9 Strategier för att förbättra kommunikationen för team på distans

Fjärrarbete har blivit en standardpraxis som gör det möjligt för team att samarbeta över gränser och gränser. En av de största utmaningarna för distansteam är dock att säkerställa effektiv kommunikation bland olika kulturer, tidszoner och till och med språk.

Att erbjuda möjligheter till globalt samarbete kan hjälpa företag att behålla toppkompetens. Men först behöver HR-team en spelplan. Med en förstklassig Employer of Record (EOR) på plats – och en bra kommunikationsstrategi – kan du leverera en uppkopplad och stödjande upplevelse för alla globala anställda. Låt oss utforska viktiga strategier för att förbättra kommunikationen för distansarbetare idag.

Varför är kommunikationsstrategier för team avgörande i fjärrinställningar?

Med många företag som antar hybridarbetsmodeller och flexibla arrangemang är det säkert att säga att distansarbete är här för att stanna. I takt med att arbetslandskapet fortsätter att utvecklas kan denna övergång till utspridda team göra det mer utmanande att bygga meningsfulla kontakter.

Enligt en ny Forbes-studie säger 53% av distansarbetarna att det är svårare att känna sig kopplad till sina medarbetare. Det är därför sömlös teamkommunikation är avgörande för anställdas moral och affärsframgång.

Låt oss utforska några viktiga sätt som effektiv kommunikation kan öka prestandan för team på distans.

• Förbättrar känslan av gemenskap. Att bygga en stark kontakt med teammedlemmar är nyckeln till att bygga en stark gemenskap. En solid kommunikationsstiftelse uppmuntrar samarbete, teambuilding och övergripande förtroende för ditt företag.
• Håller anställda engagerade. Upp till 85 % av de anställda hävdar att de är mest motiverade när de regelbundet uppdateras om företagets nyheter och information. Att uppmuntra till öppen kommunikation kan få teammedlemmarna att känna sig mer bekväma med att dela med sig av idéer och åsikter.
• Minskar omsättningen. Att genomföra en öppen dialog inom en flexibel arbetskultur kan också bidra till att minska omsättningen. Anställda som känner sig delaktiga i ett team är trots allt 54 % mer benägna att stanna kvar hos sin nuvarande arbetsgivare.
• Främjar innovation. Samarbete på arbetsplatsen kan öka innovationen med 15 %. Tydlig kommunikation hjälper till att mildra onödiga fram och tillbaka och missförstånd.
• Främjar tvärkulturell koppling. Enligt G-P:s globala tillväxtrapport för 2023säger ledare att upprätthållandet av företagskulturen i olika regioner är ett stort hinder för att bygga globala team. Stark kommunikation mellan alla globala anställda, inklusive 1099 arbetare och teammedlemmar på distans, är nyckeln till att skapa framgångsrika team.

Vilka är de bästa kommunikationsrutinerna för team på distans?

Med en av fem arbetare i USA som fortfarande arbetar på distans efter pandemin är en sak klar: Vi ser en betydande förändring i företagskulturen och de anställdas förväntningar. När företag och anställda fortsätter att navigera bort från strikt personliga interaktioner är det viktigt att anpassa och anpassa kommunikationsmetoderna.

Låt oss utforska några viktiga kommunikationsstrategier för fjärrteam.

1. Skapa centraliserade kommunikationskanaler.

Det första steget i att bygga framgångsrika distansteam är att avgöra vilka kanaler som fungerar bäst för spridda anställda. Verktyg som effektiviserar skriftlig kommunikation kan hjälpa teammedlemmar att snabbt svara på meddelanden och förfrågningar.

Plattformar som Slack, Microsoft Teams och Discord ger kommunikationsfördelar som vida uppväger funktionerna i ett e-postmeddelande. Till exempel kan anställda som använder Slack skicka snabbmeddelanden, dela dokument samt integrera sina CRM- och projektledningslösningar.

2. Sätt tydliga förväntningar och etablera normer.

Var öppen och ange tydliga förväntningar för att ge distansanställda en tydlig förståelse för deras roller och ansvar. Detta kommer att bidra till att främja ansvarsskyldighet och anpassa insatserna mot organisatoriska mål. När allt kommer omkring värdesätter 44 % av de anställda och 35 % av cheferna transparens.

Beskriv teamets mål, deadlines och roller för att säkerställa att alla är på samma sida medan de arbetar på distans. Upprätta tydliga kommunikationsmetoder för distansanställda. Även om din specifika samarbetsplan kan ändras beroende på teamet, se till att skapa en miljö där alla känner sig hörda.

3. Genomför regelbundna incheckningar.

På grund av gruppvideosamtalens popularitet har mötena minskat i fjärrarbetsinställningar. Håll dagliga, veckovisa eller till och med varannan vecka teammöten för att diskutera framsteg, ta itu med eventuella specifika projektvägar och hålla alla informerade.

Personligheter varierar när det gäller att delta i gruppsessioner: Vissa teammedlemmar är mer angelägna om att prata, dela de problem de står inför och be om stöd, medan andra är mer reserverade.

I dessa fall är empati nyckeln till att se till att alla får möjlighet att uttrycka sig. Schemalägg ett kort, periodiskt möte en-mot-en för att göra det lättare för alla personlighetstyper att öppna upp utan rädsla för dom.

4. Var uppmärksam på tvärkulturella nyanser.

Om du arbetar över gränser och gränser är chansen stor att du har ett kulturellt mångfaldigt team. Ett internationellt team är en tillgång för alla företag. Var noga med att lyfta fram och respektera alla kulturella nyanser i ditt team.

Enligt G-P:s Global Growth Report 2023 värderar 51 % av de anställda och 36 % chefer tvärkulturell kommunikation. En väl avrundad kommunikationsstrategi hjälper till att förhindra missförstånd, säkerställer anpassning till prioriteringar och mål, främjar transparens, bygger förtroende och skapar en mer sammanhängande organisationskultur.

Glöm inte att överväga hur verbal kommunikation kan skilja sig mellan olika regioner. Vissa kulturer är mer direkta och frispråkiga, medan andra är mer reserverade.

5. Ta hänsyn till lokala normer och lagar.

När du bygger globala team ska du vara uppmärksam på lokala arbetslagar och normer. Globala ledare citerar arbetslagstiftning (47 %) och skatteregler (47 %) som de främsta hindren för internationell anställning.

I många fall kan dina globala team ha andra obligatoriska helgdagar än dina inhemska team. Se till att undersöka landsspecifika rättigheter för att följa reglerna. Om du är osäker på var du ska börja kan en förstklassig Employer of Record-lösning (EOR) hjälpa ditt företag att navigera i lokala anställningslagar, obligatorisk ledighet och efterlevnad för att minska risken.

6. Prioritera tid för virtuellt samarbete.

Medan asynkrona kommunikationsverktyg är ovärderliga för samarbete mellan olika team, var försiktig med att enbart förlita dig på denna typ av kommunikation. När allt kommer omkring rapporterar upp till 69% av distansarbetarna ökad utbrändhet från digitala kommunikationsverktyg som meddelandeappar.

Det är viktigt att aktivt schemalägga tid för dina distansteam att samarbeta virtuellt i realtid. Verktyg för videokonferenser kan hjälpa till att skapa samförstånd och stärka banden mellan teammedlemmar. Videokonferenser är ett viktigt medium för internationella team som gör det möjligt för medarbetare att se varandra, läsa kroppsspråk och ansluta bortom ett enkelt e-postmeddelande.

7. Var uppmärksam på tidszoner.

Att arbeta över tidszoner samtidigt som man underlättar samarbete i realtid kan vara en utmaning för distansteam. Ha tidsskillnader i åtanke när du schemalägger möten eller skickar meddelanden till teammedlemmar på distans.

Hur kan chefer bygga en samarbetsmiljö utan att schemalägga dagliga möten? Var uppmärksam på att möta kadens. Schemalägg i möjligaste mån möten som inte kräver att teammedlemmar på distans arbetar utöver sina normala tider. Se till att fastställa en specifik dagordning för ett möte, inklusive huvudprioriteringspunkter för alla team.

8. Utvärdera din process regelbundet.

Även om du redan har lagt ner arbetet med att etablera starka kommunikationsprocesser är det viktigt att regelbundet bedöma hur väl processen fungerar. Feedback är avgörande för tillväxt och förbättring. Schemalägg regelbundna feedbacksessioner för att diskutera prestation, ge (och ta emot) konstruktiv kritik och ta itu med eventuella processproblem.

Denna transparens kan hjälpa teammedlemmarna att förstå sina egna styrkor och företagets förbättringsområden. Se till att underlätta anonym, regelbunden och konstruktiv feedback för att hjälpa dina team att förbättras och växa professionellt.

9. Uppmuntra teambyggande erfarenheter för att främja förtroende.

Uppmuntra alltid informell kommunikation mellan teammedlemmar vid sidan av alla arbetsrelaterade diskussioner. Dessa informella beröringspunkter kan hjälpa till att bygga relationer, öka moralen och till och med främja en känsla av kamratskap inom teamet. Sparka dessa samtal genom att organisera teambuilding-upplevelser, till exempel: virtuella isbrytare, trivia-spel eller vattenkylaraktiviteter.

Effektiv teamkommunikation är nyckeln till att bygga en framgångsrik distansarbetsstyrka. Genom att implementera dessa bästa metoder kan distansteam förbättra samarbete, produktivitet och övergripande prestanda.

Bygg globala team snabbt och lagenligt med en registrerad arbetsgivare.

Oavsett om du utökar ditt team för att utforska nya intäktsströmmar eller flyttar talanger för att bygga upp en lokal närvaro kan det vara överväldigande att hantera nyanserna i global sysselsättning.

Som tur är behöver du inte göra det ensam. Med en tillförlitlig registrerad arbetsgivare som G-P på plats kan du anställa, onboarda och hantera globala team i över 180 länder – utan att behöva skapa nya enheter. Våra globala anställningsprodukter och EOR-lösningar förenklar och effektiviserar hela medarbetarlivscykeln.

Låt oss hantera det svåra så att du kan fokusera på att säkerställa effektiv kommunikation och en positiv kultur för dina team på distans.