เคล็ดลับผู้เชี่ยวชาญด้านเครื่องมือที่ดีที่สุดในการสนับสนุนทีมทางไกล

ในขณะที่บริษัทต่าง ๆ มองหาวิธีการปรับตัวให้เข้ากับโลกหลังการระบาดใหญ่และตอบสนองความต้องการของทีมที่อยู่ห่างไกลที่เปลี่ยนแปลงไป การลงทุนในเครื่องมือที่ดีที่สุดจึงเป็นสิ่งสําคัญ วิธีนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าบริษัทต่างๆ จะยังคงรักษาการสื่อสารที่ชัดเจนและส่งเสริมการทํางานร่วมกันอย่างใกล้ชิด ซึ่งเป็นสิ่งสําคัญในการรักษาและดึงดูดบุคลากรที่มีความสามารถสูงซึ่งกําลังมองหาประสบการณ์ที่ดีของพนักงาน

แม้ว่าเทคโนโลยีจะช่วยให้อดีตคนงานในสํานักงานสามารถทํางานเดียวกันได้ทุกที่ ด้วยผลผลิตที่เพิ่มขึ้น แต่เครื่องมือการทํางานระยะไกลไม่ได้ถูกสร้างขึ้นอย่างเท่าเทียมกัน เรามาดูเครื่องมือดิจิทัลที่สําคัญบางอย่างเพื่อช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานและทีมที่ทํางานจากระยะไกลของคุณเติบโต

อะไรคือความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดของการทํางานจากระยะไกล

ความท้าทายหนึ่งที่ทีมระยะไกลกําลังเผชิญอยู่ก็คือ การติดต่อกันอย่างต่อเนื่อง ในการต่อต้านสิ่งนี้ บริษัทจะต้องค้นหาและใช้เครื่องมือที่ดีที่สุดเพื่อทําให้การรวมการทํางานจากระยะไกลเป็นไปอย่างราบรื่นที่สุด  อย่างไรก็ตาม การทํางานระยะไกลได้นําไปสู่การอิ่มตัวของบริการด้านซอฟต์แวร์ ดังนั้น คุณต้องการเครื่องมืออะไรเพื่อให้ทีมระยะไกลของคุณสามารถเติบโตในขณะที่ทํางานในสถานที่ต่างๆ ทั่วโลก เราได้ขอให้ผู้เชี่ยวชาญด้านGlobalization Partners (G-P ) รองประธานกรรมการฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ Stephen McCormack พูดคุยกับเราเกี่ยวกับตัวเลือกที่ดีที่สุดของเขาเกี่ยวกับการเชื่อมต่อและการมอบอํานาจให้กับทีมระยะไกล

ด้านล่างเขาเน้นเครื่องมือระยะไกลที่ดีที่สุด ตั้งแต่การสรรหาบุคลากรไปจนถึงการปฐมนิเทศไปจนถึงการประชุมทางวิดีโอ

เครื่องมือที่ดีที่สุดสําหรับการสรรหาบุคลากรจากประสบการณ์ของ G-P คืออะไร

Stephen: เมื่อพูดถึงเครื่องมือระยะไกล สิ่งสําคัญคือต้องรับทราบผลกระทบและประโยชน์ของเครื่องมือเหล่านั้น ก่อนที่พนักงานจะเริ่มทํางาน

• Anaplan: ตัวอย่างเช่น เราใช้ Anaplan เพื่อจัดทําการคาดการณ์อัตโนมัติที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล ซึ่งจะช่วยให้เราสามารถกําหนดงบประมาณสําหรับความต้องการในการสรรหาบุคลากรได้อย่างถูกต้อง
• Greenhouse: Greenhouse เป็นเครื่องมือทางไกลที่ช่วยให้เราสามารถบันทึกกระบวนการสัมภาษณ์ของเราและติดตามการเดินทางของผู้สมัครตั้งแต่ต้นจนจบ ผู้จัดการที่จ้างงานและพันธมิตรสรรหาบุคลากรของเราใช้ข้อมูลดังกล่าวเพื่อทํางานผ่านแต่ละบทบาทที่เกี่ยวข้องและคัดกรองผู้สมัครก่อนขั้นตอนการสัมภาษณ์ เมื่อดําเนินการสัมภาษณ์แล้ว ข้อเสนอแนะจะถูกประมวลผลใน Greenhouse ซึ่งฝ่ายภายในที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับตําแหน่งที่เปิดรับสามารถมองเห็นได้
• Crosschq: Crosschq ถูกใช้เมื่อเราตัดสินใจเลือกผู้สมัคร และจําเป็นต้องตรวจสอบบุคคลอ้างอิงของผู้รับการสัมภาษณ์ที่ประสบความสําเร็จ Crosschq เป็นตัวอย่างที่ยอดเยี่ยมของเครื่องมือออนไลน์ที่แทนที่การโทรศัพท์แบบดั้งเดิมเพื่อรับข้อเสนอแนะที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับผู้สมัคร ช่วยให้ผู้อ้างอิงใช้เวลาของตนในการให้ข้อมูลและทํากิจกรรมตามจังหวะและตารางเวลาของตนเอง ช่วยให้ข้อเสนอแนะของพวกเขามีความแม่นยําและมีคุณค่ามากขึ้น
• DocuSign : DocuSign เป็นเครื่องมือทางไกลขั้นสุดท้ายที่ควรกล่าวถึงในกระบวนการจ้างงาน เมื่อมีการยื่นข้อเสนอและตอบรับแล้ว จะมีการออกสัญญาให้แก่พนักงานที่คาดหมาย DocuSign ช่วยให้ผู้สมัครที่ได้รับเลือกสามารถลงนามในสัญญาของตนจากระยะไกลและส่งคืนให้กับผู้จัดการฝ่ายว่าจ้างด้วยการคลิกเพียงปุ่มเดียว

เทคโนโลยีประเภทใดที่ช่วยในการปฐมนิเทศจากทางไกล

Stephen: ส่วนสําคัญของการสร้างทีมระยะไกลคือการมีระบบการจัดการการเรียนรู้ที่มีประสิทธิภาพ ที่ G-P เราใช้บทเรียน

การเป็นบริษัทแรกที่ห่างไกลหมายความว่าพนักงานใหม่ทุกคนมักจะเริ่มต้นชีวิตที่ G-P จากโฮมออฟฟิศของพวกเขา ดังนั้น บทเรียนจึงมีบทบาทสําคัญในการช่วยให้เข้าใจ:

• บริษัทโดยรวม
• แผนกที่เกี่ยวข้อง
• นโยบายและขั้นตอนของบริษัท
• แผนภูมิองค์กร
• นอกจากนี้ เครื่องมือระยะไกลต่าง ๆ ทั้งหมดยังใช้งานได้

บทเรียนคือกุญแจสําคัญในการอบรมให้ความรู้แก่พนักงานของเราให้ประสบความสําเร็จ ผู้จัดการและบุคลากรฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่เกี่ยวข้องจะทํางานอย่างใกล้ชิดกับพนักงานใหม่เพื่อกําหนดเวลาโมดูลการฝึกอบรมบทเรียนแต่ละโมดูลในช่วงสองสัปดาห์แรกของอาชีพใหม่ของพวกเขาที่ G-P

เครื่องมือดิจิทัลใดที่ช่วยในการทบทวนประสิทธิภาพการทํางานจากระยะไกล

Stephen:  เมื่อจัดการทีมระยะไกล การมีเครื่องมือในคลังเก็บเสียงของคุณที่ช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงผู้จัดการของตนได้อย่างสม่ําเสมอและมีโครงสร้าง 15Five ช่วยให้พนักงานสามารถอัปเดตกิจกรรมของตนทุกสัปดาห์และเน้นสิ่งที่พวกเขาวางแผนจะบรรลุในอีกเจ็ดวันข้างหน้า นอกจากนี้ พวกเขายังสามารถติดตามความคืบหน้าของพวกเขาไปสู่เป้าหมายส่วนตัว ของแผนก และเป้าหมายของบริษัท

