Consejos de expertos sobre las mejores herramientas para respaldar a los equipos remotos globales

A medida que las empresas buscan adaptarse a un mundo posterior a la pandemia y satisfacer las necesidades cambiantes de su equipo remoto, invertir en las mejores herramientas es fundamental. Esto garantizará que las empresas mantengan una comunicación clara y fomenten la colaboración estrecha, lo cual es crucial para retener y atraer a los mejores talentos que buscan una experiencia positiva para los empleados.

Aunque la tecnología permite a los trabajadores que anteriormente trabajaban en oficinas realizar el mismo trabajo en cualquier lugar, con mayor productividad, no todas las herramientas de trabajo remoto son iguales. Veamos algunas herramientas digitales esenciales para ayudar a sus trabajadores y equipos remotos a prosperar.

¿Cuál es el mayor desafío de trabajar de forma remota?

Uno de los desafíos que enfrentan los equipos remotos es mantenerse conectados. Para contrarrestar esto, las empresas deben encontrar y utilizar las mejores herramientas para que la integración del trabajo remoto sea lo más fluida posible.  Sin embargo, el trabajo remoto ha llevado a una saturación de servicios de software. Entonces, ¿qué herramientas necesita para que su equipo remoto pueda prosperar mientras trabaja en diferentes ubicaciones en todo el mundo? Le pedimos al experto de Globalization Partners (G-P ), vicepresidente de Tecnología de la Información Stephen McCormack, que nos explicara sus principales opciones con respecto a la conectividad y el empoderamiento de un equipo remoto.

A continuación, destaca algunas de las mejores herramientas remotas de su clase, desde el reclutamiento hasta la incorporación y las videoconferencias.

¿Cuáles son las mejores herramientas para el reclutamiento en la experiencia de G-P?

Stephen: Al hablar de herramientas remotas, es importante reconocer su impacto y utilidad incluso antes de incorporar a un empleado.

• Anaplan: por ejemplo, utilizamos Anaplan para proporcionar pronósticos automatizados basados en datos que nos permiten presupuestar con precisión nuestras necesidades de reclutamiento.
• Invernadero: Invernadero es una herramienta remota que nos permite documentar nuestro proceso de entrevista y hacer un seguimiento del recorrido de un candidato de principio a fin. Nuestros gerentes de contratación y socios de adquisición de talentos lo utilizan para trabajar en cada función relevante y seleccionar candidatos antes de la fase de entrevista. Una vez que se realiza una entrevista, los comentarios se procesan en Greenhouse, que será visible para todas las partes internas correspondientes conectadas al puesto vacante.
• Crosschq: Crosschq se utiliza cuando hemos decidido a un candidato y es necesario verificar las referencias del entrevistado exitoso. Crosschq es un excelente ejemplo de una herramienta en línea que ha reemplazado la llamada telefónica tradicional para obtener comentarios relevantes sobre un candidato. Permite al árbitro tomarse su tiempo para dar su opinión y hacerlo a su propio ritmo y horario, lo que permite que sus comentarios sean más precisos y valiosos.
• DocuSign :DocuSign es una herramienta remota final que vale la pena mencionar en el proceso de contratación. Una vez que se realiza y acepta una oferta, el contrato se emite al posible empleado. DocuSign permite al candidato elegido firmar su contrato de forma remota y devolverlo al gerente de contratación con solo hacer clic en un botón.

¿Qué tipo de tecnologías ayudan con la incorporación remota?

Stephen: Una parte vital de la creación de cualquier equipo remoto es tener un sistema de gestión de aprendizaje eficaz. En G-P , usamos solo menos.

Ser una empresa remota significa que todos los empleados nuevos generalmente comienzan la vida en G-P desde su oficina central. Por lo tanto, Lessonly desempeña un papel crucial para ayudar a comprender:

• La compañía en su conjunto
• Su departamento relevante
• Políticas y procedimientos de la empresa
• Organigramas
• Además, todas las diversas herramientas remotas en funcionamiento

Menos solamente es clave para incorporar a nuestros empleados con éxito. El gerente relevante y el personal de RR. HH. trabajan estrechamente con el nuevo empleado para programar cada módulo de capacitación de Lessonly durante las primeras dos semanas de su nueva carrera en G-P .

¿Qué herramientas digitales ayudan a realizar una revisión remota del desempeño?

Stephen:  Al gestionar un equipo remoto, es esencial tener una herramienta en su arsenal que proporcione a un empleado acceso regular y estructurado a su gerente. 15Five permite a los empleados dar una actualización cada semana sobre su actividad y destacar lo que planean lograr en los próximos siete días. Además, pueden hacer un seguimiento de su progreso hacia sus objetivos personales, departamentales y de la compañía.

Nuevamente, en una empresa remota como G-P , una herramienta como 15Five es un excelente ejemplo de cómo mantener a todos conectados, tanto arriba como abajo de la cadena de mando. Por supuesto, un gerente también debe realizar 1:1 reuniones al menos una vez por semana y proporcionar actualizaciones a su equipo.

Pero el trabajo siempre está tan ocupado, y el tiempo tiende a pasar. 15Five promueve un período automático de reflexión generalmente al final de la semana, donde podemos considerar nuestros objetivos y cómo los cumpliremos durante la próxima semana. Obviamente, eso es muy importante.

¿Y las herramientas para la gestión financiera?

Stephen: Lanzamos Workday en G-P en julio de este año. Workday es nuestro principal sistema financiero y de gestión de capital humano combinado. Es efectivamente nuestra herramienta de planificación de recursos empresariales.

Anteriormente teníamos varias aplicaciones separadas haciendo esas tareas. Desde que implementamos Workday, hemos consolidado todos ellos bajo un mismo paraguas.

En resumen, Workday actúa como una fuente de registro para un empleado en términos de feriados, gastos, nómina y todo tipo de información de RR. HH. También sirve como fuente financiera de registro que culmina en la producción de nuestro conjunto financiero de libros cada mes del año.

¿Cuál es la mejor herramienta para videoconferencias?

Stephen: G-P utiliza Zoom para nuestras reuniones por video. Se utiliza tanto internamente como con socios externos. Utilizamos Zoom para todas nuestras reuniones de conferencia, eventos significativos, seminarios web, etc., y siempre ha demostrado ser un éxito sustancial.

¿Cuál es la mejor herramienta de comunicación para equipos remotos?

Stephen: Con respecto a la mensajería instantánea, Slack es la principal herramienta de colaboración preferida por los colegas de G-P . En nuestra experiencia, Slack es sobresaliente por su actividad colaborativa entre individuos y equipos. Slack tiene varias oportunidades de colaboración y comunicación, desde canales generales hasta canales de proyectos específicos, canales de equipos y mensajes directos individuales entre colegas.

¿Qué es lo mejor para la documentación y el almacenamiento de archivos?

Stephen: Utilizamos muchas herramientas para el almacenamiento estructurado de archivos, desde Confluence y SharePoint hasta OneDrive . SharePoint y OneDrive son parte del 365 conjunto de productos de Microsoft y requieren poca introducción.

Confluence es parte del conjunto de productos atlassiano. Utilizamos Confluence en G-P como un foro de documentación ad hoc que es muy flexible en función de los requisitos específicos del equipo.

¿Qué herramientas remotas utiliza G-P para la ciberseguridad?

Stephen: Una de mis tareas principales en G-P es gestionar la seguridad de la información. Ser una empresa remota primero plantea desafíos en esta área.

Cuando su personal está en la oficina, usted tiene mucho control en términos de seguridad de la información. Pero desde un punto de vista remoto, nuestra red es efectivamente el hogar de cada uno de nuestros 1,300 empleados. Por lo tanto, ese puede ser un entorno desafiante para garantizar que nuestros usuarios y sistemas estén seguros desde una perspectiva de seguridad de la información. Para ayudar a lograrlo, implementamos varias herramientas remotas que pueden alertarnos sobre cualquier problema potencial y permitirnos reaccionar de manera acorde y precisa cuando sea necesario. Estos incluyen Barracuda, Inky ,Crowdstrike y Netskope, entre otros.

Además del conjunto de herramientas remotas que nos ayudan a mantenernos seguros, educar a nuestros usuarios también es crucial. Realizamos ejercicios internos de phishing para desarrollar la madurez en el espacio de ciberseguridad para nuestro personal. Creamos conciencia a través de programas de capacitación que están disponibles regularmente en Lessonly y a través de Knowbe4.

Los hackers pueden operar juntos, así que para contrarrestar eso, es esencial que el personal de una empresa también trabaje en conjunto, se necesita una red para vencer a una red.

Construya un equipo remoto global hoy mismo

Al crear un equipo remoto, puede ser más difícil garantizar que todos se mantengan conectados. Pero cuando implementa las mejores herramientas digitales y de comunicación, puede asegurarse de que se implemente una base sólida. Cuando se le proporcionan las herramientas correctas para trabajar juntos, un equipo remoto ha aumentado la productividad en comparación con el personal interno, lo que se suma al recorrido exitoso de una empresa.

Para obtener otros consejos y estrategias, descargue nuestro libro electrónico, La guía completa para crear un equipo global remoto, para aprender:

• Cómo encontrar el mejor talento internacional.
• Cómo crear un sistema de gestión remota eficaz.
• Cómo aumentar la productividad mediante la creación de una cultura de trabajo sólida que le permita a su empresa crecer de forma remota.