrol dan kepatuhan, kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan internasional, serta standar internal, eksternal, dan non-keuangan.”
3. Model operasi penggajian global
Model operasi menangani fungsi aktual penggajian global Anda. Ini melibatkan:
- Teknologi: Ini mengacu pada platform apa pun yang akan Anda gunakan untuk mengelola penggajian Anda.
- Pemanfaatan data: Menetapkan bagaimana data karyawan akan disimpan dan detail keamanan.
- Pihak ketiga: Jika Anda bekerja sama dengan penyedia layanan penggajian, Anda harus menjelaskan apa yang diperlukan oleh hubungan tersebut, bagaimana karyawan Anda harus berkomunikasi dengan mereka, dan langkah-langkah apa yang harus diikuti karyawan.
- Metode kerja: Ini melibatkan pendekatan perusahaan Anda terhadap penggajian dan perincian yang lebih spesifik tentang kapan karyawan di setiap negara akan dibayar dan bagaimana caranya.
4. Operasi penggajian global
Ini termasuk prapenggajian, proses penggajian, dan aktivitas pascapenggajian — proses utama yang diakui oleh profesional penggajian. Proses lainnya meliputi peninjauan risiko dan pengendalian, manajemen fungsional, dan prakarsa peningkatan berkelanjutan.
Satu aspek penting dari operasi global Anda akan berkisar pada perlindungan data dan privasi. Di dunia digital saat ini, perusahaan harus menekankan perlindungan data.
Apa saja tantangan dalam menyiapkan penggajian global?
Menurut Forbes dan penyedia layanan penggajian ADP, ada lima tantangan signifikan yang mungkin dihadapi perusahaan saat mengelola penggajian global.
1. Kepatuhan:
Tak diragukan lagi, tantangan paling kompleks saat membayar karyawan secara global adalah melakukannya dengan patuh.Perusahaan Anda harus memastikan bahwa mereka memiliki pemahaman lengkap tentang undang-undang di setiap negara. Hal ini melibatkan mempekerjakan atau berkonsultasi dengan pakar setempat di setiap negara.
[bctt tweet=”Tanpa keraguan, tantangan paling kompleks saat membayar karyawan secara global adalah melakukannya dengan patuh.” nama pengguna=”globalpeo”]
2. Beradaptasi secara lokal:
Setelah Anda memiliki karyawan di negara baru, akan ada perubahan undang-undang dari satu yurisdiksi ke yurisdiksi lain, bahkan bergerak di seluruh negara tersebut. Oleh karena itu, penting untuk mempersiapkan kemungkinan perubahan hukum saat merekrut karyawan internasional, bahkan di negara yang sama.
Misalnya, di Italia, setiap kota memutuskan berapa seharusnya persentase pajaknya. Pajak-pajak ini merupakan tanggung jawab perusahaan untuk memahami dan mematuhinya.
3. Perlindungan
data Seperti yang disebutkan sebelumnya, perlindungan data merupakan bagian penting dari penggajian global. Ini juga menghadirkan tantangan signifikan bagi perusahaan yang ingin melindungi beberapa karyawan internasional.
Tugas ini bahkan lebih rumit sekarang dengan kebijakan seperti Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) di UE, Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) Brasil, dan Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (PDPA) Singapura.
4. Perpecahan budaya
Penggajian bukan hanya tentang dolar dan sen;elemen manusia akan selalu menjadi tantangan, terutama ketika berhadapan dengan budaya baru dan memahami dinamika hubungan di lingkungan baru. Budaya melampaui sekadar kewarganegaraan —perusahaan Anda memiliki budaya yang harus dibagikan dengan karyawan internasional dan mitra internasional.
5. Tata Kelola
Tata kelola penggajian global dapat membantu Anda menyelaraskan seluruh organisasi Anda, di mana pun karyawan Anda berada. Tantangannya adalah menentukan ini secara internal sebelum menjelajah ke panggung global.
Selain tantangan ini, tim penggajian global juga sekarang menyesuaikan diri dengan sistem terintegrasi baru. Meskipun sistem ini membantu menghemat banyak waktu dan tenaga, sistem ini juga memerlukan pembelajaran keterampilan baru untuk mengikuti perkembangan teknologi.
Bagaimana Anda mengatur penggajian global?
Pertama, Anda harus mendaftarkan perusahaan di negara tempat Anda ingin memperluas atau merekrut secara internasional. Menyiapkan entitas internasional harus berjalan beriringan dengan mempekerjakan staf lokal untuk menjalankan operasi sumber daya manusia, hukum, dan keuangan.
Menjalankan penggajian global Anda akan membutuhkan spesialis dan tim yang berbeda. Menurut GPMI, Anda harus menyertakan anggota dalam tim berikut:
Tim-tim ini membutuhkan beberapa profesional:
Apabila operasi Anda tumbuh secara global, perekrutan untuk peran tambahan mungkin akan membantu, seperti kepala pejabat operasi, direktur implementasi global, direktur manajemen proyek, dan direktur operasi.
Membentuk entitas global dan penggajian global merupakan upaya yang memakan waktu dan membutuhkan sumber daya. Penting untuk menginvestasikan waktu yang diperlukan untuk mempelajari tata letak lahan sebelum Anda mulai merekrut dan membayar karyawan internasional.
Apa opsi yang Anda miliki jika perusahaan Anda tidak mampu menyiapkan penggajian global?
Tidak semua perusahaan memiliki waktu dan sumber daya untuk merekrut pakar global dan menyiapkan daftar gaji internasional. Meskipun Anda memiliki waktu dan sumber daya yang tersedia, jika Anda berlomba-lomba melawan kompetisi, Anda akan tertinggal saat Anda menyelesaikan proses yang rumit ini.
Kabar baiknya adalah penyedia dan mitra penggajian global siap membantu Anda menghindari jebakan yang muncul saat menetapkan dan mengelola penggajian global. Di antara opsi Anda, solusi Employer of Record (EOR) tidak hanya dapat membantu Anda mengatasi hambatan, tetapi juga memberdayakan seluruh operasi global Anda.
Bagaimana EOR dapat menjadi solusi penggajian global Anda?
EOR memiliki entitas global yang didirikan di negara yang dilengkapi dengan pakar setempat. Sebagai pemberi kerja yang sah, EOR menangani fungsi penggajian, tunjangan, pajak, dan SDM. Hal ini memungkinkan perusahaan Anda untuk merekrut di seluruh dunia dengan cepat tanpa perlu membentuk satu entitas internasional atau merekrut pakar penggajian.
Risiko juga dikelola karena EOR bertanggung jawab 100 atas administrasi internasional, kepatuhan, dan perlindungan data. Artinya, perusahaan Anda bebas untuk fokus sepenuhnya pada aktivitas sehari-hari dan mengelola karyawan Anda.
Pelajari lebih lanjut tentang penyedia layanan penggajian global dan bagaimana EOR dapat membantu Anda mengelola penggajian global Anda.
