6 juridische risico's voor in Frankrijk gevestigde bedrijven die wereldwijd personeel inhuren

Er is geen kortere weg als het gaat om HR-naleving. Een misstap kan leiden tot hoge boetes, juridische geschillen en reputatieschade. Voor in Frankrijk gevestigde bedrijven kunnen nalevingsfouten initiële budgetramingen uitblazen en maanden van zorgvuldige planning tenietdoen.

Hier zijn zes juridische risico's van wereldwijd inhuren en hoe u deze kunt vermijden.

Risico #1: Triggers voor permanente vestiging (PE)

Het inhuren van werknemers in andere landen kan per ongeluk leiden tot lokale belastingverplichtingen voor in Frankrijk gevestigde bedrijven. Dit gebeurt wanneer uw bedrijfsactiviteiten bepaalde drempels overschrijden met betrekking tot fysieke aanwezigheid, duur van activiteiten of aard van het werk.

Elk land stelt andere drempels in. Een enkele werknemer is voldoende om PE in sommige landen te activeren, terwijl andere een substantiëlere aanwezigheid vereisen. PE introduceert vereisten zoals het inhouden van lokale loonbelasting, sociale zekerheidsbijdragen of zelfs vennootschapsbelastingverplichtingen. U kunt ook te maken krijgen met belastingaanslagen met terugwerkende kracht en administratieve lasten die extreem duur kunnen zijn.

Hoe een Employer of Record helpt: Een Employer of Record (EOR) of portage salarial, wordt de wettelijke werkgever voor uw teamleden in andere landen, waardoor het risico van permanente vestiging wordt geminimaliseerd. 

Volgens dit model zijn werknemers wettelijk in dienst van de Employer of Record terwijl uw Franse bedrijf dagelijkse opdrachten en prestaties beheert. Deze opzet verwijdert de directe arbeidsrelatie die doorgaans verplichtingen tot permanente vestiging opwekt.

Risico 2: verkeerde classificatie van werknemers

De controle met betrekking tot verkapte werkgelegenheid strekt zich uit tot uw internationale activiteiten. Het verkeerd classificeren van werknemers als onafhankelijke aannemers in een ander land is een van de duurste nalevingsfouten voor een in Frankrijk gevestigd bedrijf.

Elk land heeft zijn eigen classificatiecriteria, waarbij vaak rekening wordt gehouden met factoren zoals controle over werkmethoden, financiële onafhankelijkheid, exclusiviteit van diensten en integratie in bedrijfsactiviteiten. Wat als conform wordt beschouwd voor een aannemer in Frankrijk kan een onwettige praktijk zijn  in een ander rechtsgebied.

De financiële en juridische gevolgen van onjuiste classificatie van werknemers zijn onder meer retroactieve socialezekerheidsbijdragen, onbetaalde wettelijke uitkeringen, onbetaald vakantiegeld en hoge financiële sancties. Sommige landen leggen zelfs strafrechtelijke aansprakelijkheid op als verkeerde classificatie wordt gezien als een vorm van belastingontduiking of fraude.

Hoe een Employer of Record helpt: Een Employer of Record elimineert het risico op verkeerde classificatie door de werknemer vanaf dag één officieel in dienst te nemen in het gastland. Ze beheren alle lokale arbeidsovereenkomsten, salarisadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden en nalevingsvereisten, waardoor uw Franse bedrijf wordt beschermd tegen internationale blootstelling aan het arbeidsrecht.

Risico 3: Overtredingen van het arbeidsrecht

De Franse arbeidsbescherming biedt een basislijn. Maar elke internationale markt heeft verschillende wettelijke kaders. Landen hebben specifieke vereisten voor arbeidsovereenkomsten, ontslagprocedures, werktijden en werknemersrechten.

Geen twee markten zijn hetzelfde. Contractvereisten variëren drastisch. In sommige landen zijn specifieke clausules, beëindigingsprocedures of proeftijden verplicht die verschillen van de normen in Frankrijk. Regelgeving voor werktijden, berekeningen van overuren en verplichte verlofrechten zijn ook over de hele wereld anders. 

Schendingen van het arbeidsrecht worden vaak openbaar door arbeidsgeschillen, waardoor blijvende schade aan het werkgeversmerk ontstaat die van invloed is op werving en klantrelaties.

Hoe een Employer of Record helpt: Employer of Record heeft diepgaande expertise in het lokale arbeidsrecht en behandelt alle nalevingskwesties voor u. Ze creëren conforme arbeidsovereenkomsten, beheren arbeidstijdvoorschriften, berekenen overuren correct en verwerken beëindigingen volgens lokale vereisten. U krijgt bescherming tegen naleving zonder dat u het arbeidskader van elk land hoeft te leren kennen.

Risico 4: Tekortkomingen in de loonadministratie en belastingen

Internationale salarisadministratie is een nauwe wandeling van landspecifieke vereisten en het indienen van deadlines. Late deponeringen kunnen werkvergunningen bevriezen en de deur openen voor overheidsinspecties. Landen leggen verschillende sancties op voor late indieningen, variërend van op percentage gebaseerde boetes tot vaste boetebedragen. Sommige rechtsgebieden kunnen werkvergunningen weigeren voor niet-conforme werkgevers.

Naleving van de loonlijst gaat verder dan berekeningen en omvat wettelijke rapportage, sociale zekerheidsbijdragen en coördinatie met lokale belastingautoriteiten.

Hoe een Employer of Record helpt: Employer of Record behandelt alle salarisverwerking, belastingberekeningen en wettelijke rapportage in elk land. Of het nu gaat om het beheren van Amerikaanse federale en staatsbelastingen, Britse PAYE en nationale verzekering, of Duitse Sozialversicherung, een Employer of Record zorgt voor naleving waar u ook inhuurt.

Risico 5: Immigratie en toezicht op werkvergunningen

Franse bedrijven moeten vaak belangrijke werknemers verplaatsen om hun activiteiten op een nieuwe locatie te starten. Maar het verifiëren van werkvergunningen is complex wanneer elk rechtsgebied andere visum- en werkvergunningsvereisten heeft.

Visasponsoring creëert voortdurende nalevingsverplichtingen. U moet de visumvoorwaarden controleren, de juiste documentatie bijhouden en ervoor zorgen dat gesponsorde werknemers voldoen aan de beperkingen van de werkvergunning. Bedrijven moeten de veranderende immigratievereisten bijhouden en robuuste verificatieprocessen opzetten.

Hoe een Employer of Record helpt: Een Employer of Record kan u helpen de gevolgen van het inhuren van personeel over de grenzen heen te begrijpen, ook wanneer werkvergunning vereist is. Voor situaties met betrekking tot visa of grensoverschrijdend werk kan een Employer of Record u wijzen op de juiste juridische of immigratiemiddelen om ervoor te zorgen dat werknemers voldoen aan lokale vereisten. 

Risico 6: Overtredingen van gegevensbescherming

De Franse wetgeving inzake gegevensbescherming behoort tot de strengste ter wereld, voornamelijk geregeld door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU en de Franse wet inzake gegevensbescherming. Hoewel Franse bedrijven gewend zijn aan een hoog niveau van toezicht op de regelgeving, tilt wereldwijde aanwerving alles naar een geheel nieuw niveau. Er zijn landspecifieke vereisten voor gegevenslokalisatie en grensoverschrijdende overdrachtsbeperkingen om te overwegen.

Veel landen verbieden het opslaan van werknemersgegevens buiten nationale grenzen of vereisen specifieke beveiligingsmaatregelen voor internationale gegevensoverdrachten. Deze zijn vaak in strijd met gecentraliseerde HR-systemen.

Grensoverschrijdende verplichtingen inzake gegevensoverdracht variëren ook aanzienlijk. Sommige landen vereisen expliciete toestemming. Anderen eisen specifieke contractuele bescherming. Velen leggen technische vereisten op voor gegevensbeveiliging.

Sancties variëren van administratieve boetes tot strafrechtelijke aansprakelijkheid, en handhavingsbenaderingen verschillen aanzienlijk tussen rechtsgebieden.

Hoe een EOR helpt: EOR's hebben in elk land systemen voor gegevensverwerking die voldoen aan de voorschriften voor gegevenslokalisatie. Zij handelen verplichtingen inzake grensoverschrijdende gegevensoverdracht af, verkrijgen de nodige toestemmingen en hebben robuuste beveiligingsmaatregelen. Hun systemen zijn ontworpen om tegelijkertijd te voldoen aan zowel de AVG als de lokale wetgeving inzake gegevensbescherming.

Het G-P-voordeel

Met G-P kun je overal ter wereld de beste persoon voor de baan aannemen. G-P™ wereldwijde werkgelegenheidsproducten en EOR-oplossingen bieden alles wat u nodig hebt om wereldwijde teams in te huren, in dienst te nemen en te beheren, zonder nieuwe entiteiten op te richten. Ons toegewijde team van regionale HR- en juridische experts heeft meer dan tien jaar ervaring in het ondersteunen van Franse bedrijven bij hun internationale expansie.

Met G-P EOR hebt u toegang tot internationale markten zonder interne nalevingscapaciteiten op te bouwen in meerdere rechtsgebieden. Onze ingebouwde Global Compliance Engine (GCE) geeft u voortdurend toezicht op veranderende regelgeving. 

G-P beschermt uw bedrijf tegen de risico's van wereldwijde werkgelegenheid. Boek een demo om G-P EOR in actie te zien.