Principais conclusões
- Main challenges of paying contractors: Paying contractors without performing due diligence can lead to worker misclassification, violation of local labor laws, and surprise fees.
- What to consider when paying contractors: To pay independent contractors properly, you must know your tax obligations, how many contractors you can work with based on your budget, and the payment terms, including rates and schedules.
- Best practices for paying contractors: Establish a clear contractor relationship through compliant services agreements. Use G-P Contractor™ to create contracts and pay contractors across 195 markets in minutes, not hours.
Relações sólidas com fornecedores globais são construídas com base na confiança. E nada destrói a confiança mais rapidamente do que pagamentos imprecisos ou atrasados. Em escala global, os riscos são ainda maiores. Cada país possui suas próprias normas tributárias e de declaração de impostos. Mas existem certas práticas que podem ajudar a garantir pagamentos tranquilos aos contratados.
Aqui estão algumas considerações sobre o pagamento de trabalhadores autônomos.
Principais 3 desafios do pagamento de empreiteiros
Os trabalhadores independentes são profissionais autônomos. Diferentemente dos funcionários, os contratados têm mais controle e independência sobre a relação de trabalho. Os governos locais têm critérios específicos sobre como essa relação deve ser. Algumas empresas até aplicam testes para determinar se você tem uma relação de prestação de serviços ou uma relação de emprego.
Criar contratos que estejam em conformidade com as regulamentações globais pode ajudar a evitar litígios e multas elevadas.
1. Classificação incorreta de trabalhadores
A classificação incorreta de trabalhadores ocorre quando um funcionário é tratado como se fosse um prestador de serviços. Isso resulta em infrações legais e multas, além de afetar a reputação da sua empresa. Mais importante ainda, a classificação incorreta priva o trabalhador de proteções como benefícios e remuneração por salário mínimo. Os contratados são responsáveis pelos seus próprios impostos, portanto, você também pode acabar devendo impostos atrasados por funcionários classificados incorretamente.
Alguns países oferecem recursos para determinar a classificação do trabalhador. No Reino Unido, você pode usar a ferramenta Verificar Situação de Emprego para Fins Tributários . Essa ferramenta também permite saber se alterações contratuais modificam a situação empregatícia do trabalhador.
Outros países não possuem ferramentas específicas, o que torna a determinação mais difícil. Seus contratos devem definir claramente a relação de trabalho, o escopo do trabalho, as condições de pagamento e os acordos de confidencialidade para garantir a conformidade.
Com o GP Contractor, você pode verificar instantaneamente contratos em busca de classificação incorreta de trabalhadores e obter orientações práticas para proteger sua empresa de multas dispendiosas.
2. Leis trabalhistas variáveis
As leis trabalhistas afetam suas obrigações fiscais e suas relações de trabalho. Em países como a Índia, os tribunais vão além dos contratos escritos e examinam a verdadeira natureza da relação de trabalho para determinar se houve classificação incorreta.
3. Orçamento imprevisível
A flutuação das taxas de câmbio e as tarifas de transferência podem impactar significativamente o seu orçamento. Para pagar empreiteiros internacionais sem comprometer seu orçamento, considere tarifas médias de mercado e tarifas garantidas. A taxa de câmbio média de mercado é o ponto médio entre as taxas de compra e venda de uma moeda. Uma taxa garantida é uma taxa fixada por um período específico.
Além disso, comunique ao seu empreiteiro quem arcará com as taxas de transferência. Embora essas taxas possam ser pequenas, elas se acumulam ao longo do tempo e impactam o fluxo de caixa. A GP Contractor pode ajudá-lo a economizar dinheiro através de taxas de pagamento mais baixas e sem taxas surpresa.
Principais considerações para o pagamento de empreiteiros
Para garantir pagamentos tranquilos aos contratados, inclua no orçamento o seguinte:
Impostos para empreiteiros
As leis tributárias variam de país para país. Você precisa de um sistema para se manter em conformidade. Por exemplo, se você contratar prestadores de serviços baseados nos EUA, você precisa coletar o Formulário W-9 para obter as informações do contribuinte deles — incluindo o número do Seguro Social ou o Número de Identificação do Empregador. Isso permite que você preencha facilmente os formulários 1099 , especialmente 1099-NEC e 1099-MISC, que relatam pagamentos anuais de contratados acima de USD 600.
Os trabalhadores independentes nos EUA são às vezes chamados de trabalhadores 1099 devido a esses formulários. Você não retém impostos para pagar trabalhadores 1099 . Os empreiteiros são responsáveis pelo pagamento de seus impostos. Para pagar impostos como trabalhador 1099 , os contratantes devem considerar as leis tributárias federais, estaduais e locais.
