Lorsque l’expansion internationale est l’objectif de votre entreprise, mais que les frontières constituent un obstacle, une entreprise d’externalisation des ressources humaines internationale est la solution idéale pour combler les lacunes en matière de fonctionnement et de services.

Aujourd’hui, les entreprises ont plus d’opportunités que jamais d’évoluer et de se développer sur de nouveaux marchés internationaux. Pourtant, ces opportunités s’accompagnent de risques. Chaque pays et de nombreuses régions ont leurs propres exigences légales en matière d’embauche, de paiement et de gestion des employés. Votre équipe possède-t-elle une expertise dans tous les domaines ?

Comment gérez-vous les pratiques d’embauche, d’intégration, de classification des travailleurs et de paie conformes au sein des lois, taxes et réglementations du travail spécifiques au pays ? Croisez-vous les doigts et espérez-vous le meilleur ? Ou vous associeriez-vous plutôt à des experts en expansion internationale dont le seul objectif est de prêter aux entreprises en plein essor une tranquillité d’esprit de back-office ? Une entreprise d’externalisation des ressources humaines internationale offre une expertise que votre entreprise peut exploiter pour réussir à court et à long terme.

 

Table des matières

Qu’est-ce qu’une entreprise internationale d’externalisation des ressources humaines ?

Les organisations d'employeurs professionnels fournissent un soutien administratif pour les entreprises en expansion. Les services d'assistance comprennent souvent le recrutement des employés, l'intégration, l'administration des avantages sociaux, la gestion de la paie et la consultation sur la conformité légale ou réglementaire. Les entreprises d’externalisation des ressources humaines internationales fournissent la même gamme de services, uniquement à l’échelle internationale.

Les entreprises d’externalisation des ressources humaines internationales fournissent ces services conformes par le biais de leurs réseaux d’entités ou de filiales établies localement. Lorsque vous collaborez avec une entreprise d’externalisation des ressources humaines internationale, vous vous inscrivez en tant que co-employeur au sein de l’une de ces entités d’externalisation des ressources humaines dans le pays. Vos employés dans ce pays vont ensuite sur la paie de l’entreprise d’externalisation des ressources humaines, bien qu’ils travaillent toujours pour vous et uniquement pour vous. Après l’inscription, l’entreprise d’externalisation des ressources humaines s’occupe de tous les travaux liés aux RH et à la comptabilité des employés.

En plus des services de paie conformes aux normes nationales, vous bénéficiez d’un accès à l’écosystème de ressources de back-office de votre partenaire PEO, légalement adapté à votre ou vos pays actuels. Ces ressources peuvent inclure :

  • Opérations de ressources humaines étendues pour gérer plus de paies, de commissions, de types de classification et de documentation des nouveaux employés et des employés internationaux en cours
  • Experts juridiques et de conformité pour examiner les contrats, les classifications des travailleurs, le droit du travail, les forfaits d’avantages sociaux, etc. en vertu des lois du pays
  • Des consultants financiers internationaux pour compiler, gérer et déposer correctement les taxes et les dépenses spécifiques à chaque pays
  • Logiciel numérique fourni par l’entreprise d’externalisation des ressources humaines, fournissant une assistance aux transactions sur l’ensemble de la documentation et des rapports de back-office auxquels vous accédez à tout moment, où que vous soyez

Qu’est-ce qu’un modèle d’entreprise d’externalisation des ressources humaines ?

Pourquoi utiliser un modèle mondial d’entreprise d’externalisation des ressources humaines ?

Un modèle d’entreprise d’externalisation des ressources humaines est le cadre utilisé par votre entreprise d’externalisation des ressources humaines internationale partenaire pour gérer votre main-d’œuvre de manière conforme, afin que vous n’ayez pas à créer votre propre filiale à l’étranger.

Cette expansion indépendante et sans filiale est l’un des plus grands avantages d’une entreprise d’externalisation des ressources humaines à l’échelle mondiale. Le plan d’expansion de votre entreprise ne nécessitera pas d’investissement important dans les infrastructures à travers le monde, ce qui est coûteux, laborieux, axé sur les détails et réduit en fin de compte la probabilité d’une expansion durable.

Le modèle mondial de votre partenaire d’entreprise d’externalisation des ressources humaines comprend les outils, les ressources et les systèmes réels qui font de l’entreprise d’externalisation des ressources humaines un partenaire opérationnel quotidien pour le travail international des ressources humaines, juridique, financier et comptable. Ce modèle de ressources comprendra généralement les éléments suivants :

Lors du choix d’une entreprise d’externalisation des ressources humaines internationale, il est important d’évaluer son modèle de services, de déterminer quelles offres complètent vos capacités internes actuelles et si elles offrent tout ce dont vous aurez besoin. Il est également essentiel de noter les niveaux d’expertise d’une entreprise d’externalisation des ressources humaines dans votre pays cible, et s’ils ont de l’expérience dans des secteurs comme le vôtre. Une correspondance parfaite n’est pas toujours nécessaire, bien qu’elle puisse vous apporter plus de tranquillité d’esprit dès vos premiers jours d’expansion.

Homme et femme discutant des avantages d’un partenariat avec une entreprise d’externalisation des ressources humaines internationale

Quel type d’entreprise utilise une entreprise d’externalisation des ressources humaines ?

Les clients des entreprises d’externalisation des ressources humaines mondiales recherchent généralement des solutions pour la croissance des succursales avec des frais généraux réduits et des risques atténués. Cette croissance peut être antérieure ou tangente à l’expansion de votre empreinte commerciale mondiale ou à votre stratégie de service, et nécessite l’embauche et la gestion d’employés internationaux selon des conditions de travail différentes.

Les entreprises ayant un partenariat international avec l’entreprise d’externalisation des ressources humaines atteignent ces objectifs sans avoir besoin de leur propre infrastructure physique construite dans tous les pays où elles ont embauché des employés. Ils sont confrontés à moins de demandes de gestion, font face à moins de risques et, au final, économisent de l’argent grâce aux efforts d’expansion.

Il existe de nombreuses entreprises qui bénéficient d’un partenariat avec une entreprise d’externalisation des ressources humaines à l’échelle mondiale, telles que :

  • Entreprises en pleine expansion : les entreprises qui ont des plans de recrutement agressifs dans des délais personnalisés et qui souhaitent être compétitives sur leur nouveau marché local se tournent souvent vers les entreprises d’externalisation des ressources humaines mondiales. Les partenariats d’entreprise d’externalisation des ressources humaines rationalisent le processus d’initiation de l’entité, ce qui signifie que votre entreprise n’aura pas besoin d’ouvrir un nouveau compte bancaire, n’aura pas besoin de capitaliser des fonds spécifiques sur ce compte et n’aura pas besoin de s’enregistrer en tant qu’entité isolée auprès des autorités fiscales locales.
  • Petites et moyennes entreprises sans capacité interne : les entreprises d’externalisation des ressources humaines offrent des conseils sur les structures fiscales complexes, l’administration de la paie dans plusieurs pays, les protocoles d’embauche et les défis de conformité, et aident à la protection de la propriété intellectuelle et à la navigation dans les lois sur l’emploi. De nombreuses petites et moyennes entreprises n’ont pas les ressources internes pour cela. Les organisations de cette taille peuvent être compétitives à l’échelle mondiale aujourd’hui, et souvent, mais ont besoin d’aide pour alléger les charges liées aux RH, à la comptabilité et à la conformité.
  • Grandes entreprises qui préfèrent se concentrer ailleurs : le modèle opérationnel existant d’une entreprise d’externalisation des ressources humaines se traduit par des économies significatives, même pour celles qui pourraient gérer leur expansion internationale par elles-mêmes. Les entreprises d’externalisation des ressources humaines aident également les grandes entreprises à évaluer les types de classification d’entités appropriés, à guider les activités RH étendues et à prêter leur expertise sur les nuances du droit du travail national et régional et de la conformité fiscale. En retour, le client peut se concentrer sur ses opérations commerciales principales, en externalisant le reste à ses experts de confiance.
  • Toute entreprise cherchant à capitaliser lorsque l'opportunité se présente : les marchés mondiaux d'aujourd'hui connectent plus de personnes, plus de processus et plus de produits que jamais, à un autre moment de l'histoire de l'humanité. Les entreprises ont de nombreuses opportunités de repousser leurs limites, littéralement et figurativement. Les entreprises d’externalisation des ressources humaines mondiales fournissent des modèles prédéfinis pour maximiser l’intérêt ou créer une dynamique sur de nouveaux marchés. Ils permettent aux entreprises de gagner du temps et du capital, et de les mettre en place pour une expansion plus rapide par rapport à leurs concurrents.

Cette liste ne décrit que quelques circonstances dans lesquelles des organisations comme la vôtre se tournent vers des organisations d’employeurs professionnels. Les raisons exactes de votre expansion internationale détermineront si une entreprise d’externalisation des ressources humaines internationale vous convient. Vous devez également apprendre à sélectionner les bons services d’entreprise d’externalisation des ressources humaines à l’échelle mondiale.

Opérations financières et comptables internationales de premier plan

Avantages d’une entreprise internationale d’externalisation des ressources humaines

Les entreprises d’externalisation des ressources humaines internationales peuvent apporter une gamme de solutions opérationnelles économiques et à risque à leurs organisations clientes. Ces avantages du back-office se traduisent par une gamme variée d’avantages :

1. Externalisation des RH fluide et rationalisée

Les entreprises d’externalisation des ressources humaines internationales fournissent une infrastructure RH clé en main à votre main-d’œuvre internationale. Les modèles d’entreprise d’externalisation des ressources humaines minimisent les politiques et pratiques non conformes au sein des effectifs internationaux tout en maintenant des plans pays par pays, en supervisant des éléments tels que :

  • Paie et commission : les attentes en matière de paie et de commission varient selon les frontières et les cultures. Ces règles deviennent plus complexes en fonction de votre secteur et des classifications de vos employés, ainsi que d’autres aspects techniques de remboursement tels que le coût des emplois, les certifications d’emploi, les taux de rémunération des employés multiples, les bénéficiaires multi-États, la rémunération des congés, la rémunération des heures supplémentaires, les primes, etc.
  • Administration des avantages sociaux : offrir des avantages sociaux compétitifs et conformes est l’une des stratégies de recrutement et de fidélisation les plus importantes qu’une entreprise puisse employer. Pourtant, il peut être difficile de construire des ensembles durables pour l’employeur, attrayants pour l’employé et conformes à la législation locale. Ce qui est « bénéfique » pour les travailleurs d’un pays peut ne pas l’être pour ceux d’un autre pays. L’équipe RH interne de votre entreprise peut être submergée par les attentes liées aux avantages sociaux en plus des lois réelles sur les avantages sociaux, des programmes d’avantages sociaux financés par l’État, etc. Les entreprises d’externalisation des ressources humaines fournissent à vos employés des ensembles d’avantages sociaux appropriés au niveau local, ainsi que des informations et des conseils sur la manière de concevoir des offres légales, équitables et compétitives.
  • Intégration : il peut falloir des semaines, voire des mois, pour que les entreprises en expansion internationale réalisent une intégration conforme de bout en bout des employés. Vous pourriez passer des centaines d’heures à trouver, sélectionner, embaucher, inscrire, traiter, puis former de nouveaux travailleurs internationaux pour apporter des contributions positives à l’équipe. Les entreprises d’externalisation des ressources humaines gèrent l’intégration de bout en bout avec des modules adaptés, et non prescriptifs, à vos besoins nationaux.
  • Résiliation légale : la majorité des pays ont des politiques de résiliation strictes, définies par des états, que les entreprises doivent respecter plutôt que de gérer les résiliations en interne, comme c’est le cas aux États-Unis. Pour les entreprises américaines, déchiffrer ces politiques est un défi particulier que les entreprises d’externalisation des ressources humaines peuvent relever pour vous. Les entreprises d’externalisation des ressources humaines peuvent également traiter les demandes de chômage et examiner les conditions contractuelles des travailleurs conformes.

2. Opérations financières et comptables internationales de premier plan

L’infrastructure financière et comptable de nombreuses organisations n’est pas conçue pour évoluer à l’échelle internationale. Les entreprises d’externalisation des ressources humaines mondiales fournissent des conseils et une expertise dans toutes les fonctions financières. Elles simplifient votre charge de conformité dans un domaine où, si elles sont mal gérées, elles pourraient entraîner de graves sanctions financières et d’éventuels litiges. Ils peuvent gérer :

  • Salaire et rémunération : les consultants financiers de Global PEO aident à déterminer les salaires, les paiements de salaire, les heures supplémentaires et les congés payés, la rémunération des primes, etc., en fonction des normes du pays et de l’industrie.
  • Forfaits d’avantages sociaux : forfaits d’avantages sociaux rentables et culturellement informés adaptés aux employés spécifiques à chaque pays, des congés parentaux payés aux allocations de voyage en passant par les régimes d’épargne-retraite.
  • Assurance : les experts en gestion des risques des entreprises d’externalisation des ressources humaines mondiales aident à renforcer les catégories d’assurance actuelles de votre entreprise pour correspondre à sa nouvelle croissance, ainsi qu’à trouver des fournisseurs d’assurance dans le pays pour les nouveaux employés.
  • Tarifs de groupe : les entreprises d’externalisation des ressources humaines peuvent potentiellement proposer des tarifs de groupe plus bas pour les régimes d’avantages sociaux parrainés par l’employeur par rapport aux tarifs que vous trouveriez indépendamment. Par conséquent, les avantages sociaux deviennent plus abordables et plus durables.

3. Protection juridique robuste

Les coûts d’opportunités pour les conseillers juridiques sont primordiaux lors de l’expansion à l’étranger. Les entreprises d’externalisation des ressources humaines à l’international vous aident à protéger vos actifs et votre réputation pendant ces périodes de croissance, sans avoir besoin d’engager des avocats supplémentaires, indépendants ou ad hoc pour chaque question ou situation. Ils peuvent vous aider à :

  • Droit du travail : les experts nationaux examinent vos opérations RH et financières pour garantir la conformité au droit du travail national. Vous êtes assuré que les opérations sont transparentes, que les documents sont pris en compte, que les classifications des travailleurs sont correctes et que de nombreuses autres réglementations relatives au travail sont respectées, le tout de manière préventive et non réactive.
  • Enquêtes : le réseau juridique d’une entreprise d’externalisation des ressources humaines internationale peut mettre en place des programmes de retour au travail et initier des enquêtes sur la fraude, si nécessaire.
  • Examen des documents : l’avocat peut examiner les documents officiels du travail et des employés, les contrats et les déclarations fiscales. Les avocats d’une entreprise d’externalisation des ressources humaines partenaire peuvent également aider à rédiger et à examiner des manuels de sécurité ou des publications similaires sur la conformité du secteur lorsque les réglementations du secteur l’exigent.

Pourquoi utiliser une entreprise internationale d’externalisation des ressources humaines

Pourquoi utiliser une entreprise d’externalisation des ressources humaines internationale ?

Les entreprises d’externalisation des ressources humaines mondiales sont un fournisseur unique pour l’expansion internationale de back-office de bout en bout. Aucun autre type d’organisation n’offre sa gamme de services à la même évolutivité, pour la même compétitivité en termes de coûts.

Toujours sur la clôture ? Réfléchissez aux raisons supplémentaires pour lesquelles les entreprises, des petites entreprises au Fortune500s, se tournent vers les entreprises d’externalisation des ressources humaines internationales.

1. Expertise internationale clé en main

Peu d’organisations disposent du temps ou des ressources nécessaires pour une expertise internationale dans chaque domaine de back-office. Maintenir ces experts en interne peut être trop coûteux, trop compliqué ou mal aligné sur les priorités actuelles d’une entreprise. Même les grandes entreprises doivent évaluer la nécessité d’une action d’expansion immédiate avec une durabilité et une conformité à long terme, les entreprises d’externalisation des ressources humaines mondiales fournissant la solution intuitive pour les deux.

Les entreprises d’externalisation des ressources humaines mondiales signifient que les clients obtiennent le conseil et l’expertise internationaux là où ils en ont besoin, quand ils en ont besoin. Votre personnel interne des RH, de la comptabilité et du service juridique travaille ensuite plus intelligemment, et non plus dur, dans leurs propres domaines quotidiens, en assurant un alignement opérationnel sans frontières en cours de route.

2. Risque différé

Les organisations qui se développent à l’étranger sont inévitablement confrontées à un risque. Plus 50de % des cadres interrogés citent les complications juridiques, fiscales et des ressources humaines comme principaux inhibiteurs de la croissance internationale. Même ceux qui ont une présence mondiale établie ressentent déjà des difficultés de croissance lorsqu’ils naviguent dans les obligations fiscales, les taux et les codes internationaux, parallèlement aux nouvelles réglementations du travail.

Une entreprise d’externalisation des ressources humaines internationale gère tout cela pour vous. Leurs entités assument toutes les facettes du risque de conformité, car elles gèrent les opérations de back-office par le biais de leurs propres modèles et systèmes éprouvés depuis longtemps.

3. Économies de coûts

Travailler avec une entreprise d’externalisation des ressources humaines permet aux entreprises d’éviter les supervisions coûteuses d’expansion. Les difficultés de croissance courantes peuvent signifier tout, des suites de documents RH incompatibles aux modules de formation dans la mauvaise langue, incompréhensibles à un nouveau pool d’employés.

De nombreuses entreprises d’externalisation des ressources humaines utilisent des logiciels pour unifier ces tâches, garantissant ainsi que les nouvelles opérations transfrontalières ne subissent pas de problèmes, lacunes ou erreurs coûteux pour les demandes suivantes :

  • Augmentation de la paie : embaucher des talents dans le pays sur vos marchés élargis contribue directement à votre capacité à prospérer dans ce nouveau pays. Un système de paie harmonisé maintient les employés locaux payés conformément aux normes locales, aux réglementations locales et à tous les documents de paie accessibles en un seul endroit.
  • Augmentation de la responsabilité fiscale : les entreprises d’externalisation des ressources humaines aident les entreprises à comprendre comment elles seront imposées en vertu des codes fiscaux d’un pays ou d’une municipalité. Un logiciel de protection de la vie privée dès la conception assure la sécurité de ces informations fiscales critiques, tandis que les plateformes de dossiers aident à la gestion fiscale et aux dépôts conformes. Les experts du comté ou du pays supervisent les autres questions dans votre nouveau domaine fiscal.
  • Réglementations et lois accrues : les avocats du réseau d’entreprise d’externalisation des ressources humaines ont pour mission de déchiffrer le droit du travail d’un pays, de rédiger des contrats et d’examiner les types de classification des travailleurs. La suite logicielle d’une entreprise d’externalisation des ressources humaines conserve la documentation juridique ainsi que le statut de filiale approprié au fur et à mesure que vous vous développez.

4. Tranquillité d’esprit

Les entreprises d’externalisation des ressources humaines internationales sont conçues pour harmoniser vos opérations, où qu’elles se trouvent, en optimisant la transparence, l’évolutivité et la sécurité.

Les résultats ? Vous pouvez être sûr que votre entreprise traverse les T et les I, en se concentrant non pas sur les formalités administratives, mais sur une croissance fluide, rentable et entièrement conforme. Vous aurez un partenaire dont la réussite est liée à la vôtre. Imaginez le soulagement lorsque votre entreprise atteint ses objectifs d’expansion sans :

  • S’enterrer dans la paperasserie
  • Mettre en place des filiales spécifiques à chaque pays et s’inscrire auprès de nombreuses autorités fiscales locales
  • Ouverture de comptes bancaires dans le pays et entonnoir de fonds
  • Vérification et recrutement d’avocats locaux, de coordinateurs financiers et de sociétés de paie
  • Maintenir de nombreux systèmes de gestion de documents ad hoc coûteux
  • Exécution de programmes d’intégration des employés internationaux inefficaces ou peu pratiques
  • Gérer le personnel des RH, des finances ou juridique surchargé et surchargé
  • Inquiétudes concernant les ressources humaines, les finances ou les services juridiques insuffisants ou sous-ressources

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