Puntos clave
- Elegir las herramientas adecuadas para equipos de remoto: Las plataformas de comunicación, el software de gestión de proyectos y las pizarrón digitales ofrecen funciones que reducen cuellos de botella y mejoran la productividad.
- Comprendiendo los beneficios de la comunicación asincrónica: Incorpora herramientas asíncronas en tus flujos de trabajo para permitir que los trabajadores se comuniquen sin necesidad de respuestas inmediatas.
- Simplificar la gestión global de la fuerza de trabajo: Emplear plataformas globales de empleo como G-P es una forma sencilla de mejorar el cumplimiento de las leyes laborales locales, los impuestos sobre nóminas y los requisitos de clasificación de los trabajadores para mantener a tus equipos globales operando legalmente en diferentes países.
Las compañías que gestionan empleados en diferentes países y zonas horarias con frecuencia se enfrentan a desafíos que los equipos tradicionales de oficina no tienen. Por eso es importante contar con las herramientas adecuadas para los equipos de remoto para evitar retrasos en la comunicación y plazos incumplidos de proyectos. Algunas herramientas incluso pueden mejorar el cumplimiento de los requisitos laborales internacionales. Qué herramientas funcionan mejor para tu negocio depende del tipo de proyectos que estés gestionando, de los profesionales que contrates y de si gestionas un pequeño equipo remoto o una gran fuerza de trabajo global.
El cambio operativo hacia modelos de trabajo distribuidos
Hubo un cambio significativo hacia modelos de trabajo distribuido en las últimas dos décadas. De los empleados con capacidad remota, el 52% trabaja en modalidades híbridas, según datos de trabajo híbrido de Gallup. Los mismos datos muestran que el 26% de esos empleados trabaja exclusivamente de forma remota. Una encuesta de investigación de Buffer sobre trabajo remoto revela que el 98% de los trabajadores quiere arreglos laborales flexibles para el resto de sus carreras.
Las prácticas tradicionales de gestión no siempre funcionan bien para equipos distribuidos. En lugar de comunicar cara a cara en una oficina compartida, los responsables y empleados deben depender de herramientas digitales para mantener conectados. Y cuando algunos de tus trabajadores de remoto pasan 11 o más horas cada semana en reuniones, el cansancio y la sobrecarga de información pueden dificultar la comunicación eficaz y la productividad.
Al dedicar tiempo a crear un enfoque estructurado para elegir herramientas para gestionar equipos remotos, puedes construir un espacio de trabajo digital conectado en lugar de tener que agregar nuevas aplicaciones de software cada vez que surja un problema. Aquí tienes un marco de cinco capas que puedes seguir para seleccionar las herramientas adecuadas para los equipos de Rido:
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Capa |
Cómo apoya a los equipos remoto |
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Comunicación |
Las herramientas de mensajería y videoconferencia facilitan a los empleados compartir actualizaciones y hacer preguntas. |
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Orquestación |
El software de gestión de proyectos ayuda a los equipos a mantener al día con las tareas, los plazos y el progreso del proyecto. |
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Ideación |
Las pizarrón digitales ofrecen a los empleados un espacio compartido para generar ideas y planear proyectos juntos. |
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Documentación |
Las bases de conocimiento centralizadas permiten a los empleados encontrar documentos y procedimientos importantes sin esperar respuestas. |
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Infraestructura global de fuerza de trabajo |
Las plataformas de empleo ayudan a las compañías a gestionar la contratación internacional, la nómina empleado y el cumplimiento laboral local. |
Lee nuestra Guía de Trabajo Remoto para Compañías Globales para aprender cómo superar los retos comunes que conlleva gestionar una fuerza de trabajo distribuida.
Plataformas síncronas y comunicación asincrónica
Al elegir las mejores herramientas para la colaboración en equipo remoto, es importante equilibrar la comunicación en tiempo real con un trabajo enfocado e independiente. Las plataformas asíncronas permiten a los empleados compartir actualizaciones, documentos y comentarios sin respuestas inmediatas. Las herramientas síncronas soportan discusiones y decisiones urgentes que requieren entrada en tiempo real. Unas directrices claras de comunicación te ayudan a reducir las interrupciones y a proteger el tiempo de concentración de los empleados.
Explora las evaluaciones de software para trabajo remoto de Forbes Advisor para comparar diferentes plataformas y sus funcionalidades. También puedes usar la tabla de abajo para ver cómo se comparan Slack, Microsoft Teams y Loom en cuanto a características, integraciones y precios síncronos frente a asíncronos.
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Plataforma |
comunicación sincrónica |
comunicación asincrónica |
Integraciones |
Precios |
|---|---|---|---|---|
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Slack |
Mensajería en directo, reuniones y discusiones instantáneas en equipo |
Hilos de mensajes, mensajes programados y automatizaciones de flujos de trabajo |
Aplicaciones de terceros y amplio soporte para la Interfaz de programación de aplicaciones |
Planes gratis y de pago |
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Microsoft Teams |
Chats en directo, videollamadas y reuniones virtuales |
Reuniones grabadas, documentos compartidos y mensajes respondidos después |
Microsoft 365, gestión de identidades y herramientas de seguridad empresarial |
Planes gratis y de pago |
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Telar |
Comunicación limitada en tiempo real; principalmente diseñada para grabaciones |
Guías grabadas de pantalla, demostraciones de productos, transcripciones artificiales de Intelix, controles de reproducción y comentarios con marca de tiempo |
Atlassian y otras herramientas para el lugar de trabajo |
Planes gratis y de pago |
Las mejores herramientas de colaboración para equipos remoto funcionan de forma más eficaz cuando estableces reglas claras de comunicación. Define las convenciones de nombres de canales, explica cuándo los empleados deben usar hilos de mensajes y establece los tiempos de respuesta esperados. Reserva las reuniones en tiempo real para discusiones que requieran intervención inmediata y emplea actualizaciones asíncronas para la comunicación rutinaria.
Infórmate más sobre cómo dominar la comunicación asincrónica para que tus empleados sepan cuándo enviar un mensaje y cuándo programar una reunión.
Gestión del trabajo y sistemas de orquestación operativa
Las mejores herramientas de productividad para equipos de remoto te ayudan a coordinar proyectos, gestionar plazos y asignar responsabilidades entre ubicaciones. Con el seguimiento centralizado de las tareas, tus empleados pueden monitorizar el progreso sin reuniones constantes de estado ni interrupciones innecesarias.
Un sistema de gestión del trabajo orientado a resultados mide el progreso en función de los objetivos y plazos del proyecto, en lugar de monitorear las actividades diarias de los empleados.
Deberías proponerte tener sistemas de gestión del trabajo orientados a resultados para equipos distribuidos en lugar de depender únicamente de la monitorización de la actividad de los trabajadores. De este modo, puedes mantener tus ciclos de trabajo siguiendo el sol con menos retrasos y traspasos más fluidos entre equipos en diferentes zonas horarias. Los sistemas de gestión del trabajo orientados a resultados también conducen a una mayor rendición de cuentas entre los miembros del equipo, facilitando el seguimiento de sus responsabilidades y progresos.
Aquí tienes una visión general de cuatro de las plataformas de gestión de trabajo orientadas a resultados más populares empleadas por las compañías globales actuales:
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Plataforma y modelo de precios |
Mejor para |
Características clave |
Beneficios para los equipos del remoto |
|---|---|---|---|
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Jira Plan gratis; planes estándar y premium por usuario; precios empresariales |
Desarrollo de software y flujos de trabajo técnicos |
Tableros ágiles de sprint, gestión de backlogs y flujos de trabajo automatizados |
Mantiene el desarrollo en movimiento a través de las zonas horarias coordinando los traspasos entre ingenieros regionales y equipos internacionales de QA. |
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Asana Plan Personal gratis; planes Starter y Advanced por usuario; Precios empresariales |
Gestión de proyectos multifuncional |
Líneas de tiempo visuales, seguimiento de cargas de trabajo, dependencias de tareas y reglas automatizadas |
Ayuda a los responsables a hacer seguimiento del progreso, equilibrar la carga de trabajo y reducir reuniones de estado innecesarias. |
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Monday.com Plan gratis; planes Básico, Estándar y Pro por asiento; Precios empresariales |
Coordinación de proyectos entre departamentos |
Tableros de proyectos personalizables, vistas de capacidad de carga de trabajo, cronogramas y automatizaciones condicionales |
Facilita el seguimiento de los plazos, la automatización de asignaciones de tareas e identificación de retrasos en los proyectos. |
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Trello Plan gratis; planes Estándar, Premium y Enterprise por usuario |
Equipos pequeños y flujos de trabajo de producción de contenidos |
Tableros Kanban intuitivos, tarjetas de tareas, listas de comprobación y reglas automatizadas |
Permite a los empleados seguir las asignaciones, avanzar las tareas por las fases de producción y ver qué necesita atención. |
Para obtener orientación adicional, explora estas estrategias para gestionar equipos técnicos de remoto sin estar constantemente pendiente de cómo los empleados emplean su tiempo.
Software de colaboración visual e ideación espacial
Cuando tus empleados trabajan en diferentes ubicaciones, necesitan espacios digitales para hacer lluvia de ideas, planear proyectos y resolver problemas juntos. Las mejores herramientas para la colaboración con equipos remotos, incluyendo Miró y Mural, proporcionan pizarrón blancas compartidas para estas actividades. Tus equipos pueden mapear flujos de trabajo, crear diagramas técnicos y revisar proyectos independientemente de la ubicación.
Así es como Miro y Mural se comparan en cuanto a características, integraciones y colaboración cotidiana.
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Característica |
Miro |
Mural |
|---|---|---|
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Pizarrón digital |
Un lienzo infinito para lluvia de ideas, mapeo de procesos y planeación de proyectos |
Pizarrón compartidas para lluvia de ideas, talleres y repasos de proyectos |
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Controles de facilitación |
Temporizadores, herramientas de votación, presentaciones y modo privado |
Temporizadores, herramientas de votación, lluvia de ideas privadas para evitar el pensamiento grupal y controles de discusión |
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Plantillas |
Diagramas BPMN y UML, arquitectura del sistema, hojas de ruta de productos y flujos de trabajo |
Frameworks LUMA, sesiones de lluvia de ideas, talleres y retrospectivas |
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Integraciones |
Convierte tarjetas de placa en problemas de Jira; se conecta con Slack y Microsoft Teams |
Se conecta con Microsoft Teams, Slack y Jira |
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Casos de uso ideales |
Planeación de software, diagramas técnicos, mapeo de procesos y desarrollo de productos |
Talleres creativos, lluvia de ideas en grupo, planeación en equipo y retrospectivas |
Bases de conocimiento centralizadas y fuentes únicas de verdad
Cuando tus empleados trabajan en diferentes zonas horarias, la documentación centralizada les da acceso a la información sin esperar la respuesta de los colegas. Las bases de conocimiento compartidas almacenan los procedimientos de la compañía, las directrices del proyecto y otros recursos esenciales en un solo lugar. Los controles de acceso te permiten gestionar licencias y proteger información sensible. Al elegir las herramientas adecuadas para los equipos remoto, reduces los retrasos causados por documentos perdidos, instrucciones poco claras y solicitudes de aprobación innecesarias.
Algunas de las mejores herramientas de productividad para equipos remoto incluyen Notion, Confluence y Google Workspace.
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Característica |
Noción |
Confluencia |
Google Workspace |
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Capacidades de búsqueda |
Búsqueda artificial de inteligencia en wikis de equipos, reportes de proyectos y bases de datos conectadas |
Busca en documentos técnicos, páginas de proyectos e información relacionada con Jira |
Busca archivos y documentos almacenados en Google Drive |
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Gobernanza de datos |
Libros de jugadas organizados del equipo, bases de datos vinculadas e historiales de páginas |
Seguimiento de versiones de documentos y registros listos para auditoría |
Almacenamiento compartido en la nube, historiales de archivos y propiedad de documentos |
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Controles de acceso |
Espacio de trabajo, espacio de equipo y licencias de página |
Licencias de espacio y de página |
Licencias para compartir archivos y controles de administrador |
Plataformas globales de empleo e infraestructura de fuerza de trabajo
Sea cual sea el tamaño de tu equipo a nivel global, tu infraestructura legal, de nóminas y de cumplimiento normativo es esencial para gestionar empleados internacionales y cerciorarte de que tu compañía cumpla con las leyes laborales locales. Puedes tener las mejores herramientas de colaboración para equipos de remoto, pero esas plataformas y aplicaciones no abordarán las leyes laborales locales ni garantizarán que tu compañía cumpla con los requisitos del impuesto sobre nóminas y la clasificación de los trabajadores.
Siempre podrías crear una entidad legal local para contratar empleados en otro país, pero eso puede costar decenas de miles de dólares y llevar varios meses, creando lo que se conoce como un "ancla de entidad" que ralentiza la expansión internacional. Esa es una de las principales razones por las que muchas compañías eligen trabajar con plataformas globales de empleo como G-P. G-P te permite simplificar la contratación internacional y gestionar los requisitos de cumplimiento en diferentes países.
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Característica |
Enfoque tradicional de contratación |
Plataforma unificada de empleo global (G-P) |
|---|---|---|
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Contratación internacional |
Crea entidades legales locales, lo que puede costar decenas de miles de dólares y llevar meses |
G-P entidad empleadora of record solutions gestionan el empleo legal en 180+ países sin requerir la creación de una entidad local. |
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Contratos de empleo |
Trabajar con los equipos legales locales para preparar contratos para cada país |
Genera contratos de cumplimiento laboral locales en segundos |
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Constitución de empleados |
Coordina por separado la documentación, los requisitos de empleo y la incorporación |
Incorpora empleados internacionales en minutos |
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Beneficios locales |
Investigar y gestionar las capacidades obligatorias por empleado en cada país |
G-P Plataforma global de empleo (Empleador de Registro) gestiona las capacidades locales obligatorias |
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Gestión de contratistas |
Emplea sistemas separados para incorporar, gestionar y pagar a contratistas internacionales |
G-P Contractor™ apoya a los contratistas en 190+ países y los pagos en 130+ monedas |
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Clasificación de los trabajadores |
Comprueba manualmente si los trabajadores califican como empleados o contratistas |
Comprobaciones automáticas de riesgos de clasificación errónea a través de G-P Contractor™ |
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Soporte de cumplimiento |
Confía en asesores legales independientes e investigación manual para seguir las leyes cambiantes |
El agente de cumplimiento de G-P Gia emplea 100,000+ fuentes legales verificadas y expertos locales, con costos de cumplimiento de hasta un 95% menores. |
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Recursos Humanos e impuestos sobre nóminas |
Gestiona preguntas de incorporación, explicaciones sobre nóminas y seguimiento de licencias en diferentes sistemas |
G-P Assist automatiza estas tareas mediante preguntas conversacionales |
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HRIS e integraciones ERP |
Transferir información empleado entre sistemas desconectados |
Las integraciones bidireccionales de Interfaz de programación de aplicaciones con sistemas existentes de GESTIÓN DEL CAPITAL HUMANO, incluyendo Workday, SAP SuccessFactors, ADPy UKG Pro, crean un sistema unificado de registro. |
Marco estratégico para evaluar software remoto
Aquí tienes un marco práctico que puedes usar al evaluar herramientas para gestionar equipos remotos. Revisa cómo funciona cada plataforma con tus sistemas existentes, evalúa sus características de seguridad y analiza sus capacidades de automatización. Luego observa si una plataforma o una combinación de herramientas diferentes se adapta mejor a las necesidades de tu equipo.
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Criterios de evaluación |
Qué buscar |
Por qué es importante |
|---|---|---|
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Interoperabilidad e Interfaz de programación de aplicaciones depth |
Plataformas que se conectan y sincronizan con tus sistemas existentes de GESTIÓN DEL CAPITAL HUMANO y ERP |
Previene datos desconectados y mantiene la información de empleado consistente entre sistemas |
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Flujos de trabajo asíncronos |
Comentarios sobre tareas específicas, historiales de cambios y documentación de autoservicio |
Permite a los empleados encontrar información y mantener los proyectos en movimiento entre diferentes zonas horarias |
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Seguridad empresarial |
Certificación SOC 2 Tipo II, certificación ISO 27001 , requisitos aplicables del Reglamento General de Protección de Datos e inicio de sesión único (SSO) (SSO) |
Ayuda a proteger información sensible y a controlar quién puede acceder a los sistemas de la compañía |
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Capacidades artificiales de inteligencia agentica |
Inteligencia artificial que actúa, proporciona información útil y gestiona tareas de cumplimiento en lugar de limitar a responder preguntas |
Reduce el trabajo manual y ayuda a los equipos a resolver los problemas de cumplimiento más rápido |
Conclusiones estratégicas y próximos pasos operativos
Elegir las herramientas adecuadas para los equipos de Remoto puede mejorar la comunicación y la productividad, pero también debes considerar los objetivos a largo plazo de tu compañía y cómo cada plataforma los apoya. Esto te ayudará a seleccionar herramientas que se ajusten exactamente a las necesidades y requerimientos operativos globales de tu equipo.
