การปฏิบัติตามกฎระเบียบการทำงานจากทางไกลมีความสำคัญมากกว่าที่เคย นับตั้งแต่เริ่มมีการระบาดใหญ่ หลายบริษัทได้ใช้นโยบายการทำงานระยะไกลเป็นอันดับแรกอย่างถาวร ซึ่งมีแนวโน้มว่าจะกลายเป็นบรรทัดฐานในเร็วๆ นี้ ในความเป็นจริง ภายใน 2025 แรงงานร้อยละ 75 จะทำงานจากทางไกลอย่างน้อยห้าวันต่อเดือน
แม้ว่าจะมีกฎหมายไม่กี่ฉบับที่ใช้กับการเตรียมงานชั่วคราวจากที่บ้าน แต่หลายประเทศได้เริ่มออกกฎหมายเกี่ยวกับการทำงานทางไกล
ต่อไปนี้คือประเด็นทางกฎหมายที่บริษัทควรพิจารณาเมื่อดำเนินการเพื่อนำนโยบายการทำงานจากทางไกลมาใช้อย่างถูกกฎระเบียบ
ประเด็นที่ #1: การปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านข้อมูล (ความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย)
การปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านข้อมูลควรเป็นสิ่งสำคัญอันดับต้นๆ ของบริษัท เมื่อต้องจัดการกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน รวมถึงข้อมูลลูกค้า การรักษาความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของข้อมูลที่พนักงานเข้าถึงและใช้งานนั้นเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง อีกประเด็นหนึ่งคือเมื่อมีการถ่ายโอนข้อมูลระหว่างประเทศ บริษัทของคุณปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วยข้อมูลทั่วไปหรือไม่?
สิ่งที่คุณสามารถทำได้:
- กำหนด นโยบายความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย ที่ครอบคลุมถึงซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ ข้อมูล และการควบคุมการเข้าถึง
- ให้พนักงานใช้บริการ เครือข่ายส่วนตัวเสมือน (VPN) เพื่อรักษาความปลอดภัยในการท่องเว็บ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ซึ่งใช้ Wi-Fi สาธารณะ
- เข้ารหัสข้อมูลที่เป็นความลับ
- ตั้งค่าการตรวจสอบสิทธิ์แบบสองขั้นตอนสำหรับทุกอุปกรณ์
ประเด็นที่ #2: การปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านเงินเดือน
Payroll compliance is a common challenge companies face when they have remote employees. Companies must understand the employment and labor laws in every country they hire in to ensure they are paying employees in accordance with those laws.
สิ่งที่คุณสามารถทำได้:
ตรวจสอบข้อกำหนดของแต่ละรัฐหรือประเทศเกี่ยวกับ:
- ขั้นต่ำเพื่อ. ขั้นต่ำคือเงินเดือนหรือค่าตอบแทนขั้นต่ำที่นายจ้างสามารถจ่ายชดเชยคนงานได้อย่างถูกกฎหมาย แตกต่างกันไปในแต่ละประเทศ และในแต่ละรัฐของสหรัฐอเมริกา และถึงแม้ว่าประเทศส่วนใหญ่จะมี แต่บางประเทศก็ไม่ได้นำระบบอย่างเป็นทางการมาใช้ ดังนั้น การติดตามข้อกำหนดค่าจ้างในประเทศที่คุณดำเนินธุรกิจอยู่จึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง บริษัทที่ไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านี้ อาจต้องรับโทษปรับและถูกฟ้องร้อง
- กฎหมายเกี่ยวกับการทำงานล่วงเวลาและชั่วโมงทำงาน แม้ว่าจะมีมาตรฐานเกี่ยวกับ ชั่วโมงการทำงานทั่วโลก แต่ก็ยังมีความแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศ กฎหมายแรงงานท้องถิ่นกำหนดชั่วโมงทำงานสูงสุดและต่ำสุด รวมถึงค่าล่วงเวลาสำหรับพนักงาน และบริษัทต้องปฏิบัติตาม
- ออกจาก. กฎหมายแรงงานท้องถิ่นกำหนดรูปแบบการลาโดยได้รับค่าจ้างของตนเอง กฎการลาพักร้อนในทวีปอเมริกาแตกต่างจากในยุโรปหรือแอฟริกา รวมถึง กฎการลาคลอดบุตรและลาเลี้ยงดูบุตร ด้วย การปฏิบัติตามกฎระเบียบเหล่านี้อย่างเคร่งครัดจะช่วยป้องกันไม่ให้บริษัทต้องเผชิญกับความรับผิดทางกฎหมาย
- ความถี่ในการชำระเงิน ความถี่ในการจ่ายเงิน กำหนดว่าพนักงานควรได้รับเงินเดือนบ่อยแค่ไหน (เช่น รายสัปดาห์ รายสองสัปดาห์ รายครึ่งเดือน รายเดือน) ซึ่งแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องคำนึงถึงสิ่งนี้เพื่อให้สอดคล้องกับกฎระเบียบของทุกประเทศและหลีกเลี่ยงปัญหาตามกฎหมาย
- ประโยชน์. พนักงานมีสิทธิได้รับสวัสดิการภาคบังคับบางประการตามที่กฎหมายแรงงานของประเทศกำหนดไว้ แม้ว่าทุกประเทศจะมีสวัสดิการพื้นฐาน เช่น ประกันสังคม แต่หลายประเทศก็ได้กำหนดให้บริษัทต่างๆ ควรเสนอสวัสดิการด้านการว่างงานและการเกษียณอายุด้วย
- ประกันภัย. หลายประเทศกำหนดให้มีประกันสุขภาพ ประกันบำนาญ และประกันการว่างงาน นี่เป็นสิ่งที่บริษัทต่างๆ ต้องคำนึงถึงเมื่อจ้างพนักงานในประเทศเหล่านั้น
- การเก็บภาษี บางประเทศมีระบบการปกครองที่มีความซับซ้อนมากกว่าประเทศอื่นๆ การเข้าใจระบบเหล่านี้เป็นกุญแจสำคัญในการปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับด้านภาษี
ค้นหาผู้เชี่ยวชาญที่จะช่วยให้บริษัทของคุณได้รับข้อมูลข่าวสารเกี่ยวกับกฎหมายและข้อบังคับท้องถิ่นอย่างครบถ้วน
ฉบับที่ #3: สุขภาพและความปลอดภัย
การปกป้อง สุขภาพและความปลอดภัย ของพนักงานกลายเป็นเรื่องยากขึ้นสำหรับบริษัทต่างๆ นับตั้งแต่มีการเปลี่ยนแปลงนโยบาย อย่างไรก็ตาม แม้ว่าพนักงานจะไม่ได้ทำงานในสำนักงาน บริษัทก็ยังคงมีหน้าที่รับผิดชอบในการดูแลสุขภาพและความปลอดภัยของพวกเขาอยู่ดี
สิ่งที่คุณสามารถทำได้:
- ระบุอันตรายที่อาจเกิดขึ้นและดำเนินมาตรการเพื่อควบคุมและลดความเสี่ยง
- จัดตั้งระบบสำหรับการรายงานการบาดเจ็บหรืออุบัติเหตุ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานรู้วิธีใช้งานระบบดังกล่าว
- จัดให้มีการฝึกอบรมด้านสุขภาพและความปลอดภัย และส่งเสริมให้พนักงานปฏิบัติตามมาตรการป้องกันที่จำเป็น
- Mental health is also important to pay attention to. Employers should ensure employees are taking breaks and rest periods.
ฉบับที่ #4: อุปกรณ์
สิ่งสำคัญคือต้องจัดหาเครื่องมือและอุปกรณ์ที่จำเป็นให้แก่พนักงานเพื่อใช้ในการปฏิบัติงาน ในบางประเทศ นายจ้างมีหน้าที่ต้องชดเชยหรือจ่ายเงินช่วยเหลือแก่พนักงานสำหรับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นขณะทำงานจากระยะไกล
สิ่งที่คุณสามารถทำได้:
- จัดหาทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการทำงานจากที่บ้านให้แก่พนักงาน
- หากบริษัทไม่สามารถจัดหาอุปกรณ์ได้ จำเป็นต้องทำข้อตกลงกับพนักงานและ ชดเชย ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นทั้งหมด
- ปฏิบัติตามกฎหมายท้องถิ่นทางไกลที่กำหนดให้มีบริการไฟฟ้า โทรศัพท์ และอินเทอร์เน็ตเพิ่มเติม
ประเด็นที่ #5: ทรัพย์สินทางปัญญา
นอกเหนือจากการปกป้องเครื่องใช้ไฟฟ้าแล้ว บริษัทต่างๆ ควรจัดลำดับความสำคัญในการปกป้องงานที่พนักงานของตนผลิตขึ้น ซึ่งรวมถึงเพลงผลงาน สิ่งประดิษฐ์ และการออกแบบด้วย การป้องกัน ทรัพย์สินทางปัญญา ระหว่างประเทศ (IP) เป็นปัจจัยสำคัญที่ต้องพิจารณาเมื่อจ้างพนักงานทางไกล
สิ่งที่คุณสามารถทำได้:
- จดทะเบียน IP ในประเทศที่พนักงานของคุณตั้งอยู่
- ควรเพิ่มข้อกำหนดการรักษาความลับไว้ในสัญญาจ้างงาน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเงื่อนไขต่างๆ นั้นชัดเจนและเข้าใจตรงกัน
เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้ บริษัทควรจัดทำและดำเนินการตามนโยบายการทำงานอย่างเป็นทางการจากทางไกล
นโยบายการทำงานจากทางไกล
การกำหนดชุดกฎและแนวทางปฏิบัติเพื่อควบคุมและจัดการแรงงานข้ามชาติเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง
นโยบายการทำงานจากทางไกลควรรวมถึง:
- กฎของบริษัท
การทำงานจากที่บ้านไม่ได้ยกเว้นพนักงานจากเงื่อนไขและนโยบายที่ใช้บังคับในสถานที่ทำงาน เพื่อป้องกันความสับสน ทางที่ดีควรระบุให้ชัดเจนในแนวปฏิบัติทางไกลของบริษัท - ความคาดหวังในการทำงานและผลการปฏิบัติงานของพนักงาน
กำหนดแนวทางเกี่ยวกับตารางเวลา วันกำหนดส่งงาน รายงาน และภารกิจต่างๆ สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งคือการอธิบายวิธีการวัดผลการปฏิบัติงานและประสิทธิภาพการทำงาน รวมถึงตัวชี้วัดที่สำคัญสำหรับแต่ละบทบาทด้วย - ข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูลและทรัพย์สินทางปัญญา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานลงนามในข้อตกลงรักษาความลับและเข้าใจถึงความสำคัญของการปกป้องข้อมูลของบริษัท
- ค่าตอบแทนและสวัสดิการ
ชี้แจงให้ชัดเจนว่าพนักงานมีสิทธิได้รับค่าตอบแทนและสวัสดิการเช่นเดียวกับที่ได้รับในสถานที่ทำงาน นอกจากนี้ โปรดระบุด้วยว่าจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับค่าไฟฟ้าหรือค่าอินเทอร์เน็ตหรือไม่ - แนวทางการสื่อสาร
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานคุ้นเคยกับเครื่องมือสื่อสารที่ทีมของคุณใช้ กำหนดข้อกำหนดเกี่ยวกับการพร้อมใช้งานออนไลน์ในช่วงเวลาทำงาน และเน้นย้ำถึงความสำคัญของการตรวจสอบความคืบหน้าและการประชุมเพื่อรักษาการสื่อสารที่ราบรื่นกับทีมของคุณ
กำลังสร้างทีมทางไกลของคุณในระดับสากลอยู่หรือไม่
If you need assistance with remote work compliance, Globalization Partners can help. As an Employer of Record, we take on the legal responsibility for your global team members and allow your company to hire in 187 countries – no entity needed.
อ่านเพิ่มเติม: บริการตัวแทนนายจ้างคืออะไร