Handleiding voor het inhuren van personeel in Vietnam

Vietnam heeft een sterk personeelsbestand van opgeleid, bekwaam talent dat uw bedrijf kan helpen slagen terwijl u internationaal groeit of telewerkers aanneemt. Om uw werkrelatie succesvol te laten zijn, hebt u een goed begrip nodig van hoe het arbeidsrecht van elke regio werkt en wat uw rechten als werkgever zijn.

In deze handleiding leert u  hoe u personeel kunt inhuren in Vietnam, inclusief tips voor het navigeren door culturele verschillen, het begrijpen van lokale arbeidswetgeving en het veiligstellen van talent op afstand.

Wat u moet weten voordat u in Vietnam personeel gaat inhuren

Voordat u onze  handleiding voor het  inhuren van werknemers in Vietnam verkent, volgen hier enkele snelle feiten die u over het land moet weten:

• Vietnamese valuta is de Vietnamese dong, of VND, die wordt gesymboliseerd als ‘---’.
• De huidige bevolking van het land is  meer dan 98 miljoen mensen, met bijna 38 procent in stedelijke gebieden.
• De belangrijkste import- en exportproducten van Vietnam zijn textiel, hightech productie, informatie- en communicatietechnologie, auto-industrie en medische apparatuur.
• Hanoi, ook wel Ha Noi genoemd, is de hoofdstad van Vietnam en ligt in het noordelijke deel van het land.

1. De arbeidsmarkt

De beschikbare beroepsbevolking van Vietnam  overtreft 54 miljoen mensen, met landbouw, industrie en diensten als de toonaangevende carrière- en werksectoren. Een groot deel van dat personeelsbestand is geconcentreerd in geclusterde gebieden in het hele land, zoals de grootstedelijke regio's Hai Phong, Hanoi en Da Nang, evenals Ho Chi Minhstad.

Het voortgezet onderwijs heeft  de afgelopen vijf jaar een stabiel inschrijvingspercentage gehad, met toonaangevende universiteiten zoals Vietnam National University in Hanoi, Hanoi University of Science and Technology en Ho Chi Minh City University of Technology. Afgestudeerden ontvangen doorgaans een certificaat voor beroepsonderwijs en -opleiding (VET), een lager diploma voor beroepsonderwijs of een diploma voor beroepsonderwijs en -opleiding.

2. Talen

De officiële taal van Vietnam is Vietnamees, maar  het staat 65th in de wereldwijde index van Engelssprekende landen. Andere talen die u kunt horen of zien in formele documenten zijn Frans, Chinees, Khmer en enkele kleinere talen uit de bergachtige regio van het land.

Overweeg om een professionele Vietnamese vertaler en schriftelijke tolk in dienst te nemen als u niet bekend bent met de Vietnamese talen, en vergeet niet om kopieën van cruciale documenten en informatie, waaronder arbeidsovereenkomsten, in beide talen aan te bieden.

3. Werktijden en vakantiedagen

Er zijn 11 officiële feestdagen in Vietnam, waaronder de weeklange Tet Lunar New Year-viering, en Vietnamese werknemers verwachten dat ze het grootste deel van die feestdagen van hun werk hebben naast vakantiedagen en ander betaald of onbetaald verlof. Alle werknemers hebben wettelijk recht op minimaal één volledige vrije dag per week, meestal een zondag. Werkdiensten overschrijden zelden acht uur per dag en 40 uur per week, waarbij die uren vaak — maar niet verplicht — zijn tussen maandag en vrijdag, 8 a.m. om 5 p.m.

Vietnamese werknemers hebben ook recht op minimaal 12 dagen jaarlijks verlof, inclusief persoonlijk betaald verlof voor bruiloften en rouw, evenals onbetaald verlof na voortdurende goedkeuring. In aanmerking komende zieke of gehandicapte werknemers kunnen recht hebben op verlof dat wordt ondersteund door het sociale verzekeringsprogramma van het land. Vrouwen kunnen zes maanden betaald zwangerschaps- en bevallingsverlof krijgen zonder verlies van salaris en een extra 30 dag voor elk geboren kind. Vaderschapsverlof verschilt per werkgever, maar mannen komen in aanmerking voor een verlof van vijf tot 14 betaalde dagen.

4. Arbeidsovereenkomsten

Uw bedrijf is wettelijk verplicht om een schriftelijke arbeidsovereenkomst te hebben met elke Vietnamese werknemer, met kopieën in zowel het Vietnamees als de moedertaal van de werknemer. Het kan een contract met een vaste duur of een onbepaalde duur zijn, en elk type komt in aanmerking voor verlenging of beëindiging indien nodig en gespecificeerd.

Het schriftelijke contract moet alle relevante informatie over uw werkpartnerschap bevatten, zoals:

• Het salaris van de werknemer en de aanvullende vergoeding vermeld in lokale valuta
• Personeelsbeloningen en verzekeringen
• Ontslag- en ontslagvoorwaarden voor zowel de werknemer als de werkgever
• Rechten, verantwoordelijkheden en verwachtingen van werknemers en werkgevers
• Specifieke arbeidsvoorwaarden
• Een uitsplitsing van de duur, rechten en plichten van een proeftijd, indien van toepassing
• Reikwijdte van de taak en eventuele verplichte of optionele rust- en werktijden
• De verwachte duur van de arbeidsovereenkomst en werkrelatie
• Gezondheids- en veiligheidsvoorzieningen en -richtlijnen

Bedrijven zijn onderworpen aan een boetevergoeding als er geen geldig schriftelijk contract is voor elke Vietnamese werknemer. Het contract moet wederzijds worden overeengekomen en ondertekend, met uitzondering van wijzigingen zoals promoties, salarisverhogingen en vroegtijdige beëindiging. Geen enkele Vietnamese arbeidsovereenkomst houdt zich aan impliciete wetten, maar werknemers hebben recht op bepaalde wettelijke rechten en secundaire arbeidsvoorwaarden, zelfs als deze niet uitdrukkelijk worden vermeld.

5. Vergoeding en secundaire arbeidsvoorwaarden

Vietnam heeft twee soorten minimumloon: het gemeenschappelijke minimumloon voor werknemers in staatsorganisaties en het regionale minimumloon voor alle niet-staatsorganisaties en -posities. Minimumlonen die variëren tussen regio's vallen meestal tussen 3,070,000 en 4,420,000  Vietnamese dong. Werkgevers moeten hun werknemers een ziektekostenverzekering aanbieden, inclusief regelmatige jaarlijkse gezondheidscontroles.

Verplichte werkgeversbijdragen omvatten sociale, gezondheids- en werkloosheidsverzekering, met aanvullende belastbare opties zoals huisvestingshulp, vervoersvergoeding en andere voordelen om een verleidelijk arbeidspakket te creëren. Meer informatie over vergoedingsoverwegingen  wanneer u werknemers in Vietnam  inhuurt.

6. Belastingen

Werknemers betalen een individuele inkomstenbelasting (IIT) en alle salarissen en bonussen van werknemers zijn onderworpen aan persoonlijke inkomstenbelasting (PIT), van toepassing op het totale bedrag nadat verplichte bijdragen zijn afgeschreven. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het betalen van een deel van de socialezekerheidskosten van werknemers, btw (BTW) op aankopen, bronbelastingen, bedrijfsbelastingen en alle belastingen die verband houden met een fysieke locatie of gebouw in het land.

Hoewel er geen loonbelastingen of staats- en lokale inkomstenbelastingen zijn om mee te concurreren, moeten werkgevers een 20 percentagetarief betalen voor de vennootschapsbelasting (CIT). De huidige percentages van de ziektekostenverzekering en de werkloosheidsverzekering zijn respectievelijk 3 procent en 1 procent verantwoordelijk voor de dekking.

Werkgevers moeten alle noodzakelijke werknemers- en federale belastingen inhouden en deze driemaandelijks melden aan de Vietnamese belastingdienst op  de 30th dag van de volgende maand  of maandelijks op de 20th dag van de volgende maand.

De kosten van het  inhuren van iemand in Vietnam

Bij het  inhuren van personeel in Vietnam moet u rekening houden met de kosten van het werven en inhuren en overleg met lokale experts of aannemers, naast doorlopende betalingen voor het salaris, de verzekering en de secundaire arbeidsvoorwaarden van elke werknemer.

1. Werving en werving

Een deel van de  kosten van het inhuren van een werknemer in Vietnam  is het uitvoeren van grondige wervingsinspanningen om de beste match te vinden voor uw functie en de daaropvolgende wervingskosten. Enkele van deze kosten zijn:

• Werken met een wervings- of uitzendbureau
• Software voor het volgen van sollicitanten
• Vacatures en online postings
• Achtergrondcontroles
• Hulp bij het hervatten van derden voor visumbevestiging
• Reiskosten om interviews te vergemakkelijken
• Training voor nieuwe medewerkers en alle benodigde apparatuur

3. Lokale experts en aannemers

Wanneer u nieuwe landen binnenkomt en internationale werknemers inhuurt, kunt u een of meer omstandigheden tegenkomen die de hulp van een lokale aannemer of dienst van derden inroepen om u te helpen aan de regels te blijven voldoen. Voorbeelden hiervan zijn een schriftelijke en mondelinge vertaler voor documentatie en interviews of arbeidsjuristen om u te helpen bij het handhaven van de naleving van de wervings- en lopende arbeidswetgeving.

Een manier om het proces te vereenvoudigen is door te werken met een Employer of Record (EOR)-dienst zoals Globalization Partners. Een Employer of Record fungeert als de officiële werkgever van uw Vietnamese werknemers, terwijl u alle voordelen krijgt van een ervaren intern team, salarisadministratiebeheer en lokale experts die vertrouwd zijn met Vietnamese arbeidswetgeving.

Wervingspraktijken in Vietnam

Het inhuren en beheren van internationale werknemers is een complex proces dat vaak varieert tussen regio's, steden en sectoren. Houd rekening met de volgende wervingspraktijken terwijl u door uw nieuwe werkrelaties navigeert:

• Optionele bonussen: Bonussen en 13e-maandsalarissen zijn niet wettelijk verplicht, maar maken regelmatig deel uit van de Vietnamese werkcultuur. Bonussen kunnen gebaseerd zijn op hoe lang de werknemer met u heeft samengewerkt, speciale vakantieoverwegingen, uitmuntende prestaties of andere bepalingen die al dan niet in uw schriftelijke arbeidsovereenkomst worden vermeld.
• Vergunningsverificatie: Afhankelijk van waar uw werknemer oorspronkelijk vandaan komt, kan hij/zij een visum of verblijfskaart en een geldige werkvergunning nodig hebben. Het is uw plicht als werkgever om ervoor te zorgen dat elke werknemer een wettelijk recht heeft om voor uw bedrijf te werken. Bewaar een kopie van alle relevante documenten die de juridische status van uw werknemers certificeren.
• Proeftijd : U kunt ervoor kiezen om een proeftijd op te nemen in uw schriftelijke contract, maar het mag niet langer zijn dan 30 dagen voor standaardfuncties of 60 dagen voor zeer technische of bekwame functies. U kunt deze tijd gebruiken om de kwaliteit van uw partnerschap te meten, inclusief hoe goed de werknemer voldoet aan de overeengekomen prestatienormen en werktijdvereisten. Het proeftijdcontract moet worden geschreven als aanvulling op het originele document en alle bepalingen voor de proeftijd bevatten, inclusief duur, verwachtingen, rechten en verantwoordelijkheden. U en de werknemer kunnen uw overeenkomst aan het einde van de periode opzeggen of een formele arbeidsovereenkomst ondertekenen om uw werkrelatie voort te zetten.
• Naleving van arbeidswetgeving: Het niet naleven van lokale en federale arbeidswetgeving kan leiden tot sancties, boetes of juridische stappen. Deze richtlijnen zijn opgesteld om werknemers te beschermen tegen onveilige of illegale werkregelingen en fungeren als richtlijn voor werkgevers die internationaal willen inhuren. De Vietnamese2019 arbeidswetgeving stelt bijvoorbeeld dat buitenlandse staatsburgers die in het land werken moeten voldoen aan alle federale arbeidswetten, tenzij ze lid zijn van een internationaal verdragsprogramma dat anders zegt. Alle Vietnamese arbeidsovereenkomsten vereisen dat de werkgever zich houdt aan de federale wetgeving.
• Salarisadministratie-opties: De salarisadministratie-opties in Vietnam  omvatten interne salarisadministratie-afdelingen — meestal een uitbreiding van uw personeelsafdeling — salarisadministratie op afstand, outsourcing naar een Vietnamees salarisadministratieverwerkingsbedrijf of samenwerking met een Employer of Record zoals Globalization Partners om alle salarisadministratiebeheer en naleving af te handelen.

Wat heeft een bedrijf nodig om werknemers in Vietnam in te huren?

