Hoe internationale salarisadministratiefraude te voorkomen

Salarisadministratiefraude is als een langzaam lekkende waterleiding. In eerste instantie kan de schade lastig te vinden zijn of lijkt het niet bijzonder. Maar na verloop van tijd kan de hoeveelheid geld dieven van een bedrijf stelen via internationale salarisadministratiesystemen aanzienlijk zijn. In een voorbeeld kon een vrouw tijdens haar dienstverband bijna $ van haar werkgever stelen300,000. Hoewel het papierspoor verliezen van $ aan het licht bracht300,000, schatten aanklagers dat de vrouw meer dan driekwart miljoen dollar van haar werkgever zou hebben geëist, vanaf het moment dat ze voor het eerst in dienst was in 2010 en dat het duurde tot ze werd ontslagen in 2013.

Loonadministratiefraude kan bij bedrijven van elke omvang plaatsvinden, maar is vooral een risico voor kleine bedrijven. In hun 2018 Rapport aan de Landen stelde de Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) vast dat bedrijven met minder dan 100 werknemers meer dan twee keer zoveel kans hadden op loonfraude in vergelijking met grotere bedrijven. Loonfraude is ook internationaal. Er zijn meldingen geweest dat het zich voordeed bij bedrijven over de hele wereld. Inzicht in het risico van loonfraude en hoe dit gebeurt, kan uw wereldwijde bedrijf helpen stappen te ondernemen om dit te voorkomen.

Hoe ernstig is loonfraude?

De bedragen die mensen van hun werkgevers kunnen stelen via loonfraude zijn meestal aanzienlijk. In een bijzonder opmerkelijk geval stal de president van een salarisverwerkingsbedrijf, dat de salarisadministratie en betalingen voor andere bedrijven behandelde, $26 miljoen. Een ander voorbeeld van loonfraude kostte New York City $600 miljoen.

De ACFE meldt dat ongeveer 7% van alle fraudegevallen loonfraude is en dat het gemiddelde bedrijf  ongeveer $ verliest63,000. De typische loonfrauderegeling duurt lang — de mediane duur van een regeling is ongeveer 30 maanden.

Aangezien loonfraude meestal een tijdje aanhoudt voordat het wordt ontdekt, kunnen bedrijven die erdoor worden getroffen het lastig vinden om een vergoeding te krijgen voor het verloren geld. In het geval dat de vrouw schuldig werd bevonden aan het stelen rond $ 300,000, is het bedrag dat ze moet terugbetalen aan haar voormalige werkgever bijna een derde van het bedrag dat ze tijdens de regeling daadwerkelijk zou moeten nemen.

Loonfraude treft ook onschuldige omstanders. Toen de president van een salarisadministratiekantoor miljoenen dollars van zijn klanten stal, waren de mensen die onmiddellijk getroffen werden de werknemers van de klanten van het verwerkingsbedrijf. Duizenden werknemers werden op een ochtend wakker om te weten te komen dat hun salarissen van hun rekeningen werden gehaald. In sommige gevallen leidden de opnames tot overschrijdingen en de kosten die gepaard gingen met overschrijdingen. Naast het verlies van hun loonstrookjes zorgde de fraude er ook voor dat werknemers van het loonadministratiebedrijf hun baan en een bron van inkomsten verloren.

Onderschat de gevolgen van loonfraude voor uw bedrijf en de mensen met wie u werkt niet. Een slechte appel kan een ernstige invloed hebben op de reputatie van uw bedrijf en het vermogen om zijn betalingen te doen.

Hoe salarisadministratiefraude plaatsvindt

Er zijn meerdere oorzaken van internationale loonfraude. De fraude kan het gevolg zijn van handelingen van werknemers van een bedrijf of van het bedrijf zelf. Volgens het ACFE-onderzoek is het meestal iemand die in de boekhouding of administratieve ondersteuning werkt wanneer loonfraude wordt gepleegd door een werknemer. Hoewel loonfraude kan worden gepleegd door twee of meer mensen die samenwerken, is één persoon meestal verantwoordelijk.

Enkele van de soorten internationale salarisadministratieregelingen zijn:

• Ghost-werknemers: Ghost-werknemers ontvangen een loonstrook van een bedrijf, maar werken er eigenlijk niet. In veel gevallen bestaan de werknemers niet en hebben ze nooit voor het bedrijf gewerkt. Het kan in bepaalde gevallen gemakkelijk zijn om spookmedewerkers te identificeren. Sommige fraudeurs zijn niet erg creatief als het gaat om het benoemen van hun fictieve medewerkers. Ze kunnen een variatie op hun eigen naam gebruiken, een tijdelijke aanduiding zoals "John Doe" of zelfs zoiets als "X".
• Urenstaatfraude: Urenstaatfraude is een veel voorkomende vorm van loonlijstfraude. Een werknemer kan de hoeveelheid tijd die hij/zij aangeeft naar boven te werken aanpassen om meer geld van zijn/haar werkgever te krijgen. Vaak zijn de tijdshoeveelheden klein genoeg om de melding niet meteen te detecteren. Een werknemer kan bijvoorbeeld elke dag een extra 15 minuut toevoegen aan zijn/haar gerapporteerde uren. Als gevolg hiervan kunnen ze meer dan 40 uur per week binnenkomen en overurenbetalingen ontvangen van de werkgever, zelfs als ze niet zoveel uur daadwerkelijk hebben gewerkt.
• Inklokken op buddy's: Werkgevers die tijdklokken en klokkaarten gebruiken, kunnen fraude met de loonadministratie ervaren in de vorm van inklokken op buddy's. Dit soort fraude kan onschuldig lijken. Een werknemer die bijvoorbeeld te laat komt, kan een vriendelijke collega vragen om zijn/haar tijdkaart voor hem/haar in te klokken, zodat het lijkt alsof hij/zij op tijd aan het werk is. Maar het is nog steeds een vorm van fraude, omdat werknemers beweren dat ze op de klok zijn wanneer ze niet op het werk zijn.
• Verkeerde classificatie van werknemers: sommige soorten loonfraude worden gepleegd door de werkgever, in plaats van door werknemers. Een voorbeeld is de verkeerde classificatie van werknemers of arbeiders om te voorkomen dat ze loonbelastingen of secundaire arbeidsvoorwaarden betalen. Werkgevers zullen werknemers af en toe behandelen als onafhankelijke aannemers, zelfs als ze niet voldoen aan de vereisten van de definitie. Een ander voorbeeld van onjuiste classificatie van werknemers vindt plaats wanneer een werkgever “onder de tafel” betaalt en helemaal geen belastingdocumenten uitgeeft.
• Voorschotten op de loonlijst die niet worden terugbetaald: werknemers kunnen van tijd tot tijd om voorschotten op hun loon vragen, waarbij wordt aangenomen dat ze het voorschot zullen terugbetalen. Als het voorschot niet wordt terugbetaald, is het fraude. In sommige gevallen wordt het voorschot mogelijk niet goed geregistreerd door het salarisadministratiepersoneel. Ze kunnen het als een uitgave vermelden, in plaats van als een bedrijfsmiddel. Als alternatief kan het salarisadministratieteam nalaten om contact op te nemen met de werknemer om ervoor te zorgen dat het voorschot wordt terugbetaald.
• Frauduleuze loontarieven: een ander voorbeeld van loonfraude doet zich voor wanneer loontarieven onjuist worden gerapporteerd. Een persoon op de salarisadministratie kan het uurloon van een werknemer naar boven bijstellen, bijvoorbeeld door iemand $21 per uur te geven in plaats van de $20 die hij/zij moet verdienen. Om detectie te voorkomen, zullen sommige werknemers het salaris voor een beperkte periode aanpassen, zoals slechts een paar salarisstroken.
• Ongeautoriseerde bonussen: Loonadministratiefraude kan optreden wanneer iemand een bonuscheque uitgeeft aan een werknemer of zichzelf zonder goedkeuring van de juiste persoon of afdeling.
• Vervalst verlof of betaald verlof: als een werknemer betaald verlof claimt wanneer hij/zij er niet voor in aanmerking komt of betaald verlof opneemt wanneer het niet hoort, is het een vorm van loonfraude.
• Vervalste inhouding: In sommige gevallen treedt loonfraude op wanneer bedragen die op het salaris van een persoon moeten worden afgetrokken, dat niet zijn, zoals belastingen, pensioenbijdragen en verzekeringsuitkeringen. Het bedrijf betaalt de kosten echter nog steeds, wat betekent dat het in de loop van de tijd een aanzienlijk bedrag kan verliezen.
• Vervalste onkosten: werknemers met onkostenrekeningen kunnen loonfraude plegen door onkosten te declareren die niet werkgerelateerd zijn. Een werknemer kan bijvoorbeeld zijn/haar gezin meenemen naar het diner en het declareren. Ze kunnen ook een nepbon maken voor een aankoop die nooit heeft plaatsgevonden.

Hoe u salarisfraude kunt identificeren en corrigeren

Sommige soorten loonfraude kunnen gemakkelijker te herkennen zijn dan andere. Het kan bijvoorbeeld lastig zijn om te weten hoe je spookwerknemers kunt identificeren als je bedrijf vestigingen over de hele wereld heeft. U kunt niet weten wie er precies op uw kantoor in Tokio werkt als u bijvoorbeeld in de VS gevestigd bent. Een manier om spookwerknemers te detecteren is door samen te werken met een derde partij die mensen in het land voor je heeft. Je derde partij kan een spookhunter zijn en ervoor zorgen dat iedereen die een salaris ontvangt van je bedrijf daadwerkelijk voor het bedrijf werkt. De derde partij kan ook optreden als een professionele werkgeversorganisatie, alle aspecten van de salarisadministratie voor uw internationale werknemers beheren en nog een ding van de takenlijst van uw bedrijf verwijderen.

Naast het werken met een professionele werkgeversorganisatie kunt u maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat iedereen die door uw bedrijf wordt betaald er daadwerkelijk werkt en daadwerkelijk bestaat. Contact opnemen met referenties en antecedentenonderzoeken uitvoeren op potentiële nieuwe medewerkers is een manier om ervoor te zorgen dat ze echt zijn. Directe storting voor alle werknemers is een andere manier om het risico op het betalen van geesten te verminderen.

Je kunt andere soorten loonfraude identificeren, zoals vervalste lonen, urenstaten en uitgaven, door de loonlijst te controleren en te beoordelen voordat je betalingen doet. De persoon die de salarisadministratie beoordeelt en goedkeurt, mag niet dezelfde persoon zijn die deze verwerkt. De persoon die de salarisadministratie beoordeelt, moet ervoor zorgen dat:

• Gewerkte uren komen overeen met het verwachte aantal uren dat een werknemer moet werken: Als een werknemer meer dan 40 uur werkt of meer werkt dan het aantal uren waarvoor hij/zij is aangenomen, moet de persoon die de salarisadministratie controleert, contact opnemen met de leidinggevende van de persoon om ervoor te zorgen dat alles boven de raad van bestuur ligt. Een andere optie is om goedkeuring te vereisen voordat een werknemer een urenstaat kan indienen met meer dan gewerkte 40 uren in één week.
• Uurloon is nauwkeurig: de persoon die de salarisadministratie controleert, moet het verwachte uurloon van de werknemer vergelijken met het loon dat hij/zij daadwerkelijk ontvangt. Als er een discrepantie is, moet verder onderzoek plaatsvinden.
• Passende bedragen worden ingehouden: belastingen en andere inhoudingen moeten worden afgetrokken van de loonstrook van de werknemers. Als dat niet het geval is, moet de persoon die de salarisadministratie bekijkt, erachter komen waarom.
• Onkosten zijn gepast: De persoon die verantwoordelijk is voor het controleren of beoordelen van de salarisadministratie moet ook alle onkosten bekijken die door werknemers worden gedeclareerd en controleren of ze gepast of legitiem zijn. De beoordeling kan het bekijken van ontvangstbewijzen omvatten om ervoor te zorgen dat de gedeclareerde onkosten overeenkomen met de ontvangstbewijzen. De uitgaven moeten ook werkgerelateerd zijn.

Hoe loonfraude te voorkomen

Wereldwijde loonfraude hoeft uw bedrijf niet honderdduizenden dollars te kosten. Als u weet hoe u fraude met salarisadministratie kunt voorkomen, kan dit in de weg staan of voordat het ooit begint. Hier zijn de stappen die u kunt nemen om te voorkomen dat salarisfraude uw bedrijf beïnvloedt.

• Screen iedereen grondig voordat u ze inhuurt: Idealiter zullen de mensen die u inhuurt eerlijk en betrouwbaar zijn. Het screenen van nieuwe medewerkers door hun criminele achtergrond te controleren, referenties te verifiëren en opleiding en eerdere tewerkstelling te bevestigen, zal u helpen om oneerlijke mensen niet in dienst te nemen. U kunt het screeningproces uitbesteden bij het internationaal inhuren van werknemers.
• Gebruik elektrische urenstaten en vereist goedkeuring: het is voor werknemers gemakkelijk om papieren urenstaten aan te passen, maar moeilijker voor hen om elektrische urenstaten aan te passen. Het gebruik van elektrische urenstaten en het vereisen van goedkeuring van de supervisor van de ingediende tijd kan helpen om vervalste rapporten van gewerkte uren te voorkomen.
• Gebruik biometrische gegevens om inklokken van buddy's te elimineren: als je een fysieke tijdklok gebruikt, wordt inklokken van buddy's voorkomen. Een manier om dat te doen is vingerafdrukken of andere biometrische gegevens te gebruiken om de identiteit van een werknemer te verifiëren voordat hij inklokt.
• Beperk wie toegang heeft tot loongegevens: hoe minder mensen toegang hebben tot de loonlijst van uw bedrijf en wie er aanpassingen of wijzigingen in kan aanbrengen, hoe beter. Het beperken van de toegang tot de salarisadministratie vermindert het risico dat iemand de gewerkte uren of het loontarief aanpast.
• Vereist een tweede set ogen voor salarisrapporten: alle salarisrapporten moeten worden beoordeeld en goedgekeurd voordat betalingen worden uitgegeven. Er moet ook een proces zijn om betalingen te pauzeren en correcties uit te voeren als er onnauwkeurigheden worden opgemerkt.
• Weet waar u op moet letten bij het beoordelen van de salarisadministratie: zorg ervoor dat uw bedrijf geen mensen betaalt met zeer vergelijkbare namen en identieke adressen. Wees ook voorzichtig met betalingen aan mensen die op hetzelfde adres wonen of betalingen aan dezelfde bankrekening voor verschillende werknemers.
• Een systeem hebben om ontslagen werknemers te identificeren en te verwijderen: Een manier om betalingen aan geestwerknemers te voorkomen, met name mensen die niet langer voor uw bedrijf werken, is om documenten of bestanden te markeren nadat een werknemer het bedrijf verlaat. Een gemarkeerd bestand mag geen betalingen blijven ontvangen.
• Elimineer chequebetalingen: Loonadministratiefraude is gemakkelijker te plegen wanneer het gaat om papieren cheques. Bij een directe storting wordt elke betaling naar een bankrekening gestuurd. U kunt controleren of de accountinformatie correct is en dat deze van de juiste werknemer is. Indien nodig kunt u verzonden betalingen terugdraaien als u vermoedt dat er fraude speelt.
• Stel een nultolerantiebeleid op: je kunt fraude afschrikken door een nultolerantiebeleid op te stellen. Werknemers informeren over de regels en de mogelijke gevolgen van het plegen van loonfraude kan voorkomen dat mensen dit doen.

Besteed uw internationale salarisadministratiebehoeften uit aan Globalization Partners

Wanneer uw bedrijf uitbreidt naar het buitenland, kan het een uitdaging zijn om op de hoogte te blijven van wat er over de hele wereld gebeurt. U hebt een team nodig om u op de grond en in het land te ondersteunen. Globalization Partners kan dat team voor u zijn. De uitgebreide oplossing  stroomlijnt het proces van internationaal inhuren en helpt er ook voor te zorgen dat je salarisadministratie, belastingen en juridische zorgen voldoen aan het land waar je actief bent. Onze wereldwijde salarisadministratiediensten  zorgen ervoor dat uw internationale team op tijd wordt betaald en verminderen tegelijkertijd het risico op salarisfraude. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie.

Voor meer informatie over internationale loonadministratie, download ons eBook 10 Dingen die u moet weten over registratie voor alleen loonadministratie .

E-boek downloaden