อีกครั้ง ในบริษัทแรกที่อยู่ห่างไกลอย่าง G-P เครื่องมือเช่น15Fiveเป็นตัวอย่างที่ดีของวิธีที่ดีที่สุดในการทําให้ทุกคนเชื่อมต่อกัน ทั้งขึ้นและลงห่วงโซ่การบังคับบัญชา แน่นอนว่าผู้จัดการควร1:1จัดการประชุมอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้งและแจ้งข้อมูลล่าสุดให้ทีมของเขาทราบ

แต่งานมักจะยุ่งมาก และเวลาก็มีแนวโน้มที่จะผ่านไป 15Fiveส่งเสริมช่วงเวลาการไตร่ตรองอัตโนมัติโดยปกติในช่วงปลายสัปดาห์ ซึ่งเราสามารถพิจารณาวัตถุประสงค์ของเราและวิธีที่เราจะตอบสนองวัตถุประสงค์เหล่านั้นในสัปดาห์หน้า เห็นได้ชัดว่ามันสําคัญมาก

แล้วเครื่องมือสําหรับการจัดการทางการเงินล่ะ

Stephen: เราเปิดตัว Workday ที่ G-P ในเดือนกรกฎาคมของปีนี้ Workday คือระบบการบริหารจัดการทุนมนุษย์และระบบการเงินหลักของเรารวมกัน เครื่องมือการวางแผนทรัพยากรขององค์กรของเรามีประสิทธิภาพ

ก่อนหน้านี้เรามีแอปพลิเคชันแยกกันหลายตัวทํางานเหล่านั้น นับตั้งแต่การปรับใช้ Workday เราได้รวมระบบทั้งหมดภายใต้ร่มเดียวกัน

โดยสรุปแล้ว Workday ทําหน้าที่เป็นแหล่งข้อมูลบันทึกสําหรับพนักงานในแง่ของวันหยุด ค่าใช้จ่าย บัญชีเงินเดือน และข้อมูล HR ทุกประเภท นอกจากนี้ยังทําหน้าที่เป็นแหล่งการเงินของบันทึกสรุปในการผลิตชุดหนังสือทางการเงินของเราทุกเดือนของปี

เครื่องมือที่ดีที่สุดสําหรับการประชุมทางวิดีโอคืออะไร

Stephen: G-P ใช้ Zoom สําหรับการประชุมทางวิดีโอของเรา มีการใช้ทั้งภายในและกับพันธมิตรภายนอก เราใช้ Zoom สําหรับการประชุม งานกิจกรรมสําคัญ การสัมมนาผ่านเว็บ ฯลฯ ทั้งหมดของเรา และพิสูจน์แล้วว่าประสบความสําเร็จอย่างมาก

เครื่องมือการสื่อสารที่ดีที่สุดสําหรับทีมระยะไกลคืออะไร

Stephen: ในส่วนของการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที Slack เป็นเครื่องมือการทํางานร่วมกันยอดนิยมที่เพื่อนร่วมงานที่ G-P ชื่นชอบ จากประสบการณ์ของเรา Slack โดดเด่นสําหรับกิจกรรมการทํางานร่วมกันระหว่างบุคคลและทีม Slack มีโอกาสในการทํางานร่วมกันและการสื่อสารที่หลากหลาย ตั้งแต่ช่องทางทั่วไปไปจนถึงช่องทางเฉพาะของโครงการไปจนถึงช่องทางของทีมไปจนถึงข้อความโดยตรงของแต่ละบุคคลระหว่างเพื่อนร่วมงาน

อะไรคือสิ่งที่ดีที่สุดสําหรับการจัดเก็บเอกสารและไฟล์

Stephen: เราใช้เครื่องมือมากมายสําหรับการจัดเก็บไฟล์แบบมีโครงสร้าง ตั้งแต่ Confluence และ SharePoint ไปจนถึง OneDrive SharePoint และ OneDrive เป็นส่วนหนึ่งของ365ชุดผลิตภัณฑ์ของ Microsoft และต้องมีการแนะนําเพียงเล็กน้อย

