หากไม่มีการสื่อสารที่ชัดเจนระหว่างทีมระยะไกล งานจะหยุดชะงัก นโยบายจะถูกมองข้าม และทีมจะถูกตัดการเชื่อมต่อ การรู้ว่าจะใช้การสื่อสารแบบซิงโครนัสเทียบกับแบบอะซิงโครนัสเมื่อใดและอย่างไร จะช่วยให้แรงงานทั่วโลกของคุณมีประสิทธิภาพ ได้รับแจ้งข้อมูล และมีความสอดคล้องกัน

การสื่อสารแบบซิงโครนัสคืออะไร 

การสื่อสารแบบซิงโครนัสเกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ ทุกคนที่เกี่ยวข้องอยู่ด้วยและตอบสนองทันที ตัวอย่างเช่น การโทรศัพท์ วิดีโอคอล หรือการทํางานร่วมกันแบบสดบนแพลตฟอร์ม เช่น Google Docs ผู้เข้าร่วมทุกคนต้องพร้อมทํางานในเวลาเดียวกัน ไม่ว่าจะอยู่ที่ใด  เพื่อให้สามารถสื่อสารได้พร้อมกัน การสื่อสารประเภทนี้สามารถนําไปปฏิบัติได้จริงสําหรับการประชุมทีม แบบตัวต่อตัว และการตัดสินใจเร่งด่วน 

สวัสดิการ

ความท้าทาย

ปัญหามีความชัดเจนอย่างรวดเร็ว 

เขตเวลาและตารางเวลาทําให้การประสานงานมีความท้าทาย

การสื่อสารโดยตรงช่วยลดความเข้าใจผิด

การพึ่งพาการสื่อสารแบบสดมากเกินไปสามารถลดความยืดหยุ่นและเพิ่ม

การสื่อสารที่ชัดเจนสร้างการเชื่อมโยงของทีม

อาการหมดไฟ เกิดขึ้นเมื่อพนักงานรู้สึกกดดัน ที่จะต้องพร้อมเสมอ

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสคืออะไร

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสไม่ได้เกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ คุณส่งข้อความ และผู้รับตอบกลับในภายหลัง เช่นเดียวกับอีเมลและเครื่องมือการจัดการโครงการ การสื่อสารประเภทนี้ดีสําหรับการแบ่งปันการอัปเดต การมอบหมายงาน การจัดทําเอกสารการตัดสินใจ และการรวบรวมข้อมูลจากทีมต่าง ๆ การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสทํางานได้ดีสําหรับทีมในเขตเวลาต่าง ๆ หรือกับตารางเวลาที่ยืดหยุ่น 

สวัสดิการ

ความท้าทาย

พนักงานสามารถตอบกลับได้เมื่อมีเวลา

ความคิดเห็นที่ล่าช้าอาจทําให้ความคืบหน้าของโครงการเร่งด่วนช้าลง

การขัดจังหวะน้อยลงจะสนับสนุนการทํางานลึก 

การตีความผิดสามารถเกิดขึ้นได้เมื่อน้ําเสียงไม่ชัดเจน 

บันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษรปรับปรุงเอกสาร 

การใช้มากเกินไปอาจส่งผลต่อการมีส่วนร่วม

ความแตกต่างระหว่างการสื่อสารแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัส 

เลือกวิธีการสื่อสารตามความเร่งด่วน ความซับซ้อนของปัญหา ที่ตั้งของทีม และรูปแบบการทํางาน นี่คือการเปรียบเทียบ:

หมวดหมู่

การสื่อสารแบบซิงโครนัส

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

ระยะเวลา

เรียลไทม์

ล่าช้า

วิธีการ

วิดีโอและโทรศัพท์ การประชุมกลุ่ม Slack

อีเมล, ข้อความ Slack, Loom, เครื่องมือการจัดการโครงการ

ความพร้อมบริการ

ทุกฝ่ายมาพร้อมกัน

ผู้เข้าร่วมตอบในเวลาของตนเอง

กรณีการใช้งานที่ดีที่สุด

การประชุมสด ปัญหาเร่งด่วน และการทํางานร่วมกันแบบเรียลไทม์

การอัปเดตสถานะ การติดตามงาน และเอกสาร

สวัสดิการ

ความละเอียดที่รวดเร็ว การเชื่อมต่อของมนุษย์ และความชัดเจน

ความยืดหยุ่น การหยุดชะงักน้อยลง และการเก็บบันทึก

ความท้าทาย

เขตเวลา การกําหนดตารางเวลา และการหยุดชะงัก

ความคิดเห็นที่ช้า ความเสี่ยงของการตีความผิด และการขาดการเชื่อมต่อ

การค้นหาความสมดุลระหว่างการสื่อสารแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัส

สิ่งสําคัญคือต้องหาความสมดุลในการสื่อสารสําหรับทีมของคุณ พนักงาน ที่อยู่ห่างไกลประมาณ 53% พบว่ายากที่จะเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงานของตน และการสื่อสารแบบซิงโครนัสสามารถช่วยได้ อย่างไรก็ตาม การพึ่งพาการสื่อสารแบบซิงโครนัสมากเกินไปอาจทําให้การประชุมเหนื่อยล้าได้ 

