Samarbete med en Professional employment organization (PEO) är en unik relation i näringslivet. Relationen kan dock vara förvirrande, särskilt när den byts ut mot andra termer som "ledanställning" eller till och med "uthyrning av anställda", som inte är juridiskt samma.
Vad är definitionen av samanställning, och var går PEO:er in i ekvationen? Vi bryter ner vad som är och inte är medsysselsättning idag, plus fördelarna med att använda en PEO-partner för att tillhandahålla det medsysselsättningsförhållandet för dagens globala arbetskraft.
Så vad är medanställning?
Medanställning beskriver det unika kontraktet mellan en professionell arbetsgivarorganisation och dess klient - en separat affärsorganisation - för att dela rättigheter och ansvar för en anställd.
Den anställde arbetar för kundorganisationen, inte PEO:n. Den nya medarbetaren utför de angivna roller och ansvarsområden som de anställdes för när de rapporterade direkt till kundorganisationen. PEO:n spelar endast in som en utkontrakterad ledningsresurs för hantering av anställdas HR-, redovisnings-, juridiska och skatteefterlevnadsaktiviteter.
Medanställning är ett funktionellt avtalsavtal. För kundorganisationen minskar samsysselsättningsförhållandet betydande administrativa bördor och efterlevnadsrisker. Av den anledningen är samarbetsavtal med en PEO oerhört populära när företag vill anställa heltidsanställda i andra länder men inte vill ägna resurser åt att öppna ett dotterbolag.
PEO:er betjänar en distinkt affärsnisch, vilket gör det möjligt för organisationer av alla storlekar att bekvämt men ändå lagenligt hitta den talang de behöver oavsett plats. PEO:er sparar tid och pengar åt kundorganisationer samtidigt som de svarar på en framväxande anställningstrend i vårt moderna, globalt anslutna kommersiella landskap.
Låt oss bryta ner det globala samsysselsättningsarrangemanget lite längre.
1. Vad är arbetsgivaren ansvarig för?
I ett medanställningsavtal hanterar arbetsgivare vardagliga aktiviteter och centrala rollfunktioner, inklusive:
- De dagliga rollerna, ansvarsområdena och arbetsflödena för medarbetare
- Medarbetarens prestationsgranskningar samt formella och informella utvärderingar
- Karriärutvecklings- och avancemangsbanorna för den samanställda anställningen
- Övergripande affärs- och anställningsbeslut relaterade till medanställning
Vad arbetsgivare inte behöver oroa sig för är de statliga eller landsspecifika löne- och driftsättningsstandarderna som omger sina anställda. Det är här PEO:n kliver in, eftersom de är experter inom HR-, finans-, juridiska och skattefunktioner och är redo att dela ansvar och förbättra din riskhanteringsportfölj.
2. Vad är PEO:n ansvarig för?
I samanställningsarrangemanget ansvarar PEO:n för administrativ logistik, nämligen:
- Arrangera och administrera löner, förmåner och försäkringar för anställda
- Arrangera och administrera anställningsskatter med lämpliga statliga och nationella myndigheter
- Att vara officiell registrerad arbetsgivare för skatte- och försäkringsändamål
- Administrera arbetstagares ersättning, gruppförmåner, uppsägningar och arbetslöshetsanspråk, inklusive arbetslöshetsförsäkring och avgångsvederlag, om relevant
Observera återigen att de enskilda anställda inte utför arbete för PEO:n. De outsourcas inte heller till PEO:n vid någon tidpunkt i relationen för att utföra även tillfälligt arbete. Deras dagliga ansvar ligger hos deras ursprungliga företag - det vill säga den organisation de personligen ansökte om att arbeta för eller den organisation som scouted dem direkt.
Vad är inte medanställning?
Medsysselsättning kan vara ett förvirrande begrepp. Även dess namn utlöser felaktig information om avtalets art och det förväntade ansvar som den anställde, PEO:n och kundorganisationen utför.
För att klargöra samsysselsättning, överväga dessa funktioner och tjänster som inte är involverade i ett samsysselsättningsavtal - och är faktiskt helt separata typer av affärsarrangemang.
1. Leasing av anställning
Sysselsättningsleasing avser en organisation som tillhandahåller kortsiktiga, projektspecifika entreprenörer till en annan organisation. Dessa projekt har satt parametrar, inklusive ett officiellt start- och slutdatum och en projektomfattning med specifika, förutbestämda mål.
Sysselsättningsleasing är oftast förknippad med kortsiktiga eller special bemanningsföretag. Hyresarbetare utför aktiviteter på en kunds anläggning men återvänder sedan till sin bemanningsbyrå när ett projekt eller kontrakt är klart.
Sysselsättningsleasing och samsysselsättning skiljer sig åt på flera viktiga sätt. För det första fungerar inte medanställning normalt under en bestämd tidsram. För det andra gör PEO:er i samanställningsarrangemanget inte anställnings- eller bemanningsval för kunden. För det tredje är bemanningsbyrån den enda juridiskt ansvariga arbetsgivaren när det gäller hyrning av anställda, medan både PEO och klientföretag delar juridiskt ansvar för den anställde i samanställningsrelationer.
2. Talangscouter och rekryteringsbyråer
Många professionella arbetsgivarorganisationer söker inte efter och anställer inte anställda åt dig. De upprätthåller inte heller en databas med "tillgängliga" talanger eller någon annan typ av anställningsnätverk för företag att komma åt.
Med andra ord deltar en PEO inte automatiskt i några rekryterings- eller anställningsförhandlingar. PEO:er kliver in först efter att du har valt din nya kandidat. Därifrån kommer din PEO att hantera olika typer av onboardinglogistik, särskilt de som är relaterade till löner, förmånsadministration och skattedokumentation och -anmälningar.
3. Instruktörer för professionell utveckling
I framgångsrika arrangemang för samanställning sätter PEO:n och kundorganisationen tydliga, avtalsenliga gränser mellan deras interaktioner och mellanhavanden med anställda själva.
Medan båda parter delar juridiskt ansvar över dessa individer, bör de inte vara "dubbeldoppande" i den andras beskrivna funktioner. PEO är till exempel inte ansvarig för anställdas certifieringar, godkännanden, utbildningskurser eller någon annan formell eller informell instruktion om professionell utveckling. Även om PEO:n är den registrerade arbetsgivaren, antar de inte tillsyn över anställdas karriärutveckling.
4. Gemensam anställning
Gemensam sysselsättning och samanställning används ofta synonymt. I båda situationerna delar två separata organisationer juridisk tillsyn och ansvar för en anställd eller grupp av anställda. De två begreppen har dock en avgörande skillnad – nivån på de anställdas insats i den dagliga miljön.
Vid samanställning har endast kundorganisationen vägledning över sina anställdas arbete och ansvar – inte PEO:n. När man definierar gemensam anställning kan dock båda enheterna ge vägledning om arbetsbelastningar, dagliga aktiviteter och anställdas timmar samt dela direkt, kontinuerlig kontroll över bredare affärsverksamhet. I ett avtal om gemensam anställning kan en PEO till exempel föreslå att en partnerkund anställer ytterligare personal och sedan hjälper kunden att granska, intervjua och anställa dessa nya anställda själva.
Ett arrangemang kan också klassificeras som gemensam anställning och inte som samsysselsättning om det uppfyller de flesta av dessa villkor:
- Båda parter utför övervakning av anställda
- Båda parter spårar anställdas prestationer
- Båda parter förhandlar om ersättning till arbetstagare och löner
- Båda parter har befogenhet att disciplinera och säga upp anställda
Vilka är riskerna med samanställning?
Liksom alla affärsarrangemang öppnar samsysselsättning organisationer för nya frågor och processer. Men dessa operationer kan snabbt bli överväldigande - och till och med riskefterlevnad - när de hanteras felaktigt eller försummas.
Tänk på dessa största risker för samföretagande för att förstå den fulla karaktären av att använda en Employer of Record-tjänst.
1. Justera överensstämmande interna processer
Det fina med ett PEO-hanterat samarbetsavtal är den delade uppdelningen av anställdas ledningsuppgifter. PEO:er hanterar till exempel löne- och anställningsskatter, både på statlig och federal nivå. En PEO kan till och med administrera internationella skatter för anställda som bor och arbetar i främmande länder så att dess partnerkunder inte behöver göra det.
