ซิงโครนัสเทียบกับอะซิงโครนัส: ความเชี่ยวชาญในการสื่อสารในสถานที่ทํางานห่างไกล

หากไม่มีการสื่อสารที่ชัดเจนระหว่างทีมระยะไกล งานจะหยุดชะงัก นโยบายจะถูกมองข้าม และทีมจะถูกตัดการเชื่อมต่อ การรู้ว่าจะใช้การสื่อสารแบบซิงโครนัสเทียบกับแบบอะซิงโครนัสเมื่อใดและอย่างไร จะช่วยให้แรงงานทั่วโลกของคุณมีประสิทธิภาพ ได้รับแจ้งข้อมูล และมีความสอดคล้องกัน

การสื่อสารแบบซิงโครนัสคืออะไร 

การสื่อสารแบบซิงโครนัสเกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ ทุกคนที่เกี่ยวข้องอยู่ด้วยและตอบสนองทันที ตัวอย่างเช่น การโทรศัพท์ วิดีโอคอล หรือการทํางานร่วมกันแบบสดบนแพลตฟอร์ม เช่น Google Docs ผู้เข้าร่วมทุกคนจะต้องพร้อมในเวลาเดียวกัน ไม่ว่าจะอยู่ที่ใด  เพื่อเปิดใช้งานการสื่อสารแบบซิงโครนัส การสื่อสารประเภทนี้สามารถนําไปปฏิบัติได้จริงสําหรับการประชุมทีม แบบตัวต่อตัว และการตัดสินใจเร่งด่วน 

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสคืออะไร

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสไม่ได้เกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ คุณส่งข้อความ และผู้รับตอบกลับในภายหลัง เช่นเดียวกับอีเมลและเครื่องมือการจัดการโครงการ การสื่อสารประเภทนี้ดีสําหรับการแบ่งปันการอัปเดต การมอบหมายงาน การจัดทําเอกสารการตัดสินใจ และการรวบรวมข้อมูลจากทีมต่าง ๆ การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสทํางานได้ดีสําหรับทีมในเขตเวลาต่าง ๆ หรือกับตารางเวลาที่ยืดหยุ่น 

ความแตกต่างระหว่างการสื่อสารแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัส 

เลือกวิธีการสื่อสารตามความเร่งด่วน ความซับซ้อนของปัญหา ที่ตั้งของทีม และรูปแบบการทํางาน นี่คือการเปรียบเทียบ:

การค้นหาความสมดุลระหว่างการสื่อสารแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัส

สิ่งสําคัญคือการค้นหาความสมดุลในการสื่อสารสําหรับทีมของคุณ พนักงานที่อยู่ห่างไกลประมาณ 53% พบว่ายากที่จะเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงานของตน และการสื่อสารแบบซิงโครนัสสามารถช่วยได้ อย่างไรก็ตาม การพึ่งพาการสื่อสารแบบซิงโครนัสมากเกินไปอาจทําให้การประชุมเหนื่อยล้าได้ 

เป้าหมายคือการจับคู่ข้อความกับวิธีการ ทําให้ขั้นตอนการทํางานราบรื่น สนับสนุนการมุ่งเน้น และเคารพเวลาของทุกคน นี่คือวิธีการสร้างแนวทางที่สมดุลซึ่งตรงกับความต้องการของทีมของคุณ

1. ลงทุนในแพลตฟอร์มการสื่อสารที่ปลอดภัยและสอดคล้องกับกฎระเบียบ

ทีมระดับโลกต้องการเครื่องมือที่สนับสนุนการแปล การเข้าถึงอุปกรณ์เคลื่อนที่ และการรวมเข้ากับระบบอื่น ๆ เลือกแพลตฟอร์มที่ตรงกับความต้องการด้านความเป็นส่วนตัว การรักษาความปลอดภัย และการปฏิบัติตามกฎระเบียบของคุณ คุณจัดการกับข้อมูลทางการเงิน ฝ่ายทรัพยากรบุคคล และกฎหมายที่ละเอียดอ่อน ดังนั้นแพลตฟอร์มของคุณควรสนับสนุนการเข้ารหัส เส้นทางการตรวจสอบ และการควบคุมการเข้าถึง เครื่องมือเหล่านี้ยังต้องเป็นไปตามมาตรฐาน เช่น กฎระเบียบการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (GDPR) ของสหภาพยุโรป และการควบคุมระบบและองค์กร 2 (SOC2) ในสหรัฐอเมริกา

2. สร้างวัฒนธรรมการสื่อสารที่สมดุล

ยอดคงเหลือคือกุญแจสําคัญ การใช้วิธีหนึ่งมากเกินไปอาจทําให้เกิดการเสียดสีหรือการไหม้ได้ กําหนดชั่วโมงหลักสําหรับการทํางานแบบซิงโครนัส และส่งเสริมการอัปเดตแบบอะซิงโครนัสหากเป็นไปได้ การกําหนดอย่างชัดเจนว่าเมื่อใดที่ข้อความรับประกันการประชุม เทียบกับการอัปเดตเป็นลายลักษณ์อักษรจะช่วยเสริมคุณค่าของการสื่อสารทั้งสองประเภท ตัวอย่างเช่น ทีมที่ทํางานข้ามเขตเวลาอาจใช้ Slack และ Asana สําหรับการอัปเดตประจําวัน สํารองการสนทนาทางวิดีโอทุกสัปดาห์เพื่อแก้ไขปัญหา หัวหน้าทีมควร:

• กําหนดเวลาการติดตามความคืบหน้าเป็นประจํากับทีม

• กําหนดความคาดหวังในการตอบสนองสําหรับการส่งข้อความแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัส

• กําหนดขั้นตอนสําหรับความคาดหวังในการสื่อสารข้ามเขตเวลา

3. กําหนดความคาดหวังและระเบียบวิธีที่ชัดเจน

สร้างแนวทางสําหรับการใช้เครื่องมือและความคาดหวังในการตอบสนอง กําหนดว่าช่องทางใดที่ใช้สําหรับอะไร ตัวอย่างเช่น Slack เหมาะอย่างยิ่งสําหรับการเช็คอินอย่างรวดเร็ว กําหนดความคาดหวังสําหรับกรอบเวลาการตอบสนอง ความพร้อมใช้งาน และเส้นทางการยกระดับ จัดทําเอกสารโปรโตคอลและอนุญาตให้สมาชิกในทีมทุกคนสามารถเข้าถึงได้ รวมถึงพนักงานใหม่ สิ่งนี้ทําให้การสื่อสารง่ายขึ้นและแสดงถึงความไว้วางใจในความพยายามด้านการสื่อสารของพนักงาน

4. จัดลําดับความสําคัญของการฝึกอบรมและการผสานรวมเทคโนโลยี

ฝึกอบรมผู้จัดการและสมาชิกในทีมเกี่ยวกับวิธีการใช้เครื่องมือการสื่อสาร มุ่งเน้นไปที่การเขียนข้อความที่ชัดเจน การใช้ปฏิทิน การจัดการการแจ้งเตือน และการเก็บรักษาบันทึก รวมแพลตฟอร์มเข้ากับระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคล (HRIS) ซอฟต์แวร์การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) หรือเครื่องมือโครงการเพื่อปรับปรุงขั้นตอนการทํางาน ส่งเสริมให้มีข้อเสนอแนะเพื่อปรับปรุงการยอมรับและรักษาเครื่องมือให้สอดคล้องกับความต้องการของทีมของคุณ

เครื่องมือและเทคโนโลยีสําหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพกับทีมระดับโลก

การจัดการการสื่อสารข้ามพรมแดนเป็นเรื่องที่ซับซ้อน เขตเวลา ภาษา และข้อบังคับที่แตกต่างกันอาจนําไปสู่การเยื้องศูนย์และความล่าช้า แบบจําลองการสื่อสารแบบไฮบริดผสมผสานวิธีการแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัสตามโครงสร้าง ขั้นตอนการทํางาน และความต้องการของทีม นี่คือเครื่องมือและวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการสื่อสารทางไกล:

• การทํางานร่วมกันของเอกสาร: ใช้เครื่องมือต่าง ๆ เช่น Google Workspace เพื่อสร้าง ตรวจสอบ และแก้ไขเอกสารแบบเรียลไทม์หรือแบบอะซิงโครนัส 

• การแบ่งปันความรู้: เครื่องมือการแบ่งปันความรู้ เช่น Notion หรือ Confluence รวมการสื่อสารเป็นศูนย์กลาง และติดตามการตัดสินใจ

• การรวมระบบ: เครื่องมือการสื่อสารของคุณควรรองรับการลงชื่อเข้าใช้เพียงครั้งเดียว การเข้ารหัส การควบคุมการเข้าถึง และการรวมเข้ากับสแต็คเทคโนโลยีที่มีอยู่ของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าการสื่อสารมีความปลอดภัยและเป็นศูนย์กลาง

G-P Gia™ เป็นตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคลทั่วโลกที่ขาดไม่ได้สําหรับบริษัทที่มีความยุ่งยากจากความซับซ้อนของการจัดการทีมระหว่างประเทศ Gia  ตรวจสอบ แก้ไข และสร้างเอกสาร HR ที่สอดคล้องกับกฎระเบียบในไม่กี่วินาที แน่ใจว่ามีการสื่อสารที่ชัดเจนทั่วทั้งทีมทั่วโลกของคุณด้วยความสามารถในการแปลภาษาของ Gia ปรับใช้นโยบาย สัญญา จดหมายข้อเสนอ รายละเอียดงาน และอื่นๆ กว่า 50 ภาษาได้อย่างรวดเร็ว

Global Employment Platformจะช่วยให้บริษัทสามารถปรับปรุงการบริหารจัดการแรงงานได้อย่างไร

แพลตฟอร์มการจ้างงานทั่วโลกลดความเสี่ยงของการสื่อสารที่ผิดพลาดโดยการสร้างมาตรฐานวิธีที่ทีม HR จัดการแรงงานข้ามพรมแดน G-P™ สามารถช่วยบริษัทของคุณปรับปรุงการบริหารจัดการแรงงานด้วย: 

• แพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์: ดูแลฟังก์ชันด้านทรัพยากรบุคคล กฎหมาย และการปฏิบัติตามกฎระเบียบบนแพลตฟอร์มเดียวที่ปลอดภัยจากทุกที่ทั่วโลก

• ความสามารถในการรวมระบบ: G-P ทํางานร่วมกับผู้ให้บริการ HCM บัญชีเงินเดือนและ PEO ที่ดีที่สุด เพื่อสร้างแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียวสําหรับข้อมูลทีมทั่วโลกของคุณทั้งหมด

• ผู้เชี่ยวชาญในประเทศ: ผู้เชี่ยวชาญในประเทศของ G-P สามารถช่วยให้คุณเข้าใจแนวทางปฏิบัติด้านแรงงานในท้องถิ่นและบรรทัดฐานการสื่อสาร 

Global Employment Platformช่วยลดความยุ่งยากในการจ้างงาน การดูแลพนักงานใหม่ และการจัดการทีมทั่วประเทศ ระบบนี้จะช่วยให้คุณมีระบบส่วนกลางสําหรับการจัดการข้อมูล กระบวนการ และนโยบายของพนักงาน ซึ่งช่วยปรับมาตรฐานและเครื่องมือการสื่อสารให้สอดคล้องกัน 

สร้างทีมระดับโลกที่เชื่อมโยงกันด้วย G-P

การสื่อสารแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัสช่วยให้แรงงานทั่วโลกเชื่อมต่อกันได้ ความสมดุลที่ดีของทั้งสองวิธีจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทํางานและช่วยให้ทีมของคุณทํางานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

ในฐานะผู้นําที่ ได้รับการยอมรับในการจ้างงานทั่วโลก G-P ช่วยให้บริษัททุกขนาดสามารถว่าจ้าง เตรียมความพร้อม และจัดการทีมทั่วโลกในกว่า 180 ประเทศ โดยไม่คํานึงถึงสถานะของนิติบุคคล ผลิตภัณฑ์การจ้างงานทั่วโลกที่ขับเคลื่อนด้วย  AI และโซลูชัน EOR ของเราได้รับการสนับสนุนจากทีมผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล กฎหมายและการปฏิบัติตามกฎระเบียบในประเทศที่ใหญ่ที่สุด เพื่อปรับปรุงและลดความซับซ้อนของวงจรชีวิตการจ้างงานทั่วโลกทั้งหมด 

ติดต่อเราวันนี้เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม