ซิงโครนัสเทียบกับอะซิงโครนัส: การสื่อสารอย่างเชี่ยวชาญในสถานที่ทํางานระยะไกล

กฎในการจัดการทีมทั่วโลกได้เปลี่ยนไปอย่างมากในโลกที่ห่างไกลเป็นอันดับแรกในปัจจุบัน องค์กรหลายแห่งได้ปรับตัวให้เข้ากับสภาพแวดล้อมการทํางานจากระยะไกล และต้องเผชิญกับความท้าทายมากมาย รวมถึงการจัดการทีมที่ตั้งอยู่ทั่วโลก การปรับทีมและเทคนิคของตนให้เข้ากับเครื่องมือการสื่อสารใหม่ ๆ เพื่อรักษาประสิทธิภาพการทํางาน และการสื่อสารกับทีมของตนอย่างมีประสิทธิภาพในทุกเขตเวลา

ในวันนี้ การทําความเข้าใจการสื่อสารแบบซิงโครนัสเทียบกับแบบอะซิงโครนัสเป็นกุญแจสําคัญในการปลดล็อกผลผลิต และการดึงดูดและรักษาบุคลากรที่มีความสามารถเอาไว้ และยิ่งไปกว่านั้น การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในสภาพแวดล้อมการทํางานก็เป็นสิ่งสําคัญในการทําให้องค์กรก้าวล้ํานําหน้า ไม่ว่าจะเป็นการจัดการแรงงานทางไกลแบบตัวต่อตัว หรือแบบไฮบริด

การสื่อสารแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัสคืออะไร

การสื่อสารแบบซิงโครนัส

การสื่อสารแบบซิงโครนัสเป็นวิธีการสื่อสารแบบดั้งเดิม “ซึ่งเกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ระหว่างสองฝ่ายขึ้นไป” และมักใช้ในงานในสํานักงานทางกายภาพและผ่านหน้าจอ

แม้จะมีการเปลี่ยนไปสู่การทํางานระยะไกล การสื่อสารแบบซิงโครนัสยังคงเป็นวิธีการสื่อสารที่เกี่ยวข้องสําหรับบริษัทหลายแห่ง โดยยังคงเป็นศูนย์กลางในการประชุมแบบตัวต่อตัว การโทรสด และการประชุมเป็นระยะ ๆ ทีมส่วนใหญ่ทั่วโลกดําเนินการเป็นประจํา

การสื่อสารแบบซิงโครนัสช่วยให้ผู้จัดการปรับทีมของตนให้สอดคล้องกัน รู้จักเพื่อนร่วมทีมของตนในการลาหยุดส่วนตัว และพัฒนาการเชื่อมโยงทางอารมณ์นอกหน้าจอ

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสนั้นเก่าพอ ๆ กับภาษาเอง เริ่มจากการแกะสลักแบบหิน หรือ “petroglyphs” และในที่สุดก็ใช้รูปแบบที่ทันสมัยกว่าเป็นโทรเลข และตอนนี้ส่งอีเมลในวันนี้ วิธีการสื่อสารนี้ได้รับความสนใจและคุณค่าในโลกธุรกิจในช่วงเริ่มต้นของยุคการทํางานระยะไกล

จากข้อมูลของ BBC การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสหมายถึง “การแลกเปลี่ยนที่ไม่ได้เกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ แต่เกิดขึ้นในเวลาของคุณเอง” เป็นรูปแบบการสื่อสารที่เป็นประโยชน์สําหรับทีมที่กระจายทั่วเขตเวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งทีมที่มุ่งเน้นผลลัพธ์มากกว่าการมีปฏิสัมพันธ์แบบสด

สําหรับองค์กรที่ต้องการเติบโต สิ่งสําคัญคือการพิจารณาการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเพื่อว่าจ้าง จัดการ และรักษาบุคลากรที่มีความสามารถทางไกลไว้ทุกที่ในโลก และเพื่อรักษาความสามารถในการแข่งขันและประสิทธิภาพการทํางาน

ประโยชน์ของการสื่อสารแบบซิงโครนัสคืออะไร

• การสนทนาเชิงลึก: บางครั้งแอปส่งข้อความ เช่น Slack หรือ Teams และอีเมลไม่เพียงพอที่จะสื่อสารความแตกต่างและรายละเอียดของโครงการเฉพาะ การปรากฏตัวช่วยให้บุคคลสามารถพูดได้อย่างอิสระและในลักษณะที่ไม่มีโครงสร้าง ซึ่งนําไปสู่การสนทนาที่ลึกซึ้งและการเพิ่มผลผลิต
• การสื่อสารแบบไม่ใช้คําพูด: แนวคิดที่ว่า90เปอร์เซ็นต์ของการสื่อสารแบบไม่ใช้คําพูดคือความเชื่อ อย่างไรก็ตาม การมีโอกาสได้รับความคิดเห็นแบบเรียลไทม์นั้นมีค่า รอยยิ้มหรือท่าทางสื่อความหมายได้มากกว่าที่คิด
• การแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว: การรีบโทรด่วนและจัดการกับปัญหาเร่งด่วนนั้นง่ายกว่ามาก อย่างไรก็ตาม ผู้จัดการต้องระลึกไว้เสมอว่าสิ่งนี้ควรเป็นทางเลือกสุดท้าย และการวางแผนควรเป็นหัวใจสําคัญของโครงสร้างองค์กร

ประโยชน์ของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสคืออะไร

• วัฒนธรรมบนพื้นฐานของความไว้วางใจ: การส่งเสริมความปลอดภัยในเชิงจิตวิทยาเป็นสิ่งสําคัญในทีมที่กระจายอย่างเต็มที่ การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสกลายเป็นพันธมิตรที่ทรงพลังเมื่อแบ่งปันข้อมูลข้ามละติจูดและวัฒนธรรม ซึ่งช่วยให้สมาชิกในทีมมีอิสระในการทํากิจกรรมประจําวันมากขึ้น ส่งเสริมความไว้วางใจในหมู่พนักงานและผู้จัดการของพวกเขา
• งานที่อิงกับผลผลิต: แนวโน้มการลาออกครั้งใหญ่แสดงให้เห็นว่าแรงงานได้ตระหนักในช่วงการระบาดใหญ่ว่ายังมีชีวิตมากกว่าการทํางาน ทันใดนั้นการต้องเป็นพ่อแม่เต็มเวลา ทําอาหาร ทํางานเสร็จทันกําหนดเวลา และเข้าร่วมการประชุมหลายครั้งต่อวันนั้นไม่ยั่งยืน (ไม่ต้องพูดถึงเรื่องนี้ที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาที่ท้าทายทางจิตวิทยา) การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสมีความสําคัญต่อการปลดล็อกผลผลิตที่เพิ่มขึ้นของงานที่อิงกับผลผลิต เนื่องจากช่วยให้บุคคลสามารถหลีกเลี่ยงความเร่งด่วนเพื่อแลกเปลี่ยนกับผลลัพธ์ ท้ายที่สุดแล้ว สิ่งที่สําคัญคือพนักงานทําในสิ่งที่จําเป็นต้องทําทันเวลา ไม่ใช่ว่าพวกเขาต้องโทรมาประชุมหรือตอบกลับอีเมลโดยทันที
• การดึงดูดและรักษาบุคลากรที่มีความสามารถทั่วโลก: การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสผ่านทางอินเทอร์เน็ตได้อํานวยความสะดวกในการทํางานร่วมกันข้ามเขตเวลา และผู้ที่มีประสิทธิภาพการทํางานสูงกระตือรือร้นที่จะมองหาตัวเลือกการทํางานระยะไกลที่ยืดหยุ่นโดยไม่คํานึงถึงสถานที่ น่าแปลกใจที่คําว่า "งานระยะไกล" การค้นหาเกิดขึ้นอย่างฉับพลันบน Google ในช่วงห้าปีที่ผ่านมา บริษัทที่ว่าจ้างทั่วโลกสามารถครองตลาดนอกสํานักงานใหญ่ของตนได้ดีกว่า อย่างไรก็ตาม หากไม่มีการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส การดึงดูดและการรักษาบุคลากรระหว่างประเทศจากระยะไกลนี้เป็นเรื่องยาก (ไม่มีใครต้องการที่จะตอบอีเมลในนาทีที่พวกเขาได้รับหรือเข้าร่วมการประชุมตลอดทั้งวันทุกวัน)

การค้นหาความสมดุลระหว่างการสื่อสารแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัส

เมื่อผู้จัดการปรับตัวเข้ากับงานแรกจากระยะไกล การสื่อสารแบบซิงโครนัสมักจะกลายเป็นอุปสรรคต่อประสิทธิภาพการทํางาน การไม่สามารถเดินข้ามห้องและหารือเกี่ยวกับโครงการเฉพาะกับเพื่อนร่วมทีมได้ทําให้ทีมชั้นนําท้าทายมากยิ่งขึ้น เป็นเรื่องที่น่าดึงดูดใจที่จะมีการประชุมประจําวันหลายครั้ง เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนกําลังเดินไปในทิศทางที่ถูกต้อง อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้มักจะกลายเป็นผลเสีย ขัดขวางการทํางานในเชิงลึก และผู้จัดการและทีมชั้นนําจะหมดแรง ทํางานหนักเกินไป และเผชิญกับความเหนื่อยล้าของ Zoom

ด้วยการเปลี่ยนแปลงกระบวนทัศน์นี้ ทีมยังต้องเผชิญกับความท้าทายที่ยากลําบากในการปรับตัวให้เข้ากับวัฒนธรรมการทํางานเสมือนที่ขับเคลื่อนโดยผลงานและการเพิ่มขึ้นอย่างฉับพลันของความเป็นอิสระและความเป็นอิสระ การเรียนรู้เพื่อสร้างสมดุลระหว่างการสื่อสารแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัสเป็นสิ่งสําคัญสําหรับทีมในการรักษาความสามารถในการแข่งขันและการมีสุขภาพที่ดีในระหว่างกะงานนี้

บางสิ่งที่ผู้จัดการสามารถทําได้เพื่อสร้างสมดุลระหว่างการสื่อสารทั้งสองประเภท ได้แก่:

• ตั้งใจและใส่ใจเมื่อสื่อสาร: ในสถานที่ทํางานที่มีพื้นฐานเป็นหน้าจอ การสื่อสารด้วยความตั้งใจและวัตถุประสงค์เป็นสิ่งสําคัญ ก่อนที่จะโทรมาประชุม ผู้จัดการควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมนั้นเป็นสิ่งจําเป็น โอกาสคือ สามารถสื่อสารข้อมูลนั้นผ่านทางอีเมลหรือผ่านวิดีโอที่บันทึกไว้ล่วงหน้าซึ่งทุกคนสามารถมองเห็นได้เมื่อใดก็ตามที่พวกเขามีเวลา ผู้จัดการต้องตระหนักว่าผู้คนไม่เพียงแต่ทํางานจากระยะไกลเท่านั้น แต่ยังต้องจัดการกับช่วงเวลาที่ตึงเครียดอีกด้วย การอนุญาตให้ทีมทํางานตามตารางเวลาที่ยืดหยุ่นช่วยส่งเสริมความสมดุลและผลิตภาพในการทํางานที่ดี ในทางกลับกัน การโทรศัพท์แบบซิงโครนัสอย่างรวดเร็วเพื่อแก้ไขอุปสรรคสําคัญใดๆ อาจเป็นประโยชน์
• สร้างวัฒนธรรมที่ซิงโครนัสและอะซิงโครนัส: บ่อยครั้งที่บริษัทแรกที่อยู่ห่างไกลเชื่อว่าการสื่อสารแบบเรียลไทม์คือสิ่งที่กําหนดวัฒนธรรมขององค์กร อย่างไรก็ตามสมมติฐานนี้อยู่ไกลจากจริง ผู้นําบริษัทสามารถมอบอํานาจให้ทีมของตนได้โดยการสร้างความสมดุลระหว่างกิจกรรมแบบเรียลไทม์และกิจกรรมอะซิงโครนัส สร้างวัฒนธรรมการทํางานที่มีน้ําตาและดีต่อสุขภาพ ผู้นําสามารถเปิดช่องทางการสื่อสารเพื่อให้ผู้คนแบ่งปันเพลงโปรด รูปภาพที่ดีที่สุดของสัตว์เลี้ยง หรือแม้แต่ก้าวไปอีกขั้นและสร้างช่องทาง "โดนัท" สําหรับผู้คนจากแผนกต่าง ๆ เพื่อพบปะกัน การมีส่วนร่วมกับบุคคลในทีมที่กระจายอย่างเต็มที่เป็นเรื่องเกี่ยวกับความตั้งใจ และการผลักดันให้มีการประชุมแบบเรียลไทม์โดยไม่มีเป้าหมายหรือวาระการประชุมที่เฉพาะเจาะจง อาจนําไปสู่พนักงานที่ไม่พอใจน้อยลง หรือแม้แต่หมดแรง
• ควบคุมและไว้วางใจทีมของคุณ: หัวข้อหนึ่งที่กําลังเป็นที่นิยมในยุคการทํางานระยะไกลในปัจจุบันคือความไม่เต็มใจที่จะทํางานแบบอะซิงโครนัสที่ยืดหยุ่น เป็นเรื่องที่เข้าใจได้ว่าการเปลี่ยนผ่านจากการจัดการทีมแบบตัวต่อตัวในสํานักงานไปสู่การจัดการทุกอย่างจากหน้าจอค่อนข้างน่ากลัว อย่างไรก็ตาม ผู้จัดการไม่ได้เป็นผู้นําแรงงานอีกต่อไปที่มีความเป็นไปได้ในการตรวจติดตามกิจกรรมอย่างใกล้ชิด ในสภาพแวดล้อมการทํางานระยะไกล การจัดลําดับความสําคัญของความโปร่งใสและความไว้วางใจจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการดึงดูดและรักษาบุคลากรที่มีประสิทธิภาพ
• ระวังการสร้างวัฒนธรรม “ที่เปิดตลอดเวลา”: ผู้นําของทีมที่ทํางานระยะไกลทั้งหมดต้องตระหนักถึง ชั่วโมงการทํางานของพนักงานของตน ตลอดจนของตนเองอยู่เสมอ เพื่อหลีกเลี่ยงการหมดไฟ การส่งเสริมการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสที่ยืดหยุ่นมากขึ้นทําให้พนักงานปิดได้ง่ายขึ้นเมื่อสิ้นสุดวัน ตัวอย่างเช่น แม้ว่าอาจเป็นเวลาห้านาทีที่สมาชิกในทีมสามารถจัดการได้ตลอดเวลา หากพวกเขารู้สึกว่าต้องรีบดําเนินการทันที เสียสละเหมือนการข้ามกิจวัตรโยคะประจําวันหรือการพบปะอย่างเป็นมิตรหลังเลิกงานเพื่อให้ทันกําหนดเวลา อาจกลายเป็นนิสัย ซึ่งในที่สุดแล้วอาจส่งผลเสียต่อสุขภาพจิตของพวกเขา ในความเป็นจริงตามการศึกษาที่ดําเนินการโดย Indeed มากกว่าครึ่งหนึ่งของพนักงานที่ตอบสนองรู้สึกหมดไฟตั้งแต่เริ่มมีการระบาดใหญ่ และมากกว่าสองในสามที่อ้างว่าหมดไฟนั้นแย่ลงตั้งแต่นั้นมา

Global Employment Platformจะช่วยให้บริษัทสามารถปรับปรุงการสื่อสารกับทีมงานระยะไกลของตนได้อย่างไร

เมื่อทีมสื่อสารได้ดีและเรียนรู้ที่จะรักษาสมดุลที่ดีระหว่างการทํางานและชีวิตส่วนตัว นั่นหมายถึงบริษัทของพวกเขาอยู่บนเส้นทางที่ถูกต้องสู่ความสําเร็จ Global Employment Platformสามารถมีส่วนช่วยในการสร้างประสบการณ์ในสถานที่ทํางานที่ส่งผลกระทบ โดยการลดอุปสรรคต่อการเติบโตและการสื่อสารทั่วโลก ทําให้บริษัทสามารถว่าจ้างสมาชิกในทีมระหว่างประเทศได้อย่างราบรื่น

หัวหน้าทีมไม่ต้องจัดการกับความซับซ้อนของการวางแผนและการสื่อสารเพื่อการเติบโตทั่วโลกอีกต่อไป ตอนนี้พวกเขาสามารถทุ่มเทเวลาและพลังงานให้มากขึ้นเพื่อให้มั่นใจว่าสภาพแวดล้อมการทํางานมีสุขภาพที่ดี ซึ่งการสื่อสารแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัสมีความสมดุล ใช้งานได้ และส่งเสริมผลิตภาพ

Globalization Partners นำเสนอเทคโนโลยีการทำงานทางไกลที่ทำให้การเริ่มต้นใช้งานและการสื่อสารกับสมาชิกในทีมต่างประเทศตรงไปตรงมายิ่งขึ้น ซอฟต์แวร์ของเราช่วยลดความยุ่งยากและทําให้งานด้านทรัพยากรบุคคล การเงิน และกฎหมายที่สําคัญเป็นระบบอัตโนมัติ เช่น การสร้างสัญญาที่ปฏิบัติตามกฎระเบียบในท้องถิ่นและการจัดการค่าใช้จ่ายในไม่กี่นาที

บอกลาความวิตกกังวลเกี่ยวกับวิธีการว่าจ้างและจัดการสมาชิกในทีมทั่วโลกอย่างสอดคล้องกับกฎระเบียบ อนุญาต Globalization Partners ช่วยให้คุณสำรวจโลกที่ห่างไกลจากที่หนึ่ง

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการ Globalization Partners สามารถช่วยคุณจ้างงานได้ทั่วโลก