日本這個島國的面積比美國加州還小，但卻擁有世界第三大經濟體，僅次於美國和中國。 有許多理由可考慮將您的業務擴張到日本並聘僱當地員工。 日本代表某些獨特挑戰，卻也有某些相當大的潛力可讓外國企業成功。
我們的日本員工聘僱指南可為您提供聘僱指導，讓您可以獲得適合人才加入您的團隊並讓您成功進入日本。
進行日本聘僱前的須知事項
在日本聘僱的最重要秘訣就是先研究瞭解日本的獨特之處。 讓我們來看看雇主在聘用日本員工之前應該知道的一些最重要的事情。
1. 勞力短缺
任何希望把業務擴張到日本者的一個重要考量就是，這個國家是在吸引求職者時比較具有挑戰的環境之一。 老化人口和逐漸降低的出生率，讓這個國家面臨嚴重的勞力短缺。 這表示員工習慣了良好的工作保障，而當他們要找工作時，就會收到多家公司提供工作機會。 此外，比起外國公司（尤其是初創企業），日本員工往往比較喜歡為眾所周知的日本公司工作。
這並不代表您應當放棄向日本擴張。 這只是代表您必須注意這些挑戰，以便能有效擬定策略。 和您在本國可能習慣的聘僱方式相比，日本聘僱方式的主要差異在於，您基本上是要努力把企業推銷給您感興趣的應徵者，而不是期望他們向您毛遂自薦。
2. 勞動契約和工作規定
必須提供書面載明的僱傭工作規則和條件（薪水、工作時數、工作地點資訊等）給新進人員。 根據日本法律，凡擁有10或更多工作場所員工的公司，必須制定工作規則並提交給所在地的勞動標準審查辦公室（Labor Standards Inspection Office）。
工作規則說明您為員工維持的工作條件，包括薪資、工作時數、假期、公司規則以及違規行為的處理程序。 勞動標準審查辦公室可以提供指導，讓您瞭解您的工作規則是否涵蓋一切必要資訊以及符合法律規定。 勞動標準官員也會檢查您的企業，確保您提供安全的工作環境。
3. 工作週與最低工資法
在日本，一週標準工作時間為 40 小時，分為一天八小時。 某些情況下，這個數字可以增加為 44 小時。 日本政府非常重視加班問題，要求雇主在讓員工加班之前，必須向勞動標準審查辦公室提交勞動管理協議。 加班工作的員工或是在夜間或法定休假日工作者，可享加班費，通常幅度是正常薪資的 25% 到 50%。
日本並沒有全國單一最低工資。 反之，不同地區和行業有自己的最低工資，所以您將需要知道適用您公司的最低工資規定。 然而，請記住，您需要提供令人印象深刻的薪資和福利以吸引頂尖人才。
4. 帶薪休假
日本員工為一家公司工作六個月後可享帶薪休假。 那時，他們就自動獲得 10 天年假。 在六個月之後，員工每多工作一年，年度休假時間將多增加一天。 因此，在 18 月後，他們將會獲得 11 天休假。 最低要求以 20 天為上限，員工在工作 6.5 年或更長時間後將達到這一要求。
當然，雇主願意的話，可以提供給員工比法定要求更多的帶薪休假。 許多雇主也讓員工享有作為帶薪休假的假日，雖然法律並未要求在假日支付薪資給員工。 日本總共有 16 天國定假日，因此與單純允許員工使用帶薪休假或無薪休假相比，將這些日子作為帶薪假日，是一項重要的福利。 日本並未規定帶薪病假。
5. 稅務和社會安全
在日本，雇主必須從員工薪酬中代扣所得稅，稅率根據員工的收入而有所不同。 雇主也必須預扣員工薪水的一部分，用於 Shakai Hoken 或社會安全。 雇主繳納額配合員工繳納給社會安全的金額。 在日本，社會安全或社會保險包括健康保險、勞工保險、失業保險和退休金。
由於社會安全包括公共健康保險，雇主不需提供私人保險計畫。 但是， 雇主必須向員工提供年度體檢和體檢。 無論貴公司從事何種行業或工作類型，擁有 人50或更多員工的所有公司都需要定期進行壓力檢查。
聘僱日本員工的成本
在任何情况下，招聘過程都可能成本高昂，但在新國家聘僱員工時，您應該為一些額外成本編列預算。 聘僱日本新員工可能包括以下成本：
- 研究：由於日本的就業市場可能與您本身的就業法律非常不同，因此您必須進行研究，以確保擴張到日本是貴公司的正確行動，並了解所有相關的法律。
- 法律協助：您可能也想聘請律師協助您遵守法律，並確保您閱讀書籍，以避免任何問題。
- 招聘委員會：您可能希望透過由貴公司成員組成的招聘委員會來處理招聘事宜。 這些員工委員在招聘過程中花費的時間將是總成本的重要部分。
- 差旅：如果您或您的招聘委員會必須前往日本招募或設立新辦公室，您應該考慮差旅費用。
- 招聘機構：由於日本的招聘對外國公司帶來一些嚴重挑戰，因此與招聘機構合作是一個流行的決定。 然而，和其他國家的機構相比，日本招聘人員傾向於收取較高的招聘費。 您可以預期支付日本招聘人員 30% 或 35% 的目標收入，而不是您在其他國家可能使用的 20% 或 25%。
- 工作廣告：在網路上或印刷刊物上刊登廣告，也能增加您的招募費用。 也有網站可以讓您免費發佈。
翻譯人員：您可能需要聘請翻譯人員協助您與日本求職者進行書面和面試溝通。 - 篩選檢查：篩選檢查也可以增加您的費用。 日本不允許進行犯罪背景調查，但其他類型的就職前審查如調查候選者的移民身份是允許的。
在日本聘僱員工，公司需要具備什麼條件？
如果透過職業雇主組織來聘僱日本新員工，那麼您就可以直接進入招聘程序。 否則，您需要先完成幾件事才能成立在日本的合法雇主身份。 您可以成立公司的分支機構或子公司。 多數外國公司的最佳選擇是 Kabushiki-Kaisha (KK) 或股份有限公司。
要在日本聘僱人員，必須先完成以下事項：
- 從員工薪酬預扣稅金使用的稅務註冊
- 日本退休金服務註冊
- 公共就業服務中心失業保險註冊
- 向勞動標準辦公室辦理工傷保險
- 日本銀行帳戶
名義僱主可以讓您免於所有這些任務，因為他們作為您日本員工的名義僱主。 名義雇主現有的法律機構是日本的雇主，並擁有日本就業法律的專業知識，可以讓他們 快速將您的新員工加入薪資發放，從而加快並簡化您的流程。
日本聘僱步驟
當您準備開始招聘時，需要瞭解在日本的聘僱方式。 這個過程有些層面可能和您在自己本國已經習慣的基本步驟有所不同，不過您應對這個流程的基本步驟不感到陌生。
1. 發佈消息
第一步是讓日本求職者知道您的空缺職位。 這代表製作招聘廣告並在線上公佈，以獲得曝光機會。 請記得，日本人一般並不使用社交網站來求職，所以在 LinkedIn 公佈職缺不太會有結果。 反之，堅持使用日本的招聘平台。 用日語撰寫招聘廣告，除非您只打算吸引說英語的人才。
這些網站將有助於您獲得曝光，但也會有助於和求職者建立個人關係。 如果您在日本有人脈關係，可聯絡一下，確認可能想加入您團隊的工作者。 日本求職者往往更關注個人推薦，而不是招聘人員的冷淡電話或線上公告。
另一個選擇就是參與稱為 shinsotsu 的流程。 這涉及到招募剛要進入就業市場的大學應屆畢業生。 他們並不像經驗豐富的工作者擁有許多專業技能，但是可能提供新鮮觀點、野心以及紮實的教育背景。
2. 審查應徵函
在收到應徵函後，您的聘僱委員會或員工聘用代理商就必須審查這些應徵函。 當有幾十位應徵者要競爭一份工作的情況下，這可能是一項艱巨任務。 然而，在日本，和您在其他國家做招聘廣告相比，收到的應徵函會比您習慣收到的量少。 根據1.62日本求職者的職缺，日本求職者可能會非常挑剔。
這代表雇主不能像過去那樣挑剔。 在評估應徵函時，要知道您可能找不到完美人選，但您始終可以提供培訓，幫助新員工成功成為您團隊的一員。
3. 面試工作候選者
現在，您可以與任何可能非常適合您職位空缺的應徵者進行面試。 如果在日本聘僱遠端雇員，可以考慮舉行虛擬面試，但要記住時差。 例如：按美國是否實行夏令時間為準，紐約市落後東京 13 小時或 14 小時。
4. 提供工作機會並分享合約
在確定希望納入公司的適合候選人後，您應正式向他們提出工作錄取。 如果還未提出，請讓他們知道您願意提供的薪水和福利。
這也是您分享工作規則或制定新進員工個人化合約的階段。 確保您和他們對其工作職責、薪酬以及其他重要細節的意見一致，他們才能做出知情決定。
5. 辦理新員工入職
最後，您可以辦理新員工入職。 幾個機構需要各種文件，每個都有自己的截止期限。 例如：您必須在員工起聘日起五天內提交退休金和健康保險書。 如果您與名義僱主合作，他們將處理所有這類文書工作和法律合規事宜。 請注意如果您在日本聘僱任何外籍人員，也會需要提交文件給公共就業服務中心。
除了文書工作外，您也應確保通知新進員工關於其第一週的工作行程，為他們提供好的開始和成功完成新工作所需的任何培訓。
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