Vad är medanställning?

Viktiga lärdomar

• Definition: Medanställning är när två företag delar arbetsgivaransvar.  Arrangemanget är vanligtvis mellan ett kundföretag och en professionell arbetsgivarorganisation (PEO).

• Fördelar: Att arbeta med en medarbetsgivare kan förenkla administrationen av HR, lönehantering, efterlevnad och förmåner.

• Begränsningar: PEO:er är USA-centrerade och inte skalbara för global anställning. Det kundföretaget är fortfarande ansvarigt för efterlevnadsfel.

• Medanställning jämfört med Employer of Record (EOR): En registrerad arbetsgivare är ett globalt alternativ till medanställning som erbjuder bättre skydd mot efterlevnadsrisker.

Medanställning är när två företag delar på  anställningsansvaret. En part hanterar den anställdes dagliga arbetsuppgifter och den andra hanterar administrativa frågor som lönehantering och efterlevnad. 

Detta är en attraktiv lösning för företag som vill förenkla anställningen och minska de administrativa kostnaderna. Men medanställning medför också risker. Efterlevnadsansvar delas och fel kan få rättsliga konsekvenser för båda medarbetsgivarna. 

Denna guide förklarar hur medanställning fungerar och hur det jämförs med alternativ som en registrerad arbetsgivare (EOR).

Vad innebär medanställning?

Medanställning är ett avtalsförhållande där två företag delar anställningsansvar för en anställd. Vanligtvis är relationen mellan en kund och en professionell arbetsgivarorganisation (PEO). PEO:n hanterar administrativa uppgifter medan kunden hanterar den anställdes dagliga arbete. Medarbetaren rapporterar till kundföretaget, inte PEO:n.

Ett medanställningsavtal delar tydligt upp ansvaret mellan kundföretaget och PEO:n. Kundföretagets ansvar omfattar tilldelning av projekt, hantering av arbetsflöden och övervakning av prestanda. Den styr anställning, övervakar anställdas dagliga uppgifter och vägleder teamets professionella utveckling från onboarding till offboarding.

PEO:n hanterar den administrativa logistiken. Detta inkluderar löner, förmåner, försäkringar och anställningsskatter. PEO:er administrerar också arbetstagarersättning och arbetslöshetsanspråk.

Även om PEO:n hanterar många efterlevnadsansvar har kundföretaget juridiska skyldigheter, som:

• Följa anställningsbestämmelser för anställning, befordran, uppsägning och prestationshantering

• Upprätthålla en säker och hälsosam arbetsmiljö

• Att använda rättvisa anställningsrutiner som följer lokala lagar och förhindrar diskriminering och trakasserier

• Spåra arbetstid och ställa in löner

• Upprätthålla interna HR-policyer 

Eftersom medarbetsgivare delar ansvaret för den anställde, delar de också ansvaret. En ansedd PEO kan minska riskerna för kunderna, men det rättsliga skyddet är begränsat. 

Vilka är fördelarna med samsysselsättning?

Samanställning ger flera fördelar: 

• Effektiviserad administration: Medanställning förenklar HR för kundföretaget och frigör dem att fokusera på kärnverksamheten. 

• Konkurrensfördelar: En PEO kan också ge tillgång till bättre förmåner, inklusive sjukförsäkring, arbetstagarkompensation och pensionsplaner, genom att slå samman sina kunder för att få tillgång till förmånsplaner för stora grupper.

• Helservicelön: PEO hanterar alla aspekter av lön. Detta säkerställer noggrannhet och bearbetning i tid.

• Efterlevnadsvägledning: PEO:er har expertis inom arbetslagar och -förordningar. Detta kan minska risken för överträdelser och påföljder.

• Operativ kontroll: Kundföretaget behåller direkt kontroll över teammedlemmarna. De hanterar medarbetarnas dagliga aktiviteter och teamets strategiska inriktning. 

• Ansvarsbegränsning: Med delad anställning och en tydlig  uppdelning av skyldigheter kan en PEO minska kundens ansvar inom vissa områden, såsom efterlevnad av löneskatt.

Stöd för talanghantering: Vissa PEO:er hjälper till med aspekter av onboarding, utbildning och prestationshantering.

Vilka är riskerna med medanställning?

En begränsning av samanställning är att traditionella PEO:er verkar inom ett land – oftast USA. Så det här är inte en skalbar lösning för global sysselsättning. Modellen har också betydande risker: 

1. Om ditt företag gör ett efterlevnadsfel i ett område du är ansvarig för, skyddar inte  samanställningsförhållandet dig.  Ett skriftligt kontrakt hjälper till att klargöra ansvar och minska risken, men det eliminerar inte ansvar. Domstolarna kommer att titta på det faktiska arbetsarrangemanget för att fastställa arbetsgivarens ansvar och ansvar.

2. En PEO:s fel i klassificering eller hantering av löneskatt kan leda till delade påföljder, inklusive återskatter, böter och juridiska avgifter. 

3. Om du ingår ett samarbete måste du anpassa dina interna HR- och redovisningsprocesser till PEO:ns verksamhet. Eventuella feljusteringar eller överlappande ansvarsområden kan få konsekvenser för båda parter. Till exempel delar PEO:n och kunden ansvaret för att förhindra diskriminering av teammedlemmar.

Företag i starkt reglerade branscher och de som vill anställa i flera länder har ett säkrare alternativ att överväga - en Employer of Record (EOR).

Vad är inte medanställning?

Låt oss jämföra medsysselsättningsmodellen med andra arrangemang för att se hur de skiljer sig åt. 

1. Medanställning kontra hyrning av anställning

Samarbets- och sysselsättningsleasing innebär båda att man delar på sysselsättningsansvaret. Tekniska skillnader faller under lokala lagar. I USA anser vissa stater, som New Jersey, att medanställning och anställningsleasing är samma sak. I Kanada är sysselsättningsleasing en typ av samanställningstjänst.

Båda arrangemangen kan innebära att arbeta med PEO:er. Företag kan förlita sig på PEO:er för administrativa uppgifter som löner, skatter och arbetsskadeförsäkringar. Många förväxlar anställningsleasing med tillfällig bemanning. Emellertid innebär anställningsleasing en pågående anställningsrelation. Tillfälliga arbetstagare täcker endast speciella situationer.

2. Medanställning jämfört med rekryteringsbyråer

PEO:er är inte talangscouter eller rekryteringsbyråer. De rekryterar inte teammedlemmar till kunder eller fattar beslut om vem de ska anställa. En PEO kliver in efter att kundföretaget anställt en kandidat och hjälper till med onboardingprocesser, som att upprätta den nyanställdas löner och förmåner. 

3. Medanställning kontra gemensam anställning

Även om villkoren båda innebär delat ansvar, medanställning och gemensam anställning är olika. Medanställning innebär att endast kundföretaget styr teammedlemmens arbete medan PEO hanterar administrativa funktioner. I gemensam anställning delar båda enheterna direkt och kontinuerlig kontroll över arbetsbelastningar, timmar och dagliga aktiviteter. Det innebär att medarbetaren arbetar för och rapporterar till båda företagen.

Ett arrangemang klassificeras som gemensam anställning snarare än medanställning om båda parter:

• Genomföra övervakning av anställda.

• Spåra anställdas prestationer.

• Förhandla om ersättning och lön till arbetstagare.

• Har befogenhet att disciplinera och säga upp anställda.

Gemensamma arbetsgivare delar ansvar för brott mot lagar som Fair Labor Standards Act (FLSA) och Family and Medical Leave Act (FMLA) i USA. Om en icke-undantagen anställd till exempel arbetar utöver sina maximala ordinarie veckotimmar är båda arbetsgivare ansvariga för att säkerställa korrekta övertidsbetalningar. 

Gemensam anställning kan utlösas av misstag om ditt företag och ett annat företag, till exempel en leverantör, båda har betydande kontroll över en anställds arbetsförhållanden eller ledning, även utan skriftligt avtal.

4. Medanställning jämfört med EOR

Företag ser ofta PEO:er och EOR:er som konkurrerande lösningar. De effektiviserar båda HR-funktionerna, men dessa lösningar har olika strukturer, omfattningar och styrkor. Denna tabell visar de grundläggande skillnaderna.

Hur minskar PEO:er och EOR:er  anställningsrisker?

Både PEO:er och registrerade arbetsgivare minskar anställningsriskerna. De förenklar onboarding, hanterar efterlevnad och erbjuder vägledning inom sina expertområden. Båda arrangemangen delar upp ansvaret tydligt för att undvika förvirring och mildra ansvaret.

PEO:er är   expertpartner för anställningsbehov i USA. De minskar sannolikheten för bristande efterlevnad genom att hantera HR-logistik. PEO:er hanterar inhemska regulatoriska krav för löner och skatter för anställda. Detta inkluderar administration av arbetstagares ersättning och gruppförmåner. 

Som ensam juridisk arbetsgivare erbjuder en registrerad arbetsgivare mer omfattande riskreducering än en PEO. Det ger också många av samma fördelar, men sträcker dem över gränserna. 

Att samarbeta med en registrerad arbetsgivare eliminerar behovet av att etablera dina egna lokala enheter. Du behåller kontrollen över det dagliga arbetet, den professionella utvecklingen och strategin. Och den registrerade arbetsgivaren hanterar HR-administration och efterlevnad av lokala arbetslagar. En registrerad arbetsgivare kan hjälpa dig att erbjuda konkurrenskraftiga och lagenliga förmåner var som helst i världen för att locka till dig toppkompetens.

Anställ globalt med G-P

Med G-P EOR är global anställning enkel. Våra branschledande lösningar för registrerade arbetsgivare låter dig anställa toppkompetens i över 180 länder utan att upprätta lokala enheter. Vi använder agentisk AI för att ge dig vägledning i realtid och skapa kompatibla HR -dokument på några minuter. Våra lösningar stöds av branschens största team av HR- och juridiska experter. 

Vi har också ett  entreprenörserbjudande, så att du kan anställa den talang du behöver för specialiserade projekt. Att samarbeta med G-P innebär sinnesro – var du än vill anställa.

Som Kisha Thompson, Chief People Officer på ClickDimensions, uttrycker det: "En HR-professionells tid spenderas mycket bättre på att utföra än att undersöka komplexiteten i landsspecifika arbetslagar, skattepolitik, anställningsförmåner och mer. Vi bestämde oss för att lämna dessa detaljer till experterna på G-P.

Begär en demo idag och gör global anställning enkel.