Handleiding voor het inhuren van personeel in Spanje

Spanje is een toeristische topbestemming en een aantrekkelijk zakencentrum. Het land biedt commerciële verbindingen met belangrijke markten in het Midden-Oosten, Noord-Afrika en Latijns-Amerika. Spanje heeft ook gunstige tijdzones, betaalbare wervingskosten en arbeidsvriendelijke wetten voor professionals buiten de EU. 

Voordat u naar Spanje uitbreidt, moet u een goed begrip hebben van de contractvereisten, belastingen, lonen, secundaire arbeidsvoorwaarden en andere overwegingen met betrekking tot het dienstverband. Onze gids vertelt u alles wat u moet weten over het inhuren van personeel in Spanje.

Wat u moet weten voordat u in Spanje personeel gaat inhuren

Als u uw bedrijf voor het eerst uitbreidt naar Spanje, zijn er belangrijke wettelijke vereisten om rekening mee te houden. Deze normen en wetten beïnvloeden de wervingspraktijken in Spanje en vele aspecten van de relatie tussen werkgever en werknemer.

Als u niet zeker weet waar u moet beginnen, kan G-P Gia™ , onze door AI aangedreven wereldwijde HR-agent, uw moeilijkste nalevingsvragen beantwoorden in 50 landen, waaronder Spanje, en alle 50 Amerikaanse staten. Verminder uw afhankelijkheid van externe adviseurs en verminder de tijd en kosten van naleving met maximaal 95% met Gia.

Laten we eens kijken naar vijf dingen die u moet weten over het inhuren van personeel in Spanje.

1. Arbeidsovereenkomsten in Spanje

Het eerste dat u moet weten over het inhuren van personeel in Spanje is dat er specifieke wetten zijn die van toepassing zijn op opzegtermijnen en ontslagvereisten. U moet een schriftelijk contract opstellen en ondertekenen voor elke werknemer dat de volgende secties bevat:

• Functie

• Compensatie

• Secundaire arbeidsvoorwaarden

• Proeftijd, indien van toepassing

• Redenen voor ontslag

• Ontslagvereisten

De Spaanse wet staat een proeftijd van twee maanden toe voor algemene werknemers en een proeftijd van zes maanden voor gekwalificeerde technici. Tijdens deze proeftijd kunt u een werknemer ontslaan als zijn/haar prestaties niet aan uw normen voldoen.

Er zijn bepaalde regels die de manier waarop u contracten voor onbepaalde tijd kunt beëindigen die geen proeftijd hebben, beperken. U kunt een contract in het algemeen beëindigen onder deze omstandigheden:

• Werknemer neemt vrijwillig ontslag

• Werkgever en werknemer komen onderling de scheiding overeen

• De reden van beëindiging wordt in het contract vermeld als ontslaggronden

• Het bedrijf heeft redenen voor een gerechtvaardigd tuchtrechtelijk ontslag

• Het bedrijf ontslaat werknemers collectief op technische, economische, productie- of organisatorische gronden

• Een andere objectieve, wettelijk toegestane oorzaak

Bedrijven komen over het algemeen tot een wederzijds akkoord met de achterblijvende werknemer om het contract te ontbinden. Ontslagvergoeding voor onrechtmatige beëindiging is 33 dagen salaris per dienstjaar, gemaximeerd op 24 maanden. Er is ook een boete voor het niet geven van de vereiste opzegtermijn aan werknemers (meestal 15 kalenderdagen). Werkgevers moeten de werknemer voor deze dagen betalen in plaats van een opzegtermijn.

G-P EOR heeft een Contactgenerator voor werkgelegenheid om u te helpen bij het opstellen van conforme arbeidsovereenkomsten die voldoen aan alle wettelijke vereisten en beste praktijken in Spanje.

2. Salarisadministratie en belastingen

In Spanje moeten bedrijven voor elke werknemer een socialezekerheidsbelasting betalen. Die belasting is over het algemeen gelijk aan 30.57% van het salaris van de werknemer, tot 4,909.50 euro.

Bedrijven die in Spanje actief zijn, moeten ook lokale en nationale belastingen betalen, waaronder:

• Winstbelasting

• Vermogensbelasting

• Vennootschapsbelasting

• Vastgoedbelasting

• Overdrachtsbelasting

• Belasting toegevoegde waarde (btw)

• Verschillende lokale belastingen

Het btw-tarief is 21% en het vennootschapsbelastingtarief is 25%.

Spanje heeft een progressief inkomstenbelastingstelsel, dat toeneemt met het salaris van een werknemer. Niet-ingezetenen zijn ook onderworpen aan bronbelastingvereisten die variëren van 19% in dividenden en rente tot 24% in royalty's.

Niet-onderdanen kunnen profiteren van de wet van Beckham . Dit geeft internationale werknemers een vast tarief van 24% voor het persoonlijke belastinginkomen (IRPF) gedurende maximaal zes jaar. 

3. Lonen en werktijden

De standaard werkweek in Spanje is 40 uur. Veel bedrijven verkorten het tot 37 of 38 uur. Werkgevers kunnen die tijd het hele jaar door naar wens verdelen. Sommige weken kunnen meer dan 40 uur omvatten, en sommige kunnen minder omvatten, zolang de relevante collectieve arbeidsovereenkomst (CAO) de overeenkomst sanctie oplegt. Vanaf bekijkt mei 2025het Spaanse parlement een wetsvoorstel om de werkweek officieel terug te brengen tot 37.5 uur.  

Betaalde overuren zijn over het algemeen beperkt tot 80 uur per jaar. Deze limiet omvat geen overuren die binnen vier maanden worden gecompenseerd met equivalent betaalde rust. 

Per 2025 bedraagt het minimumloon 1,184 EUR per maand. CAO's kunnen hogere minimumlonen in specifieke bedrijfstakken opleggen.

Spanje vereist geen specifieke jaarlijkse of 13e-maandbonussen, hoewel veel verkoopcontracten bonussen en commissies bevatten.

4. Vakantiedagen

Spanje heeft acht nationale feestdagen die niet-vervangbaar zijn en in het hele land worden waargenomen. Elk van de 17 autonome gemeenschappen in Spanje kan maximaal vier regionale vakanties opzetten, en gemeenten verklaren doorgaans jaarlijks twee lokale vakanties. Provinciale feestdagen zijn ook belangrijk. Zorg ervoor dat u uw regio onderzoekt en ontdek welke extra dagen worden gevierd.

Werkgevers in Spanje moeten 22 werkdagen als jaarlijks betaald verlof verstrekken. Dit is vastgelegd in elke toepasselijke CAO. Deze dagen kunnen niet worden uitbetaald als extra compensatie, dus werknemers hebben een extra stimulans om hun volledig betaalde verlof op te nemen.

In Spanje is er geen speciale categorie die ziekteverlof wordt genoemd. Als een werknemer niet kan werken vanwege ziekte of letsel, ontvangt hij in plaats daarvan een uitkering die tijdelijke arbeidsongeschiktheid wordt genoemd. Als werknemers niet kunnen werken vanwege ziekte of letsel, krijgen ze ten minste 60% van hun gebruikelijke loon. Het specifieke bedrag kan variëren afhankelijk van de branche, de voorwaarden van de toepasselijke CAO en de positie van de werknemer. Bedrijven betalen de werknemer rechtstreeks en ontvangen vervolgens een vergoeding voor sociale zekerheid. Een periode van ziekteverlof kan tot 18 maanden duren voordat het verder wordt beoordeeld.

Medewerkers in Spanje kunnen ook vakantiedagen opnemen voor verschillende familieomstandigheden:

• Tot 15 dagen voor huwelijk

• Twee dagen voor overlijden in de familie

• Een of twee dagen voor verhuizen

• Drie tot vier dagen voor ziekte van een familielid

Zwangere werknemers mogen in Spanje 16 weken betaald zwangerschaps- en bevallingsverlof opnemen. Werknemers moeten de eerste zes weken onmiddellijk na de geboorte of adoptie nemen. De resterende tien weken kunnen achtereenvolgens of in termijnen worden opgenomen tot het kind een jaar oud is. 

Onbetaald ouderschapsverlof, bekend als "excedencia por cuidado de hijo", is ook beschikbaar voor maximaal drie jaar per kind. Dit geldt voor beide ouders. De werknemer krijgt het recht om tijdens het eerste jaar van het ouderschapsverlof terug te keren naar dezelfde functie. Als het verlof langer duurt dan het eerste jaar, behoudt de werknemer zich het recht voor om terug te keren naar een baan van een gelijkwaardige beroepsgroep of -categorie, maar niet noodzakelijkerwijs dezelfde functie. 

Spanje heeft ook borstvoedings- of borstvoedingsverlof. Werknemers hebben recht op dagelijkse pauzes van een uur tot het kind negen maanden oud is. Moeders kunnen dit uur continu opnemen, opsplitsen in twee perioden van een half uur of de werkdag aan het begin of einde van de dienst verkorten. Sinds hebben mei 2024werknemers het recht om borstvoedingsverlofuren op te bouwen in volledige werkdagen zonder goedkeuring van de CAO of werkgever.

Vaders kunnen 16 weken betaald vaderschapsverlof opnemen. Dit verlof is niet overdraagbaar en heeft tot doel gendergelijkheid te bevorderen bij de zorgverantwoordelijkheden.

U kunt eenvoudig secundaire arbeidsvoorwaarden beheren met G-P EOR . Onze interne experts houden voortdurend toezicht op het arbeidsrecht om te voldoen aan landspecifieke regelgeving en normen. Bouw en beheer secundaire arbeidsvoorwaarden via het platform om een soepele werknemerservaring te bieden. 

5. Antidiscriminatiewetten en -beperkingen

De Spaanse wet verbiedt discriminatie bij het aannemen en in dienst nemen. U mag sollicitanten niet discrimineren om een van de volgende redenen:

• Leeftijd

• Geslacht

• Ras

• Etniciteit

• Seksuele voorkeur

• Burgerlijke staat

• Sociale status

• Religie

• Politieke mening

• Lidmaatschap van een vakbond

• Handicap

Als een werkgever meer dan 50 teamleden heeft, moet 2% van die werknemers bovendien mensen met een handicap zijn.

Een deel van de inspanningen van Spanje tegen discriminatie omvat het beperken van bedrijven om criminele achtergrondcontroles uit te voeren op sollicitanten. De toegang tot het Centraal Veroordelingsregister is beperkt tot specifieke sectoren en rollen die wettelijk gerechtvaardigd zijn. Deze functies omvatten werk met minderjarigen, overheidsdiensten, wetshandhaving en specifieke financiële rollen. U hebt geen toegang tot dit register zonder uitdrukkelijke wettelijke toestemming. Kandidaten kunnen vrijwillig hun strafbladinformatie openbaar maken als ze dat willen.

Top wervingshubs in Spanje

Sommige Spaanse steden staan bekend om bepaalde industrieën. Als u weet wat elke stad te bieden heeft, kunt u uw wervingsinspanningen naar de juiste plek leiden en rollen sneller vervullen. 

De toptalenthubs in Spanje zijn:

• Madrid heeft een uitstekende infrastructuur, waardoor het aantrekkelijk is voor gevestigde bedrijven en startups. Als hoofdstad profiteert de stad ook van de nabijheid van overheidsinstellingen en regelgevende instanties. Madrid is de thuisbasis van verschillende topuniversiteiten en onderzoekscentra en biedt een gestage pijplijn van afgestudeerden.

• Barcelona wordt erkend als een van Europa's toonaangevende startup-ecosystemen, waardoor het een aantrekkelijke locatie is om IT-, engineering- en digitale rollen te vervullen. De stad trekt professionals uit heel Europa aan en biedt een meertalig en multicultureel personeelsbestand.

• Valencia is de op twee na grootste stad van Spanje. De groeiende economie is gebaseerd op logistiek, productie en technologie. De haven van de stad is een van de drukste in de Middellandse Zee en ondersteunt de handel en aanverwante industrieën. In vergelijking met Madrid en Barcelona biedt Valencia lagere kosten voor levensonderhoud en exploitatie.

• Sevilla is de grootste stad in Zuid-Spanje en een belangrijke economische drijfveer in de regio. Het heeft een groeiende technologiescene en gevestigde sectoren voor hernieuwbare energie, lucht- en ruimtevaart en logistiek.

• Bilbao heeft een sterke industriële basis, vooral in staal, scheepsbouw en productie. De stad heeft ook een levendige financiële, technologische en dienstensector.

• Malaga is de thuisbasis van het Malaga Tech Park , waar veel nationale en internationale technologiebedrijven gevestigd zijn. Dit heeft de stad gepositioneerd als een toonaangevende IT-, engineering- en digitale hub. 

Belangrijkste industrieën in Spanje

Inzicht in de belangrijkste Spaanse industrieën helpt u om salarissen en secundaire arbeidsvoorwaarden te benchmarken. U kunt dit inzicht gebruiken om slimme keuzes te maken over waar u wilt investeren en uw personeelsbestand wilt laten groeien. De belangrijkste industrieën in Spanje zijn:

• Automobielindustrie: Spanje is een grote autofabrikant en herbergt productiefabrieken voor verschillende wereldwijde merken. Veel in Spanje geproduceerde voertuigen worden geëxporteerd, wat bijdraagt aan het handelsevenwicht van het land. De sector is een belangrijke werkgever en ondersteunt veel directe en indirecte banen in productie, engineering, logistiek en gerelateerde diensten.

• Landbouw en voedselverwerking: Spanje is een van Europa's toonaangevende producenten van fruit, groenten, olijfolie, wijn en granen. Het klimaat en de geografie van het land maken verschillende landbouwproducten mogelijk. Spanje exporteert wereldwijd, maar de EU is de nummer 1 markt . De voedselverwerkende sector van het land is sterk ontwikkeld en omvat alles, van blikken en verpakkingen tot de productie van verwerkt vlees, zuivelproducten en kant-en-klare voedingsmiddelen. Gespecialiseerd talent omvat boerderijmanagers, tuinbouwspecialisten en voedselwetenschappers.

• Hernieuwbare energie: Spanje is een Europese leider in de productie van wind- en zonne-energie. Het land behoort consequent tot de top in Europa voor geïnstalleerde capaciteit en opwekking uit hernieuwbare energiebronnen. Windenergie is verantwoordelijk voor een aanzienlijk deel van de elektriciteitsopwekking in Spanje. Gespecialiseerd talent omvat ingenieurs, projectmanagers en smart grid-experts.

• IT en digitale diensten: Spanje produceert jaarlijks veel IT-afstudeerders. De sector omvat verschillende diensten, waaronder softwareontwikkeling, cyberbeveiliging, cloudcomputing, kunstmatige intelligentie, fintech, e-commerce en digitale marketing.

• Financiële diensten: Madrid en Barcelona zijn belangrijke economische centra, gastbanken, verzekeringsmaatschappijen en beleggingsondernemingen. Spanje is de thuisbasis van enkele van Europa's grootste en meest invloedrijke banken, zoals Banco Santander, BBVA en CaixaBank. Deze instellingen hebben een grote internationale voetafdruk, met name in Latijns-Amerika en Europa. Gespecialiseerd talent omvat financiële analisten, accountants en auditors en krediet- en risicoanalisten. 

Kosten van het inhuren van een werknemer in Spanje

Of u nu één werknemer of een heel team in Spanje inhuurt, onkosten zijn onvermijdelijk. Budget voor het volgende:

• Personeelsadvertenties

• Uren die worden besteed aan beoordelen van en gesprekken met sollicitanten

• Loonadministratie

• Belastingen

• Salaris

• Secundaire arbeidsvoorwaarden

• Bonussen

• Verzekering

De meeste werknemers in Spanje krijgen hun kernziektekostenverzekering via het nationale ziektekostenverzekeringsprogramma. Werkgevers bieden vaak een aanvullende ziektekostenverzekering. De meeste leidinggevenden ontvangen bijvoorbeeld aanvullende ziektekosten- en levensverzekeringen van hun werkgevers. 

De kosten voor het inhuren van werknemers in Spanje verschillen per sector vanwege de verschillende CAO-vereisten in verschillende sectoren. Volgens Gia bedraagt de totale jaarlijkse werkgeverslast in Spanje, waarin de kosten bovenop de salarissen zijn opgenomen, ongeveer 30%. 

Wat moet een bedrijf in Spanje inhuren?

Het inhuren van personeel in Spanje kan vergelijkbaar zijn met uw gebruikelijke wervingsproces, maar er zijn bepaalde praktijken die uniek zijn voor het land:

• Gebruik de lokale taal en valuta: 98.9% van de bevolking spreekt Spaans. De volgende meest voorkomende taal is het Catalaans. Slechts ongeveer 11.7% van de mensen spreekt Engels. Gebruik Spaans in uw wervingscommunicatie om te laten zien dat uw bedrijf nieuwe werknemers waardeert en hen het gevoel wil geven dat ze erbij horen. Gebruik euro’s in uw contracten en aanbiedingsbrieven.

• Vermijd persoonlijke vragen: stel vragen die objectief, redelijk en van toepassing zijn op de functie. Vragen die betrekking hebben op persoonlijke zaken kunnen leiden tot discriminatieclaims. Gia kan u helpen bij het opstellen van vragen die voldoen aan de antidiscriminatiewetten in Spanje, zodat u de beste match voor de functie kunt vinden terwijl u voldoet aan de lokale regelgeving. 

• Dubbelcheck regelgeving: Spaans arbeidsrecht is sterk gereguleerd. Kleine misstappen kunnen duur zijn. Doe uw onderzoek om ervoor te zorgen dat u alle toepasselijke wetten volgt, of werk samen met een Employer of Record (EOR) om naleving te garanderen. 

• Bereid u voor op talrijke sollicitanten: Spanje heeft het hoogste werkloosheidspercentage in de EU: 10.4% per januari 2025 . U kunt dus meer sollicitanten ontvangen dan u gewend bent.

• Profiteer van de taalkundige diversiteit van Spanje: topsteden in Spanje zijn de thuisbasis van grote gemeenschappen van internationale werknemers. Als u tweetalige werknemers nodig hebt, hebt u een grote kans om gekwalificeerde kandidaten te vinden.

Zorg ervoor dat u deze essentiële zaken behandelt voordat u uw team in Spanje uitbreidt: 

• Een entiteit oprichten of samenwerken met een Employer of Record.

• Betaal uw minimumbeleggingskapitaal van EUR 3,000 (als u kiest voor besloten beperkte aansprakelijkheid).

• Verkrijg certificatie in het Handelsregister.

• Vraag een voorlopig belastingidentificatienummer aan (NIF).

• Open een Spaanse bankrekening.

• Stuur een verklaring tegen witwassen en het financieren van terrorisme in.

• Onderteken een openbare oprichtingsakte en laat deze notarieel vastleggen.

• Registreer bij het Commerciële register.

• Benoem drie tot 12 directeuren, die het jaarverslag bij het Handelsregister moeten deponeren.

Gebruik G-P EOR om fulltime werknemers in Spanje in te huren zonder uw eigen entiteit op te richten. Bouw uw team in Spanje op tegen lagere kosten en met de geruststelling dat u dit conform doet. 

Contractanten inhuren in Spanje

Werken met onafhankelijke aannemers in Spanje kan een kosteneffectieve manier zijn om de markt te testen en een aanwezigheid op te bouwen zonder de inzet van fulltime werknemers. Aannemers in Spanje begrijpen lokaal consumentengedrag, regels en zakelijke praktijken. Ze zijn klaar om snel te werken met hun eigen apparatuur en gevestigde werkprocessen. 

Met het inhuren van aannemers kun je je personeel eenvoudig aanpassen op basis van je zakelijke behoeften, zonder de complexiteit en kosten van werkgelegenheid. 

Voordat u een overeenkomst aangaat met een onafhankelijke contractant in Spanje, moet u het volgende overwegen:

1. Werknemers vs. onafhankelijke aannemers

In Spanje werken werknemers onder leiding en toezicht van de werkgever, volgen ze vaste schema's en ontvangen ze secundaire arbeidsvoorwaarden. Ze zijn geïntegreerd in de kernactiviteiten en -cultuur van het bedrijf. Aannemers zijn niet onderworpen aan dezelfde controle. Ze werken onafhankelijk en hebben autonomie over hoe, wanneer en waar ze hun werk uitvoeren. Werknemers hebben recht op wettelijke uitkeringen zoals betaald verlof, ziektekostenverzekering en werkloosheidsuitkeringen. Aannemers moeten hun eigen verzekeringen en pensioenregelingen regelen.

2. Sancties voor verkeerde classificatie

Iemand classificeren als aannemer als dat niet het geval is, kan leiden tot zware straffen. Als er een verkeerde classificatie optreedt, moet u mogelijk:

• Administratieve boetes betalen variërend van 3,750 EUR tot 12,000 EUR per verkeerd ingedeelde werknemer. Deze boetes kunnen escaleren op basis van de ernst en persistentie van de overtreding.

• Gevangenisstraf van maximaal zes jaar op grond van artikel 311 van het Spaanse wetboek van strafrecht.

• Betaal niet ingehouden socialezekerheidsbijdragen terug, met toeslagen variërend van 100% tot 150% van het verschuldigde bedrag.