La colaboración es un desafío para muchas organizaciones. Es por eso que los métodos más ágiles introducidos en los últimos 20 años se han diseñado para romper los silos y mejorar la colaboración entre equipos, departamentos, funciones e incluso productos.

En G-P, somos una empresa remota. Los ingenieros, diseñadores y gerentes de productos se encuentran en América, Europa y Asia. Nuestro enfoque: crear relaciones, dedicar tiempo a las conversaciones, lograr la alineación y fomentar la conexión cuando los miembros del equipo pueden estar separados por océanos o en zonas horarias completamente diferentes. El trabajo remoto primero ha cambiado el juego. Y siempre existe la opción de conocer a los compañeros de equipo en persona.

Mejor juntos

A menudo reunimos a los equipos para eventos presenciales. Por lo general, el propósito es planificar, y también logramos adelantarnos a tiempo para socializar y conectarnos. En 2024, notamos que la actividad de planificación se interponía en nuestras conversaciones. La lección: La conexión es tan importante como la planificación estratégica.

Experimentación: un hackatón de personas

Nos encanta la experimentación. Si bien no hay un proceso formal, utilizamos el modelo Observar, orientar, decidir, actuar (OODA). Los bucles OODA siempre están en acción a medida que nuestros equipos trabajan, porque nada permanece constante en la tecnología.

En 2025, nos propusimos generar un impacto significativo al reunir a las personas con tecnología de espacio abierto (Open Space Technology, OST).

Presentación de OST

El OST es un formato de reunión no dirigido por conferencias o por participantes que he estado usando en los últimos 10 años. A menudo asistimos a conferencias y descubrimos que las experiencias más memorables no son las propias conversaciones, sino las apasionadas conversaciones con otros asistentes durante los recesos para tomar café. 

El OST está diseñado para replicar las pausas informales para tomar café en conferencias. Un poco de organización y algunas reglas simples permiten  que los grupos grandes se autoorganicen y que cada participante individual contribuya.

Las reglas de OST

Un OST necesita algunos límites para trabajar. Existen cinco principios y solo una ley. Los principios son:

  • Quienes asistan son las personas adecuadas. Trabaje con quien sea que asista a su sesión, ya sean cinco personas o 50. Se preocupan y estarán comprometidos.

  • Cada vez que comienza es el momento adecuado. La creatividad no se preocupa por el reloj. Dé tiempo al grupo para establecerse.

  • Dónde estás es el lugar correcto. Es posible que haya planeado asistir a una sesión, pero ya está participando en una conversación interesante. Permanezca donde está.

  • Cuando termina, termina. Si la conversación o sesión ha llegado a una conclusión natural antes de lo programado, agradezca al grupo y llévela a su fin.

  • Lo que suceda es lo único que podría haber sucedido. Confíe en el proceso y vea a dónde van las cosas. Aproveche al máximo lo que ha sucedido y acepte que las cosas no siempre van de acuerdo con el plan. 

La ley de los dos pies es simple: si siente que no está aprendiendo ni aportando nada, use los dos pies para ir a otro lugar.

La ley de dos pies les da a todos la agencia la posibilidad de marcar la diferencia. Durante la jornada laboral, nos sentamos a través de reuniones aburridas y sentimos que no tenemos opción, no en un OST.

Sentarse en un círculo

El formato de un OST siempre es divertido. Comenzamos y terminamos el día con un círculo. Suena normal, hasta que se da cuenta de que poner a 180 personas en un círculo es un tipo diferente de reunión. La primera pregunta siempre es: “¿Dónde está la pantalla?” No hay uno. Luego, “¿Pueden enviarme la agenda?” Tampoco hay uno de ellos.

El círculo de apertura configura el día. Y el círculo de cierre nos da tiempo para reflexionar. La mayor parte del día se pasa en sesiones, por lo general una multitud de personas alrededor de una pizarra con cortesía debatiendo un tema. Las sesiones duran 30 minutos cada una y hay de 3 a 5 pistas paralelas en ejecución. Hay muchas opciones. Los temas a menudo son preguntas,  como “¿Cómo probamos los agentes de IA?”

La atmósfera

A partir del punto de vista de un líder, existe el riesgo. Obtiene a todos fuera del sitio por un día, gasta mucho dinero en el proceso y desea un retorno de su inversión. Eso es comprensible. Para los participantes, puede existir la idea de que hay una agenda oculta y estamos simulando que es espontánea.  No pretendemos. Por supuesto, es necesaria una preparación cuidadosa para garantizar una sensación de espontaneidad. 

Cuando alguien dice: “No hay agenda, estará bien”, los líderes se ponen nerviosos. Eso es comprensible.

La energía de cada OST es la misma. Curiosidad, nerviosismo por la falta de pantallas, emoción en el rompehielos, interés genuino en los temas planteados, anticipación para unirse a la discusión y sorpresa al final del día cuando todo funciona. Después, surgirán reflexiones perspicaces, lo que demuestra que una OST es  una experiencia transformadora.

La clave es el aprendizaje y la autenticidad. El aprendizaje requiere un espacio seguro para la investigación. Las personas deben hacer preguntas. Y necesitan un espacio para compartir ideas locas y conocerse.

En muchas reuniones de trabajo, hay política y presión para acordar. Las preguntas inquietas no tienen respuestas como: “Vamos a poner eso en el estacionamiento”. Tal vez un espacio abierto sea el estacionamiento. Y el estacionamiento es tan importante como el edificio principal (los temas a tratar). Necesita ambos.

Una sensación de seguridad

Los espacios abiertos funcionan porque crean un entorno de seguridad psicológica. Suena fácil, pero no lo es. Es importante seguir las ideas sugeridas en el espacio abierto. La conversación sin acción no ayuda a nadie. 

La importancia del seguimiento

Adoptamos un enfoque diferente este año. Tuvimos más de 30 sesiones en el espacio abierto, y un anotador o escritor acompañó cada sesión. Escribieron puntos interesantes en una página A3 durante la sesión. Por lo general, creamos un muro de ánimo al final del día para reflexionar sobre nuestros pensamientos. Esta vez, tomamos alrededor de 60 fotos de notas, las alimentamos a Gemini y las convertimos a Markdown. Luego lo fusionamos y lo cargamos en NotebookLM. Como puede imaginar, aprendió sobre sentimientos, conclusiones, temas, acciones y perspectivas en cuestión de minutos.

Pasar tiempo sabiamente

Remote-first tiene muchas ventajas, pero es difícil realizar un gran taller en una videollamada. No es imposible, pero es difícil. Hemos descubierto que el tiempo en persona juntos crea entusiasmo, seguridad, lazos y planes que no habrían ocurrido en una videollamada.

Hace diez años, tomaría una semana sintetizar todos los hallazgos de un evento de espacio abierto. Hoy en día, lleva un par de horas. ¿Cómo será en el futuro? Una cosa es segura: la energía y la vitalidad de una OST , combinada con el poder de conectar a las personas, seguirán siendo valiosas.