Klientorganisationer är dock inte undantagna från att anpassa sina egna administrativa processer och pappersarbete för att förbli kompatibla – och i tangent – med sin PEO-partner, särskilt över interna HR- och redovisningsfunktioner. Du och din PEO måste arbeta tillsammans holistiskt, med din organisation som upprätthåller sitt slut på efterlevnadsavtalet för att hela ska förbli lagenlig.
2. Delade påföljder när de upptäcks vara oförenliga
När PEO:er och kundföretag är ur synk kan båda anses vara ansvariga och få böter, straffavgifter och till och med juridiska konsekvenser.
De vanligaste fallen om bristande efterlevnad slår till kring överträdelser av arbetsrätten – till exempel när en anställd är felkategoriserad och deras skatter inte hålls inne korrekt. Delade påföljder förekommer dock även i samanställningsarrangemang när PEO inte är den dokumenterade registrerade arbetsgivaren. Utan en tydlig, skriftlig definition av arbetsgivaren är det lättare för kundorganisationer att gå in i procedurer och praxis som faktiskt är PEO:ns ansvar och vice versa. Både en PEO och en kundorganisation som överlappar ansvarsområden är ett av de snabbaste sätten att blanda ihop ett juridiskt arrangemang för samanställning och öppna dig för bristande efterlevnad.
Av denna anledning är det viktigt att arbeta med en ansedd, välbetrodd PEO samt att dra ett tydligt språk kring administrativa uppgifter i samanställningsarrangemanget, med början med ett uttryckligt uttalande från en registrerad arbetsgivare.
3. Felaktig onboarding
I ett medanställningsavtal är PEO:n traditionellt ansvarig för introduktionen och den administrativa inriktningen av den nyanställda. Under dessa sessioner fyller den nyanställde i allt relevant pappersarbete för smidiga HR- och redovisningsuppgifter, vilket säkerställer att de är på lönelistan inom några dagar, inte veckor som det tar för vissa inhemska och internationella rekryter.
Olämpliga onboardingprocedurer uppstår när kundorganisationen utför denna administrativa anställningslogistik snarare än PEO:n. Att blanda dessa roller, återigen, öppnar dig upp till en gemensam sysselsättning ansvar där båda parter kan ses som arbetsgivare och båda vara öppna för rättegångar.
4. Lön och förmåner
Inhemska och globala PEO:er fastställer inte en nyanställds lön. De bestämmer inte heller en nyanställds förmåner, även om de absolut kan ge råd till kunder om deras juridiska ansvar att tillhandahålla förmånspaket till vissa klassificeringar av anställda.
I synnerhet är globala PEO:er med en internationell plattform för registrerade arbetsgivare avgörande för att ge kunder råd om kulturellt lämpliga förmåner och bestämmelser för anställda. Globala PEO:er kan hjälpa kunder att navigera i ett nytt lands bestämmelser kring förmåner på arbetsgivarsidan, löneförväntningar, normer för betald ledighet med mera. Dessa lönesiffror, förmåner, arbetsscheman, uppdrag och prestationsgranskningar är dock i slutändan kundorganisationens domäner och en del av hur de driver sin verksamhet.
5. Förvirring av bemanningsföretag i hemmet
Samföretagande är en typ av affärsmodell. Som affärsmodell används den över organisationstyper och branscher, med ett av de största är dagens växande nätverk av bemanningsföretag.
Enligt American Staffing Association är rekryteringsföretag och andra arbetskrafts talangbyråer ansvariga för placeringen av 17 miljoner kontrakt, deltid och heltidsanställda per år. Det är 17 miljoner individer vars yrkesliv arbetar under medanställning, med deras bemanningsbyrå som fungerar som "primär arbetsgivare" och deras värdarbetsplats "sekundär arbetsgivare".
Det är viktigt att notera att ett bemanningsföretag medsysselsättningsarrangemang inte är detsamma som en registrerad arbetsgivare. Även om det finns vissa likheter, söker PEO:er som är registrerade som arbetsgivare inte talanger eller fungerar som en talangförbindelse för kunder. De ställer inte heller in en anställds lön när de anställts, en annan viktig skillnad jämfört med bemanningsbyråns medanställning. Kort sagt är en PEO inte samma sak som en bemanningsbyrå och kommer därför inte att stödja samma typ av medanställningsförhållande.
Hur minskar PEO:er riskerna för medanställning?
Överväg hur partnerskap med en PEO ger alla fördelar med utkontrakterade administrativa funktioner – men minskar ändå skulderna och kryphålen i andra medanställningsmodeller.
1. Rensa registrerad arbetsgivare
PEO:er erbjuder ett samanställningsavtal med en av de tydligaste arbetsfördelningarna. Det beror på att PEO-relationen bygger på att vara den registrerade arbetsgivaren.
Som registrerad arbetsgivare är PEO:n ansvarig för att hantera anställdas skatter, administrera löner och förmåner, upprätthålla försäkringscertifikat och korrekt onboarda din anställning på sin egen befintliga löneplattform. Du ansvarar inte för dessa aktiviteter eftersom du inte är den registrerade arbetsgivaren. Under tiden tilldelas din anställning - den du sökte, granskade och valde - att arbeta heltid för din organisation, utföra de roller och uppgifter du valde dem för.
2. En professionell affärspartner
Genom att använda en PEO kan din organisation fokusera på kärnverksamhetsfunktioner snarare än att sträcka sig tunt över avancerade HR-, skatte-, juridiska och redovisningsoperationer. Outsourca dessa komplexa och ofta besvärliga aktiviteter till din partner PEO med befintlig, omfattande ämnesexpertis och administrativ infrastruktur som är redo att användas.
Från internationell lönehantering till dechiffrering av internationell arbetslagstiftning till administrering av konkurrenskraftiga förmånspaket – den expertis som erbjuds av PEO:er innebär riskreducering och bekvämlighet för organisationer som din.
3. Omedelbart lönesystem
PEO-kunder har tillgång till ett ekosystem av lagenliga, förregistrerade lönesystem som redan är upprättade på lokala och till och med globala marknader. Det innebär att nyanställda snabbt kan onboardas i systemet nästan oavsett plats samtidigt som de följer arbetslagstiftningen för anställda.
Tillgång till en omedelbar löneplattform är särskilt fördelaktig när man anställer internationella medarbetare eller expanderar globalt. Att samarbeta med en PEO lindrar dig från bördan av att starta ditt eget utländska dotterbolag – och kostnaderna, tidslinjer, juridiska manövrar och ekonomiska arrangemang som är inneboende i det företaget.
4. Snabb onboarding
Nyanställda måste integreras i alla dina befintliga ekonomi-, löne-, förmåns- och schemaläggningssystem. De måste också fylla i alla nödvändiga HR-relaterade formulär och pappersarbete, samt samtycka till och underteckna sina anställningsavtal.
Även om detta är relativt enkelt för lokala interna anställda, vad händer när du anställer utanför staten - eller utanför landet? Vad händer om ditt företag försöker expandera verksamheten till en ny internationell marknad? Dessa onboardingoperationer blir omedelbart komplexa, med nya anställningslagar, förordningar, skattekoder och kontraktstyper att ordna. Med en PEO-relation tas dessa komplicerade och tidskrävande aktiviteter om hand för dig.
5. Kulturellt konkurrenskraftiga fördelar
Globala PEO:er har både expertisen och de befintliga plattformarna redo att erbjuda nyanställda konkurrenskraftiga, lokaliserade förmånspaket. Bekvämligheter från hälso-, syn- och tandvårdsförsäkringar till pendelersättning, betalda helgdagar, funktionshinder, uppsägningslön och mer varierar mellan stater och länder. En PEO formar paketerbjudanden till den anställdes exakta plats, vilket säkerställer att du stöder kulturellt känsliga kontrakt samtidigt som du följer lokala anställningsstandarder och lagar.
Samarbeta med Globalization Partners för din expansionsresurs
Globalization Partners upprätthåller en arbetsgivarplattform som är redo att användas i över 170 länder. Du kan anställa och expandera internationellt på några dagar - inte månader - samtidigt som du fokuserar på vad som gör ditt företag tickar, inte ljudet av internationell personaladministration.
Se hur vi gör saker annorlunda för att göra global expansion realistisk för företag av alla skalor – inklusive din.
För mer information om onboarding och hantering av globala talanger, ladda ner vår Global Hiring Handbook här:
