A conformidade no trabalho remoto nunca foi tão importante. Desde o início da pandemia, muitas empresas adotaram uma política permanente de trabalho remoto que provavelmente se tornará a norma em breve. De fato, em 2025, 75% da força de trabalho trabalhará remotamente pelo menos cinco dias por mês.
Embora existam pouquíssimas leis que se aplicam aos acordos do trabalho temporário em casa, muitos países começaram a introduzir legislação sobre o trabalho remoto.
A seguir, algumas das questões jurídicas que as empresas devem levar em consideração enquanto trabalham para implementar uma política de trabalho remoto em conformidade.
Problema nº1: Conformidade de dados (privacidade e segurança)
A proteção de dados deveria estar no topo da lista de prioridades de uma empresa. Ao lidar com dados sensíveis — incluindo informações de clientes — é crucial garantir a privacidade e a segurança das informações às quais os funcionários têm acesso e usam. Outro problema é quando os dados são transferidos internacionalmente. A sua empresa está em conformidade com os regulamentos do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados?
O que você pode fazer:
- Defina políticas de privacidade e segurança que abranjam software, hardware, informações e controle de acesso.
- Incentive os funcionários a usar um serviço de Rede Virtual Privada (VPN) que mantenha a navegação na web segura, especialmente para trabalhadores remotos que usam Wi-Fi público.
- Criptografar informações confidenciais.
- Configurar uma autenticação de dois fatores para cada dispositivo.
Problema nº2: Conformidade com a folha de pagamento
Payroll compliance is a common challenge companies face when they have remote employees. Companies must understand the employment and labor laws in every country they hire in to ensure they are paying employees in accordance with those laws.
O que você pode fazer:
Verifique todos os requisitos do estado ou do país sobre:
- Salário mínimo. O salário mínimo é o salário ou pagamento mais baixo que os empregadores podem legalmente pagar aos seus trabalhadores. Isso varia de país para país — e de estado para estado nos EUA — e, embora a maioria dos países tenha um, alguns países optaram por não implementar um salário mínimo oficial. Portanto, é crucial acompanhar os requisitos salariais no país em que você opera. As empresas que não cumprirem esses requisitos podem estar sujeitas a multas e processos judiciais.
- Leis sobre horas extras e jornada de trabalho. Embora exista um padrão para a jornada de trabalho em todo o mundo, há variações entre os diferentes países. As leis trabalhistas locais estabelecem a jornada de trabalho máxima e mínima, bem como as horas extras, para os funcionários, e as empresas devem cumpri-las.
- Folhas. As leis trabalhistas locais estabelecem seus próprios regimes de licença remunerada. As férias são diferentes nas Américas do que na Europa ou na África, assim como as licenças de maternidade e paternidade. Manter-se a par dessas regulamentações evitará que as empresas enfrentem responsabilidades legais.
- Frequência de pagamento. A frequência de pagamento define com que frequência os funcionários devem ser pagos (ou seja, semanalmente, quinzenalmente, semestralmente, mensalmente) e varia em cada país. É crucial ter isso em mente para cumprir as regulamentações de cada país e evitar problemas de conformidade.
- Benefícios. Os funcionários têm direito a alguns benefícios obrigatórios determinados pelas leis trabalhistas do país deles. Embora existam benefícios básicos como a previdência social em cada país, muitos outros estabeleceram que os empregadores também devem oferecer benefícios de aposentadoria e desemprego.
- Seguros. Muitos países exigem seguros de saúde, aposentadoria e desemprego. Isso é algo que as empresas devem ter em mente ao contratarem funcionários nesses países.
- Tributação. Alguns países têm sistemas tributários mais complexos do que outros. Entender esses sistemas é fundamental para cumprir as leis e os regulamentos fiscais.
Encontre especialistas para ajudar sua empresa a manter-se informada sobre as leis e os regulamentos locais.
Problema nº3: Saúde e segurança
Proteger a saúde e a segurança dos funcionários tornou-se mais difícil para as empresas desde que adotaram o trabalho remoto. No entanto, mesmo que os funcionários não estejam trabalhando fisicamente em um escritório, a empresa ainda é responsável por mantê-los saudáveis e seguros.
O que você pode fazer:
- Identifique possíveis perigos e implemente medidas para controlar e mitigar riscos.
- Estabeleça um sistema para relatar lesões ou incidentes e assegure que os trabalhadores saibam como usá-lo.
- Forneça treinamento de saúde e segurança e incentive os funcionários a tomarem as precauções necessárias.
- Mental health is also important to pay attention to. Employers should ensure employees are taking breaks and rest periods.
Problema nº4: Equipamento
É importante equipar os funcionários com as ferramentas e os equipamentos necessários para a realização do trabalho. Em alguns países, os empregadores precisam fornecer aos funcionários um reembolso ou ordenado para os custos incorridos no teletrabalho.
O que você pode fazer:
- Forneça os recursos que os funcionários precisam para trabalhar em casa.
- Quando a empresa não puder fornecer o equipamento, é necessário estabelecer um acordo com o funcionário e reembolsar quaisquer despesas incorridas.
- Cumpra as leis do local remoto que exigem remuneração extra para serviços de eletricidade, telefonia e internet.
Questão nº5: Propriedade intelectual
Além de proteger dados sensíveis, as empresas também devem priorizar a proteção do trabalho produzido por seus funcionários, incluindo autoria, invenções e projetos. A proteção internacional da propriedade intelectual (PI) é um fator fundamental a ser considerado na contratação de trabalhadores remotos.
O que você pode fazer:
- Registre a IP nos países em que seus funcionários estão localizados.
- Adicione uma cláusula de não divulgação como parte do contrato de trabalho e garanta que os termos sejam esclarecidos e entendidos.
Para evitar esses problemas, as empresas devem estabelecer e implementar uma política oficial de trabalho remoto.
Política de trabalho remoto
É extremamente importante definir um conjunto de regras e diretrizes para regulamentar e gerenciar trabalhadores remotos.
Uma política de trabalho remoto deve incluir:
- Regras da empresa
Trabalhar em casa não isenta os funcionários das condições e políticas que se aplicam a eles no local de trabalho. Para prevenir confusão, é melhor definir isso claramente nas diretrizes de trabalho remoto da empresa. - Expectativas do trabalho e desempenho do funcionário
Defina diretrizes com relação a horários, prazos, relatórios e tarefas. Também é importante explicar como você vai avaliar o desempenho e a produtividade, bem como as métricas que são relevantes para cada função. - Cláusulas de privacidade de dados e propriedade intelectual: Garanta que os funcionários assinem um acordo de confidencialidade e compreendam a importância de proteger as informações da empresa.
- Remuneração e benefícios
Deixe claro que os funcionários têm direito à mesma remuneração e benefícios que no local de trabalho. Além disso, observe se haverá remuneração adicional para custos com internet e energia elétrica. - Diretrizes de comunicação
Verifique se os funcionários estão familiarizados com as ferramentas de comunicação que a equipe usa. Defina quaisquer expectativas de disponibilidade online durante as horas de trabalho e enfatize a importância de acompanhamentos e reuniões para manter a comunicação fluindo com a equipe.
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