เป้าหมายคือการจับคู่ข้อความกับวิธีการ รักษาขั้นตอนการทํางานให้ราบรื่น สนับสนุนการมุ่งเน้น และเคารพเวลาของทุกคน นี่คือวิธีการสร้าง แนวทางที่สมดุล ซึ่งตรงกับความต้องการของทีมของคุณ

1. ลงทุนในแพลตฟอร์มการสื่อสารที่ปลอดภัยและสอดคล้องกับกฎระเบียบ

ทีมระดับโลกต้องการเครื่องมือที่สนับสนุนการแปล การเข้าถึงอุปกรณ์เคลื่อนที่ และการรวมเข้ากับระบบอื่น ๆ เลือกแพลตฟอร์มที่ตรงกับความต้องการด้านความเป็นส่วนตัว การรักษาความปลอดภัย และการปฏิบัติตามกฎระเบียบของคุณ คุณจัดการกับข้อมูลทางการเงิน ฝ่ายทรัพยากรบุคคล และกฎหมายที่ละเอียดอ่อน ดังนั้นแพลตฟอร์มของคุณควรสนับสนุนการเข้ารหัส เส้นทางการตรวจสอบ และการควบคุมการเข้าถึง เครื่องมือเหล่านี้ยังต้อง เป็นไปตามมาตรฐาน เช่น กฎระเบียบการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (GDPR) ของสหภาพยุโรป และการควบคุมระบบและองค์กร 2 (SOC2) ในสหรัฐอเมริกา

2. สร้างวัฒนธรรมการสื่อสารที่สมดุล

ยอดคงเหลือคือกุญแจสําคัญ การใช้วิธีหนึ่งมากเกินไปอาจทําให้เกิดแรงเสียดทานหรือหมดแรงได้ กําหนดชั่วโมงหลักสําหรับการทํางานแบบซิงโครนัส และส่งเสริมการอัปเดตแบบอะซิงโครนัสหากเป็นไปได้ การกําหนดอย่างชัดเจนว่าเมื่อใดที่ข้อความรับประกันการประชุม เทียบกับการอัปเดตเป็นลายลักษณ์อักษรจะส่งเสริมคุณค่าของการสื่อสารทั้งสองประเภท ตัวอย่างเช่น ทีมที่ทํางานข้ามเขตเวลาอาจใช้ Slack และ Asana สําหรับการอัปเดตประจําวัน สํารองการสนทนาทางวิดีโอทุกสัปดาห์เพื่อแก้ไขปัญหา หัวหน้าทีมควร:

  • กําหนดเวลาการติดตามความคืบหน้าเป็นประจํากับทีม

  • กําหนดความคาดหวังการตอบสนองสําหรับการส่งข้อความแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัส

  • กําหนดขั้นตอนสําหรับความคาดหวังในการสื่อสารข้ามเขตเวลา

3. กําหนดความคาดหวังและระเบียบวิธีที่ชัดเจน

สร้างแนวทางสําหรับการใช้เครื่องมือและความคาดหวังในการตอบสนอง กําหนดว่าจะใช้ช่องทางใดเพื่ออะไร ตัวอย่างเช่น Slack เหมาะอย่างยิ่งสําหรับการเช็คอินอย่างรวดเร็ว กําหนดความคาดหวังสําหรับกรอบเวลาการตอบสนอง ความพร้อมใช้งาน และเส้นทางการยกระดับ จัดทําเอกสารโปรโตคอลและอนุญาตให้สมาชิกในทีมทุกคนสามารถเข้าถึงได้ รวมถึงพนักงานใหม่ สิ่งนี้ทําให้การสื่อสารง่ายขึ้นและแสดงถึงความไว้วางใจในความพยายามด้านการสื่อสารของพนักงาน

4. จัดลําดับความสําคัญของการฝึกอบรมและการผสานรวมเทคโนโลยี

ฝึกอบรมผู้จัดการและสมาชิกในทีมเกี่ยวกับวิธีการใช้เครื่องมือการสื่อสาร มุ่งเน้นไปที่การเขียนข้อความที่ชัดเจน การใช้ปฏิทิน การจัดการการแจ้งเตือน และการเก็บรักษาบันทึก รวมแพลตฟอร์มเข้ากับระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคล (HRIS) ซอฟต์แวร์การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) หรือเครื่องมือโครงการเพื่อปรับปรุงขั้นตอนการทํางาน ส่งเสริมให้มีข้อเสนอแนะเพื่อปรับปรุงการยอมรับและรักษาเครื่องมือให้สอดคล้องกับความต้องการของทีมของคุณ

เครื่องมือและวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการสื่อสารทางไกล

เครื่องมือและเทคโนโลยีสําหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพกับทีมระดับโลก

การจัดการการสื่อสารข้ามพรมแดนเป็นเรื่องที่ซับซ้อน เขตเวลา ภาษา และข้อบังคับที่แตกต่างกันอาจนําไปสู่การเยื้องศูนย์และความล่าช้า แบบจําลองการสื่อสารแบบไฮบริดผสมผสานวิธีการแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัสตามโครงสร้าง ขั้นตอนการทํางาน และความต้องการของทีม นี่คือเครื่องมือและวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการสื่อสารทางไกล:

  • การทํางานร่วมกันของเอกสาร: ใช้เครื่องมือต่าง ๆ เช่น Google Workspace เพื่อสร้าง ตรวจสอบ และแก้ไขเอกสารแบบเรียลไทม์หรือแบบอะซิงโครนัส 

  • การแบ่งปันความรู้: เครื่องมือการแบ่งปันความรู้ เช่น Notion หรือ Confluence รวมการสื่อสารเป็นศูนย์กลาง และติดตามการตัดสินใจ

  • การรวมระบบ: เครื่องมือการสื่อสารของคุณควรรองรับการลงชื่อเข้าใช้ครั้งเดียว การเข้ารหัส การควบคุมการเข้าถึง และการรวมระบบกับสแต็คเทคโนโลยีที่มีอยู่ของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าการสื่อสารมีความปลอดภัยและเป็นศูนย์กลาง

G-P Gia™ เป็นตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคลทั่วโลกที่ขาดไม่ได้สําหรับบริษัทที่มีความยุ่งยากจากความซับซ้อนของการจัดการทีมระหว่างประเทศ Gia ตรวจสอบ แก้ไข และสร้างเอกสาร HR ที่ปฏิบัติตามกฎระเบียบในไม่กี่วินาที แน่ใจว่ามีการสื่อสารที่ชัดเจนทั่วทั้งทีมทั่วโลกของคุณด้วยความสามารถในการแปลภาษาของ Gia ปรับใช้นโยบาย สัญญา จดหมายข้อเสนอ รายละเอียดงาน และอื่นๆ กว่า 50 ภาษาได้อย่างรวดเร็ว

บริษัท global employment platform จะช่วยปรับปรุงการบริหารจัดการแรงงานได้อย่างไร

Global employment platformลดความเสี่ยงของการสื่อสารที่ผิดพลาดโดยการสร้างมาตรฐานวิธีที่ทีม HR จัดการแรงงานข้ามประเทศ G-Pสามารถช่วยให้บริษัทของคุณปรับปรุงการบริหารจัดการแรงงานด้วย: 

  • แพลตฟอร์มส่วนกลาง: ดูแลงานด้านทรัพยากรบุคคล กฎหมาย และการปฏิบัติตามกฎระเบียบบนแพลตฟอร์มเดียวที่ปลอดภัย จากทุกที่ทั่วโลก

  • ความสามารถในการรวมระบบ: G-P บูรณาการเข้ากับผู้ให้บริการ HCM บัญชีเงินเดือนและ PEO ที่ดีที่สุด เพื่อสร้างแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียว สําหรับข้อมูลทีมทั่วโลกทั้งหมดของคุณ

  • ความเชี่ยวชาญในประเทศ: ผู้เชี่ยวชาญในประเทศ G-P สามารถช่วยให้คุณเข้าใจแนวทางปฏิบัติด้านแรงงานในท้องถิ่นและบรรทัดฐานการสื่อสาร 

global employment platform ช่วยให้การจ้างงาน การดูแลพนักงานใหม่ และการจัดการทีมทั่วประเทศง่ายขึ้น ระบบนี้จะช่วยให้คุณมีระบบส่วนกลางสําหรับการจัดการข้อมูล กระบวนการ และนโยบายของพนักงาน ซึ่งช่วยปรับมาตรฐานและเครื่องมือการสื่อสารให้สอดคล้องกัน 

สร้างทีมระดับโลกที่เชื่อมโยงกันด้วย G-P

การสื่อสารแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัสช่วยให้แรงงานทั่วโลกเชื่อมต่อกันได้ ความสมดุลที่ดีของทั้งสองวิธีจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทํางานและมอบอํานาจให้ทีมของคุณทํางานได้ดีที่สุด

ในฐานะผู้นํา ที่ได้รับการยอมรับ ในการจ้างงานทั่วโลก G-P ช่วยให้บริษัททุกขนาดสามารถว่าจ้าง เตรียมความพร้อม และจัดการทีมทั่วโลกในกว่า 180 ประเทศ โดยไม่คํานึงถึงสถานะของนิติบุคคล ผลิตภัณฑ์การจ้างงานทั่วโลก ที่ขับเคลื่อนด้วย AI และโซลูชัน EOR ของเราได้รับการสนับสนุนจากทีมผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล กฎหมายและการปฏิบัติตามกฎระเบียบในประเทศที่ใหญ่ที่สุด เพื่อปรับปรุงและลดความซับซ้อนของวงจรชีวิตการจ้างงานทั่วโลกทั้งหมด 

ติดต่อเราวันนี้เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม