建立貴公司的行為準則 G-P Gia™

關鍵資訊

• 定義： 行為準則概述公司的行為標準，並將價值觀轉化為實際規則。

• 當地語系化： 當地語系化的行為準則有助於您駕馭不同的聘僱環境，同時建立一致的文化。

• 關鍵要素： 行為準則應包括健康與安全、包容性、使用公司資產、利益衝突和報告協議等政策。

• 實施： 成功實施涉及主管認可、培訓、員工認可和持續更新。

• Gia 如何協助： 我們採用人工智慧的全球人力資源專員 Gia 可以在幾分鐘內產生符合當地規範的行為準則。

行為準則是重要的文件和風險管理工具。 它設定了標準，讓您的公司保持一致、合乎道德且全球保持一致。 

建立行為準則的傳統方式是緩慢且昂貴的。 今天，有更好的選擇。 本指南說明如何與首創的人力資源代理人工智慧 Gia 一起撰寫行為準則。 

什麼是行為準則？

公司行為準則是概述組織內每個人行為標準的文件。 它將你的任務和價值觀轉化為工作場所的行動。 本守則指導員工進行日常互動，並適用於從高層到最新聘用的每個人。

行為準則是一份活文件，隨著您的公司以及您營運所在地的法律和文化環境而進化。

行為準則如何運作？

工作場所行為準則有助於員工在複雜情況下做出合乎道德的決策。 它定義了不當行為，並建立明確的處理流程。 這些流程包括調查和紀律處分的公平標準。

該程式碼的行為防護欄可促進更安全、更正面的工作場所。 

為什麼行為準則對您的業務至關重要

建立行為準則對任何業務都至關重要。 結構良好的行為準則：

• 培養積極的文化。 行為準則為尊重、安全和專業精神設定了明確的期望。 這些標準幫助您創造一個健康的工作環境，讓您的團隊得以茁壯成長。

• 降低法律和財務風險。 您的行為準則是您防範法規遵循錯誤的第一道防線。 在某些國家，行為準則是強制性的。 例如，歐盟成員國的公司 必須制定行為準則 ，以符合歐盟的舉報指令。 

• 保護您的聲譽。 您的準則是對道德營運的公開承諾。 它與客戶、合作夥伴、投資者和員工建立信任。

行為準則的關鍵要素

有效的行為準則是全面、清晰和簡潔的。 它涵蓋以下部分： 

1. 領導階層和核心價值的介紹： 領導階層的陳述強調高層的道德承諾。 這將程式碼連結到核心價值和您公司的使命。

2. 健康、安全及保障： 本節涵蓋身心工作場所安全的政策。 例如，它可以包括分散式團隊的資料安全指南。 它還解決了工作場所暴力、網路威脅和物質使用等問題。

3. 包容與反歧視： 針對各種形式的騷擾、歧視與霸凌的堅定政策至關重要。 本節提倡包容和歸屬的文化。 它提供不可接受的行為的定義和範例，以防止誤解。

4. 公司資產和資訊的使用： 本節包含正確使用所有公司財產的規定，包括筆記型電腦、電話、軟體和智慧財產權。 它還包括負責任的社交媒體使用和保護機密資料。

5. 利益衝突： 此部分提供如何識別、預防和報告潛在利益衝突的指引。 這些衝突可能包括接受客戶的禮物或雇用家庭成員等情況。

6. 舉報違規行為和禁止報復政策： 本節詳細介紹舉報潛在行為準則違規行為的流程。 它應該給員工一個保密管道來表達疑慮。 還必須包括禁止報復政策，以保護善意舉報疑慮的任何人。

如何撰寫行為準則 Gia

以傳統方式撰寫行為準則是緩慢且手動的過程。 它涉及人力資源和法律團隊之間的來回工作，增加成本和時間。 對全球公司而言，這個過程更加複雜。

Gia 讓建立行為準則變得容易。 您不必從空白頁面開始並手動起草部分，只需幾分鐘即可產生合規的起草。 一旦您對草稿感到滿意， Gia 可以將文件翻譯成 50 多種語言，同時確保遵守當地的勞動法。

使用 Gia 建立行為準則可節省您的時間和金錢。 以下是開始的方法：

1. 從明確的提示開始： 登入 Gia 並要求其建立您的文件。 一定要包括具體的內容，例如： “為一家總部設在美國的技術公司和遠端國際員工制定行為準則。”