Los tres pilares de operaciones remotas exitosas son la comunicación asincrónica estructurada, la documentación centralizada y la infraestructura global de empleo de cumplimiento. Cada pilar ayuda a mejorar la coordinación, acelera los flujos de trabajo y reduce cuellos de botella que retrasan los proyectos. Puedes empezar a poner en práctica estos pilares creando una carta de comunicación empresarial que especifique claramente qué plataformas de comunicación deben emplear los empleados y cuándo deben emplearlas.
La carta también debe detallar la rapidez con la que se espera que los trabajadores respondan a los mensajes y cuándo deben evitar interrupciones para centrar en su trabajo. Si consigues reunir tus procesos de contratación internacional y nóminas en la misma plataforma, será más fácil gestionar tu fuerza de trabajo global y mantener el cumplimiento de la normativa laboral local en todos los mercados donde operes.
Haz crecer tu equipo global con confianza
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Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las herramientas esenciales para los equipos de remoto?
Las herramientas esenciales para los equipos remoto son aquellas que proporcionan una comunicación fiable, ofrecen funciones como seguimiento de proyectos y compartición de documentos, y reducen el riesgo de incumplimientos de plazos y retrasos en el flujo de trabajo. Algunas de las herramientas más populares para estos fines incluyen Slack, Microsoft Teams, Asana, Jira y Notion. Muchas compañías globales también emplean plataformas de empleo global como G-P para mantener sus procesos de contratación internacional y nóminas conforme a las normativas locales en distintos países.
¿Cómo reducen las herramientas asíncronas la fatiga en las reuniones a través de los husos horarios?
Las herramientas asíncronas reducen la fatiga de las reuniones a través de los husos horarios al permitir que los empleados se comuniquen en sus propios horarios en lugar de tener que responder a mensajes en tiempo real. Esto significa que pueden compartir actualizaciones del proyecto, hacer preguntas y dar feedback sin tener que preocupar por conflictos de programación y dificultades de coordinación que suelen surgir al organizar reuniones en diferentes zonas horarias. Los beneficios incluyen menos interrupciones en los flujos de trabajo diarios, acceso más rápido a información importante del proyecto y más tiempo para centrar en completar las tareas.
¿En qué se diferencia una entidad empleadora of record del software de gestión de remoto?
Una entidad empleadora de registro se diferencia del software de gestión remoto en varios aspectos. Con el software de gestión de remoto, puedes organizar proyectos, hacer seguimiento de las asignaciones y ayudar a los empleados a comunicar entre diferentes ubicaciones. Con una entidad empleadora registrada, el proveedor gestiona los requisitos legales del empleo internacional para garantizar el cumplimiento de las leyes laborales locales, los impuestos sobre nóminas y los beneficios obligatorios. La principal diferencia es que el software de gestión remoto te ayuda a gestionar los flujos de trabajo diarios, mientras que una entidad empleadora de registro emplea legalmente a trabajadores en otros países en tu nombre.
¿Qué papel juega la inteligencia artificial agente en la gestión de equipos de remoto global?
Cuando se trata de gestionar equipos globales de remoto, contar con una inteligencia agente artificial para automatizar procesos rutinarios puede ayudar con el cumplimiento y otras tareas esenciales de Recursos Humanos y nóminas. En lugar de tener que investigar manualmente la normativa laboral y realizar tareas repetitivas, puedes emplear la tecnología para navegar por las leyes laborales locales y agilizar las operaciones diarias. Por ejemplo, con las capacidades artificiales de inteligencia que ofrece G-P Assist, tienes un asistente conversacional al que puedes acceder directamente dentro de la plataforma para gestionar tareas de incorporación, obtener explicaciones de nóminas y hacer seguimiento de las bajas empleadas.