En el Reino Unido existen tres clasificaciones diferentes de empleo: personas empleadas permanentes, contratistas independientes y trabajadores. Cada tipo de obrero puede desempeñar una función integral en sus operaciones, pero es fundamental comprender la diferencia entre ellos antes de firmar un contrato por escrito.
Si está contratando a un contratista independiente en el Reino Unido, debe considerar varios factores, incluidas las nuevas IR35 regulaciones, para evitar la clasificación errónea. Obtenga más información sobre cómo conseguir contratistas del Reino Unido y las diferentes opciones para pagarlos.
Empleados frente a contratistas frente a trabajadores
Si su empresa desea ingresar a un nuevo mercado, expandirse globalmente o contratar internacionalmente, el método que elija determina cómo funciona el proceso y cuáles son sus requisitos legales:
- Ingresar a un nuevo mercado: Ingresar a un nuevo mercado le da a su empresa acceso a nuevos recursos, incentivos financieros y trabajadores talentosos con educación o capacitación especial. Debido a que la mayoría de los países requieren una ubicación física en su país elegido antes de contratar allí, asociarse con un empleador registrado (Employer of Record, EOR) puede facilitar la adquisición de talentos.
- Expandirse a nivel mundial: para muchas empresas, la expansión global es parte de un plan a largo plazo para lograr el reconocimiento internacional de la marca y aumentar las ganancias generales al establecer varias ubicaciones exitosas en diferentes países. Las empresas confían en los empleados permanentes y, a veces, en los contratistas y trabajadores para crear un flujo de trabajo que se adapte a sus necesidades específicas de la industria.
- Contratar internacionalmente: contratar internacionalmente le permite a su empresa asociarse con contratistas remotos para obtener talento líder en la industria libre de restricciones geográficas. En el Reino Unido, este proceso generalmente requiere trabajar con una agencia de reclutamiento o una compañía de subcontratación de contratistas para encontrar la mejor opción para su próximo proyecto.
Una EOR puede ayudarlo a establecer una presencia en un nuevo mercado internacional y contratar empleados permanentes sin la necesidad de una ubicación física o subsidiaria local.
1. Empleados
Los empleados del Reino Unido son trabajadores de tiempo completo y de medio tiempo que ocupan un puesto permanente en su empresa. Son parte de su nómina, y usted está legalmente obligado a contribuir con su paquete de beneficios, incluido el seguro nacional, el tiempo libre remunerado y los planes de pensión, cuando corresponda. Los trabajadores se consideran empleados si:
- Usted está obligado a proporcionarles trabajo, y están obligados a aceptarlo durante el tiempo que estén con usted.
- Su empresa determina cómo completan sus tareas asignadas, incluido cuándo y dónde.
- La gerencia conserva el control sobre el horario, la capacitación y el crecimiento profesional de los empleados.
- El empleado recibe un pago por hora, semanal o mensual según un salario o tarifa por hora acordados.
Debido a que los empleados confían en su empresa para un trabajo, un pago y beneficios constantes, a menudo son leales e incentivados para realizar bien sus tareas asignadas. Son la opción óptima si está buscando socios a largo plazo en los que pueda invertir a través de la capacitación, el equipo y el conocimiento adquirido con el tiempo.
2. Contratistas
Los contratistas independientes, a veces llamados consultores, contratistas autónomos o un contrato de servicio, pueden o no ser parte de su propia entidad comercial establecida que realiza un proyecto para una compañía en un contrato a plazo fijo. Las empresas confían en los contratistas para tareas a corto plazo, según sea necesario, que no forman parte de las operaciones comerciales centrales.
Los contratistas se consideran tales si:
- Tener una fecha de inicio y finalización específica para la tarea
- No están sujetos a las mismas reglas o gestión que los empleados, a menos que se indique en el contrato escrito
- Son directamente responsables de sus propios éxitos, fracasos, ganancias y pérdidas
- Tienen la libertad de interactuar con otras compañías dentro de su industria siempre y cuando cumplan con los términos de cualquier acuerdo de no divulgación (NDA) acordado.
- No tienen derecho a ningún beneficio, como seguro y licencia por enfermedad con goce de sueldo, y su monto de impuestos no se retiene de su pago.
- No forman parte de su nómina regular y, en su lugar, se pagan por proyecto, por hora o por otro acuerdo fijo.
Dependiendo de dónde provengan los contratistas, es posible que deban pagar impuestos dobles al país en el que trabajan y al país en el que viven físicamente.
3. Trabajadores
En muchos países, los trabajadores son contratistas o empleados, según la estructura de la relación y los detalles del contrato escrito. El Reino Unido estableció una tercera categoría: trabajadores. La categoría de trabajador abarca a todos aquellos que no cumplen con los términos de ninguna de las categorías.
A veces llamados trabajadores de hora cero, los trabajadores no están obligados a trabajar para una compañía a menos que lo decidan. Del mismo modo, las empresas no están obligadas a ofrecerles trabajo. Sin embargo, cuando el trabajador acepta trabajar para una compañía, como por ejemplo para un evento especial o a corto plazo, está sujeto a todas las mismas pautas que un empleado permanente, incluido el salario mínimo y la licencia con goce de sueldo acumulada. Son parte de la nómina de la compañía. Una empresa podría depender de un trabajador en lugar de un empleado o contratista para eventos especiales, donde necesita asistencia física adicional, pero no necesariamente trabajadores con una habilidad especializada.
Dónde contratar contratistas del Reino Unido
La contratación de contratistas en el Reino Unido suele ser una parte necesaria de la expansión al mercado local, ya que pueden ofrecer orientación específica de la región para localizar sus productos, servicios y marketing. Puede encontrar contratistas a través de cualquiera de estas vías:
- Agencias de selección de personal
- Reanudar o bases de datos CV
- Sitios web independientes
- Bases de datos específicas de la industria
- Tableros de trabajo virtuales
- Redes sociales
- Empresas de subcontratación locales
La mayor ventaja de trabajar con un contratista es elegir a la persona más calificada para la tarea. Al seleccionar contratistas para un proyecto, revise sus calificaciones y experiencia minuciosamente. Pida ver ejemplos de trabajos anteriores y referencias de contacto cuando sea posible.
Requisitos legales para contratar contratistas del Reino Unido
Tanto usted como el contratista están legalmente obligados a mantener todo lo acordado en el contrato escrito. En algunos casos, los contratistas pueden tener derecho a protección básica de salud y seguridad, y pueden tener derechos contra la discriminación. Debe tomar medidas para evitar clasificar erróneamente al contratista y ser preventivo sobre las áreas críticas de su acuerdo, incluidos los derechos de propiedad intelectual (PI) y las pautas de rescisión.
1. IR35 y clasificación errónea
IR35 es la legislación de los intermediarios que tiene como objetivo eliminar la posibilidad de evitar impuestos por parte de contratistas independientes que actúan en la misma capacidad que un empleado estándar y las compañías que los emplean. En caso de que su empresa sea culpable de una clasificación errónea, el contratista clasificado erróneamente recibirá la condición de empleado y todos los beneficios autorizados de manera retroactiva. Usted estará obligado a realizar todas las contribuciones necesarias de Pay As You Earn (PAYE) y National Insurance y puede estar sujeto a intereses y sanciones adicionales o cargos legales.
Para determinar si está involucrado en una relación entre contratista y empleador, en lugar de en una relación entre empleado y empleador, haga las siguientes preguntas:
- ¿Puede esta persona negarse a aceptar una asignación o realizar una tarea para mi empresa?
- ¿Podría esta persona sustituir a otro contratista o subcontratista para completar parte o la totalidad del proyecto asignado?
- ¿Cuánto control tiene la compañía sobre el horario, la ubicación y el método de trabajo de esta persona?
- ¿Esta persona es responsable de un componente central de las operaciones comerciales?
- ¿Esta persona recibe beneficios o reembolsos de la compañía?
- ¿Qué puesto ocupa esta persona en la jerarquía de gestión?
- ¿Recibe esta persona licencia por enfermedad con goce de sueldo, pago por feriados o vacaciones de la compañía?
- ¿Puede esta persona trabajar con otra compañía, cliente o competidor dentro de la industria y más allá?
En algunas situaciones, la IR35 may requiere que las compañías internacionales con sede fuera del Reino Unido con una presencia local limitada se registren en PAYE y operen la nómina del Reino Unido, incluso cuando se emplean contratistas. Trabaje con una EOR para saber si su situación califica para consideraciones especiales.
2. Contrato escrito
Los contratos escritos son la mejor manera de establecer expectativas claras para su relación empleador-contratista y podrían ser una parte crucial para demostrar que no está violando IR35, en caso de ser auditado. Los acuerdos escritos deben incluir:
- Detalles sobre el proyecto, incluido su alcance y las tareas involucradas
- Cuándo comienza y finaliza el contrato, si corresponde
- Monto de compensación, frecuencia de pago y estructura de pago
- Quién es responsable de completar qué tareas y proporcionar los recursos necesarios
- NDA y cláusulas de no competencia, cuando corresponda
- Pautas para la terminación mutua y sanciones asociadas
El propietario original de un trabajo, derecho de autor, diseño, invención o secreto comercial es generalmente el propietario legítimo, pero pueden expresarse términos específicos en su acuerdo por escrito para transferir esos derechos de PI al empleador.
3. Rescisión e indemnización
Los contratistas trabajan proyecto por proyecto, por lo que la rescisión no suele ser necesaria a menos que el contratista o la compañía no respeten parte del contrato escrito o su compañía decida cancelar un proyecto o tarea en medio de un contrato. Su acuerdo por escrito debe incluir una sección sobre las políticas de rescisión y el aviso requerido. Según su acuerdo, es posible que aún sea responsable de pagar una parte o la totalidad de un depósito acordado.
El esquema de la industria de la construcción
El gobierno del Reino Unido tiene regulaciones específicas para los contratistas que trabajan en la industria de la construcción, conocidas como Esquema de la industria de la construcción (Construction Industry Scheme, CIS). Los contratistas de CIS se registran para el esquema, deducen dinero de los pagos de sus subcontratistas y lo envían a HM Revenue and Customs (HMRC), que cuenta como un pago anticipado para los pagos de impuestos y seguros nacionales de ese subcontratista.
Los contratistas se registran en CIS como contratistas estándar si pagan a subcontratistas por trabajos y negocios relacionados con la construcción, pero no realizan el trabajo ellos mismos. Los subcontratistas se registran como tales si completan trabajos de construcción para el contratista que los contrata. Un contratista puede registrarse como contratista y subcontratista.
Prácticas y consideraciones fiscales
Usted no paga a un contratista individual a través de PAYE a menos que se lo haya encontrado en violación de IR35. El Contratista es responsable de retener y presentar sus propios impuestos y seguro, y es posible que deba registrarse para un Impuesto al Valor Agregado (IVA) en algunas situaciones. Los pagos por servicios de contratistas independientes no son ganancias que se deban informar para el impuesto sobre la renta.
Cómo funciona la nómina al pagar a contratistas en el Reino Unido
La moneda oficial del Reino Unido es la libra esterlina británica (GBP). El salario mínimo de vida nacional es de GBP£8.91, y las expectativas de la industria varían según la experiencia y las habilidades de un obrero y la demanda actual del mercado por sus servicios. Usted y el contratista acordarán una estructura de pago que sea conveniente para ambos, lo que incluye:
- Pago por adelantado: el pago por adelantado implica pagar a los contratistas la totalidad de sus servicios antes de la finalización del proyecto. Los contratistas pueden utilizar este pago para cubrir el costo de los equipos o recursos necesarios para completar la tarea, y les asegura que su tiempo será compensado. El pago anticipado puede representar un riesgo para las empresas si los contratistas no cumplen con su fin del acuerdo o si el producto final no cumple con los estándares. Asegúrese de incluir disposiciones para un reembolso en su contrato escrito si utiliza este método de pago.
- Pago al finalizar: pagar a un contratista después de que el proyecto haya finalizado es una forma segura de proteger su inversión y garantizar que el resultado final cumpla con sus estándares acordados. Sin embargo, es posible que los contratistas deseen incluir disposiciones específicas en su acuerdo escrito que les garanticen que recibirán una compensación mínima por su tiempo.
- Pago parcial: el pago parcial implica pagar al contratista un depósito antes del proyecto y el resto del pago al recibir el producto final o la finalización de los servicios. Esta es una buena manera de proteger tanto su inversión financiera como el tiempo del contratista. Establezca un cronograma claro para la finalización del proyecto y los pagos posteriores en su acuerdo escrito.
También puede elegir entre pagar por proyecto o por hora, según su acuerdo por escrito y el plazo estimado para la finalización del proyecto.
1. Moneda y tipos de cambio
La libra tiene uno de los mayores volúmenes de comercio global. Las tasas de cambio y los cargos por transferencia varían según su país de origen, el método de pago, la institución financiera con la que trabaja y el monto que paga.
Para una referencia rápida de los valores de intercambio actuales, GBP£1 es igual a:
- EUR1.16
- USD1.42
- CNY¥9.07
- MXN$28.37
- INR₹103.31
- JPY¥156.02
2. Métodos de manejo de nómina
Hay varias opciones disponibles al pagar a un contratista del Reino Unido:
- Transferencias electrónicas: las transferencias electrónicas le permiten transferir fondos internacionalmente entre instituciones financieras. Si bien este es un método de pago rápido y confiable, su empresa estará sujeta a cargos por transferencia.
- Depósitos directos: los depósitos directos son similares a las transferencias bancarias, pero son más adecuados para pagos recurrentes porque puede determinar una fecha específica en la que desea que su pago se deposite en la cuenta del contratista. Dependiendo de su banco, es posible que aún esté sujeto a cargos por transferencia.
- Cheques impresos: los cheques impresos alguna vez fueron el estándar de pago, pero podrían perderse, destruirse o retrasarse mientras estaban en tránsito. En algunas regiones, los cheques impresos pueden ser la única forma de pago aceptado para los servicios del contratista.
- Giros postales: los giros postales son una forma rápida de enviar fondos internacionales, pero requieren que tanto usted como el contratista vivan cerca de una oficina postal o institución financiera capaz de procesar el pago. Por este motivo, es un método de pago menos conveniente y que consume más tiempo que otras opciones.
- Carteras virtuales: las carteras virtuales ofrecen una solución de pago segura y casi instantánea para contratistas internacionales. Si bien aún está sujeto a cargos por transferencia, los fondos generalmente están protegidos por cifrado virtual.
Contratar empleados en el Reino Unido con la ayuda de Globalization Partners
Trabajar con contratistas internacionales en el Reino Unido le brinda a su empresa una alternativa flexible a los empleados tradicionales y, al mismo tiempo, le permite seleccionar al candidato más calificado para su próximo proyecto. Muchas empresas confían en contratistas calificados para las necesidades basadas en proyectos y contratan empleados de tiempo completo para las partes centrales de la operación diaria.
Si su empresa desea contratar empleados en el Reino Unido sin establecer una subsidiaria, Globalization Partners puede ayudar. Somos una EOR global que maneja toda la contratación internacional, nómina y gestión de RR. HH. para sus empleados permanentes, incluido el cumplimiento de las leyes laborales regionales, sin la necesidad de una sucursal o entidad local.
Obtenga más información sobre cómo nuestra solución integral puede ayudarlo a contratar a los mejores talentos del Reino Unido y solicitar una demostración hoy mismo.