Bedrijven en dochterondernemingen in Vietnam kunnen ofwel volledig internationaal eigendom zijn, een joint-venture onderneming, of een zakelijke coöperatie die eigendom is van en beheerd wordt door de servicegebruikers.  Ongeacht uw bedrijfsstructuur hebt u een geregistreerde bankrekening in Vietnam nodig voordat u werknemers kunt inhuren en betalen. Alle overschrijvingen moeten bij betaling worden omgezet in dong of als vreemde valuta op een Vietnamese bankrekening worden gestort. U moet vertaalde exemplaren van kritieke documenten, zoals een memorandum, statuten, verzekeringsformulieren en arbeidscontracten, voorbereiden en initiëren.

Als u persoonlijke gesprekken voert in Vietnam, moet u een fysiek adres of een ruimte voor een persoonlijk gesprek regelen om elkaar te ontmoeten. Alternatieven zijn onder andere telefonische of videoconferentiegesprekken. U kunt de complexere en duurdere onderdelen van internationale aanwerving vermijden door samen te werken met een Employer of Record.

Het inhuren van telewerkers in Vietnam

Door telewerkers in te huren, kan uw bedrijf profiteren van getalenteerde internationale werknemers met gespecialiseerde vaardigheden of unieke professionele ervaring. Houd deze informatie in gedachten bij het beveiligen van Vietnamese werknemers op afstand:

• Ongeveer 70 procent van de bevolking van het land heeft een internetverbinding en de internetverbinding voor Vietnamese websites is .vn.
• Vietnam heeft een enkele tijdzone — Indochina-tijd — en er zijn geen tijdswijzigingen gekoppeld aan zomertijd.
• Het is gebruikelijk om mensen formeel voor te stellen, te beginnen met hun achternaam, gevolgd door hun tweede naam en vervolgens hun voornaam. Observeer alle relevante professionele of burgerlijke titels.
• De datum wordt in dag/maand/jaar-formaat geschreven met vier cijfers voor het jaar en twee voor de maand en de dag.

Aanvullende  tips voor het inhuren van personeel in Vietnam

Deze tips geven u een beter begrip van uw rechten en verantwoordelijkheden als werkgever:

• Hiërarchische besluitvorming: veel bedrijfsorganisaties werken volgens een hiërarchie, waarbij beslissingen van boven naar beneden komen. Het is belangrijk om respectvol om te gaan met senior medewerkers, of ze nu ouder zijn, een hoger opleidingsniveau of ervaringsniveau hebben, of langer in de functie zijn.
• Antecedentenonderzoek van kandidaten: U hebt het recht om de informatie op het cv van elke sollicitant te bevestigen, inclusief zijn/haar opleiding, kwalificaties, arbeidsverleden en geldige ervaring, indien van toepassing.
• Contractbeëindiging: Zowel de werkgever als de werknemer kunnen een contractbeëindiging initiëren. Werkgevers kunnen dit zonder kennisgeving doen als de fout te wijten is aan een gebrek aan prestaties van een werknemer of het niet voldoen aan overeengekomen normen. Werkgevers kunnen contracten ook beëindigen op basis van langdurig letsel of ziekte, rampen die van invloed zijn op het bedrijf, werknemers die niet komen opdagen voor hun aangewezen dienst en andere speciale gevallen. In deze gevallen is het van cruciaal belang om met een Employer of Record samen te werken om u te helpen bij het navigeren door de juridische complexiteit van elke situatie. Afhankelijk van de situatie en uw schriftelijke arbeidsovereenkomst kunnen werknemers recht hebben op een ontslagvergoeding.

Meer informatie over het beheren van internationale werknemers met Globalization Partners

De  stappen voor het inhuren van personeel in Vietnam  nemen zorgvuldige overweging en kennis van de verschillende arbeids- en bedrijfswetten van elke regio, evenals cultureel respect en begrip. Globalization Partners is een wereldwijde Employer of Record met een aanwezigheid in 187 landen over de hele wereld, klaar om uw bedrijf te helpen uit te breiden naar Vietnam of getalenteerde Vietnamese werknemers in te huren voor uw posities op afstand.

Wij treden op als de juridische werkgever van uw werknemers, helpen u bij het handhaven van de naleving en het afhandelen van de complexere logistiek van het inhuren buiten het land terwijl u zich richt op het uitvoeren van uw dagelijkse activiteiten. We helpen ook met human resources en het creëren van secundaire arbeidsvoorwaarden om toptalent voor uw bedrijf te verleiden.

Kom meer te weten over hoe onze uitgebreide oplossing  uw bedrijf kan helpen slagen en  vraag vandaag nog een voorstel  aan om aan de slag te gaan.