วิธีการหลีกเลี่ยงความผิดพลาดที่เกิดจากการบริหารบัญชีเงินเดือนทางไกล

การทํางานระยะไกลได้เข้าควบคุมแรงงานทั่วโลก และจะไม่ไปไหนเลย ในความเป็นจริง 25เปอร์เซ็นต์ของงานอาชีพทั้งหมดในอเมริกาเหนือคาดว่าจะอยู่ห่างไกลภายในสิ้นปีนี้ และคาดว่าโอกาสที่อยู่ห่างไกลจะยังคงเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องทั่วโลกตลอดปี 2023

งานระยะไกลเปิดโอกาสสําหรับบริษัทในการว่าจ้างผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดทุกที่ในโลก โดยไม่จําเป็นต้องย้ายพวกเขาไปยังสํานักงานส่วนกลาง อย่างไรก็ตาม รูปแบบการทํางานนี้มาพร้อมกับความท้าทาย ซึ่งหนึ่งในนั้นคือการจัดการบัญชีเงินเดือนจากระยะไกล

เหตุใดคุณจึงต้องเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการบัญชีเงินเดือนสําหรับทีมระยะไกล

การจัดการบัญชีเงินเดือนที่มีประสิทธิภาพเกี่ยวข้องกับการประมวลผลธุรกรรมบัญชีเงินเดือน การประสานงานระบบควบคุมเวลา การตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงบัญชีเงินเดือน (พนักงานใหม่ การลาออก ฯลฯ) และอื่น ๆ อีกมากมาย ทั้งหมดนี้เป็นไปตามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับในท้องถิ่น อย่างไรก็ตาม ทีมที่อยู่ห่างไกลส่วนใหญ่จะกระจายไปทั่วประเทศและเขตเวลาต่าง ๆ ซึ่งทําให้บัญชีเงินเดือนมีความซับซ้อนและยุ่งยากเล็กน้อยในเรื่องภาษี กฎแรงงาน กฎหมายประกันสังคม และวิธีการชําระเงินและสกุลเงิน

บริษัทต้องทบทวนและปรับกระบวนการจัดการบัญชีเงินเดือนของตนให้เหมาะสมที่สุดเป็นประจํา เพื่อให้เป็นไปตามกฎระเบียบและข้อกําหนดในท้องถิ่น การไม่ปฏิบัติตามอาจส่งผลให้ต้องเสียค่าปรับหรือถูกลงโทษ

ไม่น่าแปลกใจที่ฝ่ายบริหารบัญชีเงินเดือนยังมีผลกระทบต่อการรักษาพนักงานอีกด้วย จากการวิจัย 43ร้อยละของพนักงานบอกว่าพวกเขาจะลาออกจากนายจ้างซึ่งจ่ายเงินให้พวกเขาล่าช้าหรือไม่ถูกต้องซ้ําแล้วซ้ําเล่า

ในบทความนี้ เราแบ่งปันข้อควรพิจารณาที่สําคัญบางประการเพื่อช่วยคุณจัดการบัญชีเงินเดือนสําหรับทีมระยะไกลของคุณ

ข้อควรพิจารณาที่สําคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการบัญชีเงินเดือนจากระยะไกลของคุณ

1. กําหนดขั้นตอนและนโยบาย

เนื่องจากการจัดการบัญชีเงินเดือนจากระยะไกลอาจมีความซับซ้อน การกําหนดขั้นตอนและนโยบายจึงจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดของบัญชีเงินเดือน และช่วยให้คุณขยายขนาดตามระเบียบข้อบังคับ

ขั้นตอนและนโยบายเหล่านี้ต้องกําหนดวิธีการที่คุณจะ:

• เก็บรวบรวมและตรวจสอบข้อมูลของพนักงาน
• จัดเก็บและบันทึกเอกสาร เช่น สัญญา แบบฟอร์มภาษี หรือสลิปเงินเดือน
• กําหนดความถี่และจํานวนการชําระเงินต่อปี
• ติดตามเวลาและการเข้างาน
• กําหนดสกุลเงินตามตําแหน่งที่ตั้งของพนักงานทุกคน
• กําหนดวิธีการชําระเงิน (การฝากเงินโดยตรง การโอนเงิน บัตรจ่ายเงิน หรือเช็ค)
• รายงานและอัปเดตบันทึก

2. จ่ายค่าจ้างให้แก่ผู้รับเหมาและพนักงานตามระเบียบข้อบังคับ

ไม่ว่าบริษัทของคุณจะว่าจ้างผู้รับจ้างหรือพนักงานเต็มเวลาหรือไม่ก็ตาม สิ่งสําคัญคือต้องจําแนกประเภทและจ่ายเงินตามระเบียบข้อบังคับ เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดและความเข้าใจผิดที่อาจนําไปสู่การละเมิดกฎหมาย

