Onboarding en offboarding spelen een fundamentele rol in het soepele verloop van elk bedrijf. Deze ervaringen hebben langdurige gevolgen voor werknemers, dus het is belangrijk om deze processen boeiend en onvergetelijk te maken.

De offboarding-ervaring wordt vaak over het hoofd gezien, maar niet minder belangrijk dan de onboarding-ervaring, omdat het vertrekken op een bittere noot langetermijngevolgen kan hebben. Volgens een enquête van Glassdoor onderzoekt70 procent van de werkzoekenden bedrijfsbeoordelingen, waarvan er veel zijn geschreven door voormalige werknemers, voordat ze loopbaanbeslissingen nemen.

In een werkomgeving op afstand heeft het creëren van een gestructureerd onboarding- en offboardingprogramma een extra complexiteit; er zijn verschillende uitdagingen zoals communicatiehiaten, verschillende tijdzones en contrasterende culturele achtergronden, dus het is belangrijk om uw bestaande processen aan te passen aan deze nieuwe manier van werken.

Een fundamenteel aspect om in gedachten te houden bij het ontwerpen van onboarding- en offboardingprogramma's is naleving. Het beheren van wereldwijde teams betekent het omgaan met verschillende wet- en regelgeving, dus naleving moet een topprioriteit blijven tijdens elke fase van de levenscyclus van werknemers om de activa en informatie van uw bedrijf te beschermen, juridische problemen te vermijden en uw reputatie intact te houden. In dit artikel leggen we uit hoe we naleving kunnen garanderen voor teams op afstand tijdens de onboarding- en offboardingfase.

Wat is onboarding?

Normaal gesproken is de eerste week van een nieuwe werknemer gewijd aan onboarding, die bestaat uit activiteiten die hen vertrouwd maken met de visie, missie, waarden en cultuur van het bedrijf. Dit helpt nieuwe medewerkers de organisatiestructuur en de bijzonderheden van hun rol te leren kennen. Simpel gezegd, het is de eerste indruk die uw nieuwe talent van uw bedrijf zal hebben.

Ondanks het belang ervan toonde een onderzoek van Gallup aan dat slechts 12 procent van de werknemers vindt dat hun werkgever het geweldig doet om nieuwe teamleden in dienst te stellen. Onboarding mag niet worden beperkt tot introductievergaderingen en manager check-ins. U kunt een stapje verder gaan door een senior werknemer toe te wijzen aan elke nieuwe werknemer; dit geeft hem/haar een collega om zich tot te wenden als hij/zij vragen heeft tijdens zijn/haar eerste week op het werk.

Een gestructureerd onboardingproces is de sleutel om medewerkers op afstand zich verbonden te laten voelen met een bedrijf, zelfs als ze over de hele wereld verspreid zijn. Het helpt ook de tijd tot productiviteit te versnellen en vermindert de foutmarge op de lange termijn.

U kunt zorgen voor een conform onboardingproces door de volgende taken uit te voeren:

Controleer en verzamel het vereiste papierwerk: Papierwerk kan extreem vervelend zijn, maar documentatie, zoals arbeidsovereenkomsten, is van vitaal belang om te voldoen aan de normen in het land en om de functieverwachtingen voor uw nieuwe talent duidelijk te beschrijven.

Om dit proces volledig conform te maken, moet u ervoor zorgen dat uw nieuwe werknemers de arbeidsvoorwaarden begrijpen en vertrouwelijkheidsovereenkomsten, anti-intimidatiebeleid, ziektekostenverzekeringsformulieren en beëindigingsclausules ondertekenen.  Om dit proces volledig conform te maken, moet u ervoor zorgen dat uw nieuwe werknemers de arbeidsvoorwaarden begrijpen en vertrouwelijkheidsovereenkomsten, anti-intimidatiebeleid, ziektekostenverzekeringsformulieren en beëindigingsclausules ondertekenen.

Een belangrijk punt om te overwegen tijdens deze eerste fase is de privacy van werknemers. De verplichtingen en rechten met betrekking tot de relatie tussen werkgever en werknemer kunnen van land tot land aanzienlijk verschillen, en deze nuances moeten in aanmerking worden genomen bij het opstellen van beleid voor internationale teams.

Hoewel werkgevers meestal toegang hebben tot informatie over bedrijfsapparatuur, is het nog steeds belangrijk om de toestemming van uw werknemers te hebben. Een bedrijf kan doorgaans de volgende aspecten controleren:

  • Zakelijke e-mails
  • Platforms voor werkmanagement
  • Geschiedenis van surfen op het web
  • Geografische locatie

Communiceer workflowprocessen: Volgens SHRM kan slechte communicatie leiden tot beschadigde relaties, verbroken vertrouwen en hogere niveaus van woede en vijandigheid op de werkplek.

Daarom zal het op een duidelijke en dynamische manier communiceren van de workflowprocessen van uw bedrijf helpen bij het stroomlijnen van opdrachten, het verhogen van het teammoreel en, bovenal, werknemers helpen de functieverwachtingen te begrijpen.

U kunt bedrijfsprocessen communiceren en opnieuw bevestigen via virtuele vergaderingen, handboeken en e-mails. Alle informatie moet worden gedeeld en beantwoord via bedrijfse-mail en een beveiligde server om informatielekken te verminderen.

Geef functiespecifieke training: Een onderzoek uitgevoerd door Upwork voorspelde dat in de komende vijf jaar 36.2 miljoen werknemers op afstand zullen werken. Dat vertegenwoordigt een 87 procentuele toename in vergelijking met statistieken vóór de pandemie. Daarom moeten traditionele trainingsprogramma's opnieuw worden geëvalueerd om werknemers op afstand te helpen gedijen.

Als een bedrijf een werknemer niet goed doorlicht of geen functiespecifieke training geeft, kan dit leiden tot dure rechtszaken wegens nalatigheid op de werkplek.

Als een werknemer bijvoorbeeld wordt gevraagd om een apparaat te gebruiken maar niet over de nodige technische vaardigheden beschikt, kan de werkgever mogelijk verantwoordelijk worden gehouden voor eventuele schade die de werknemer aan zichzelf of anderen op de werkplek veroorzaakt omdat hij/zij niet vooraf de juiste trainingsprocedures heeft verstrekt.

Neem contact met ons op

Wat is offboarding?

Het beëindigen van een arbeidsrelatie is nooit prettig, of het nu gaat om een vrijwillig ontslag of een ontslag. U kunt dit echter een soepele overgang maken door een gestructureerd offboardingprogramma te creëren. Dit helpt niet alleen om toekomstige juridische problemen te voorkomen, maar het koestert ook uw werkgeversmerk.

Uit een rapport van People Path en Cornell University bleek dat ongeveer een derde van de voormalige werknemers banden onderhoudt met vorige werkgevers; en 15 procent van de nieuwe werknemers is afkomstig van aanbevelingen van voormalige werknemers. Daarom kan het achterlaten van een goede indruk bij vertrekkende werknemers ervoor zorgen dat uw bedrijf opvalt en helpen om toekomstig wereldwijd talent aan te trekken.

U kunt zorgen voor een conform offboardingproces met de volgende acties:

Verwittig beëindiging van het dienstverband: Wanneer u een externe werknemer ontslaat, kunt u dit het beste persoonlijk doen tijdens een videogesprek. Op die manier kun je een privégesprek voeren en rustig de redenen achter de beëindiging uitleggen.

Het ontslagbeleid is in elk land anders, wat naleving van vitaal belang maakt om toekomstige juridische gevolgen voor uw bedrijf te vermijden.

In de Verenigde Staten stelt een willekeurig dienstverband werkgevers bijvoorbeeld in staat om werknemers op elk moment vrij te beëindigen zonder voorafgaande kennisgeving.

In het Verenigd Koninkrijk daarentegen moeten werkgevers een opzegtermijn van een week geven voor elk dienstjaar, of een opzegtermijn van 12 weken als ze 12 jaar of langer in dienst zijn. Op de hoogte blijven van deze landspecifieke regelgeving zal helpen om naleving tijdens het uitdiensttredingsproces te garanderen.

In het Verenigd Koninkrijk daarentegen moeten werkgevers een opzegtermijn van een week geven voor elk dienstjaar, of een opzegtermijn van 12 weken als ze 12 jaar of langer in dienst zijn. Op de hoogte blijven van deze landspecifieke regelgeving zal helpen om naleving tijdens het uitdiensttredingsproces te garanderen.

Intellectueel eigendom beschermen: Wist u dat 20 procent van de bedrijven te maken heeft gehad met datalekken van voormalige werknemers?

Hier zijn een paar bruikbare tips om gegevens veilig te houden:

  • Stimuleer functieoverschrijdende samenwerking tussen HR- en IT-afdelingen.
  • Vermijd het gebruik van gedeelde accounts.
  • Wijzig wachtwoorden regelmatig.
  • Schakel de logins en e-mailaccount van vertrekkende werknemers onmiddellijk uit.
  • Plan periodieke back-ups van gegevens.

Medewerkers op afstand zijn gevoeliger voor datalekken omdat dataflow niet op dezelfde manier kan worden gecontroleerd als teams op locatie. Enkele bijkomende bijdragende factoren zijn:

  • Persoonlijke apparaten gebruiken om toegang te krijgen tot gevoelige bedrijfsinformatie.
  • Verbinding maken met openbare wifi-netwerken.
  • Het opslaan van bedrijfsgegevens in de cloud.

De juridische gevolgen van datalekken kunnen rampzalig zijn voor zowel uw reputatie als uw financiën. British Airways moest bijvoorbeeld een boete van 20 miljoen GBP betalen 2020 voor beveiligingsfouten die een cyberaanval mogelijk maakten, wat resulteerde in het lekken van persoonsgegevens van klanten en personeel.

Zorg voor de juiste ontslagvergoeding en -vergoeding: de uiteindelijke ontslagvergoeding waarop een werknemer recht heeft, wordt berekend op basis van de redenen voor ontslag en de duur van het dienstverband. Het is belangrijk om de nationale regelgeving te onderzoeken om juridische problemen zoals rechtszaken voor ongerechtvaardigde betaling te vermijden.

Er is bijvoorbeeld geen wettelijke ontslagvergoeding in Duitsland; veel werkgevers verstrekken echter 50 procent van het maandsalaris per dienstjaar. In China daarentegen is de ontslagvergoeding gelijk aan het volledige salaris van één maand voor elk dienstjaar.

Elke misstap in het beëindigingsproces, met name wat betreft ontslagvergoedingsverplichtingen, kan ernstige en kostbare nalevingsproblemen opleveren.

De sleutel tot een succesvolle onboarding- en offboarding-ervaring

Onthoud dat de eerste indruk van een werknemer net zo belangrijk is als het laatste afscheid. Als deze processen worden genegeerd, heeft dit niet alleen invloed op de prestaties van uw werknemers, maar kan het ook uw reputatie aantasten, waardoor het moeilijk wordt om toekomstig talent te behouden en te verwerven.

Naleving helpt u juridische problemen te voorkomen en bedrijfsmiddelen te beschermen. Op de lange termijn kan een gestructureerd onboarding- en offboardingprogramma je helpen om een favoriete werkgever te worden en op te vallen op wereldwijde schaal.

Neem voor meer informatie over het creëren van de beste onboarding- en offboarding-ervaring voor teams op afstand contact op met Globalization Partners. Het volledig conforme Global Growth Platform™ helpt bedrijven internationale teams op te bouwen en te schalen, en stelt bedrijven in staat om het volledige HR-proces te beheren, van werving en onboarding tot conforme salarisadministratie en offboarding - allemaal met één platform.

Kom meer te weten over ons platform en vraag vandaag nog een voorstel aan.

Offerte aanvragen

Bekijk voor meer informatie over dit onderwerp onze twee nieuwe draaiboeken:

 

Veel leesplezier?
Neem contact met ons op