Cree el código de conducta de su empresa con G-P Gia™

Conclusiones clave

• Definición: Un código de conducta describe los estándares de comportamiento de una empresa y convierte los valores en reglas prácticas.

• Localización: los códigos de conducta localizados le ayudan a navegar por diferentes entornos de contratación mientras construye una cultura coherente.

• Componentes clave: Los códigos de conducta deben incluir políticas de salud y seguridad, inclusión, uso de activos de la compañía, conflictos de intereses y protocolos de informes.

• Implementación: Una implementación exitosa implica el respaldo ejecutivo, la capacitación, los reconocimientos de los empleados y las actualizaciones continuas.

• Cómo ayuda Gia : Gia, nuestro agente global de RR. HH. impulsado por IA, puede generar un código de conducta que cumpla con las normas locales en minutos.

Un código de conducta es un documento importante y una herramienta de gestión de riesgos. Establece estándares que mantienen a su empresa consistente, ética y alineada globalmente. 

La forma tradicional de crear un código de conducta es lenta y costosa. Hoy en día, hay una mejor opción. Esta guía explica cómo redactar un código de conducta con Gia, la primera IA agente de su tipo para RR. HH. 

¿Qué es un código de conducta?

Un código de conducta de la compañía es un documento que describe los estándares de comportamiento para todos en su organización. Convierte su misión y valores en acciones en el lugar de trabajo. Este código guía a los empleados en las interacciones diarias y se aplica a todos, desde la alta gerencia hasta sus nuevos empleados.

Un código de conducta es un documento vivo que evoluciona con su empresa y los entornos legales y culturales donde usted opera.

¿Cómo funciona un código de conducta?

Un código de conducta en el lugar de trabajo ayuda a los empleados a tomar decisiones éticas en situaciones complejas. Define la conducta indebida y establece procesos claros para abordarla. Estos procesos incluyen estándares justos para investigaciones y medidas disciplinarias.

Las barandas de comportamiento del código promueven un lugar de trabajo más seguro y positivo. 

Por qué un código de conducta es esencial para su negocio

Crear un código de conducta es esencial para cualquier negocio. Un código de conducta bien estructurado:

• Fomenta una cultura positiva. Un código de conducta establece expectativas claras de respeto, seguridad y profesionalismo. Estos estándares lo ayudan a crear un entorno de trabajo saludable donde su equipo pueda prosperar.

• Mitiga el riesgo legal y financiero. Su código de conducta es su primera línea de defensa contra errores de cumplimiento. En algunos países, un código de conducta es obligatorio. Por ejemplo, las empresas de los estados miembros de la UE deben tener un código de conducta para cumplir con la Directiva de Denunciantes de la UE. 

• Protege su reputación. Su código es un compromiso público con las operaciones éticas. Genera confianza con clientes, socios, inversores y empleados.

Los componentes clave de un código de conducta

Un código de conducta eficaz es integral, claro y conciso. Abarca estas secciones: 

1. Introducción del liderazgo y valores fundamentales: Una declaración del liderazgo enfatiza el compromiso ético desde arriba. Esto vincula el código con los valores fundamentales y la misión de su empresa.

2. Salud, seguridad y protección: Esta sección cubre las políticas de seguridad física y psicológica en el lugar de trabajo. Por ejemplo, puede incluir orientación sobre seguridad de datos para equipos distribuidos. También aborda problemas como violencia en el lugar de trabajo, amenazas cibernéticas y consumo de sustancias.

3. Inclusión y antidiscriminación: una política firme contra todas las formas de acoso, discriminación e intimidación es fundamental. Esta sección promueve una cultura de inclusión y pertenencia. Proporciona definiciones y ejemplos de comportamiento inaceptable para evitar la mala interpretación.

4. Uso de los activos y la información de la compañía: esta sección contiene reglas para el uso adecuado de toda la propiedad de la compañía, incluidas computadoras portátiles, teléfonos, software y propiedad intelectual. También cubre el uso responsable de las redes sociales y la protección de datos confidenciales.

5. Conflictos de intereses: esta parte ofrece orientación sobre cómo identificar, prevenir e informar posibles conflictos de intereses. Estos conflictos podrían incluir situaciones como aceptar regalos de clientes o contratar a familiares.

6. Política de denuncia de violaciones y no represalias: esta sección detalla el proceso para denunciar posibles violaciones del código de conducta. Debe proporcionar a los empleados un canal confidencial para expresar sus inquietudes. También debe incluir una política de no represalias para proteger a cualquier persona que informe una inquietud de buena fe.

Cómo escribir un código de conducta con Gia

Redactar un código de conducta de la manera tradicional es un proceso lento y manual. Implica ir y venir entre los equipos de RR. HH. y legales, lo que aumenta los costos y el tiempo. Para las empresas globales, el proceso es aún más complejo.

Gia facilita la creación de un código de conducta. En lugar de comenzar desde una página en blanco y redactar secciones manualmente, puede generar un borrador compatible en minutos. Una vez que esté conforme con su borrador, Gia puede traducir el documento a más de 50 idiomas y, al mismo tiempo, garantizar el cumplimiento de las leyes laborales locales.

Usar Gia para crear un código de conducta le ahorra tiempo y dinero. Así es como comenzar:

1. Comience con una indicación clara: Inicie sesión en Gia y pídale que cree su documento. Asegúrese de incluir un contexto específico, por ejemplo: “Borrador de un código de conducta para una empresa de tecnología con sede en los EE. UU. con empleados internacionales remotos”.

2. Cargue su declaración de misión y visión: Utilice la función de carga de documentos de Gia para agregar la declaración de misión de su empresa o las políticas de valor existentes. Luego puede pedirle a Gia que integre ese lenguaje y tono en el borrador, para que el resultado se alinee con su marca y los principios rectores.

3. Refinar el borrador: Una vez que Gia proporcione el borrador inicial, puede solicitar cambios o aclaraciones específicos. Por ejemplo: “¿Puede agregar más ejemplos a la sección del código de conducta en las redes sociales?”

4. Localizar para su equipo global: después de finalizar su documento principal, pídale a Gia que lo adapte a otros países donde usted opera. Por ejemplo: "Crear una versión de este código de conducta que cumpla con las leyes de empleo en Filipinas y traducirla al filipino". Gia generará una versión localizada y traducida en minutos.

Beneficios de usar Gia para escribir un código de conducta global

Gia hace que escribir un código de conducta que cumpla con las normas a nivel mundial sea rápido y fácil. 

1. Genera borradores que cumplen con las normas globales al instante

Gia se basa en una base de conocimientos patentada de más de 100 000 fuentes legalmente examinadas y más de 1500 fuentes gubernamentales. Esta base de conocimientos abarca el derecho laboral en más de 50 países y los 50 estados de los EE. UU. Puede seleccionar sus países de operación y Gia generará un borrador localizado alineado con las regulaciones de cada jurisdicción. También puede traducir documentos de RR. HH. a más de 50 idiomas. 

2. Crea una base de conocimientos de la empresa

Gia le permite cargar las políticas de su empresa, declaraciones de valor u otros documentos relevantes. Gia hará referencia a estas políticas cuando responda sus preguntas o genere documentos relacionados (como un código de conducta). Con Gia, puede convertir sus documentos de políticas estáticas en inteligencia dinámica.

Por ejemplo, cargue la declaración de misión y el código de ética de su empresa, y Gia integrará su lenguaje en la introducción del código de conducta. El tono, el idioma y el contenido del código se alinearán con la cultura y los valores de su empresa.

3. Le brinda información sobre cumplimiento

Gia utiliza el razonamiento avanzado para comprender los matices de sus preguntas. Puede hacer preguntas complejas y transfronterizas de RR. HH., como: “¿Cuáles son los procesos de informes estándar para un conflicto de intereses en Alemania frente a los EE. UU.?” y recibir una respuesta precisa en segundos. Esta experiencia a pedido le ayuda a resolver problemas complejos rápidamente. Con Gia como su solución de IA agente para RR. HH., obtiene las respuestas que necesita de inmediato.

4. Monitorea proactivamente los cambios regulatorios

Pronto habrá disponible una nueva función de monitoreo de cumplimiento de políticas para los usuarios empresariales. Gia supervisará las políticas de su empresa contra las leyes de cumplimiento global y le notificará cuando las actualizaciones relevantes puedan afectar su negocio o su código de conducta.

Mientras tanto, los usuarios pueden pedirle a Gia que revise los códigos de conducta para verificar su cumplimiento cuando sea necesario. Gia utiliza artículos recientes y actualizaciones legislativas para proporcionar una guía de cumplimiento actualizada y confiable sobre documentos y políticas. 

Su plan de implementación del código de conducta

Implementar su código de conducta requiere un plan claro. Gia puede ayudarlo a crear una estrategia de comunicaciones internas, una lista de posibles preguntas frecuentes y un plan de capacitación para ayudar a los miembros del equipo a aplicar su código de conducta para empleados. Siga estos pasos para un despliegue sin problemas:

1. Obtenga el aval ejecutivo: Comience con un anuncio de liderazgo para toda la compañía. Esto le mostrará a su equipo que el código tiene soporte completo y es una prioridad para toda la compañía.

2. Desarrollar capacitación interactiva: los módulos de capacitación con escenarios del mundo real ayudan a los empleados a aplicar el código de conducta en el lugar de trabajo.

3. Pida reconocimiento: Pida a todos los empleados que reconozcan que han leído, comprendido y aceptado el código de conducta. Lleve un registro de su reconocimiento de cumplimiento y responsabilidad.

4. Garantice la accesibilidad constante: facilite el acceso al código de conducta en cualquier momento. Intégrelo en el proceso de incorporación de nuevos empleados y tradúzcalo a los idiomas que hablan sus empleados.

5. Actualizar regularmente: revise y actualice su código de conducta al menos una vez al año. Las actualizaciones también deben realizarse después de cambios significativos en las regulaciones de su compañía o país.

Errores comunes del código de conducta que se deben evitar

Evite estos errores comunes al crear e implementar un código de conducta:

• Ser demasiado impreciso: el lenguaje ambiguo hace que las reglas sean confusas e inconsistentes. Use un lenguaje conciso pero específico y dé ejemplos.

• Creación de un documento único: Adapte su código de conducta a los contextos legales y culturales específicos de cada región donde opera.

• Olvidarse de una cláusula de no represalias: si los empleados temen un castigo por hablar, pueden permanecer en silencio. Incluir una política de no represalias que proteja a los empleados que informen inquietudes de buena fe.

• Adoptar un enfoque estático: Desarrollar un proceso para revisar y actualizar regularmente su código de conducta para minimizar los riesgos de cumplimiento.

Crear un código de conducta que cumpla con las normas con Gia

Crear un código de conducta global es una tarea de alto riesgo. Gia puede generar códigos de conducta conformes en minutos. Gia es una IA agente respaldada por la experiencia laboral global de G-P y una amplia base de conocimientos patentada, para que pueda confiar en su código.

Pruebe Gia hoy mismo y cree un código de conducta en minutos para su equipo global.

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