การบรรจบกันเป็นส่วนหนึ่งของชุดผลิตภัณฑ์ Atlassian เราใช้การบรรจบกันใน G-P เป็นฟอรั่มเอกสารเฉพาะกิจซึ่งมีความยืดหยุ่นมากตามข้อกําหนดของทีมที่เฉพาะเจาะจง

G-P ใช้เครื่องมือระยะไกลใดสําหรับการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์

Stephen: หนึ่งในงานหลักของผมที่ G-P คือการจัดการความปลอดภัยของข้อมูล การเป็นบริษัทแรกที่อยู่ห่างไกลนํามาซึ่งความท้าทายในเรื่องนี้

เมื่อพนักงานของคุณทํางานในสํานักงาน คุณจะมีการควบคุมมากมายในแง่ของความปลอดภัยของข้อมูล แต่จากมุมมองแรกจากระยะไกล เครือข่ายของเราเป็นบ้าน1,300ของพนักงานของเราทุกคนอย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้น นั่นอาจเป็นสภาพแวดล้อมที่ท้าทายเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้และระบบของเรามีความปลอดภัยจากมุมมองด้านความปลอดภัยของข้อมูล เพื่อช่วยให้บรรลุเป้าหมายดังกล่าว เราได้ใช้เครื่องมือระยะไกลหลายอย่างที่สามารถแจ้งเตือนเราถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและช่วยให้เราสามารถตอบสนองได้อย่างสอดคล้องและแม่นยําเมื่อจําเป็น ซึ่งรวมถึง Barracuda, Inky , Crowdstrike และ Netskope เป็นต้น

นอกเหนือจากชุดเครื่องมือระยะไกลที่ช่วยให้เราปลอดภัยแล้ว การให้ความรู้แก่ผู้ใช้ของเราก็เป็นสิ่งสําคัญเช่นกัน เราดําเนินการฟิชชิ่งภายในเพื่อพัฒนาวุฒิภาวะในพื้นที่การรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์สําหรับพนักงานของเรา เราสร้างความตระหนักผ่านโปรแกรมการฝึกอบรมที่มีเป็นประจําใน บทเรียนและผ่านทาง Knowbe4

แฮกเกอร์สามารถทํางานร่วมกันได้ ดังนั้นจึงจําเป็นต้องตอบโต้ว่า พนักงานของบริษัทจะต้องทํางานร่วมกันด้วยเช่นกัน จึงต้องใช้เครือข่ายเพื่อเอาชนะเครือข่าย

สร้างทีมระยะไกลทั่วโลกวันนี้

เมื่อสร้างทีมระยะไกล อาจเป็นเรื่องยากกว่าที่จะรับประกันว่าทุกคนยังคงเชื่อมต่อถึงกัน แต่เมื่อคุณนําการสื่อสารและเครื่องมือดิจิทัลที่ดีที่สุดมาใช้ คุณจะมั่นใจได้ว่ามีรากฐานที่มั่นคง เมื่อจัดหาเครื่องมือที่ถูกต้องในการทํางานร่วมกัน ทีมระยะไกลจะเพิ่มประสิทธิภาพการทํางานเมื่อเทียบกับพนักงานในองค์กร ซึ่งเพิ่มความสําเร็จให้กับการเดินทางของบริษัท

สําหรับเคล็ดลับและกลยุทธ์อื่น ๆ ให้ดาวน์โหลด eBook ของเรา คู่มือฉบับสมบูรณ์ในการสร้างทีม Remote Global เพื่อเรียนรู้:

• วิธีการค้นหาบุคลากรที่มีความสามารถระดับสากลที่ดีที่สุด
• วิธีการสร้างระบบการจัดการระยะไกลที่มีประสิทธิภาพ
• วิธีการเพิ่มประสิทธิภาพการทํางานโดยการสร้างวัฒนธรรมการทํางานที่แข็งแกร่ง ซึ่งจะช่วยให้บริษัทของคุณเติบโตจากระยะไกล