O trabalho remoto assumiu a força de trabalho global e não vai a lugar nenhum. Na verdade, espera-se que 25% de todos os cargos profissionais na América do Norte sejam remotos até o final deste ano, e espera-se que as oportunidades remotas continuem a aumentar em todo o mundo em 2023.
O trabalho remoto abriu a oportunidade para as empresas contratarem os profissionais mais qualificados em qualquer lugar do mundo, sem a necessidade de movê-los para um escritório centralizado. No entanto, esse modelo de trabalho vem com seus desafios, um dos quais é a gestão remota da folha de pagamento.
Por que você precisa otimizar o gerenciamento da folha de pagamento para equipes remotas?
A gestão eficaz da folha de pagamento envolve o processamento de transações de folha de pagamento, coordenação de sistemas de controle de tempo, monitoramento de alterações na folha de pagamento (novas contratações, demissões etc.) e muito mais, tudo isso em conformidade com as leis e regulamentos locais. No entanto, a maioria das equipes remotas está espalhada por diferentes países e fusos horários. Isso torna a folha de pagamento complicada e um pouco complicada quando se trata de impostos, regras trabalhistas, leis de previdência social e métodos de pagamento e moedas.
As empresas devem revisitar e otimizar regularmente seu processo de gestão de folha de pagamento para permanecer em conformidade com os regulamentos e requisitos locais. Não fazer isso pode resultar em multas ou sanções.
Não é surpresa que a gestão da folha de pagamento também tenha um impacto na retenção de funcionários. De acordo com a pesquisa, 43% dos funcionários dizem que deixariam um empregador que os pagava repetidamente de forma atrasada ou incorreta.
Neste artigo, compartilhamos algumas considerações importantes para ajudá-lo a gerenciar a folha de pagamento para sua equipe remota.
Principais considerações para otimizar o gerenciamento remoto da folha de pagamento
1. Definir procedimentos e políticas
Como o gerenciamento remoto da folha de pagamento pode ser complexo, definir procedimentos e políticas ajudará você a evitar erros na folha de pagamento e a dimensionar em conformidade.
Esses procedimentos e políticas devem definir como você vai:
- Coletar e verificar as informações dos funcionários.
- Armazene e registre documentos como contratos, formulários fiscais ou contracheques.
- Estabelecer a frequência e o número de pagamentos por ano.
- Acompanhe a hora e a frequência.
- Determine a moeda de acordo com a localização de cada funcionário.
- Estabelecer um método de pagamento (depósito direto, transferência, cartões de pagamento ou cheques).
- Relatar e atualizar registros.
2. Pagar prestadores de serviços e funcionários em conformidade
Independentemente de sua empresa estar contratando prestadores de serviços ou funcionários em tempo integral, é crucial classificá-los e pagá-los em conformidade para evitar erros e mal-entendidos que possam levar a violações legais.
Os prestadores de serviços não fazem parte da folha de pagamento de uma empresa e devem ser pagos separadamente e de forma diferente dos funcionários em tempo integral.
Os prestadores de serviços têm um pagamento baseado em projeto com preço fixo. Eles são responsáveis por pagar seus próprios impostos e não participam de nenhum programa de benefícios. Funcionários em tempo integral recebem pagamentos baseados em salário, seus empregadores são responsáveis por pagar seus impostos e encargos sociais e têm direito a receber benefícios, férias e licença remunerada.
Existem soluções de folha de pagamento que permitem contratar e pagar contratados e funcionários na mesma plataforma. Dessa forma, você garante a conformidade quando se trata de classificação e pagamentos de funcionários.
3. Usar ferramentas automatizadas
Quando se trata de trabalho remoto, uma das maiores tendências é o uso de ferramentas de automação em todas as áreas, incluindo gestão de folha de pagamento.
Sistemas automatizados de folha de pagamento podem ajudar as equipes a simplificar e acelerar a configuração e o gerenciamento da folha de pagamento para aumentar a eficiência e melhorar a produtividade.
Sistemas de folha de pagamento de qualidade automatizarão:
- Programação de pagamentos
- Cálculos e registros fiscais
- Acompanhamento de horas trabalhadas, horas extras e presença
- Manutenção de registros financeiros
- Atualização de dados da folha de pagamento
- Benefícios, bônus e cálculos de aumento
4. Garantir a conformidade com as regras e regulamentos locais
Superar os desafios de folha de pagamento e conformidade na globalização pode ser difícil. É crucial saber e entender que as regras, regulamentos e requisitos variam de país para país e até mesmo de estado para estado em países como os EUA.
- Essas regras e regulamentos incluem:
- Peso mínimo
- Horas extras e horas de trabalho semanais máximas
- Subsídio de licença
- Frequência de pagamento
- Benefícios necessários
- Tributação
Certifique-se de estar bem informado sobre como configurar a folha de pagamento em cada local em que você contratar para evitar penalidades e processos judiciais. Monitore as leis locais para se manter atualizado sobre as alterações que poderiam afetar a folha de pagamento para garantir a conformidade.
5. Aproveite a experiência local
Gerenciar a folha de pagamento requer tempo, esforço e recursos. Mesmo com uma plataforma de automação de folha de pagamento de qualidade para otimizar o processo, é importante ter acesso à experiência local. Os especialistas em RH e jurídico no país ajudarão você a garantir que está em conformidade com as leis e regulamentos locais, especialmente à medida que evoluem ao longo do tempo. Esses especialistas experientes em tempo integral podem responder a qualquer pergunta que você possa ter para que se sinta confiante sobre seu processo de gestão de folha de pagamento.
À medida que o trabalho remoto evolui, é crucial que as empresas otimizem a folha de pagamento para garantir que estejam pagando os funcionários de acordo com os requisitos locais, no prazo e sem erros. É aqui que a Globalization Partners entra em cena.
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