ผู้รับเหมาไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของบัญชีเงินเดือนของบริษัท และต้องได้รับค่าจ้างแยกต่างหากและแตกต่างจากพนักงานประจํา
ผู้รับเหมามีราคาคงที่ การจ่ายเงินตามโครงการ พวกเขามีหน้าที่รับผิดชอบในการชําระภาษีของตนเองและไม่เข้าร่วมในโปรแกรมสิทธิประโยชน์ใด ๆ พนักงานประจําจะได้รับการจ่ายเงินตามค่าจ้าง นายจ้างของตนมีหน้าที่จ่ายภาษีและค่าบริการทางสังคม และมีสิทธิ์ได้รับสิทธิประโยชน์ วันหยุด และการลางานที่ได้รับค่าจ้าง

มีโซลูชันบัญชีเงินเดือนที่ช่วยให้คุณว่าจ้างและจ่ายทั้งผู้รับเหมาและพนักงานบนแพลตฟอร์มเดียวกัน วิธีนี้จะทําให้คุณมั่นใจได้ถึงการปฏิบัติตามกฎระเบียบเกี่ยวกับการจําแนกประเภทและการชําระเงินของพนักงาน

3. ใช้เครื่องมืออัตโนมัติ

เมื่อพูดถึงการทํางานระยะไกล หนึ่งในแนวโน้มที่ใหญ่ที่สุดคือการใช้เครื่องมือระบบอัตโนมัติในทุกด้าน รวมถึงการจัดการบัญชีเงินเดือน

ระบบบัญชีเงินเดือนอัตโนมัติสามารถช่วยให้ทีมลดความซับซ้อนและเร่งการตั้งค่าและการจัดการบัญชีเงินเดือนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงผลผลิต

ระบบบัญชีเงินเดือนคุณภาพจะเป็นระบบอัตโนมัติ:

•  กําหนดเวลาการชําระเงิน
•  การคํานวณภาษีและการยื่นภาษี
• การติดตามเวลาทํางาน การทํางานล่วงเวลา และการเข้างาน
• การเก็บรักษาบันทึกทางการเงิน
• การอัปเดตข้อมูลบัญชีเงินเดือน
• การคํานวณสวัสดิการ โบนัส และการขึ้นเงินเดือน

4. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎระเบียบและข้อบังคับในท้องถิ่น

การเอาชนะความท้าทายด้านบัญชีเงินเดือนและการปฏิบัติตามกฎระเบียบในระดับโลกอาจเป็นเรื่องยาก สิ่งสําคัญคือต้องทราบและเข้าใจว่ากฎระเบียบ ระเบียบข้อบังคับ และข้อกําหนดจะแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศ และแม้แต่รัฐในแต่ละประเทศ เช่น สหรัฐอเมริกา

• กฎและข้อบังคับเหล่านี้รวมถึง:
• น้ําหนักขั้นต่ํา
• การทํางานล่วงเวลาและชั่วโมงการทํางานสูงสุดต่อสัปดาห์
• เบี้ยเลี้ยงการลางาน
• ความถี่ของการจ่ายเงิน
• สิทธิประโยชน์ที่จําเป็น
• ภาษี

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับแจ้งเกี่ยวกับวิธีการจัดตั้งบัญชีเงินเดือนในแต่ละสถานที่ที่คุณว่าจ้างเพื่อหลีกเลี่ยงบทลงโทษและการฟ้องร้องคดี ติดตามกฎหมายท้องถิ่นเพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงที่อาจส่งผลกระทบต่อบัญชีเงินเดือนเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

5. ใช้ประโยชน์จากความเชี่ยวชาญในท้องถิ่น

การจัดการบัญชีเงินเดือนต้องใช้เวลา ความพยายาม และทรัพยากร แม้จะมีแพลตฟอร์มระบบบัญชีเงินเดือนอัตโนมัติที่มีคุณภาพเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการ แต่สิ่งสําคัญคือต้องเข้าถึงความเชี่ยวชาญในท้องถิ่น ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลและกฎหมายในประเทศจะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับในท้องถิ่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการพัฒนาเมื่อเวลาผ่านไป ผู้เชี่ยวชาญประจําที่มีประสบการณ์เหล่านี้สามารถตอบคําถามใด ๆ ที่คุณอาจมี เพื่อให้คุณมั่นใจเกี่ยวกับกระบวนการจัดการบัญชีเงินเดือนของคุณ

เมื่องานระยะไกลมีการพัฒนาขึ้น สิ่งสําคัญคือบริษัทต้องปรับบัญชีเงินเดือนให้เหมาะสม เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจ่ายเงินให้แก่พนักงานตามข้อกําหนดในท้องถิ่น ตรงเวลา และไม่มีข้อผิดพลาด นี่คือที่มาของGlobalization Partners

Global Growth Platform™ที่อิงกับ SaaS อันดับ 1 ของเราช่วยให้ธุรกิจของคุณขยายตัวได้อย่างรวดเร็วและราคาไม่แพง ไม่ว่าจะมีโอกาสใด โดยไม่ต้องติดตั้งสํานักงานสาขาหรือสํานักงานสาขาในท้องถิ่น ด้วยความถูกต้องของบัญชีเงินเดือนเป็น99เปอร์เซ็นต์และผู้เชี่ยวชาญระดับภูมิภาคที่มีอยู่เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าคุณจะยังคงปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานและภาษีเฉพาะประเทศ ดังนั้นคุณจึงสามารถมุ่งเน้นไปที่การทําให้พนักงานของคุณมีความสุขและมีส่วนร่วม