¿Qué es una empresa paraguas?

Conclusiones clave

• Propósito: Una empresa paraguas es una empresa intermediaria, común en el Reino Unido. Emplea trabajadores temporales o contratistas independientes y gestiona sus tareas administrativas y de nómina. La empresa paraguas factura al cliente final, deduce una tarifa y luego le paga al trabajador.

• Ventajas: Los contratistas obtienen derechos de empleo y manejo simplificado de impuestos. Las empresas contratantes reducen sus cargas administrativas y de cumplimiento.

• Desventajas: El modelo de empresa paraguas es específico de la región y no es escalable para la contratación global. También incluye riesgos como esquemas fiscales que no cumplen con los requisitos y falta de transparencia en los cargos.

• EOR frente a una empresa paraguas: una EOR global maneja todos los aspectos del empleo. Ofrece contratación global segura, escalable y conforme a las normas.

• Una alternativa global: G-P ayuda a empresas de todos los tamaños a contratar empleados y contratistas de tiempo completo en más de 180 países, gestionando el ciclo de vida completo del trabajador.

Una empresa paraguas es una forma popular de contratar contratistas calificados sin la necesidad de contratarlos directamente o establecer procesos de pago adicionales. Dicho esto, este modelo tiene limitaciones y riesgos, especialmente para las empresas globales. Esta guía explica cómo funcionan las empresas paraguas, sus beneficios y limitaciones, y cómo se comparan con los empleadores de registro (EOR).

¿Qué significa “empresa paraguas”?

Una empresa paraguas es un negocio intermediario que emplea trabajadores que actúan como contratistas independientes para empresas cliente. Estos contratistas trabajan en asignaciones temporales a plazo fijo para varios clientes finales. La empresa paraguas se encarga de todos los pagos, impuestos y tareas administrativas de los contratistas. 

A cambio, las empresas paraguas cobran un cargo, llamado margen, que deducen de la tasa del contrato. 

Mientras el contratista completa el trabajo asignado para el cliente final, la empresa paraguas lo emplea legalmente. La empresa paraguas firma un contrato con el contratista y otro con la agencia de reclutamiento o el cliente final. La empresa paraguas procesa los pagos, deduce los impuestos correctos y paga al contratista. Esto ahorra tiempo y esfuerzo administrativo para las otras partes.

Las empresas paraguas operan en el Reino Unido. El modelo no es común en otras jurisdicciones, aunque existen modelos similares en algunos países.

¿Qué hace una empresa paraguas?

Los contratistas pueden comenzar a trabajar con una empresa paraguas siguiendo estos pasos: 

1. Inscripción: El contratista firma un contrato formal de empleo con la empresa paraguas, lo que lo convierte en su empleado legal. Este contrato le otorga al trabajador derechos de empleo, como el pago de feriados, el pago por enfermedad y las contribuciones de pensión.

2. Compromiso con el cliente: La empresa paraguas firma un contrato de empresa a empresa con una agencia de reclutamiento o el cliente final. Este contrato describe la asignación, los entregables y las condiciones de pago del contratista.

3. Trabajo: El contratista lleva a cabo su asignación, haciendo un seguimiento de las horas y los entregables.

4. Presentación de la planilla horaria: Al final de cada período de pago, el cliente final aprueba su planilla horaria. Luego, el contratista envía sus hojas de horas aprobadas a la empresa paraguas.

5. Facturación: Utilizando la planilla horaria aprobada, la empresa paraguas factura a la agencia de reclutamiento o al cliente final la tarifa completa por el trabajo del contratista.

6. Procesamiento de nómina: Una vez que el cliente final paga la factura, la empresa paraguas procesa la nómina. Deduce todos los costos necesarios del empleador, incluidas las contribuciones al Seguro Nacional, el Impuesto de Aprendizaje y un cargo.

7. Pago: Después de deducir todos los costos del empleador, el monto restante se convierte en el pago bruto del contratista. A partir de esto, la empresa paraguas deduce el impuesto de pago por ganancia (PAYE) y las contribuciones de los empleados al Seguro Nacional. El monto final es el pago neto del contratista.  

Beneficios de usar una empresa paraguas

En el Reino Unido, el modelo paraguas ofrece beneficios tanto para contratistas independientes como para las compañías que los contratan. Para los contratistas, las ventajas incluyen:

• Comodidad: Los contratistas no necesitan configurar y administrar su propia compañía limitada, manejar la facturación, perseguir pagos o presentar declaraciones de impuestos. En cambio, hacen su trabajo, envían una planilla horaria y reciben un pago.

• Derechos laborales: Como empleados de la empresa paraguas, los contratistas tienen derecho a derechos que no están disponibles para comerciantes únicos. Algunos de estos derechos incluyen el pago legal por enfermedad, el pago por maternidad o paternidad y el pago por feriados.

• Empleo continuo: Trabajar a través de una compañía paraguas en las asignaciones de clientes finales crea un historial de empleo continuo. Esto puede ayudar al solicitar crédito, ya que muestra un historial de ingresos estable que de otro modo sería difícil de probar.

Para los clientes finales y las agencias de reclutamiento, los beneficios incluyen:

• Menos trabajo administrativo: La empresa paraguas asume todas las tareas de nómina y RR. HH. para el contratista. Esto significa que la empresa contratante no tiene que calcular impuestos ni gestionar otras tareas de RR. HH.

• Fácil cumplimiento: El modelo ayuda a reducir el riesgo de clasificación incorrecta de los trabajadores. Esto es valioso en el Reino Unido, donde la legislación IR35 impone reglas estrictas para determinar el estado fiscal de un contratista. Al hacer que el contratista sea un empleado, la empresa paraguas asume la responsabilidad de PAYE, reduciendo el riesgo de sanciones para el cliente final. Una empresa paraguas a veces se denomina paraguas PAYE, porque apoya el cumplimiento fiscal PAYE.

Riesgos de usar una empresa paraguas

A pesar de los beneficios, el modelo paraguas tiene riesgos para los contratistas:

• Falta de transparencia: Algunas empresas paraguas tienen estructuras de tarifas complejas que dificultan la comprensión del verdadero costo de trabajar con ellas.

• Evasión de impuestos: El riesgo más grave es involucrarse con una compañía paraguas que no cumple con los requisitos y que utiliza un esquema de evasión de impuestos. Estos esquemas a veces se denominan remuneración disfrazada. Es cuando prometen un salario neto inusualmente alto al pagar una parte del salario del trabajador como un “préstamo” o “subvención” libre de impuestos que nunca se pretende pagar. Estos esquemas son ilegales en el Reino Unido. Si se detecta, tanto la empresa paraguas como el contratista son responsables de todos los impuestos impagos y las posibles sanciones.

• Reducción del salario neto: Incluso con las mejores empresas paraguas, los ingresos netos de un contratista pueden ser más bajos de lo que esperan. Los fondos que paga el cliente final deben cubrir todos los costos de empleo, incluidas las deducciones de empleados y empleadores. Estas deducciones ocurren antes de calcular el salario bruto del contratista. Esto puede reducir sus ganancias netas en comparación con la operación de su propia compañía limitada.

• Control limitado: Los contratistas confían en la compañía paraguas para el pago. Si tiene procesos deficientes o problemas con el flujo de efectivo, los pagos pueden demorarse, ser incorrectos o no realizarse. Si bien existen opciones legales en estos casos, demandan mucho tiempo.

Empresas paraguas en diferentes regiones

La compañía paraguas no es un modelo global. Es una solución que ha evolucionado en respuesta a las leyes fiscales y laborales de países particulares, principalmente el Reino Unido. Así es como se ven las empresas paraguas o modelos similares en diferentes regiones:

• Reino Unido: El Reino Unido es el principal mercado para las empresas paraguas. El modelo es una respuesta directa a las reglas de trabajo fuera de la nómina de IR35. Esta legislación tiene como objetivo identificar a los “empleados disfrazados”, contratistas que trabajan como empleados de tiempo completo, pero utilizan una compañía limitada para pagar menos impuestos. Si se descubre que un contratista está “dentro de IR35”, debe pagar impuestos como un empleado. Una empresa paraguas que cumple con las normas sigue esta regla deduciendo los impuestos PAYE en la fuente. 

• Francia: Existe un modelo similar llamado portage salarial (“transporte salarial”) en Francia. Esta es una relación tripartita formal entre un contratista, una empresa de transporte y una empresa cliente. Al igual que una empresa paraguas, la empresa de transporte emplea al contratista y gestiona todas las tareas administrativas. Francia tiene reglas específicas para salarios mínimos, experiencia profesional y los tipos de asignaciones que se permiten para el modelo portage.

• EE. UU.: El panorama laboral de EE. UU. se divide estrictamente entre W-2 empleados y 1099 contratistas independientes. A diferencia de las empresas paraguas del Reino Unido, estas soluciones no convierten a los contratistas en empleados. Una organización de empleador profesional (PEO) coemplea a W-2 empleados, mientras que un agente registrado (AOR) maneja las tareas administrativas relacionadas con 1099 contratistas. Ambos manejan los pagos y el cumplimiento, pero operan bajo marcos legales diferentes a los de las compañías paraguas.

• Global: Depender de soluciones específicas de la región para la contratación global es riesgoso. Cada país tiene sus propias leyes, y es posible que un modelo que funciona en un lugar no cumpla con las normas en otro. Una EOR aborda este desafío y proporciona una solución unificada para el empleo global que cumple con las normas para todos los tipos de trabajadores.

Empresa paraguas frente a EOR

Conocer las diferencias entre una empresa paraguas y una EOR es crucial para elegir el modelo adecuado para sus objetivos:

• Alcance: Una empresa suplementaria gestiona principalmente la nómina de contratistas independientes en el Reino Unido. Maneja hojas de horas, facturación y deducciones fiscales. Una EOR, por otro lado, es una solución de empleo global integral. Se convierte en el empleador legal de los miembros de su equipo global y administra todo el ciclo de vida del empleado. Esto incluye generar un contrato de empleo que cumpla con las normas locales y administrar los beneficios y la nómina. Con una EOR como G-P, tiene la flexibilidad de contratar empleados y contratistas con facilidad.

• Escalabilidad: El modelo paraguas es una solución centrada en el Reino Unido. No es un enfoque escalable para una empresa global. Una EOR es una solución de contratación global. Por ejemplo, G-P EOR le permite contratar en más de 180 países a través de una plataforma de empleo global impulsada por IA.

• Tipo de trabajador: Las compañías de paraguas están diseñadas para contratistas independientes que trabajan en proyectos a plazo fijo en el Reino Unido. Una EOR lo ayuda a contratar empleados y contratistas de tiempo completo a nivel mundial. Esto le brinda la flexibilidad de administrar toda su fuerza laboral global a través de un proveedor.

• Cumplimiento: Con una empresa paraguas, la empresa contratante aún asume riesgos, especialmente si el proveedor paraguas no cumple con los requisitos. Una EOR es responsable de cumplir con todas las leyes laborales e impositivas locales, minimizando los riesgos de cumplimiento para su negocio. 

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