I alla företag är effektiv kommunikation mellan teammedlemmar nyckeln till att optimera verksamhetens resultat och nå organisatoriska mål. Oavsett den anställdes uppgifter och position på företagets stege kommer nästan alla att stöta på hinder som kräver en laginsats och kommunikation mellan avdelningar.
Fram till utbrottet av Covid-19 i 2020, kunde konversationer enkelt äga rum genom att gå upp till en kollegas skrivbord, men distansarbete raderade helt denna möjlighet. Nu måste de flesta diskussioner schemaläggas, vilket ofta kan orsaka avmattning och utlösa en dominoeffekt av missade deadlines och höga omsättningshastigheter.
Efter två år är det nu klart att arbetsarrangemang inte kommer att gå tillbaka till den traditionella personliga installationen någon gång snart. Med många företag som testar hybrida arbetsmodeller och flexibla arrangemang är det av yttersta vikt att arbetsgivare och företagsledare skärper sina åsikter och räknar ut effektiva sätt att föra samman teammedlemmar trots de begränsningar som följer av avstånd.
Här är några kreativa strategier för att främja kommunikation i fjärrarbetet:
1. Använd en ritplatta för virtuella möten
På ett traditionellt kontor är möten en vanlig händelse. I teorin är de ett utrymme för anställda att samla och dela insikter om dagliga uppgifter och pågående projekt. När företag gick över till att prioritera distansarbete ersatte många chefer helt enkelt dessa möten med gruppvideosamtal. Tyvärr är videokonferensverktyg inte en botande lösning. En chef ska se till att dessa utbyten sker regelbundet och att teamets kärnmedlemmar alltid är involverade. Om teamet är stort, eller om medarbetarna är utspridda mellan olika tidszoner, är en praktisk lösning att dela upp grupperna baserat på de projekt de är involverade i.
Det är av yttersta vikt att varje anställds röst hörs – gör plats på dagordningen för teammedlemmar att ge uppdateringar om sin arbetsutveckling och förväntade framsteg för den kommande veckan. Många företag införlivar nya verktyg för dessa möten, till exempel en ritplatta, så att distansarbetare omedelbart kan illustrera idéer på ett visuellt och samarbetsvilligt sätt.
Helst bör några minuter i slutet av mötet tilldelas en frågestund – en öppen diskussion där olika projekt diskuteras och alla tvivel kan klargöras.
2. Definiera tydliga mål
Att ha en tydlig uppfattning om varje medarbetares funktion och roll är absolut nödvändigt så att chefer kan samordna team effektivt. Att kartlägga definierade mål kommer att hjälpa anställda att känna sig bemyndigade och värderade och påminna dem om att de är en del av ett kollektiv, en känsla som ofta går förlorad i en miljö med distansarbete
En annan viktig resurs för globala team är projektledningsverktyg – dessa tar hjälp av de olika projektledaren, tillsammans med en översikt över de viktigaste målen, deadlines och nyckeltalen (KPI), vilket gör det möjligt för chefer att spåra projektets livscykel. När teammedlemmar har tillgång till denna information hjälper den till att lösa specifika kommunikationsproblem och skingra alla osäkerheter i tid, vilket undviker förseningar.
Denna metod blir ännu mer effektiv i ett arbete hemifrån. Ny teknik gör det möjligt för oss att samarbeta och uppnå mål som vi aldrig trodde var möjliga. Om till exempel ett kluster av distansanställda vill utvärdera en marknadsföringskampanj är det viktigt att förlita sig på projektledningsverktyg som asana, monday eller trello. Moderna verktyg kan hjälpa oss att spåra, underhålla och genomföra tydligt definierade mål, vilket är viktigt nu, mer än någonsin, för team på distans.
3. Arbeta med delade filer för dokumentkontroll
Varje projekt har en ledare och för det mesta flera bidragsgivare som behöver ha en tydlig uppfattning om hur arbetet fortskrider på alla fronter för att säkerställa projektets framgång. I en avlägsen miljö med utspridda team är dokumentkontroll viktigare än någonsin tidigare.
Att skicka filer fram och tillbaka via e-post och vänta på att alla ska slutföra sin del av leveransen kommer sannolikt att orsaka stopp i arbetsflödet. Det hindrar också anställda från att göra ändringar i realtid i sitt arbete och införliva feedback. Om ditt företag hanterar känslig information kan konfidentiella dokument lagras säkert i ett skyddat moln.
Chefer bör överväga att anamma nya framsteg inom teknik och automatisering genom att arbeta med delade filer för att effektivisera kommunikationen mellan team.
4. Förlita dig på omedelbara kommunikationsverktyg
När du skickar ett e-postmeddelande finns det inget sätt att garantera att mottagaren faktiskt kommer att öppna det, än mindre svara på det. När det gäller tidskänsliga eller brådskande frågor är e-post inte ett effektivt medium. Ofta är allt vi behöver ett snabbt "ja eller nej" -svar, så den perfekta lösningen för att kringgå den ogenomträngliga inkorgsväggen är att använda omedelbara kommunikationsverktyg, till exempel företagsmeddelandeappar.
Aktuella verktyg som Slack, Clubhouse och Discord ger kommunikationsfördelar som vida uppväger möjligheterna i ett e-postmeddelande. Till exempel kan anställda som utnyttjar Slack-appen snabbmeddelande, dela dokument samt integrera sina CRM- och projektledningslösningar.
För mer information om detta ämne, kolla in: Synkron vs asynkron: Mastering Communication i Remote Workplace
5. Värdera vikten av vattenkylarsamtal
”Kommunikation” kan ha flera betydelser och behöver inte nödvändigtvis vara arbetsrelaterad för att vara konstruktiv och öka produktiviteten. Det har skett flera förändringar och utvecklingar i anställdas beteende under pandemin. En nyligen genomförd studie upptäckte att anställda som övergick från kontor till distans led av höga nivåer av dålig sömnkvalitet, ångest och depression efter ett års arbete hemifrån.
Dessa effekter härrör främst från känslan av social alienation som orsakas när arbete och hem är samma plats. Förutom de psykiska återverkningarna kan denna dynamik också orsaka en minskning av den anställdes känsla av tillhörighet och skada den övergripande lagmoralen.
Även om att vara medarbetare inte nödvändigtvis betyder att vara vänner, är det obestridligt att informella chattar på arbetsplatsen hjälper kollegor att binda och möta dagen med en positiv attityd. Därför föreslår vi att anställda får utrymme att uttrycka sig på en personlig och social nivå, genom att schemalägga korta virtuella kaffepauser.
Denna gång bör fokuseras på informella chattar om vardagen och inte runt pågående projekt eller de senaste sätten att förbättra videomarknadsföring. Försök att undvika arbetsrelaterade ämnen och sikta på att hjälpa anställda att få den energiökning som vanligtvis härrör från sociala interaktioner.
6. Skräddarsy lösningar för olika personligheter
På grund av gruppvideosamtalens popularitet har 1-1 möten minskat och är sällsynta i en fjärrarbetsinställning. Personligheter varierar när det gäller att delta i gruppsessioner: Vissa teammedlemmar är mer angelägna om att prata, dela de problem de står inför och be om stöd, medan andra är mer reserverade.
I dessa fall blir empati det viktigaste elementet för att se till att alla får möjlighet att uttrycka sig. Detta kan göras genom att schemalägga ett kort, periodiskt möte, vilket gör det lättare för de mer reserverade personligheterna att känna sig bekväma att öppna upp utan rädsla för dom.
7. Undvik risken för ”fjärrkontroll”
En studie utförd av Stanford University upptäckte en 13 procentuell produktivitetsökning när anställda fick möjlighet att arbeta hemifrån minst en dag i veckan. Detta avslöjar bara den vanliga missuppfattningen att människor som arbetar hemifrån är "lata" eller "mindre produktiva".
I en traditionell kontorsmiljö övervakas anställda inte ständigt, så detta bör inte ändras i en fjärrarbetsmodell. Chefer måste komma ihåg att anställda är ansvariga yrkesverksamma och att mikrohantering leder till frustration, vilket kan förvandlas till demotivation, lägre anställdas moral och brist på produktivitet.
Chefer bör i första hand fokusera på huruvida mål har uppnåtts snarare än på att besatt kontrollera den faktiska arbetstiden. På lång sikt kommer förtroendet att belönas med högre produktivitetsnivåer.
För mer information, kolla in: Är ditt företag förvirrande arbete hemma med distansarbete?
Bygg dina internationella team med Globalization Partners
Med distansarbete som blir det nya normala är poolen av experter som du kan anställa som din globala allierade nu betydligt bredare. Tack vare Globalization Partners AI-drivna Global Employment Platform, onboarda och hantera internationella team – oavsett var de befinner sig. Om du är intresserad av att upptäcka nya talanger på global nivå, kontakta oss eller begär ett förslag.
För mer resurser om distansarbete och hantering av globala team, kolla in:
