15 種策略，為遠端團隊加強溝通

遠端工作讓 團隊能夠跨國 協作。 但對遠端勞動力來說， 溝通可能是一個巨大的挑戰。 擁有同級最佳的 名義雇主 （EOR） ，以及良好的溝通策略，您可以 為全球團隊提供互聯互通 的體驗。 

我們來探索關鍵策略，改善現今遠端工作者的溝通。

為什麼溝通策略對遠端團隊至關重要？

隨著許多公司採用混合式工作模式和彈性安排， 遠端工作即將到來。 這種向 分散團隊轉變可能使得難以建立有意義的聯繫。 根據 Gallup 的說法，完全遠端的員工比混合式或現場員工 更可能感到孤獨 。 這就是為什麼 有效的團隊溝通對員工士氣和業務成功至關重要的原因。

以下是強而有力的溝通策略可提升遠端團隊績效的一些方法：

• 改善社區意識： 堅實的溝通基礎鼓勵合作、團隊建設，以及對公司的整體信任。

• 讓員工保持參與： 多達 85% 的員工 表示，當定期更新公司新聞和資訊時，他們感覺更有動力。 開放的溝通可以讓團隊成員更自在地分享想法和意見。

• 提升績效： 在工作時有歸屬感的員工，心理健康 的機率是 4.4 倍 以上，這是他們整體身心健康和生產力的關鍵。

• 促進創新： 工作場所協作激發新想法， 改善工作品質。 清晰的溝通可以減輕任何不必要的來回誤解，使專案保持在正軌上。

• 促進跨文化連結： 根據 2025 份全球勞動力趨勢報告，領導者表示，在建立全球團隊時，維護跨地區的公司文化是一大挑戰。 與包括 1099 名員工 和遠端團隊成員在內的所有全球員工進行強而有力的溝通，是建立成功勞動力的關鍵。

全球團隊的 15 項遠端工作溝通最佳做法

大約 14% 的美國員工都以完全遠端的方式 工作。 而且有 75% 的員工 可以在家工作，有時候會這麼做。 Globally, the World Economic Forum anticipates around 92 million fully remote jobs by 2030. 隨著公司和員工遠離傳統辦公室設置，調整溝通方法至關重要。

讓我們來探索遠端團隊的 15 種溝通策略。

1. 建立集中式溝通管道

建立成功溝通策略的第一步，就是瞭解哪些管道最適合分散的員工。 簡化書面溝通的工具有助於團隊成員迅速回應訊息和要求。

Slack、Microsoft Teams 和 Discord 等平台對遠端通訊很有幫助。 例如，使用 Slack 的員工可以即時發送訊息、分享文件，並整合其 CRM 和專案管理解決方案，以改善遠端協作。

2. 設定明確的期望並建立規範

保持開放態度並設定期望，讓遠端員工清楚瞭解其角色、責任和聘僱條款。 我們的研究發現， 30% 的員工對為全球公司工作猶 豫不決，因為他們不清楚稅務和法律方面的考量。 明確溝通解決疑慮、促進責任感，並朝組織目標調整努力。 

概述團隊目標、期限和角色，確保每個人都在同一頁上。 雖然您的合作計畫可能會根據團隊需求而改變，但請務必營造讓每個人都能感受到傾聽的環境。

3. 進行定期檢查

每天、每週或甚至每兩週召開團隊會議，討論進度、解決任何特定專案障礙，並讓每個人都知道。

群組設定中的身分各有不同。 有些團隊成員更渴望談論、分享他們面臨的問題，並尋求支援，而其他團隊成員則更保守。

同理心是確保每個人都有機會表達自己的關鍵。 安排定期的一對一會議，讓所有個性類型都能更容易開啟。

4. 密切關注跨文化的細微差別

如果您跨國工作，您有機會擁有多元文化團隊。 國際團隊是任何公司的資產。 請務必承認您員工的所有文化細微差別。

跨文化溝通的訓練和經驗 可改善員工的合作和績效。 全面的溝通策略有助於防止誤解，確保與優先事項和目標保持一致，提高透明度，建立信任，並建立更具凝聚力的組織文化。

此外，別忘了考慮不同地區的口頭溝通可能有何不同。 有些文化更直接、更直言不諱，有些則更保守。

5. 考慮當地規範和法律

建立全球團隊時，請密切注意當地的就業法律和規範。 全球領導者表示，就業法律 （47%） 和稅務法規 （47%） 是國際聘僱的首要障礙。

在許多情況下，您的全球團隊與國內團隊有不同的強制休假。 研究特定國家的權限以保持合規。 如果您不確定從何處開始， G-P Gia™ 可以提供協助。 立即獲得您在 50 個國家和 50 個美國各州最嚴峻合規問題的解答。 我們的代理式人工智慧可協助您瞭解當地就業法律、強制休假和法規遵循，讓您專注於建立成功的溝通策略。

6. 優先考慮虛擬協作的時間

雖然 非同步通訊工具 非常適合跨團隊協作，但不要完全依賴它們。69% 的遠端工作人員 報告來自訊息應用程式等數位通訊工具的倦怠。

為您的遠端團隊安排即時虛擬協作。 視訊會議工具可建立融洽關係，並強化團隊成員之間的聯繫。 視訊會議讓同事能夠看見彼此、閱讀肢體語言，並超越簡單的電子郵件進行連結。

7. 注意時區

在跨時區工作，同時即時協作，對遠端團隊來說可能是一項挑戰。 在安排會議或傳送訊息時，請記住時間差異。

經理如何在不安排每日會議的情況下建立協作團隊環境？ 密切注意會議節奏。 盡可能安排不需要遠端團隊成員超出正常工作時間的會議。 為每個會議設定具體的議程，包括所有團隊的主要重點。

8. 定期評估您的流程

回饋對改善至關重要。 安排定期的意見回饋會議，討論績效、提供和接受建設性的批評，並解決任何流程問題。

透明度有助於團隊成員瞭解自己的優勢和公司的改進領域。

9. 鼓勵團隊建立經驗

在進行任何工作相關討論時，一律鼓勵團隊成員進行非正式溝通。 這些非正式接觸點可建立關係、提升士氣，並在團隊中培養友誼感。 透過組織團隊建立體驗來激發這些對話，例如虛擬破冰遊戲、三角遊戲或水冷式活動。 

10. 記錄通訊準則並經常更新

製作一個“我們溝通的方式”活的教戰手冊，內容涵蓋何時使用那些工具、回應時間期望、會議規範、時區禮儀，以及如何處理溝通問題。 指派負責人、新增變更記錄，並檢閱團隊意見的建議。 將本文件儲存在您的知識庫中，以供新員工入職。

使用 Gia 為您的全球團隊草擬符合當地規範的溝通指南文件。

11. 釐清每個溝通管道的目的

多頻道通訊程序僅在各頻道有明確目的時才有效。 例如，使用直接訊息來解決緊急問題，並透過電子郵件接收一般更新。 為每個通道設定回應時間期望，並封存您不使用的通道。 使用關鍵字和標籤進行通訊路由，讓每位團隊成員都只能看到他們需要的訊息。

12. 建立溝通章程或標準作業程序

建立包含標準作業程序 （SOP） 的文件，以概述：

• 工作時數

• 重疊視窗

• 可用性訊號

• 回應時間期望

• 會議節奏和議程

• 文件標準

• 升級流程和時間表

分散式團隊的標準化實務，可維持跨管道和時區的溝通效率。

13. 使用視覺溝通方法

嘗試將視覺效果用於複雜的想法，包括：

• 圖表

• 製程流程

• 旅程圖

• 簡短逐步解說影片

• 研討會數位白板

• 利害關係人敘述用簡報軟體

標準化範本以保持一致性，並新增替代文字和標題以方便存取。

14. 鼓勵反饋和對話

提供常規回饋管道，例如匿名 調查和虛擬辦公時間。 當您根據意見回饋實施變革時，請與您的團隊分享，以鼓勵未來的討論和問責制。 

15. 定義工作流程和共用術語

記錄您團隊的工作流程，包括每個步驟由誰負責，以及需要花多少時間。 建立共享詞彙表，定義團隊使用的任何技術術語或縮寫。 此外，標準化您命名檔案、頻道和票證的方式，讓每個人都能輕鬆找到它們。 這將減少錯誤，並幫助新團隊成員快速上手。

遠端團隊通訊方法

讓您的遠端團隊成員與下列方法保持聯繫： 

• 協作軟體： 專案管理和文件共享工具可讓團隊協作、追蹤進度和集中資源。

• 專案管理工具： 這些平台可協助團隊組織任務、設定期限，並監控專案里程碑。

• 即時通訊： 聊天工具可進行快速、非正式的對話和解決問題。

• 電子郵件： 電子郵件對於正式溝通和文件記錄至關重要。

• 視訊會議： 視訊通話幫助團隊透過視覺提示建立聯繫、討論複雜的主題，並更加瞭解彼此。

• 語音通話： 不需要視訊時，語音通話非常適合用於快速聊天。

• 雲端檔案分享： 雲端儲存解決方案讓團隊成員隨時隨地存取、編輯和分享文件。

• 記錄： 記錄會議和簡報可讓缺席的團隊成員跟上進度並提供未來審查的參考資料。

與 G-P++ 建立您的全球團隊

一致的流程是全球團隊之間有效溝通的基石。 我們採用人工智慧 的全球聘僱產品和名義雇主解決方案 ，可協助您透過核發在地化合約、提供順暢的入職體驗、管理薪資發放和福利，以及根據當地合規要求調整薪酬，來建立基礎。 

您可以使用我們的全球人力資源專員 Gia 來草擬和審查符合當地規範的人力資源文件，以優化您的溝通策略，例如：

• 聘書和合約

• 入職歡迎信

• 終止信

• 紀律處分通知

• 政策公告和更新

• 員工手冊

• 內部備忘錄

• 促銷信函

• 福利投保或變更通知

• 健康與安全通訊

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