Handleiding voor het inhuren van personeel in Colombia

Met schijnbaar eindeloze stukken Amazone-regenwoud, ' s werelds hoogste palmbomen en honderden stranden,  isColombia ongetwijfeld een prachtig  land. Maar het is nog veel meer dan dat. Colombia  is ook een slimme  bestemming voor  bedrijven die hun bedrijf willen uitbreiden. Als u van plan bent om iemand in Colombia in te huren of een nieuw kantoor in het land volledig te bemannen, hebben we enkele tips voor het inhuren in Colombia, op basis van de  lokale  wetgeving en het culturele klimaat.

Wat u moet weten voordat u in Colombia personeel gaat inhuren

Voordat u begint met het  inhuren van personeel  in Colombia, moet u  de arbeidswetgeving van het land begrijpen. Het is belangrijk om op te merken dat, in het algemeen, de regelgeving die Colombia heeft ingevoerd de werknemer bevoordeelt. Laten we eens kijken naar enkele aspecten van het dienstverband in Colombia die  u moet weten voordat u begint met inhuren.

1. Taal

U kunt bij het zakendoen in Colombia een aantal taalkundige verschillen tegenkomen. Colombia heeft een diverse bevolking die  in totaal meer dan 100 talen spreekt. Dat gezegd hebbende, meer dan 99 procent  van de Colombianen spreekt Spaans, de officiële taal van Colombia. Afhankelijk van het deel van het land waar ze vandaan komen, spreken Colombianen verschillende Spaanse dialecten, maar als u enige vorm van Latijns-Amerikaans Spaans kunt spreken, kunt u waarschijnlijk communiceren met Colombiaanse  werknemers.

Een zeer kleine minderheid van de Colombianen spreekt Engels, dus bedrijven die gewend zijn om in het Engels te werken moeten plannen maken om een vertaler te gebruiken als ze geen werknemers hebben die tweetalig zijn in het Engels en Spaans.

2.  Werkuren en  vergoeding

Colombia heeft een 48-hour werkweek. Deze uren kunnen worden verspreid over zes dagen van acht uur, of kunnen worden gecondenseerd  tot  een vijfdaagse werkweek. Zondag is aangewezen als rustdag. Het nationale loon in Colombia wordt vermeld als een maandelijks  minimumloon. Het huidige nationale minimumloon van het land  is 908,526 Colombiaanse peso's (COP), wat overeenkomt met ongeveer  262.70 Amerikaanse dollars  per maand.

Naast de standaard 48-hour werkweek  kunnen werknemers tot 12 uur per week overuren maken . Wanneer werknemers overdag overuren maken, hebben ze recht op een 25  procentuele verhoging ten opzichte van hun normale loon. Wanneer ze  tussen 10 p.m. en uur werken6 a.m., hebben ze recht op een  verhoging van 75 procent ten opzichte van hun normale dagloon. Als een werknemer  uren werkt die 's  nachts niet als overuren worden beschouwd, krijgen ze nog steeds een premie van 35 procent  van hun normale dagloon.

3.  Vakantietijd en  vakantie

Na een dienstverband van een jaar hebben werknemers in Colombia recht op  15 dagen betaalde vakantie. Ze moeten ten minste zes van deze dagen gedurende het jaar gebruiken en alle overige ongebruikte dagen kunnen worden overgedragen naar het volgende jaar.

Naast vakantiedagen hebben werknemers ook recht op vrije tijd voor feestdagen. In Colombia  is dit  een aanzienlijke hoeveelheid tijd sinds het land 18 nationale feestdagen heeft, waarvan er een dozijn katholieke feestdagen zijn. Dit is een uitzonderlijk hoog aantal feestdagen in vergelijking met de meeste andere landen. Als u wilt dat een werknemer op een nationale feestdag werkt,  moet u hem/haar 1.5 keer het normale loon betalen .

4. Belastingen,  sociale  zekerheid  en   pensioenregeling

Werkgevers moeten een deel van het salaris van hun werknemers inhouden voor belastingen, sociale zekerheid en pensioen. Het tarief van de inkomstenbelasting is progressief en bedraagt maximaal 33 procent.

In Colombia omvat de sociale zekerheid gezondheidszorg, arbeidsrisico’s en een fonds voor gezinswelzijn. Zowel werkgevers als werknemers betalen in de gezondheidszorgcomponent,  terwijl werkgevers het beroepsrisico en het gezinswelzijn dekken. Werkgevers en werknemers delen ook de verantwoordelijkheid om bij te dragen aan  het pensioen van de  werknemers . Werkgevers betalen een equivalent van 12 procent  van het salaris van een werknemer en werknemers dragen 4 procent  van hun  eigen  salaris bij.

5. Vereiste  bonus

Net als veel andere Latijns-Amerikaanse landen kent Colombia een wettelijke verplichting voor een bonus ter waarde van een maand salaris, hoewel werkgevers alleen verplicht zijn om deze bonus te betalen aan werknemers die onder een gewone salarisregeling vallen. Terwijl sommige landen dit aanmerken als een 13e-maand- of eindejaarsuitkering, betalen werkgevers in Colombia deze bonus uit in twee termijnen in de loop van het jaar: werknemers ontvangen de eerste helft van de bonus in juni en de tweede helft in december.

Werkgevers kunnen hun werknemers ook andere bonussen toekennen, maar alles wat verband houdt met de prestaties van werknemers wordt gewoon beschouwd als onderdeel van hun salaris.

6.  Ziektekostenverzekering

Werkgevers hoeven hun werknemers geen ziektekostenverzekering aan te bieden, omdat de Colombiaanse overheid burgers een universele ziektekostenverzekering biedt die geacht wordt allesomvattend te zijn.

Toch bieden veel werkgevers hun werknemers aanvullende ziektekostenverzekering via particuliere ziektekostenverzekeringen. Een vooruitbetaalde ziektekostenverzekering kan een mooi extraatje zijn om uw secundaire arbeidsvoorwaarden aantrekkelijker te maken voor toptalent.

De kosten van het inhuren van een werknemer in Colombia

Het werven van werknemers brengt altijd kosten met zich mee. Deze uitgaven benadrukken het belang van het inhuren van toptalent en het vaststellen van strategieën voor het behoud van werknemers. Wanneer u voor het eerst personeel in Colombia inhuurt, moet u mogelijk budgetteren voor de volgende kosten:

• Bedrijfsvestiging: Als u naar Colombia uitbreidt en niet van plan bent om samen te werken met een professionele arbeidsorganisatie (PEO), ook bekend als een Employer of Record (EOR), moet u uw bedrijf wettelijk in het land vestigen. Dit brengt veel logistiek en kosten met zich mee, waaronder registratiekosten.
• Wervingsbureau of -commissie: bedrijven moeten over het algemeen beslissen of ze via een bureau willen inhuren of intern willen werven. Dit brengt hoe dan ook kosten met zich mee, omdat ook een interne wervingscommissie nog steeds betaald moet worden voor de uren die aan inhuurtaken zijn besteed.
• Vacaturesites: Het plaatsen van uw personeelsadvertentie op online vacaturesites of het publiceren ervan in kranten kan uw wervingskosten verhogen.
• Controles voorafgaand aan indiensttreding: antecedentenonderzoeken en andere screeningprocedures kunnen uw wervingskosten verhogen. Achtergrondcontroles zijn toegestaan in Colombia zolang ze niet discriminerend worden gebruikt, maar u mag het aanbod van een baan niet intrekken vanwege de resultaten van een achtergrondcontrole. Daarom moet u deze controles uitvoeren voor iedereen die u overweegt, voordat u iemand een aanbod van een baan doet.
• Vertaler: Als niemand in uw bedrijf tweetalig is, moet u een vertaler inhuren om de communicatie tussen u en uw Colombiaanse sollicitanten en werknemers te vergemakkelijken. Mogelijk hebt u ook de hulp van een vertaler nodig om documenten zoals arbeidscontracten in het Spaans op te stellen.
• Reiskosten: wanneer u personeel inhuurt in een nieuw land, vooral als dat land ver verwijderd is van uw huidige locatie, moet u ook budgetteren voor reiskosten. Als u alleen telewerkers in Colombia in dienst neemt, is reizen misschien niet nodig. Maar in de meeste gevallen moet u plannen voor vluchten, accommodaties en andere uitgaven voor uw wervingscommissie of leidinggevenden die het land persoonlijk zullen bezoeken.
• Juridische bijstand: Colombia heeft strenge wetten om werknemers te beschermen en te helpen. Om deze wetten volledig te begrijpen en ervoor te zorgen dat uw wervingspraktijken en arbeidsvoorwaarden aan de voorschriften voldoen, hebt u mogelijk juridisch advies nodig van een Colombiaans bedrijf. Deze assistentie kan u helpen mogelijke rechtszaken of boetes in verband met niet-naleving te voorkomen.

Wat heeft een bedrijf nodig om werknemers in te huren in Colombia?

U kunt niet  beginnen met het inhuren van iemand in Colombia zonder eerst uw bedrijf  in het land  te vestigen  en te voldoen aan  de noodzakelijke wettelijke vereisten. De uitzondering is als u samenwerkt met  een Employer of Record die  u van al deze logistiek kan besparen. Als u echter de officiële Employer of Record wilt zijn, zijn  er een paar factoren om rekening mee te houden.

Wat betreft  het gemak van zakendoen, staat Colombia op de ranglijst van 67th. Dit betekent dat Colombia niet bekend staat om zijn soepele handelswetten. U moet deze wetten grondig onderzoeken om ervoor  te zorgen dat u voldoet aan alle huidige regelgeving en vereisten, en voorbereid bent op het installatieproces dat maanden in beslag neemt. U hebt het volgende nodig:

• Bedrijfsstructuur: eerst moet u bepalen welk type bedrijfsentiteit u in Colombia wilt oprichten. Het kan een vereenvoudigd aandelenbedrijf, een bedrijf of een internationaal bedrijfskantoor zijn. Elke soort bedrijfsstructuur kent zijn eigen vestigingsproces en vereisten.
• Juridische documenten: De exacte juridische documenten die u nodig hebt, zijn afhankelijk van uw bedrijfsstructuur. Om een filiaal op te richten moet u bijvoorbeeld beschikken over een oprichtingsakte en een resolutie van het hoofdkantoor van uw bedrijf die de opening van uw Colombiaanse filiaal goedkeuren, samen met informatie over het filiaal. Andere documenten die u moet opstellen zijn een volmachtdocument en de statuten van uw bedrijf.
• Registratie Kamer van Koophandel: Wanneer u een zakelijke aanwezigheid in Colombia vestigt, moet u zich registreren bij de Kamer van Koophandel van het land. U moet uw juridische documenten en aandeelhoudersinformatie indienen. Als u over alle documentatie beschikt die u nodig hebt, kan deze registratie gelukkig redelijk snel verlopen.
• Belastingidentificatienummer: U moet een belastingidentificatienummer (NIT) ontvangen van het Nationaal Directoraat voor Belastingen en Douane (DIAN). In sommige gevallen genereert uw inschrijving bij de Kamer van Koophandel automatisch uw fiscaal identificatienummer. Als dit niet het geval is, moet u naar het DIAN-kantoor gaan om uw fiscaal identificatienummer te verkrijgen.
• Registraties voor sociale zekerheid: U moet uw bedrijf ook registreren bij socialezekerheidsentiteiten. Hieronder vallen de ziektekostenverzekeringsentiteit (EPS), de administrateur voor beroepsrisico’s (ARL), de pensioenfondsentiteit (AFP) en de welzijnsentiteit (CCF).

Stappen voor het inhuren van personeel in Colombia

Zodra u alles hebt wat u nodig hebt  om te beginnen met inhuren, zult u een reeks   standaardstappen voor inhuren doorlopen om de beste werknemers  voor uw bedrijf te werven. Gebruik onze  landspecifieke tips om door deze  basisstappen voor selectie en inhuren van werknemers  te  navigeren:

1. Haal het  woord  uit de kast

U bent waarschijnlijk gewend  om   vacaturesites te  gebruiken om vacatures te adverteren. Het is echter mogelijk dat u niet gewend bent om het salaris in de advertentie op te nemen, wat  in de meeste gevallen belangrijk is voor Colombiaanse werkzoekenden. Hoewel deze methode vaak effectief  is, zijn de wervingspraktijken in Colombia  vaak sterk gericht op aanbevelingen. Als u connecties hebt in het land, kunt u  deze gebruiken  om gekwalificeerde kandidaten te vinden. Begin met het adverteren van vacatures en vraag vervolgens succesvolle medewerkers of ze vrienden hebben die mogelijk willen solliciteren om bij uw team te komen werken. U kunt ook werven aan universiteiten, vooral omdat Colombia beschikt over een aantal van de beste universiteiten in Latijns-Amerika.

2. Identificeer   topkandidaten

Als u de sollicitaties intern evalueert, hebt u mogelijk een vertaler nodig om uw wervingsmanager of -team te helpen de inhoud van de cv’s en andere materialen van sollicitanten te begrijpen. Zodra u weet welke sollicitanten u wilt interviewen, kunt u hen vragen om in te stemmen met een achtergrondcontrole. Zorg ervoor dat u de resultaten van de achtergrondcontrole kent voordat u een aanbod van een baan doet.

3.  Interviews houden

Bevestig  met de geïnterviewden dat ze  uw geplande tijd  een dag voor hun interview kunnen maken. Als u virtuele interviews op afstand plant, moet u rekening houden met het tijdsverschil tussen uw thuisstad en Colombia Time (COT). Tijdens het interview kunt u een vriendelijk gesprek voeren, maar zorg ervoor dat u de focus op de kwalificaties van de sollicitant houdt en uit de buurt blijft van onderwerpen die als discriminerend kunnen worden beschouwd, zoals de leeftijd van de persoon of religieuze overtuigingen.

4.   Werkaanbiedingen doen

Wanneer u hebt bepaald wie uw topkandidaten zijn, kunt u een aanbod van een baan doen. Schriftelijke contracten zijn niet vereist in Colombia, maar het is wel verstandig om er een op te stellen. Zorg ervoor dat duidelijk is of het gaat om een contract voor bepaalde tijd, een contract voor een bepaalde taak, een kortlopend contract of een contract voor onbepaalde tijd. Vermeld ook duidelijk het voorgestelde salaris in Colombiaanse peso’s.

5. Nieuwe   werknemers aan boord nemen

Nadat kandidaten uw aanbod van een baan hebben geaccepteerd en ondertekend, kunt u beginnen met het inwerkproces. Dit zal gepaard gaan met wat juridisch papierwerk, zoals het registreren bij alle vereiste socialezekerheidsinstellingen. De indienststelling moet ook inhouden dat de contractvoorwaarden worden besproken en dat nieuwe werknemers alles krijgen wat ze nodig hebben om met vertrouwen en op een doeltreffende manier in hun nieuwe functie te beginnen.

Sla direct over op het inhuren van nieuwe werknemers in Colombia met Globalization Partners als uw  Employer of Record

We hopen dat onze handleiding voor het inhuren van werknemers in Colombia genoeg is om u op weg te helpen.  Maar zoals u kunt zien,  kan het proces van uzelf als werkgever in een ander land duur, tijdrovend en ingewikkeld zijn. Als u er klaar voor bent om nu werknemers in te huren, overweeg dan om samen te werken met Globalization Partners als uw wereldwijde  Employer of Record. Met een aanwezigheid in Colombia  zorgen we voor de logistiek met betrekking tot wettelijke naleving, salarisadministratie en meer, zodat u zich kunt concentreren op het beheren van uw nieuwe team en het tot een succes maken van uw Colombiaanse activiteiten. Voor meer informatie over hoe we kunnen helpen de aanwezigheid van uw bedrijf naar  Columbia uit te  breiden, bekijk  onze GlobalPedia-pagina.