No Reino Unido, os trabalhadores independentes também declaram seus impostos utilizando seu Número de Referência Fiscal Único. No entanto, o país possui regras de trabalho fora da folha de pagamento conhecidas como IR35. Se a natureza dos serviços do trabalhador o classifica como empregado, aplica-se o IR35 e o empregador deve deduzir os impostos aplicáveis. A Receita e Alfândega do Reino Unido (HMRC) identifica qualquer possível classificação incorreta de trabalhadores.
Número de contratados
Normalmente, as taxas horárias de contratados são mais altas do que as de funcionários, para compensar a falta de benefícios. Orçamentos insuficientes ou contratações excessivas podem levar a atrasos nos pagamentos e, consequentemente, afetar o fluxo de caixa e os serviços do contratado.
Métodos de pagamento ao contratado
Se você pretende pagar seus contratados por depósito direto ou outros meios, existem diversos métodos de pagamento disponíveis. Os empreiteiros podem ter suas preferências, mas você pode sugerir opções que forneçam documentação para fins fiscais. Considere também o tempo necessário para enviar o dinheiro. A comodidade geralmente vem acompanhada de taxas mais altas.
Os métodos de pagamento tradicionais incluem cheques e transferências bancárias. As plataformas de pagamento online podem ajudá-lo a enviar dinheiro com facilidade. No entanto, fique atento a taxas inesperadas e prazos de processamento lentos. GP Contractor é a maneira mais fácil de pagar contratados e processar faturas. Escolha entre mais de 130 moedas e tenha acesso a taxas de transferência de dinheiro globais mais baixas em mais de 190 mercados.
Taxas e frequência de pagamento do contratado
As estruturas de pagamento variam dependendo do tipo de trabalho do contratado e dos termos do contrato. Seu empreiteiro pode solicitar:
- Hourly rates: Time-based services, like consulting and virtual assistant services, may need an hourly rate.
- Milestone payments: Larger projects that take time to complete, such as construction projects, need milestone-based payments for cash flow. These are also payments for completing project phases.
- Project fees: These are flat fees for specific deliverables, where the pay is based on project completion.
- Retainer fees: Retainer fees are typically for continuing work with a contractor. It’s a commitment fee that allows a contractor to reserve time in their schedule for your projects.
Indique claramente no contrato a estrutura de pagamento acordada, o cronograma de faturamento e os métodos de pagamento. Embora alguns empreiteiros forneçam seus próprios contratos, o ideal é que você elabore o seu próprio. Quer esteja a contratar um único prestador de serviços ou uma equipa inteira, o GP Contractor permite-lhe criar e emitir contratos em minutos.
Cronograma de pagamento do contratado
Os contratados devem receber o pagamento conforme o cronograma acordado, independentemente da diferença de fuso horário. Pagamentos em dia geram confiança e mantêm os contratados motivados em seu trabalho. O GP Contractor ajuda a agilizar os pagamentos. Os pagamentos automatizados garantem que os contratados sejam pagos em dia, ao mesmo tempo que reduzem os custos administrativos da sua parte.
Melhores práticas para pagamento de contratados
Se você não tem certeza de quais são as melhores maneiras de pagar seus contratados, reunimos algumas das melhores práticas:
- Confirm the contractor’s status: This is typically determined by the degree of control and the nature of your working relationship. Research the contractor’s country laws and worker classification criteria. In the U.S., common law rules determine contractor classification. Meanwhile, Germany has multiple threshold tests for classifying contractors. The country also categorizes contractors as either Gewerbetreibende (contractors in the commercial industry) or Freie Berufe (liberal professionals).
- Draft a services agreement: Your contract should indicate the payment structure, amount, invoicing method, and payment frequency. You can also include late fees or penalties for delayed payments or missed deadlines.
Use technology for tracking work: Using technology to track work hours and progress lets you create detailed invoices.
Como declarar pagamentos a trabalhadores independentes
A forma correta de declarar pagamentos a contratados varia de acordo com o país. Por exemplo, nos EUA, o Internal Revenue Service (IRS) é o principal órgão responsável pelos impostos. Você precisa preencher os formulários 1099 relevantes para pagamentos de contratados acima de USD 600 em um ano. Os contratantes devem fornecer um formulário W-9 , para que você tenha tudo o que precisa para preparar formulários fiscais como o 1099-NEC.
Simplifique os pagamentos a contratados com o GP Contractor.
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