2. 上傳您的任務和願景宣言： 使用 Gia 的文件上傳功能來新增您公司的任務宣言或現有價值政策。 然後，您可以提示 Gia 將該語言和語調整合到草案中，使輸出與您的品牌和指導原則保持一致。

3. 精簡草稿： 一旦 Gia 提供初稿，您可以要求具體的變更或說明。 例如： "您可以在社交媒體的行為準則部分新增更多範例嗎？"

4. 為全球團隊在地化： 完成核心文件後，請 Gia 為您營運所在的其他國家進行調整。 例如： "建立符合菲律賓就業法律的本行為準則版本，並將其翻譯為菲律賓。" Gia 將在幾分鐘內產生當地語系化和翻譯版本。

使用 Gia 編寫全球行為準則的好處

Gia 讓編寫全球合規的行為準則變得快速又簡單。 

1. 立即產生符合全球規範的草稿

Gia 建立在擁有 100，000 多個合法審查來源和 1，500 多個政府來源的 專有知識庫 之上。 此知識庫涵蓋超過 50 個國家和所有 50 個美國州的就業法律。 您可以選擇您的營運國家， Gia 將根據每個司法管轄區的法規產生一份本地化的草案。 它也可以將人力資源文件翻譯成 50 多種語言。 

2. 建立公司知識庫

Gia 可讓您上傳公司政策、價值聲明或其他相關文件。 Gia 將在回答您的問題或生成相關文件（如行為準則）時參考這些政策。 透過 Gia，您可以將靜態政策文件轉換為動態情報。

例如，上傳您公司的使命宣言和道德準則， Gia 就會將其語言融入行為準則的簡介中。 程式碼的語氣、語言和內容將與您的公司文化和價值觀保持一致。

3. 為您提供合規見解

Gia 使用進階推理來瞭解您問題的細微差別。 您可以提出複雜的跨境人力資源問題，例如： "德國與美國之間發生利益衝突時，有哪些標準通報流程？"， 並在幾秒鐘內獲得準確答覆。 這種隨選專業知識可協助您快速解決複雜的問題。 將 Gia 作為 HR 的 代理 AI 解決方案 ，您可以立即獲得所需的答案。

4. 主動監控法規變更

Enterprise 使用者很快就可以使用新的原則合規監控功能。 Gia 將根據全球合規法律監控您的公司政策，並在相關更新可能影響您的業務或行為準則時通知您。

與此同時，使用者可要求 Gia 在必要時審查行為準則是否符合規定。 Gia 使用最近的文章和立法更新，提供文件和政策的可靠、更新合規指南。 

您的行為準則推出計畫

實施您的行為準則需要明確的計畫。 Gia 可協助您建立內部溝通策略、潛在常見問題清單，以及協助團隊成員應用員工行為準則的訓練計畫。 請依以下步驟順利推出：

1. 獲得高階主管的認可： 從領導層在全公司範圍內的公告開始。 這將向您的團隊顯示代碼有全面支援，是整個公司的優先要務。

2. 開發互動式訓練： 實際情境的訓練單元可協助員工在工作場所中應用行為準則。

3. 要求確認： 要求所有員工確認他們已閱讀、理解並同意行為準則。 追蹤他們的法規遵循和責任確認。

4. 確保持續存取： 讓行為準則隨時易於存取。 將其整合到 新員工入職流程中 ，並將其翻譯為您的員工所說的語言。

5. 定期更新： 至少每年審查並更新您的行為準則。 在貴公司或國家法規發生重大變更後，也應進行更新。

應避免的常見行為準則錯誤

在建立和實施行為準則時，請避免這些常見錯誤：

• 太模糊： 不明確的語言會讓規則變得令人困惑和不一致。 使用簡明但具體的語言，並提供範例。

• 建立符合所有標準的文件： 根據每個營運地區的特定法律和文化背景來調整您的行為準則。

• 忘記禁止報復條款： 如果員工害怕勇於直言會受到懲罰，他們可能會保持沉默。 納入禁止報復政策，保護善意舉報疑慮的員工。

• 採取靜態方法： 制定定期審查和更新您的行為準則的流程，以將合規風險降至最低。

與 Gia

建立全球行為準則是一項高風險任務。 Gia 可在幾分鐘內產生合規的行為準則。 Gia 是代理式人工智慧，由 G-P 全球就業專業知識和龐大的專有知識庫支援，因此您可以對自己的程式碼充滿信心。

立即試用 Gia ，並在幾分鐘內為您的全球團隊建立行為準則。

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