Även om tekniken har gjort distansarbete mer tillgängligt än någonsin, uppmanade Covid-19pandemin företag till avlägsna arbetsmiljöer utan förvarning. När företag anpassade sig till det avlägsna arbetslandskapet fann de att de kunde nå arbetssökande över hela världen och nå helt nya marknader med sitt uppdrag.
Medan du arbetar i ett globalt team kan det leda till flera fördelar för ditt företag, kommer det också med kommunikationsutmaningar. Utan enkelheten och tillgängligheten av interaktion på kontoret kräver virtuell kommunikation mer struktur och omsorg än på en fysisk arbetsplats.
Om du är ansvarig för att leda globala team behöver du rätt tillvägagångssätt för att främja förtroende, underlätta organisation och uppmuntra samarbete mellan teammedlemmar.
Hur påverkade pandemierna globala distansteam?
Covid-19 Pandemin medförde omfattande förändringar över hela världen, och närvaron av distansarbete är en av dem. Samtidigt som man arbetade på distans och förlitade sig på globala team före pandemin gjorde behovet av säkerhet och social distansering det vanligare än någonsin.
I en Pew-studie av 5,800 amerikanska vuxna 20 arbetade endast procent hemifrån före pandemin. I slutet av steg 2020värdet till 71 procent. Även när fler team flyttar tillbaka till kontoret under vill 2021många företag göra distansarbete till en permanent fixtur. Vår studie av anställda i olika 15 länder visade att 63 procent av de anställda arbetar för ett företag som planerar att göra distansarbete långsiktigt.
Den växande närvaron av distansarbete är bara en anmärkningsvärd effekt av pandemin. Människors livsstil fortsätter att förändras för deras karriärs skull. Vår studie visade att 22 procent av arbetarna har flyttat lokalt eller planerar att göra det, och 17 procent har flyttat internationellt eller avser att göra det.
När anställda flyttar till nya platser och omfamnar livsstilen för distansarbete visade vår studie att 48 procent känner sig lyckligare än de gjorde före pandemin. Globala team på distans har blivit vanliga i den professionella världen, och att lära sig att hantera dem är viktigt för att hjälpa dina anställda att trivas var de än är.
Vilka utmaningar står globala team inför?
Att arbeta i ett globalt team kommer med många fördelar, som maximerad produktivitet, flexibel struktur och en större talangpool för dina rekryteringsinsatser. Även om dessa fördelar kan vara anledningen till att ditt företag väljer en distanspersonal, kommer du fortfarande att stöta på utmaningarna med att ha ett team utspridda över flera länder.
1. logistik
Logistiken för globala distansteam involverar de små detaljerna som gör din organisation funktionell. Ett bra exempel på en logistisk utmaning är informationscentralisering. Som tur är gör molnbaserad programvara det enklare att ge alla anställda tillgång till samma filer och verktyg. Men att se till att denna programvara är tillgänglig för dina anställda var de än befinner sig är viktigt.
Andra logistiska problem kan inkludera att flytta anställda och de utmaningar som kommer med nya arbetslagar, arbetstider och potentiella anslutningsproblem med dåliga internetsignaler. När man överväger den logistiska sidan av distansteam är det viktigt att förbli motståndskraftig genom övergångsfaser.
2. Kultur på arbetsplatsen
Bland de mer betydande hindren i distansteam är att skapa en arbetsplatskultur. När du leder ditt team personligen är det lättare att skapa professionella relationer med dina anställda och bygga ett utrymme som människor känner sig bekväma att arbeta i. Fjärrteam utgör en ny utmaning – brist på delat fysiskt utrymme.
Hur kan arbetsgivare för distansteam skapa en miljö av förtroende som underlättar feedback? Om arbetare inte känner att de kan lita på sina team är de mindre benägna att inleda diskussioner och arbeta tillsammans för att lösa problem. Denna process är viktig för alla företag, oavsett bransch, men fysiskt avstånd kan stå i vägen.
Utöver utmaningarna med fysiskt avstånd i arbetsplatskulturen kommer globala distansteam också med kulturell mångfald och skillnader som kan vara utmanande att ta itu med från ditt hemmakontor. Att överbrygga klyftan mellan olika kulturer och skapa en miljö som alla kan njuta av är av största vikt.
Den goda nyheten är att mångfald och miljöskillnader kan förbättra arbetsuppgiften på jobbet. Olika perspektiv stöder beslutsfattande, kreativitet och problemlösning. Om du kan skapa en kultur där anställda känner sig bekväma med att dela med sig av sina tankar, oavsett bakgrund, kan du utveckla ett effektivt distansteam på lång sikt.
3. Kommunikation
Kommunikationen är nära knuten till arbetsplatskulturen. När du har främjat en kultur som underlättar kommunikation, hur får du det att hända? Team på distans står inför utmaningen att hitta effektiva, värdefulla kommunikationsmetoder baserade på projektbehov.
Att identifiera faktorer som när kommunikation behövs och vilka verktyg som ska användas kan vara komplicerat. Beroende på vilken typ av arbete, kan vissa avdelningar kräver mer kommunikation än andra. Förutom att hålla teammedlemmarna anslutna till varandra för samarbete kan det vara svårt att veta vilka projekt dina anställda arbetar med och när. Att få uppdateringar om framsteg och slutföranden kan vara mindre vanligt i fjärrteam om du inte gör det till en punkt att inkludera dem i arbetsflödet.
Ledande globala team kommer också med språkbarriärer som lokala distansarbetskrafter vanligtvis inte behöver konfrontera. Om dina anställda talar flera språk är ditt val av kommunikationsverktyg ännu viktigare. När du organiserar ditt distansteam kan det påverka din framgång avsevärt att ta dig tid att överväga dina unika kommunikationsbehov.
Bästa praxis för hantering av globala team
Att leda ett internationellt team kräver organisation och konsekvens. Genom att använda de verktyg som finns tillgängliga för dig och underlätta samarbetet mellan dina anställda kan du skapa en effektiv distansarbetsstyrka. De bästa metoderna för att leda globala team är nära knutna till ditt företags system och struktur.
1. Var medveten om arbetslagstiftningen
Mellan juridiska krav, förmåner och lönekrav kommer arbetslagar alltid att spela en roll i hur du driver din verksamhet. Att arbeta med globala team innebär att konfrontera olika anställningslagar. Oavsett om ditt företag är verksamt i två länder eller 20, se till att du vet vad varje anställd behöver baserat på lagstiftning.
Vanliga skillnader att leta efter i olika länder inkluderar obligatoriska semesterdagar, minimilön, sociala avgifter och mammaledighet. Vissa länder kräver också förmåner som trettonde månadsbonusar och betalda helgdagar. Dina ekonomiska, personal- och juridiska team bör förbereda sig för dessa möjliga skillnader genom att undersöka arbetslagar och upprätthålla ett organiserat system som separerar anställda i sina givna länder.
2. Utnyttja teknik
Kommunikation i globala team är viktigt och att utnyttja teknik är det bästa sättet att uppnå det. Du kan hitta flera samarbetsverktyg för att stödja ditt globala team på distans. Det handlar bara om att hitta rätt för din personalstyrka. Nästan 80 procent av arbetstagarna förlitar sig nu på samarbetsverktyg för arbete, vilket är en 44 procentuell ökning sedan pandemin började. Hitta några som representerar dina behov och håll dig till dem.
Förutom att underlätta kommunikation stödjer samarbetsverktyg informationskonsolidering, en primär logistisk utmaning för team på distans. Molnbaserad teknik gör dina viktiga dokument och filer tillgängliga från vilken dator som helst, och den har ofta intensiva säkerhetsfunktioner för att skydda känsliga data.
Två faktorer att tänka på när du utnyttjar teknik är antalet verktyg du väljer och hur tillgängliga dessa verktyg är för ditt team. Att ha för många verktyg kan vara överväldigande och störa samarbetsprocessen. Att hitta några som representerar dina behov kommer att vara det mest effektiva. Du vill också se till att dina verktyg har tvåvägskommunikation. Teknik är inte värdefullt för ditt team om det inte underlättar samtal mellan arbetare.
3. Håll virtuella möten
Även om e-post, meddelandeplattformar och projekttrådar är värdefulla kommunikationsverktyg kräver vissa samtal ett möte. Att hålla regelbundna virtuella möten för att komma ikapp dina medarbetare och lära sig om deras framsteg är ett enkelt sätt att hålla reda på dina mål.
Du kan välja att hålla gruppmöten med hela avdelningar då och då. En-mot-en möten är också till hjälp. Dessa möten skapar ansvar med individer och hjälper dig att bygga professionella relationer som bidrar till arbetsplatskulturen. En-mot-en-mötestid ger dig också utrymme att dela meningsfull feedback och berömma individer för deras hårda arbete.
Att skapa ett regelbundet schema för gruppmöten och enskilda möten är ett utmärkt sätt att hålla kontakten. Oavsett om du väljer möten varje vecka eller varje månad är de en användbar hanteringsteknik att inkludera i din fjärrinfrastruktur.
4. Bekräfta tidszoner
Att arbeta i ett globalt team involverar sannolikt flera tidszoner, och du måste hitta ett sätt att navigera dem. Att uppmuntra dina anställda att använda internationella klockor på sina skrivbord kan hålla dem medvetna om sina teammedlemmars tidszoner.
När du schemalägger möten är det bäst att undvika att använda upp alla överlappningstimmar över anställdas tidszoner. Om du tar dig ur denna tid kommer samarbetet mellan dina medarbetare att begränsas utanför mötestimmarna.
5. Uppmuntra deltagande
Se till att varje medlem i ditt team känner sig bekväm med att använda dina verktyg och processer för samarbete. Alla förtjänar en röst i din distansarbetsstyrka, och ingen ska känna att de inte kan säga ifrån. Individer som ansluter till sina teammedlemmar känner sig dagligen mer engagerade i sitt arbete än de som inte gör det.
Kommunikationstips för chefer i globala team
På personalsidan av ledningen handlar kommunikation om att ansluta till ditt team och skapa ett utrymme där anställda kan trivas. Processer och struktur är ofta enkla, men att bygga förtroende är mer nyanserat. Även om du inte kommer att vara där för att hjälpa ditt team personligen, kan du kompensera för det på några sätt.
1. Var anträffbar
Som chef måste du vara tillgänglig för dina anställda så att de enkelt kan starta samtal. En distanspersonal har inte bekvämligheten med ett närliggande kontor som de kan släppa in, men du kan efterlikna en. Ställ in timmar där du är tillgänglig och se till att de sträcker sig över flera tidszoner för att upprätthålla tillgängligheten för varje anställd.
Din tillgänglighet beror också på vilka verktyg du använder för kommunikation. Det är bäst att utnyttja flera kanaler för detta ändamål. Se till att anställda vet att du är tillgänglig via e-post, videochatt och telefon så att de kan nå dig när de behöver dig.
2. Bekräfta medarbetarvärde
Att arbeta utanför ett kontor kan leda till en känsla av frånkoppling, men att ta sig tid att erkänna dina anställdas värde kan hjälpa. När anställda känner sig viktiga för ett företag och dess uppdrag är de mer benägna att bidra och engagera sig i jobbet.
Du kan använda personliga möten för att berömma dina medarbetares insatser. Du kan också skicka små gåvor, erbjuda belöningar för riktmärken och skapa en erkännandefond som gör det möjligt för anställda att fira varandra. Alla dessa metoder kan öka moralen, förbättra arbetsplatskulturen och uppmuntra kommunikation mellan dina anställda.
3. Utbilda dig själv om lokala tullar och kultur
Varje land kommer att ha olika seder och kulturer, och du bör göra en poäng för att förstå dem. Arbetsstilar och uppfattningar om arbetsplatshierarki är olika över hela världen. Du bör också överväga känsliga ämnen bland specifika anställda och uppfattningar om artighet i en viss region.
Att lära känna dina anställdas kulturer kan få dem att känna sig mer värdefulla, och det kan göra din kommunikation mer effektiv. Att inleda samtal med dina internationella arbetare om dessa skillnader visar att du respekterar deras perspektiv och bryr dig om deras komfort.
4. Följ konsekventa standarder
Att sätta konsekventa standarder över kommunikationskanaler och andra aspekter av ditt företag kan ge tydlighet för ditt team. Under pandemin sa 74 procent av arbetande amerikaner att deras företags organisatoriska värderingar hjälpte till att vägleda dem. Att sätta standarder kommer att ge en känsla av struktur bland osäkerhet, särskilt för distansarbetare som kanske inte kan nå ledningen direkt.
De standarder du ställer in beror på ditt arbetsflöde. Om en anställd till exempel har en fråga om projektet de arbetar med, ska de skicka e-post eller ringa dig? Finns det någon annan plattform som de bör använda? När något går fel, hur ska medarbetarna reagera?
Att skapa dessa kommunikationsstandarder tar bort osäkerhet och gör ditt team mer effektivt.
5. Schemalägg teambyggnadsövningar
Att bygga en känsla av kamratskap bland en distansarbetsstyrka kan verka utmanande, men du kan utnyttja några metoder för att bygga förtroende och uppmuntra kommunikation mellan dina anställda. Att till exempel skapa ett virtuellt pausrum över en videochattplattform kan ge dina anställda chansen att chatta under lunchen.
Potentiella teambuilding-övningar inkluderar virtuella happy hours och spelkvällar. Att uppmuntra socialisering inom ditt team under lediga timmar gör det lättare för anställda att interagera på jobbet. Du kan också skapa professionella utvecklingsverkstäder eller klasser för dina arbetare att delta på nätet. De kan interagera i en mer avslappnad miljö samtidigt som de lär sig nya färdigheter för jobbet.
Välj Globalization Partners när du arbetar med globala team
Att förbättra kommunikationen i globala team kan vara utmanande, men rätt struktur och tillvägagångssätt kan ge dina teammedlemmar på distans det stöd de behöver för att lyckas.
På Globalization Partners tillhandahåller vi värdefulla resurser för växande företag med juridisk och HR-expertis. När du lägger till fler distansarbetare till ditt team kan du räkna med att vi håller dig lagenlig och effektiv. Som registrerad arbetsgivare (EOR) hanterar vi de administrativa bördorna och tar på oss de tillhörande riskerna med att leda ett team.
Utforska hela vår servicesvit idag och kontakta oss för att lära dig mer.
