Cuando su empresa trabaja con contratistas independientes, debe emitirles el Formulario 1099-NEC al final del año fiscal si les pagó más de $600. El Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service, IRS) utiliza la información que usted proporciona en el Formulario 1099 para verificar que un contratista o una persona que trabaja por cuenta propia reclama todos los ingresos que obtuvo durante el año en que presentó sus declaraciones de impuestos. Además de enviar el Formulario de sus contratistas 1099, también debe enviar el Formulario del IRS 1096.
¿Qué es un 1096 formulario? Piense en esto como una carta de presentación que envía al IRS cuando envía formularios de impuestos, como el Formulario 1099-NEC, que informan la compensación de personas que no son empleados. Averigüe dónde obtener 1096 los formularios, cómo completarlos y cuándo debe presentarlos.
¿Para qué se 1096 utiliza el formulario?
El formulario 1096, conocido como Resumen anual y transmisión de declaraciones de información de EE. UU., es un formulario de resumen que usted envía junto con los formularios de impuestos:
- 1097
- 1098
- 1099
- 3921
- 3922
- 5498
- W-2G
Solo debe enviar el formulario 1096 si envía formularios de impuestos informativos al IRS por correo. Si presenta una solicitud electrónica, no es necesario que envíe la portada con sus formularios. Según la cantidad de formularios de impuestos informativos diferentes que presente, es posible que deba completar y enviar varios formularios 1096. Por ejemplo, si envía el 10 Formulario 1099-NEC, puede usar un Formulario 1096 para ellos. Si también envía cinco Formularios 1098, deberá usar un Formulario separado 1096 para esos formularios.
Es importante tener en cuenta que el formulario 1096 solo se envía con los formularios de impuestos enviados por correo. Si presenta su solicitud electrónicamente, el IRS tiene un proceso diferente que seguir.
¿Quién debe presentar un formulario de 1096 impuestos?
Si su empresa envía declaraciones informativas al IRS por correo, debe usar el Formulario 1096. Es posible que necesite varias copias del Formulario 1096, según la cantidad de formularios informativos diferentes que envíe. Este es un resumen de los formularios informativos que 1096 generalmente acompañan:
- Formulario 1097: El formulario 1097 informa las distribuciones de crédito fiscal de fondos mutuos o bonos durante el año.
- Formulario 1098: El formulario 1098 es el estado de cuenta de intereses hipotecarios. Si su empresa recibió más de $600 en intereses hipotecarios de una persona durante el año, debe completar el formulario y enviarlo al pagador y al IRS.
- Formulario 1099: Existen 20 diferentes tipos de Formulario 1099, desde el Formulario 1099-A, que informa la deuda hipotecaria cancelada, hasta el Formulario 1099-NEC, que informa la compensación de personas que no son empleados. Si su empresa trabaja con contratistas, lo más probable es que les envíe el formulario 1099-NEC al final del año. Su empresa debe completar un formulario por separado 1096 para cada tipo de 1099 envío. Por ejemplo, si envía cinco Formularios 1099-MISC y cinco Formularios 1099-NEC, debe enviar dos Formularios 1096.
- Formulario 3921: Si una persona ejerce opciones de compra de acciones durante el año, su empresa debe completar el Formulario 3921 para informarlo.
- Formulario 3922: De manera similar, el formulario 3922 informa la transferencia de acciones a un empleado desde una corporación.
- Formulario 5498: Si su compañía mantiene Cuentas de Jubilación Individuales (Individual Retirement Accounts, IRA) para personas, debe enviarles el Formulario 5498 al final del año para informar cualquier contribución que hayan realizado a la cuenta.
- Formulario W-2G: No confunda el Formulario W-2G con el Formulario W-2. El formulario W-2 es la declaración de salario e impuestos que su empresa envía a los empleados al final del año. Resume cuánto hizo cada persona y los impuestos que pagó. Form W-2G informa las ganancias de ciertos tipos de apuestas. También informa cuánto impuesto federal, si lo hubiera, se retuvo de esas ganancias.
Cómo completar el formulario del IRS 1096
Las 1096 instrucciones del formulario son bastante sencillas, aunque hay dos cosas que debe recordar al completar el formulario. Primero, debe obtener una versión oficial del formulario del IRS. No puede imprimir una copia desde el sitio web del IRS. En segundo lugar, debe usar un Formulario por separado 1096 para cada tipo de declaración informativa que envíe.
Por ese motivo, es una buena idea completar las declaraciones informativas de su empresa antes de comenzar el Formulario 1096. Sabrá cuántas versiones del formulario 1096 deberá completar y enviar si completa primero sus formularios informativos. De lo contrario, es posible que tenga que volver a marcar con un círculo e iniciar el proceso nuevamente.
Aquí le explicamos cómo completar el formulario 1096 para cada tipo de formulario informativo que envíe:
Ingrese la información de su empresa
El primer paso al completar el formulario 1096 es bastante simple: ingresar la información de su compañía. Coloque el nombre de su empresa o el nombre del declarante en la casilla en la parte superior izquierda del formulario. Bajo el nombre, ingrese la dirección postal del solicitante. Luego, agregue información sobre la persona con la que el IRS debe comunicarse si es necesario. Escriba su nombre, así como un número de teléfono y una dirección de correo electrónico. También hay un espacio para un número de fax si su empresa lo utiliza.
La dirección y la información de contacto que proporcione en el formulario 1096 deben coincidir con la dirección y la información que ingrese en los formularios informativos.
Hay una casilla en el lado derecho del formulario marcada “solo para uso oficial”. Deje esa sección en blanco.
Agregue su número de identificación fiscal
Después de ingresar el nombre y la información de contacto de su empresa, hay dos espacios en los que puede colocar su número de identificación fiscal. Si su empresa tiene un número de identificación de empleador (EIN), ingréselo en la casilla 1. Si usted es propietario único o trabajador autónomo, es posible que no tenga un EIN. En ese caso, ingrese su número de Seguro Social en la casilla 2.
Solo debe colocar un número en el recuadro 1 o en el recuadro 2. Si tiene tanto un número de Seguro Social como un EIN, use el EIN únicamente.
Asegúrese de que el número que ingrese coincida con el número que ingrese en los formularios informativos.
Sume la cantidad de formularios
Box 3 es donde escribe la cantidad de formularios que envía con este formulario en particular1096. Por ejemplo, si envía 20 el formulario 1099-NEC, escriba 20. Si envía 20 un Formulario 1099-MISC y 20 un Formulario 1099-NEC, escriba 20, no 40, ya que completará un formulario por separado para cada tipo de 1099.
Además, asegúrese de contar la cantidad de formularios individuales que envía en lugar de la cantidad de páginas que envía.
Informe el monto del impuesto retenido
Su compañía podría haber retenido el impuesto federal sobre la renta de ciertos pagos que realizó, como ganancias de apuestas o pagos a personas que no son empleados. Si ese es el caso, sume el total de cada formulario e ingrese el monto en la casilla 4 del formulario 1096. Si no retuvo ningún impuesto federal, escriba “0” en la casilla.
Informe el monto total de los formularios
Es posible que deba hacer un poco de matemáticas en este siguiente paso. En el cuadro 5, se le pide que informe los montos totales de los formularios que envía con el formulario 1096. Puede dejar Box en 5 blanco si envía los siguientes formularios:
- 1098-T
- 1099-A
- 1099-G
De lo contrario, deberá buscar en ciertas casillas de cada formulario y sumar los totales antes de enviarlos. Algunos formularios requieren que agregue varias casillas. Las casillas que se deben observar son:
- Formulario1097-BTC: Cuadro 1
- Formulario 1098: Cuadro 1 y Cuadro 6
- Formulario1098-C: caja 4c
- Formulario1098-E: Cuadro 1
- Formulario1098-F: Cuadro 1
- Formulario 1098-Q: Caja 4
- Formulario 1099-B: Caja 1d y caja 13
- Formulario 1099-C: Caja 2
- Formulario1099-CAP: caja 2
- Formulario1099-DIV: Box 1a, Box 2a, Box 3, Box 9, Box , Box 10, Box , y Box 11
- Formulario 1099-INT: Cuadro 1, Cuadro 3, Cuadro 8, Cuadro 10, Cuadro , Cuadro 11, y Cuadro 13
- Formulario 1099-K: Caja 1a
- Formulario 1099-LS: Cuadro 1
- Formulario 1099-LTC: Cuadro 1 y Cuadro 2
- Formulario1099-MISC:Box1, Box 2, Box 3, Box 5, Box 6, Box , Box 7, Box 8, Box , Box 10, Box 13, y Box 14
- Formulario1099-OID: Cuadro 1, Cuadro 2, Cuadro 5, Cuadro 6, Cuadro , y Cuadro 8
- Formulario 1099-PATR: Cuadro 1, Cuadro 2, Cuadro 3, y Cuadro 6
- Formulario1099-Q: Cuadro 1
- Formulario1099-QA: Cuadro 1
- Formulario1099-R: Cuadro 1
- Formulario1099-S: caja 2
- Formulario1099-SA: Cuadro 1
- Formulario 1099-SB: Cuadro 1 y Cuadro 2
- Formulario 3921: Caja 3 y caja 4
- Formulario 3922: Cuadro 3, Cuadro 4, y Cuadro 5
- Formulario 5498: Box 1, Box 2, Box 3, Box 4, Box 5, Box , Box 8, Box 9, Box 10, Box 12b, Box , Box 13a, y Box 14a
- Formulario 5498-ESA: Cuadro 1 y Cuadro 2
- Formulario 5498-QA: Box1 y caja 2
- Formulario5498-SA: Cuadro 1
- FormularioW-2G: Cuadro 1
Vuelva a verificar sus matemáticas antes de colocar la cantidad en Box 5 para asegurarse de que sea correcta. Además, recuerde solo colocar el total del formulario en particular 1096 para el que envía el formulario, no el monto total de todas las declaraciones informativas.
Elija el tipo de formulario que envía
Box 6 presenta una lista de todos los formularios informativos 1096 con los que podría usar el formulario. Seleccione el formulario 1096 al que desea adjuntar el formulario y luego coloque una “X” en la casilla debajo de él. Solo coloque una X en una casilla, ya que usará un formulario separado 1096 para cada tipo de formulario informativo. Además, asegúrese de seleccionar el formulario correcto antes de marcar la casilla correspondiente.
Firmar el formulario
El último paso al completar el formulario 1096 es firmarlo, verificando que la información sea correcta. Incluya su firma y cargo, así como la fecha en que completó el formulario cuando lo envió.
Antes de firmar, tómese un minuto para revisar el documento y asegurarse de que toda la información sea correcta y legible. Coloque el formulario en la parte superior de los formularios informativos que envía y prepárese para completar formularios adicionales1096, según sea necesario.
Dónde enviar el formulario 1096
Si está completando el Formulario 1096, es porque está completando y enviando devoluciones informativas por correo. Deberá enviar los formularios por correo al IRS. La dirección a utilizar depende de la ubicación de su empresa. Si se encuentra en los siguientes estados:
- Alabama
- Arizona
- Arkansas
- Delaware
- Florida
- Georgia
- Kentucky
- Maine
- Massachusetts
- Misisipi
- Nuevo Hampshire
- Nueva Jersey
- Nuevo México
- Nueva York
- Carolina del Norte
- Ohio
- Texas
- Vermont
- Virginia
Envíe sus formularios al Centro de Procesamiento de Envíos del IRS de Austin en Austin, Texas.
Si su empresa está en:
- Alaska
- Colorado
- Hawái
- Idaho
- Illinois
- Indiana
- Iowa
- Kansas
- Michigan
- Minnesota
- Misuri
- Montana
- Nebraska
- Nevada
- Dakota del Norte
- Oklahoma
- Oregón
- Carolina del Sur
- Dakota del Sur
- Tennessee
- Utah
- Washington
- Wisconsin
- Wyoming
Envíe sus formularios al Centro del IRS en Kansas City, Missouri.
Por último, si su empresa está en:
- California
- Connecticut
- Distrito de Columbia
- Luisiana
- Maryland
- Pensilvania
- Rhode Island
- Virginia Occidental
Envíe sus formularios al Centro del IRS en Ogden, Utah.
Dado que las direcciones postales están sujetas a cambios, es recomendable consultar con el IRS antes de enviar el Formulario 1096. Además, tenga en cuenta que si su empresa presenta más 250 de formularios en particular, no puede usar la opción de envío por correo y debe presentarlos electrónicamente.
¿Por qué no puede imprimir el Formulario 1096?
Cuando envía el formulario 1096 al IRS, utiliza un escáner para leer la información del formulario rápidamente. Escanear los formularios agiliza el proceso para la agencia. De lo contrario, tendría que ingresar toda la información a mano. Si bien el IRS proporciona copias del formulario 1096 en línea, enfatiza que no puede usar una copia impresa del formulario cuando lo envía.
El equipo que utiliza el IRS no puede escanear copias impresas. Para obtener una copia escaneable del Formulario 1096, debe solicitarla al IRS . Afortunadamente, los formularios son gratuitos. Debería recibir el suyo unos 10 días después de enviar su solicitud, así que asegúrese de dejar suficiente tiempo antes de las fechas de vencimiento.
Es posible que le resulte más fácil presentar sus declaraciones informativas en línea. Para presentar una solicitud electrónicamente, debe usar el sistema IRS FIRE . Si bien la presentación electrónica es obligatoria para las empresas con más de 250 formularios, el IRS también alienta a las empresas con menos formularios a usar la opción de presentación electrónica.
1096 fechas de vencimiento
Las fechas de vencimiento del formulario 1096 dependen en gran parte del tipo de formularios informativos que envíe. En términos generales, la fecha límite es 28 de febrero del año posterior al año fiscal. Por lo tanto, para el año 2021 fiscal, la fecha límite para el formulario 1096 es el febrero 28, 2022.
La 28 de febrero fecha límite se aplica a los siguientes formularios:
- 1097
- 1098
- La mayoría de los tipos de 1099
- 3921
- 3922
- W-2G
Sin embargo1099, hay una excepción para algunos tipos de Formulario . Si envía el Formulario 1099-NEC, debe presentarlo antes del 31 de enero.
Para el formulario 5498, la fecha límite es 31 de mayo.
Existen sanciones si su empresa no presenta sus formularios informativos a tiempo. Las sanciones se basan en el tamaño de su empresa y comienzan en $50 por devolución.
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