挑戰：跨大洲管理全球合規性
管理21國家的僱用合規不是後台任務。 對於 Rackspace 的人力資源團隊來說，這意味著要根據特定問題和司法管轄區，將來自外部律師、外部顧問、政府網站和個人機構知識的指導意見拼湊起來。過程緩慢、不穩定且難以規模化。團隊想要一個集中式解決方案，能夠支援多種人力資源職能，並讓各級員工快速獲得值得信賴的合規指導，而無需將每個問題轉交給外部律師。當他們發現G-P Gia時，他們看到了一個機會，不僅可以加快研究速度，而且可以徹底改變合規工作的完成方式。 Rackspace 先前已透過其雇主記錄（名義雇主）關係與G-P建立了良好的合作關係，這為新的合作關係奠定了重要的信任基礎。 「多年來，Rackspace 一直信賴G-P作為其在全球範圍內的匿名雇主，如今，在進入新國家並建立實體之前，我們仍然依賴他們，」Rackspace 人力資源策略與分析高級總監 Janelle Noble 表示。 “他們作為全球雇主的經驗使他們有獨特的資格為人力資源運營創建人工智能解決方案，尤其是專注於合規性的解決方案。”
解決方案： G-P Gia作為集中式合規引擎
Rackspace 是Gia的早期採用者，Gia 是一款由人工智慧驅動的全球人力資源代理，可在幾秒鐘內提供經過法律審查的答案、政策範本和司法管轄區見解。該團隊將Gia整合到日常人力資源工作流程中，涵蓋合規研究、薪資和全球流通性，將其變成整個企業合規問題的值得信賴的第一站。 Rackspace 人力資源技術總監 Mandy Moore 表示：“合規性是我們的主要驅動力。”“由於我們的員工分佈在多個司法管轄區，擁有一個值得信賴、一致的單一指導來源可以幫助我們的人力資源團隊更快地採取行動，並做出更明智的決策。”
Gia 增強了我們對合規和政策的理解——我們不再局限於一個地區，而是擁有一個可以幫助我們了解全球法律的工具。它顯著減少了依賴性，騰出了時間處理更具戰略意義的任務，並讓我們確信我們正在遵循本地區的最新做法，包括這些做法與我們內部政策的比較。
薩普納·蘇丹
Rackspace亞太區高階人力資源業務夥伴
無需人工研究成本即可拓展新市場在 Gia 出現之前，像義大利這樣人手不足的市場，由於勞動密集程度太高，無法優先考慮。翻譯人員、外部律師、內部工時——編寫特定司法管轄區手冊所需的大量手工工作使得商業理由難以成立。Gia改變了這種局面。 透過查詢現有公司範本與當地合規要求，團隊現在可以在公司內部起草和本地化特定司法管轄區的內容，而 Gia 則負責處理以前由外部供應商承擔的繁重研究工作。
團隊一直將Gia描述為完成了大約80 % 的初始工作——這足以顯著減少對外部律師的依賴，同時為經驗豐富的人力資源專業人員做出最終判斷留出空間，而這些專業人員最適合做出最終判斷。
「Gia 幫助我們完成了許多內部的初步研究，」Rackspace 英國人力資源高級轉型經理 Kevin Gaskin 說。“在很多情況下，它提供了足夠的背景和方向，我們可以將法律顧問的職責留到最終確認階段，而不是每次都從頭開始調查。”
經過驗證的情報，以及法律基礎如何改變一切。作為一家幫助企業將人工智慧從實驗階段推進到生產階段的公司，Rackspace 的人力資源團隊對人工智慧並不陌生。團隊中的幾位成員在 Gia 之前和使用 Gia 時都使用過通用人工智慧工具，這些經驗加深了他們對 Gia 獨特之處的理解。
通用人工智慧可以產生看似合理的答案；Gia 產生的答案有可追溯的、經過法律審查的依據。對於一個每天都認真思考人工智慧治理問題的團隊來說，當錯誤的答案可能帶來法律風險時，這種差異就顯得尤為重要。
我們嘗試過其他人工智慧工具，但 Gia 是最全面的解決方案，它真正支援多種人力資源功能。Gia 的解說非常清晰，使我們能夠提出具體問題，並且更能理解相關規定。
Mandy Moore
Rackspace 人力資源技術總監
將合規警報轉化為內部倡導Gia 取得的一個不太明顯的勝利是，在監管變化出現之後所發生的事情。Gia的合規監視器主動追蹤各個司法管轄區的合規更新，並在現有政策可能過時時發出警報，從而提前向人力資源團隊發出警告，而不是在最後一刻手忙腳亂。 提前通知改變了團隊在領導對話中的表現。「當 Gia 發現監管變化時，我們能夠更早地與領導層溝通，提供明確的證據、時間表和業務影響——這使得確定工作的優先順序並確保所需的資源以保持合規變得更加容易，」摩爾說。「這種速度在關鍵時刻尤其有價值：當出現時間緊迫的假期合規問題時，Gia 幫助我們快速驗證了法律要求，評估了風險，並在內部做出了站得住腳的決定，而沒有延誤行動。”
影響：人力資源團隊行動更快，思維更宏觀。
節省的時間非常可觀。對於手冊審查、假期驗證和特定國家/地區的就業指導等項目——這些工作以前需要從多個來源提取資訊並驗證法律參考——現在團隊通常只需一次研究會議即可完成初步分析。以前需要幾個小時才能完成的任務，現在只需不到一小時即可完成初步的政策審查和法規遵循檢查。對於更複雜的查詢，團隊估計，與傳統的手動工作流程相比，Gia 可將研究和起草時間減少約50 – 75 %。「Gia 加快了研究進程，因為其底層指導原則已經過審查，」摩爾說。“這些文章和指南都經過內部審核，並獲得G-P認證，因此我們可以從一開始就相信其內容的真實性。” 「作為人力資源業務夥伴，我可以更快地做出反應，並涵蓋所有重要的法律和合規方面，」蘇丹說。「Gia 會引用文件和法律進行回應，這減少了我們向內部和外部各方支持我們聲明所需的工作量。這就像在我的電腦桌面上裝了谷歌瀏覽器一樣——我一登入它就自動打開了。
借助 Gia，我們大大減少了研究時間，其全面的資源使我們能夠進行深入研究，所有這些都可以在一個工具中完成。
凱文加斯金
人力資源資深轉型經理，英國
Rackspace 現在使用 Gia 來加快招募速度並縮短招募週期。目前正計劃將手冊、政策和指南上傳到 Gia 的專案工作區，建立一個集中式的動態儲存庫，以標記監管更新並確保及時修訂。「隨著我們採用 Gia，我們不斷發現它在人力資源營運中的新應用案例，」摩爾說。“最初只是一個合規資源，現在卻發展成為一個平台，幫助我們擴展知識規模、提高響應速度，並支持更具戰略性的人力資源職能。”